試論增強(qiáng)新時(shí)期高校檔案工作的意識

文/史莉萍

2008年8月20日，中華人民共和國教育部和國家檔案局聯(lián)合頒布第27號令，即 《高等學(xué)校檔案管理辦法》?！掇k法》規(guī)定，高校檔案是指高校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。這就再次明確了高校檔案產(chǎn)生的范圍以及各種載體形式的歷史記錄都屬于高校檔案。它是隨著一個(gè)學(xué)校的建立而產(chǎn)生，并隨著學(xué)校的逐步發(fā)展而不斷積累的，它是查找學(xué)校真實(shí)、客觀情況的第一手資料。檔案意識是指行為主體對檔案及檔案工作這一客觀存在物質(zhì)由表及里由現(xiàn)象及本質(zhì)，由靜態(tài)向動態(tài)的認(rèn)識并且與社會實(shí)踐之間形成相互能力作用的反應(yīng)體系總和。也就是說檔案意識是指對檔案和檔案工作認(rèn)識、了解、熟悉和掌握的思維。隨著我們跨入知識經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的時(shí)代，我國高校檔案工作如何更好地與學(xué)校的各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展，樹立大檔案意識，創(chuàng)新檔案工作，使高校檔案工作保持可持續(xù)發(fā)展的動力，這是擺在我們檔案工作者面前的重要任務(wù)。

一、增強(qiáng)高校檔案工作的創(chuàng)新意識

首先，思想觀念創(chuàng)新。必須要解放思想，樹立勇于創(chuàng)新的意識，這就要求檔案工作者，特別是檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)者，要更新觀念，要從過去沿襲下來的舊觀念、舊模式中解脫出來，不斷增強(qiáng)五種意識：一是中心意識，以學(xué)校教學(xué)科研工作為中心，主動加強(qiáng)同教學(xué)科研等部門的聯(lián)系，加強(qiáng)學(xué)校教學(xué)科研工作利用檔案的研究，制定用檔規(guī)劃；二是時(shí)效意識，要適應(yīng)高校檔案工作特點(diǎn)，建立優(yōu)質(zhì)高效的檔案工作服務(wù)機(jī)制，增強(qiáng)高校檔案工作的預(yù)見性、針對性、時(shí)效性，做到耳聰目明，保障檔案利用者的各種需求；三是質(zhì)量意識，不斷提高高校檔案工作的服務(wù)質(zhì)量，保證準(zhǔn)確快捷提供檔案；四是開放意識，高校檔案工作不僅面向?qū)W校，而且還要面向社會，面向市場。掌握先進(jìn)的現(xiàn)代化管理技術(shù)和管理知識，用現(xiàn)代化信息工具為市場需求服務(wù)。積極開展檔案編研工作，用高質(zhì)量的編研成果做好超前服務(wù)；五是攻關(guān)意識，為提高高校檔案管理水平，對高難的管理技術(shù)要勇于探索，敢于創(chuàng)新，同時(shí)要加強(qiáng)與外部聯(lián)系，學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)展壯大自身的服務(wù)實(shí)力，從而提高對高校檔案工作服務(wù)能力。

其次，管理模式創(chuàng)新。過去在對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集、整理、鑒定、保管和利用上，我們廣大檔案工作人員通過不斷地摸索、創(chuàng)新，形成了一套行之有效的方法，積累了大量的豐富經(jīng)驗(yàn)。21世紀(jì)是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案的載體也呈現(xiàn)出多樣化的趨勢，這就給高校檔案工作帶來了新的壓力和挑戰(zhàn)。高校檔案工作要適應(yīng)新形勢下的工作需要，我們要勇于探索，開拓創(chuàng)新探索出適合現(xiàn)代形式下檔案管理工作的一套操作流程和方法。努力實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理，實(shí)現(xiàn)資源共享。依靠科學(xué)技術(shù)和創(chuàng)新，探索出既適應(yīng)電子文件歸檔要求，又發(fā)揮紙質(zhì)檔案永久性保存優(yōu)勢的管理模式，充分發(fā)揮高校檔案信息資源的獨(dú)特優(yōu)勢，發(fā)揮檔案工作者的潛能和智慧，增強(qiáng)高校檔案部門的服務(wù)。還要不斷加快計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的進(jìn)程，提高計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、高新技術(shù)等在檔案管理中的運(yùn)用。

再次，人員素質(zhì)創(chuàng)新。檔案干部隊(duì)伍是高校檔案工作的主體，所以搞好工作的關(guān)鍵還是要培養(yǎng)高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，只有不斷提高高校檔案工作者的綜合素質(zhì)，高校檔案工作才能有更好更快的發(fā)展。高校檔案工作者要樹立檔案管理的新思想、新理念、新觀點(diǎn)，加強(qiáng)對各級各類業(yè)務(wù)部門與檔案工作相關(guān)的方針、政策、標(biāo)準(zhǔn)、方法的學(xué)習(xí)，掌握檔案管理知識，關(guān)注國內(nèi)外檔案事業(yè)發(fā)展新趨勢、新方向，讓自己的知識視野始終保持在學(xué)科發(fā)展的最前沿。只有具備了較高的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能做到對收集到的檔案做出科學(xué)準(zhǔn)確鑒定并進(jìn)行科學(xué)有序的管理。還要通過多種形式的學(xué)習(xí)，諸如繼續(xù)教育、撰寫學(xué)術(shù)論文、參加學(xué)術(shù)會議、參觀學(xué)習(xí)等，更新知識，不斷提高自身的科學(xué)文化水平和業(yè)務(wù)技能。同時(shí)要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的理論和技能知識，具備計(jì)算機(jī)運(yùn)用、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用及對聲音、圖像、影像等多媒體資料進(jìn)行處理的能力，要掌握檔案保護(hù)、修復(fù)技術(shù)和聲像技術(shù)，掌握計(jì)算機(jī)、光盤操作及軟件開發(fā)等科技知識和技能，使自己成為既懂檔案專業(yè)又能熟練使用現(xiàn)代化技術(shù)的復(fù)合型人才。只有這樣，高校檔案工作才能大步向前發(fā)展。

二、增強(qiáng)高校檔案工作的法律意識

依法治檔是高校檔案工作規(guī)范化的根本要求，是形成國家檔案內(nèi)容體系和管理體系的根本要求，是實(shí)現(xiàn)高校檔案工作為學(xué)校的中心工作服務(wù)目標(biāo)的根本保證。高校檔案工作必須堅(jiān)持有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究。

首先，要有依照 《檔案法》和 《高等學(xué)校檔案管理辦法》進(jìn)行檔案管理的意識。要以依法治檔的法律思維方式，認(rèn)識和解決檔案管理中的問題，要以檔案法律為準(zhǔn)繩，以本部門，本領(lǐng)域或者本專業(yè)的黨的中心工作的實(shí)際為根據(jù)，開展各項(xiàng)檔案管理工作。

其次，要有在依法治檔的實(shí)踐中，不斷研究制度創(chuàng)新的意識。要努力把檔案管理的理論創(chuàng)新，制度創(chuàng)新，科技創(chuàng)新和依法治檔緊密地結(jié)合起來，推動理論創(chuàng)新，制度創(chuàng)新，科技創(chuàng)新重大成果的法律化。

再次，要根據(jù)法律中內(nèi)容和程序的規(guī)范化特點(diǎn)，加強(qiáng)檔案的制度化建設(shè)，提高檔案制度化的科學(xué)水平。例如，人事檔案管理在人才管理中積累了許多經(jīng)驗(yàn)，也存在新的問題。要建立健全相應(yīng)的制度，研究直營不同性質(zhì)的單位，不同社會階層人才管理的檔案管理制度，促進(jìn)人才的流動。

三、增強(qiáng)高校檔案工作的服務(wù)意識

檔案工作作為維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè),是一項(xiàng)社會性、服務(wù)性、政治性、文化性、系統(tǒng)性、效益性的工作。檔案服務(wù)工作是檔案工作的重要內(nèi)容之一,也是檔案工作的一項(xiàng)具體內(nèi)容,它是檔案部門與外界發(fā)生聯(lián)系的主要環(huán)節(jié),又帶有其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所不具有的特點(diǎn)。當(dāng)前,如何走出傳統(tǒng)檔案工作狹小的服務(wù)范圍、工作圈子,用十八大精神統(tǒng)領(lǐng)高校檔案工作，圍繞 “五位一體”的總體部署， 如何結(jié)合高校檔案工作實(shí)際找準(zhǔn)檔案工作服務(wù)點(diǎn)，為建設(shè)小康社會服務(wù),實(shí)現(xiàn)檔案工作與社會的共同進(jìn)步,實(shí)現(xiàn)為社會廣泛提供服務(wù)的工作,是當(dāng)今檔案工作者應(yīng)該思考的問題。那么,怎樣開展檔案服務(wù)工作， 一是要解決思想認(rèn)識問題，改變觀念，增強(qiáng)高校檔案工作的服務(wù)意識、創(chuàng)新意識。二是向現(xiàn)代化技術(shù)轉(zhuǎn)化，提升高校檔案工作科技進(jìn)步，加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)行電子文件的適時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化和檔案管理工作自動化，最大限度地滿足高校和社會獲取檔案信息的需求。檔案工作者應(yīng)以高校檔案館 （室）網(wǎng)站為基礎(chǔ)，加強(qiáng)電子文件檔案管理，開展在線服務(wù)，實(shí)現(xiàn)服務(wù)手段現(xiàn)代化，改變傳統(tǒng)檔案服務(wù)手段。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索、編目、登記、借閱，使讀者借助于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)快速方便的檔案信息檢索，為用戶提供科學(xué)的能夠適時(shí)查詢的檔案信息資源，建立起信息高速公路，使利用者快速、準(zhǔn)確、便捷地查找檔案信息。三是注重檔案開發(fā)利用的針對性,加強(qiáng)檔案編研工作。檔案是原始記錄,是信息資源的一次文獻(xiàn)。如何通過編研使它成為信息含量大、利用價(jià)值高、針對性強(qiáng)的二次文獻(xiàn)或三次文獻(xiàn),是檔案發(fā)揮作用的重要環(huán)節(jié)。檔案部門應(yīng)針對社會的需要和改革的難點(diǎn)、熱點(diǎn)問題,利用檔案資料編研出有價(jià)值的精品，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為學(xué)校的中心工作服務(wù)。如，高等學(xué)校的檔案工作要自覺地為教育教學(xué)質(zhì)量評估服務(wù)，要研究怎樣實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。要在實(shí)踐中結(jié)合高等教育教學(xué)的實(shí)際，研究檔案工作的新內(nèi)容，新途徑，新形式，一方面，知道學(xué)校二級機(jī)構(gòu)圍繞評估的內(nèi)容設(shè)置和形成檔案，做好教育教學(xué)質(zhì)量評估材料的檔案資料地位的確定，收集，整理，編目工作；另一方面，通過有關(guān)檔案的設(shè)置和形成，記錄學(xué)校專業(yè)設(shè)置，教學(xué)改革，教學(xué)成果等方面的有保存價(jià)值的事件，發(fā)現(xiàn)教育教學(xué)工作的經(jīng)驗(yàn)和需要改正或者完善的方面。這是互相滲透，互相促進(jìn)的一個(gè)問題的兩個(gè)方面。實(shí)際上，就是檔案為教育教學(xué)質(zhì)量評估服務(wù)，這種服務(wù)不是狹義地為上級評估服務(wù)，而是要貫穿在教育教學(xué)工作的始終，不僅為當(dāng)前的教育教學(xué)服務(wù)，而且為長遠(yuǎn)的教育教學(xué)服務(wù)；不僅是為某個(gè)部門和某個(gè)人服務(wù)，而是為教育教學(xué)的全局和廣大師生員工服務(wù)。

四、增強(qiáng)高校檔案工作的宣傳意識

一是把開展宣傳貫穿到高校檔案工作的始終。高校檔案工作開展到哪里，宣傳工作就跟進(jìn)到哪里，使高校工作與宣傳同步進(jìn)行。

二是抓重點(diǎn)，不斷掀起宣傳工作的新高潮。根據(jù)高校檔案工作的規(guī)律性，抓住重點(diǎn)時(shí)間、重點(diǎn)內(nèi)容、重點(diǎn)形式，不斷掀起宣傳高潮。要掌握好時(shí)間，不要錯過最佳宣傳時(shí)機(jī)；內(nèi)容要典型生動，才能吸引觀眾；形式不能陳舊，否則會使人不屑一顧。形式上不應(yīng)僅搞搞展覽，應(yīng)考慮利用報(bào)紙、校園網(wǎng)等宣傳面廣的宣傳形式。

三是抓時(shí)機(jī)，把主管領(lǐng)導(dǎo)作為主要宣傳對象。

四是高瞻遠(yuǎn)矚，檔案濃縮著歷史，積淀著文化，是廣大師生接受教育、增長見識、陶冶情操的良好素材。因此，檔案工作在為師生員工服務(wù)、以史育人方面，應(yīng)起到重要的作用。校史教育是一個(gè)影響大學(xué)生的育人工程，加強(qiáng)這方面的工作是十分必要的。舉辦檔案展覽，增強(qiáng)高校校史館的開放性、公益性、開展多種形式的適合高校學(xué)生的宣傳教育活動，是把高校檔案辦成對大學(xué)生校史和優(yōu)良傳統(tǒng)教育課堂的重要內(nèi)容。

高校檔案工作能否適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展需要，檔案意識是關(guān)鍵。作為當(dāng)代檔案人要與時(shí)俱進(jìn)、改革創(chuàng)新，扎實(shí)推進(jìn)實(shí)施高校檔案工作的科學(xué)發(fā)展，全面提升高校檔案服務(wù)學(xué)校和社會的能力與水平，開創(chuàng)高等學(xué)校檔案管理、服務(wù)與建設(shè)的新局面，這是我們義不容辭的歷史責(zé)任。