何為辦公室部門的核心競爭力

文/重慶市煙草專賣局（公司）辦公室 周振

辦公室是一個單位的核心和樞紐部門，主要發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)的職能。但綜合協(xié)調(diào)并不是辦公室的核心競爭力，充其量算是部門職能而已。那么，辦公室部門的核心競爭力究竟是什么呢？帶著這個問題，筆者進行了如下思考。

一、辦公室的核心資源是信息

（一）何為“信息”

任何一個企業(yè)運行都會不斷的出現(xiàn)新問題，也要不斷通過決策解決問題。而決策的依據(jù)是企業(yè)方方面面的信息，信息是否有效、全面直接決定著管理決策的科學性和針對性。事實上，不僅是企業(yè)，大到一國之邦，小到一口之家，都需要去經(jīng)營，而經(jīng)營最主要的決策基礎(chǔ)就是信息。那么何為“信息”？信息論創(chuàng)始人香農(nóng)認為：“信息是能夠用來消除不確定性的東西”。也就是說建立在全面信息基礎(chǔ)之上的科學決策不僅能降低企業(yè)運行風險，還能通過與決策者的思維和能動意識相結(jié)合，充分發(fā)揮企業(yè)的潛力，促進企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

（二）為什么說信息是辦公室的核心資源

對于一個企業(yè)而言，信息就是企業(yè)各能動模塊運行所反映的基本情況，既有外部信息又有內(nèi)部信息，既有高層信息又有基層信息，既有工作信息又有生活信息等。這些信息能否被全面有效掌握，就直接決定了企業(yè)運行的質(zhì)量和效益。

辦公室作為企業(yè)的綜合協(xié)調(diào)部門，其掌握的核心資源就是信息。各職能部門的信息，各基層單位的信息，與其他單位交流的信息，企業(yè)管理層的信息等等都是在辦公室部門集中、交換、加工和傳播。因此，辦公室對企業(yè)信息的擁有量和掌握能力是其職能有效發(fā)揮的關(guān)鍵和前提。事實上，在具體工作開展中，之所以多個職能部門的協(xié)調(diào)往往由辦公室牽頭，是因為辦公室掌握信息量大，便于綜合考慮多種因素，使事情更快捷、有效的辦結(jié)。之所以領(lǐng)導重要的事情往往交由辦公室承擔，是因為辦公室掌握管理層的信息較多，便于更好的領(lǐng)會管理層的意圖，嚴格貫徹和執(zhí)行。之所以很多涉外工作要由辦公室統(tǒng)籌，是因為辦公室掌握了各部門、各單位的綜合信息，最能掌握現(xiàn)有的基本情況，最能代表企業(yè)整體的意志。因此，信息資源是辦公室部門的核心資源。

二、辦公室的核心競爭力是對信息加工和傳播的能力

辦公室有了核心資源，但并不意味著就是核心競爭力。因為核心競爭力具有特色性、整體性和不宜模仿性，信息資源雖然是辦公室的核心資源，但這種資源可以通過職能改變，資源共享等方式被其他職能部門掌握，所以真正體現(xiàn)辦公室核心競爭力的是對這些信息加工和傳播的能力。以烹飪?yōu)槔?，“信息”好比各種菜式的原料，雖然有的很昂貴，不宜獲取，但可以通過提價等方式購買，真正的核心優(yōu)勢是如何將菜料做成美味佳肴。這種烹飪的能力和感悟才是大廚師傅們的特色所在。

因此，可以得出推論，辦公室的核心競爭力是對信息加工和傳播的能力。辦公室要在搜集、整體、篩選、過濾各種渠道匯總的信息資源的基礎(chǔ)上，通過甄別、提煉和完善，將匯總信息轉(zhuǎn)換為符合各種環(huán)境、滿足不同需要、達到不同目的表現(xiàn)方式，如上報材料、領(lǐng)導講話、通知通告、新聞發(fā)布等，通過“上傳下、下報上、內(nèi)送外、外來內(nèi)”等傳播渠道，為企業(yè)的有序、高效運行提供重要支撐。

三、增強辦公室核心競爭力的措施建議

（一）拓展信息搜集渠道

俗話說“巧婦難為無米之炊”，辦公室核心競爭力的發(fā)揮首先建立在全面掌握各種信息的基礎(chǔ)之上。信息包括有形信息和無形信息兩種，有形信息要靠加強對上級組織、公司領(lǐng)導、平級部門、基層單位等溝通和交流獲取，無形信息則更多要靠辦公室人員留心觀察，不斷感悟和積累，確保信息搜集的全面性和真實性。

（二）搭建信息共享平臺

辦公室部門是一個有機組成的整體，部門內(nèi)部同樣存在職能分工，辦公室內(nèi)部要通過制度設(shè)計、氛圍營造等方式，確保各種信息無障礙共享，以實現(xiàn)信息資源效用最大化。

（三）增強信息分析能力

如何在諸多企業(yè)運行信息中快速篩選有效信息，并將其轉(zhuǎn)變?yōu)樘囟ǚ绞?，供相關(guān)需求方使用，是辦公室核心競爭力形成的關(guān)鍵，也是難點。因此，要增強相關(guān)人員的信息分析和提煉能力，培養(yǎng)“靜下心、沉住氣、勤思考、常琢磨”的工作習慣，努力修煉自身“內(nèi)功”。

（四）健全學習交流機制

在經(jīng)濟社會發(fā)展日新月異的今天，企業(yè)面臨和需要處理的信息龐雜且繁多，要提高信息搜集和處理分析能力，辦公室更要注重的是健全學習交流機制。一方面，要樹立終身學習意識，不斷學習先進的信息處理手段和技術(shù)。另一方面，要和辦公室戰(zhàn)線的行業(yè)同仁多交流、多溝通，充分借鑒在實踐中被證明有效的先進經(jīng)驗和措施，努力提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力水平。

[1]趙寧.提高辦公室資源配置的探討”[J].辦公室業(yè)務(wù).2012年第1期.