優(yōu)化出效能 系統(tǒng)建保障——試論高校督察督辦的有效機(jī)制

文/廣州航海高等?？茖W(xué)校 馮金磊

再好的決策如果不能得到有效的執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)預(yù)期的效果，都無(wú)異于一張空頭支票。高校行政工作的有效開(kāi)展，也需要不斷提高行政執(zhí)行力。認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，督辦工作就被很多高校放在提高行政執(zhí)行效力措施的首位。成立督辦科，創(chuàng)新督辦方法，建立督辦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等等，讓高校的督查督辦機(jī)制也日漸成熟。以我校督查督辦的成功為例，我認(rèn)為以行政工作進(jìn)度表為載體，校長(zhǎng)辦公會(huì)和校院（處、系）長(zhǎng)聯(lián)席會(huì)為抓手，輔以督辦單形式的系統(tǒng)化督查督辦機(jī)制能有效提高行政執(zhí)行效力。

一、主要措施

黨政工作要點(diǎn)是高校一年工作的統(tǒng)領(lǐng)。在正確方向的指導(dǎo)下，如何防止職能部門(mén)在實(shí)際工作中拖拉扯皮，此時(shí)工作推到彼時(shí)做，交叉部門(mén)的工作就放下不做的現(xiàn)象，保證把每項(xiàng)工作做到位，實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)，是督辦工作的首要任務(wù)。

（一）行政工作進(jìn)度表

行政主要工作進(jìn)度表對(duì)解決上面問(wèn)題能發(fā)揮重要作用，是督查督辦工作的重要抓手。制定好工作進(jìn)度表是高校辦公室做好督查督辦工作的前提。以我校為例，采用“從下到上，部門(mén)報(bào)送；從上到下，領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)充”的方法，使每年的工作進(jìn)度表不僅詳細(xì)，而且完備。

首先，各部門(mén)按規(guī)定的格式主動(dòng)上報(bào)一年的工作進(jìn)度表，這就要求部門(mén)長(zhǎng)對(duì)自己部門(mén)在一年中有那些主要工作，有那些常規(guī)工作，每個(gè)階段工作的開(kāi)展程度，什么時(shí)候完成做到心中有數(shù)，進(jìn)而體現(xiàn)在書(shū)面，既是動(dòng)力，也是無(wú)形的壓力。工作進(jìn)度表的制定需要部門(mén)成員的廣泛參與和論證，起到了加強(qiáng)部門(mén)員工團(tuán)結(jié)的作用。其次，督辦科匯總，把整理好的一份全校各部門(mén)的工作進(jìn)度表提交學(xué)期初的第一次校長(zhǎng)碰頭會(huì)審閱，各領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己分管部門(mén)的工作查漏補(bǔ)缺，定下最終今年要做那些工作，做到什么程度。最后，由督辦科整理形成最終版本，并上傳到OA辦公系統(tǒng)上，供全校教職員工監(jiān)督、查看。工作進(jìn)度表把每個(gè)部門(mén)每年的主要工作和常規(guī)工作的完成目標(biāo)、完成時(shí)間都按月列舉，每項(xiàng)工作什么時(shí)候完成通過(guò)列表一目了然，清清楚楚，明明白白，沒(méi)有含糊，沒(méi)有空白，這也就形成了督查督辦工作中“橫向到邊，不留盲區(qū)”的工作思路

開(kāi)展工作中，由督辦科對(duì)工作進(jìn)度表進(jìn)行及時(shí)的總結(jié)、調(diào)整，盡可能找到既能調(diào)動(dòng)部門(mén)工作積極性，發(fā)揮工作潛力，又不至于過(guò)多壓力而引起不滿的平衡點(diǎn)，并及時(shí)在OA辦公系統(tǒng)上更新，公開(kāi)透明，全校教職員工都可以看到職能部門(mén)的工作情況，無(wú)形中增加了工作的壓力。這樣，在一年的工作中，各單位有壓力，有方向，有目標(biāo)，有任務(wù)，時(shí)刻保持著清醒的頭腦，保證了各項(xiàng)工作及時(shí)、保質(zhì)的開(kāi)展，不出紕漏，提高了工作效率，提升了部門(mén)形象，保證了學(xué)校整體的良性發(fā)展。

（二）“兩會(huì)”制度

校長(zhǎng)碰頭會(huì)、校院（處、系）長(zhǎng)聯(lián)席會(huì)兩個(gè)會(huì)議是我校督查督辦工作的重要手段。兩個(gè)會(huì)議每月各召開(kāi)一次，相差一周，先召開(kāi)碰頭會(huì)，再召開(kāi)聯(lián)席會(huì)。

碰頭會(huì)的參加人員是校行政領(lǐng)導(dǎo)和校辦，主要是對(duì)工作進(jìn)度表的實(shí)施情況進(jìn)行總結(jié)、檢查和調(diào)整，及時(shí)掌握學(xué)校工作的整體狀況，針對(duì)有所變更、延緩的工作，校領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)場(chǎng)討論，溝通，發(fā)現(xiàn)不足，調(diào)整補(bǔ)漏，并及時(shí)下達(dá)給各部門(mén)組織落實(shí)。通過(guò)校長(zhǎng)碰頭會(huì)的“從上到下”的督查，有效地提高了工作效率，取得明顯的效果。

聯(lián)席會(huì)的參加人員范圍擴(kuò)大到學(xué)校的中層干部，主要目的是加強(qiáng)學(xué)校上下的溝通與交流，通報(bào)學(xué)校工作中的重要問(wèn)題，研究、解決、協(xié)調(diào)校院（處、系）工作中的實(shí)際問(wèn)題。一般是由校辦主任通報(bào)各部門(mén)主要工作進(jìn)度，公開(kāi)透明，形成壓力；相關(guān)的校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)或通報(bào)學(xué)校近一個(gè)月內(nèi)的重大事項(xiàng)或者決策；并對(duì)前期工作好的表?yè)P(yáng)，差得督促，無(wú)形中給予了巨大的壓力，把壓力轉(zhuǎn)化為動(dòng)力，提高他們工作的效率。各個(gè)中層領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)后又及時(shí)把會(huì)議精神和信息傳達(dá)到本單位的每個(gè)教職員工。這也就形成了“縱向到底，層層督查”的工作思路。

（三）督辦單及其他

對(duì)于重大的，需及時(shí)處理的，關(guān)系到教職員工切身利益的，我們會(huì)采用下發(fā)督辦單、重大事項(xiàng)每天匯報(bào)制度、電話催辦等的方式，給予督辦，限期完成。

二、幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

（一）勤匯報(bào)，領(lǐng)導(dǎo)支持是關(guān)鍵

辦公室代表領(lǐng)導(dǎo)行使職責(zé)，是領(lǐng)導(dǎo)的口目和耳朵，不但要及時(shí)關(guān)注學(xué)校各方面工作開(kāi)展情況，及時(shí)督促，還要勤于向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。領(lǐng)導(dǎo)支持，才是督辦工作持續(xù)、有效開(kāi)展的不竭動(dòng)力。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)全校工作了然于胸，也為領(lǐng)導(dǎo)做好重大決策提供有力的保障。

（二）勤學(xué)習(xí)，增強(qiáng)督查督辦意識(shí)

有精神、有決定，不落實(shí)就等于零，督查督辦人員深知這個(gè)道理。只有狠抓落實(shí)，才算是盡職盡責(zé)。因此，辦公室人員要不斷增強(qiáng)督查督辦的意識(shí)。首先，加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到做好督查督辦工作的重要性和必要性，將督查督辦作為重要的工作列入議事日程，使抓落實(shí)作為工作中的自覺(jué)行為；其次，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，透徹了解學(xué)校的工作部署，增強(qiáng)主動(dòng)性，不斷提高辦事能力，而且要學(xué)習(xí)督辦工作經(jīng)驗(yàn)，完善督察督辦機(jī)制，不斷提高督查督辦的效率。

（三）抓重點(diǎn)，保證中心工作行之快速有效

學(xué)校在不同時(shí)期，工作中心有所不同。我校每?jī)芍芤淮蔚男ｉL(zhǎng)辦公會(huì)就是圍繞學(xué)校的中心工作做出重大決策和重要部署。督辦工作的中心任務(wù)就是圍繞辦公會(huì)議的決議開(kāi)展。首先由督辦科根據(jù)辦公會(huì)議記錄整理辦公會(huì)議決議，形成書(shū)面文字，加蓋辦公室印章后復(fù)印，及時(shí)送達(dá)學(xué)院和職能部門(mén)負(fù)責(zé)人手中，督促其盡快按決議落實(shí)。此項(xiàng)工作，需要辦公室人員分清主次，對(duì)內(nèi)容重要、時(shí)限緊急的決議，以電話、短信等方式進(jìn)行及時(shí)通知、催辦，確保工作落在實(shí)處。

（四）重方法，系統(tǒng)化提高行政效率

在實(shí)際工作中，我們運(yùn)用的是口頭匯報(bào)和文字催辦相結(jié)合的工作方法。我們有校長(zhǎng)碰頭會(huì)、校長(zhǎng)協(xié)調(diào)會(huì)、校長(zhǎng)專項(xiàng)工作會(huì)議、校院（處、系）長(zhǎng)聯(lián)席會(huì)等四個(gè)會(huì)議做工作匯報(bào)的平臺(tái)。在文字催辦上，我們主要有工作進(jìn)度表和督辦單的形式，同時(shí)還有重大事項(xiàng)每天書(shū)面匯報(bào)制度，電話催辦等方法。在我們的實(shí)踐中，證明這些對(duì)于解決問(wèn)題效果明顯。

（五）勤協(xié)調(diào)，推進(jìn)疑難問(wèn)題順利解決

在督辦事項(xiàng)遇到困難和矛盾的情況下，督辦人員如果只重視表面的督和查，而不深入其中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，督辦工作就會(huì)流于表面化，很難起到解決問(wèn)題的效果。經(jīng)過(guò)日常大量的實(shí)踐證明，對(duì)于在督辦中打結(jié)的工作，督辦人員在督辦工作中，要堅(jiān)持調(diào)查研究相結(jié)合的原則，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，協(xié)調(diào)各方的優(yōu)勢(shì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，才能推動(dòng)督辦事項(xiàng)的順利完成。

（六）講民生，促進(jìn)校園的和諧發(fā)展

學(xué)校正處快速發(fā)展、大興建設(shè)的時(shí)期，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)關(guān)系教職員工與學(xué)生切身利益的問(wèn)題。這些問(wèn)題的解決的是否及時(shí)、恰當(dāng)，關(guān)系校園的和諧大局。例如，每年的教師代表大會(huì)的召開(kāi)，代表們提交的議案反映出得師生員工對(duì)學(xué)校的教學(xué)科研、管理服務(wù)、建設(shè)發(fā)展以及師生員工的利益問(wèn)題、建議；平時(shí)校長(zhǎng)信箱接受到得師生員工的信訪問(wèn)題；還有辦公室直接接受的一些師生員工的校園建設(shè)、學(xué)習(xí)生活的意見(jiàn)，等等。辦公室都會(huì)在主管領(lǐng)導(dǎo)批示后的第一時(shí)間送達(dá)執(zhí)行部門(mén)，并送上督辦單，限期完成，令師生滿意，促進(jìn)了校園和諧發(fā)展。

三、努力的方向

提高工作質(zhì)量的進(jìn)步是無(wú)限的，督查督辦工作也應(yīng)該不斷提出新的目標(biāo)，爭(zhēng)取更有效的為高校的發(fā)展服務(wù)。完善的督察督辦機(jī)制和督察督辦信息化建設(shè)等方面仍是高校督察督辦工作的弱項(xiàng)，需要不斷下功夫思考和實(shí)踐。