淺論辦公自動化環(huán)境下的現(xiàn)代企業(yè)文秘工作

尤 榮 蘭州石化 礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部物業(yè)服務(wù)公司

一、現(xiàn)代文秘工作的特點(diǎn)

隨著企業(yè)信息化的到來，現(xiàn)代文秘工作較以往傳統(tǒng)文秘工作有了較大的變化。許多事務(wù)工作,如速記、謄寫、發(fā)文等已經(jīng)由人為的手工作業(yè)向計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，伴隨著(Word、Excel 、Powerpoint等計算機(jī)辦公軟件)的廣泛使用，使得大量的財務(wù)報表、會議安排、辦公文件等具體繁雜的日常管理工作趨于簡單化、規(guī)范化和智能化。在信息高速膨脹的今天, 網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的融入,信息的搜集與利用顯的越來越重要,如何作好信息化社會大環(huán)境中的秘書工作,如何使秘書工作人員在本職崗位上發(fā)揮自身應(yīng)有的作用,已經(jīng)成為一個不可爭議的話題。因此，辦公自動化已成為現(xiàn)代文秘工作者的最大特點(diǎn)，文秘工作已經(jīng)進(jìn)行了高速發(fā)展的辦公自動化時代。

二、辦公自動化的內(nèi)涵、功能與作用

辦公自動化，簡稱 OA，是將現(xiàn)代化辦公和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，由各種辦公設(shè)備和人機(jī)信息系統(tǒng)來協(xié)助完成各種常規(guī)的人的辦公業(yè)務(wù)活動，完成辦公信息處理的自動化，在充分利用信息資源的同時，提高了工作效率，最終達(dá)到提高生產(chǎn)率的目的。辦公自動化的概念，70年代未80年代初已經(jīng)出現(xiàn)，近20年的發(fā)展使得辦公自動化的內(nèi)涵不斷地豐富和發(fā)展?，F(xiàn)如今辦公自動化是一個包含數(shù)據(jù)、文字、辦公事務(wù)處理、管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)在內(nèi)的綜合一體的辦公自動化系統(tǒng)。

1.使得內(nèi)部信息交流更方便、暢通。通過在單位內(nèi)部建立局域網(wǎng)，使得內(nèi)部通信、制度信息、文件傳閱、會議安排等信息交流更加方便和暢通，避免了文秘工作者人為傳遞時的費(fèi)時費(fèi)力。

2.使得信息發(fā)布具有時效性。通過公司內(nèi)部局域網(wǎng)的信息發(fā)布，使得諸如重要通知通告、文件精神、新聞簡訊等重要事項(xiàng)，能夠在公司范圍內(nèi)得到廣泛而及時地的傳播，為文秘工作減輕了壓力。

3.工作流程的自動化、規(guī)范化。主要體現(xiàn)在對公文的起草、處理、收發(fā)文、各種審批、請示、 匯報流程等方面，較以往人為繁雜的程序，通過網(wǎng)絡(luò)快速的實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化、規(guī)范化，不僅規(guī)范了各項(xiàng)工作流程，還大大提高了文秘工作者的工作效率。

4.文檔管理程序化?？墒垢黝愇臋n能夠按權(quán)限、時間、分類等性質(zhì)進(jìn)行保存、共享和使用，快速的文檔查找，使得文秘工作更加細(xì)致和嚴(yán)謹(jǐn)。

三、辦公自動化給文秘工作帶來的影響

辦公自動化使傳統(tǒng)的抄抄寫寫式的文秘工作方式受到極大的沖擊，迫使文秘人員提高工作效率，改變工作方式與之相適應(yīng)。

1.信息處理的快捷、簡便化。通過辦公自動化信息系統(tǒng)，文秘工作者可以通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)，快速的閱讀和下載自己所需的文件資料、規(guī)章制度、會議安排，及時接收領(lǐng)導(dǎo)通過OA系統(tǒng)審批和傳閱的文件，并按照相關(guān)要求及時進(jìn)行修改和處理。

2.各種財務(wù)、人事報表和相關(guān)數(shù)據(jù)處理方面。文秘工作者可以直接從公司內(nèi)部相關(guān)信息平臺上采集、提取數(shù)據(jù)，避免了以往人為收集和統(tǒng)計數(shù)據(jù)時，時間、精力的耗費(fèi)，以及人為測算數(shù)據(jù)時的產(chǎn)生的誤差。辦公自動化系統(tǒng)可以快速、高效、準(zhǔn)確地處理各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)。并且能夠按照人的意愿將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成各類圖表，使得數(shù)據(jù)分析更具直觀化、準(zhǔn)確化。

3.收發(fā)文件和檔案管理方面，依據(jù)企業(yè)對文件管理的流程，可以在辦公系統(tǒng)中設(shè)置文件審批流程，按照辦公發(fā)文要求，文秘工作者在起草好文件以后，不需要離開辦公室就可以直接將文件點(diǎn)發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審核修改后的文件可由領(lǐng)導(dǎo)電子簽發(fā)，同時系統(tǒng)依據(jù)文件性質(zhì)自動存檔，方便今后的管理和查閱，整個收發(fā)文過程非常的簡便和流暢，也大大的減少和避免了過去手動操作時人為地推諉和拖延，利用網(wǎng)絡(luò)高效率傳遞，極大地的提高了辦公效率。

4.辦理會務(wù)工作方面。企業(yè)會務(wù)工作看似簡單實(shí)則復(fù)雜，涉及面多，一旦考慮不周全，就會影響整個會議的開展，通過辦公自動化系統(tǒng)中的電子日程表安排會議，能使繁雜的會務(wù)工作變的簡單、規(guī)范，能使文秘工作者輕易應(yīng)付大量會議。

四、提高文秘工作水平,實(shí)現(xiàn)文秘工作現(xiàn)代化

1.建立規(guī)范而詳實(shí)的文秘工作崗位職責(zé)。制定辦公自動化條件下科學(xué)、規(guī)范、詳實(shí)的崗位職責(zé)，能嚴(yán)格規(guī)范文秘工作者的工作內(nèi)容和流程，明確崗位職責(zé)。實(shí)現(xiàn)文秘工作的辦公自動化，尤其是像公文處理、檔案管理等工作，具有較強(qiáng)的工作流程，即使采用了各類辦公自動化系統(tǒng)，也要嚴(yán)格按照制度要求，進(jìn)行審批和規(guī)范處理，最總達(dá)到辦公自動化與傳統(tǒng)文秘工作的真正結(jié)合。

2.提高文秘工作者個人的素質(zhì)和修養(yǎng)。首先在日常的工作中要不斷地積累和完善本崗位專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能，文秘工作者不僅要掌握計算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備,尤其要熟悉計算機(jī)信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),熟練使用( Word、Excel 、Powerpoint)等辦公自動化軟件；其次，注重文秘所需相關(guān)知識的積累，公文寫作知識、文秘專業(yè)素質(zhì)、社會科學(xué)等知識的學(xué)習(xí)，不僅能陶冶情操，還能創(chuàng)新工作方法，提高工作效率；第三，注重個人修養(yǎng)。言行舉止、穿衣打扮都要與自己的氣質(zhì)和身份向符合，從細(xì)節(jié)體現(xiàn)文秘工作者的工作態(tài)度。

3.從思想上識到辦公自動化實(shí)現(xiàn)的必要性和長遠(yuǎn)性。在辦公自動化環(huán)境中，從容高效地處理業(yè)務(wù)工作，使文秘工作者有更多的時間和精力思考工作的改進(jìn)和創(chuàng)新，真正意義上提高工作效率。

文秘工作的現(xiàn)代化不是一蹴而就,是一個不斷積累和逐步改進(jìn)和提高的過程。如果文秘工作者仍然按照傳統(tǒng)的工作方式開展工作，不懂得使用現(xiàn)代化辦公信息系統(tǒng)，就會影響和制約企業(yè)的發(fā)展。跟不上時代發(fā)展的要求，必然會被時代所淘汰，只有建立完善的辦公自動化體系,才能使文秘工作呈現(xiàn)快節(jié)奏、高效率的嶄新局面

[1]顧孝華.《現(xiàn)代秘書》.上?？茖W(xué)技術(shù)出版社，2005 年 6 月版

[2]楊洪山.《辦公自動化與秘書工作》.上海交通大學(xué)出版社，2007 年 4 月版

[3]袁維國.《秘書學(xué)》.高等教育大學(xué)出版社，2006 年 9 月版

[4]陳冠任.《頂尖秘書》.當(dāng)代中國出版社，2002 年 4 月版