淺析房地產(chǎn)交易中的檔案管理

柴軍榮

摘要：房地產(chǎn)檔案是歷史的產(chǎn)物，是非常寶貴的資料，在社會活動中發(fā)揮著越來越重要的作用，房產(chǎn)檔案在管理和開發(fā)利用過程中，起著很大的經(jīng)濟推動作用。因此，在現(xiàn)代社會經(jīng)濟的發(fā)展中，做好房產(chǎn)交易中的檔案管理，提高檔案管理水平，是十分重要的工作環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；檔案管理；報關(guān)；交易

1 房地產(chǎn)檔案的特點

1、專業(yè)性。房地產(chǎn)檔案產(chǎn)生于房地產(chǎn)專業(yè)部門，是專業(yè)性材料，房地產(chǎn)管理工作，特別是登記工作，面廣量大，政策性強，形成的檔案資料專業(yè)性強，在內(nèi)容形式上與一般公文有明顯的區(qū)別，內(nèi)容上反映了房地產(chǎn)權(quán)屬狀況、房地位置和面積大小，文件名稱上用房地產(chǎn)術(shù)語多。形式上，結(jié)構(gòu)規(guī)范，多為表格式、填寫式。

2、動態(tài)性。房屋檔案的動態(tài)性是最顯著的特點。房屋檔案形成后，其所涉及情況并不是固定不變的，隨著產(chǎn)權(quán)人的變化，房屋的損壞倒塌，城市建設(shè)的發(fā)展，房地產(chǎn)市場的活躍，房屋的買賣、變換、繼承、贈與、分析等房屋權(quán)屬不斷發(fā)生轉(zhuǎn)移，房屋的拆除、擴建趨于頻繁，土地分割、合并等房地變更不可避免。因而房地產(chǎn)權(quán)屬處于不斷轉(zhuǎn)移和變更之中，具有強烈的動態(tài)性。目前，房地產(chǎn)檔案因產(chǎn)權(quán)變更引起異動的每年約有20%。隨著產(chǎn)權(quán)人的變化，房屋現(xiàn)狀的變更，檔案體系中的圖、檔、卡冊多項內(nèi)容也作相應(yīng)變更，檔案資料要作動態(tài)登記，檔案多項及時補充新資料，以確保檔案的真實性、系統(tǒng)性、和完整性。產(chǎn)權(quán)的動態(tài)性，使檔案成為“活”檔案。

3、真實性。房屋檔案是產(chǎn)權(quán)嚴格的歷史記錄，這種記錄多與實際相符，記載的產(chǎn)權(quán)人產(chǎn)權(quán)范圍必須清晰，能在產(chǎn)權(quán)審核和排解產(chǎn)權(quán)糾紛中起憑證和參考作用。真實性是房地產(chǎn)檔案的生命，也是發(fā)揮檔案的現(xiàn)實效用的基礎(chǔ)和前提。

4、完整性。權(quán)屬檔案的完整性體現(xiàn)在兩個方面，一是房地結(jié)合。二是圖、檔結(jié)合。

5、價值性。房地產(chǎn)屬于不動產(chǎn)，價值高，在單位和個人的財產(chǎn)構(gòu)成中占有重要地位。因此房屋檔案屬于財產(chǎn)檔案。

6、法律性。由記載房屋所有權(quán)屬的憑證材料組成的房地產(chǎn)檔案，具有法律效力，是房地產(chǎn)管理部門和人民法院確認房屋產(chǎn)權(quán)、處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)。

2 房地產(chǎn)檔案的管理與保存要求

1、職貴規(guī)范化。房地產(chǎn)檔案具有較強的專業(yè)性，因此，在檔案的收集與整理中，必須具有規(guī)范化的職責分工。在房地產(chǎn)交易過程中，首先，根據(jù)職責要求，各部門在受理房屋交易時，要求買賣雙方出示所需資料，在辦理完畢之后，統(tǒng)一送交資料科。其次，資料科把所收集上來的資料進行進一步的劃分，收集整理后立卷歸檔。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)檔案的現(xiàn)代化管理已經(jīng)提上議事日程。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用打破了多年房地產(chǎn)檔案手工記錄的傳統(tǒng)模式。房地產(chǎn)檔案信息和數(shù)據(jù)處理速度，以前所未有的快捷方式為內(nèi)部行政管理和外部監(jiān)督所接受。隨著社會主義市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，特別是住房制度改革的深化和房地產(chǎn)交易市場的日益活躍，房地產(chǎn)檔案的利用頻率日漸加快，對房地產(chǎn)檔案管理也提出了更高的要求。先進的技術(shù)手段如何與現(xiàn)代化管理理念相結(jié)合，將政策與信息技術(shù)相結(jié)合，提高房地產(chǎn)檔案的利用價值，成為目前需要迫切解決的問題。

2、內(nèi)容具體化。根據(jù)檔案形成的不同規(guī)律和特點，要求我們把檔案按照不同的內(nèi)容加以分類整理，進行加工處理，為不同門類的檔案制定出不同的歸檔范圍，提出歸檔時限，并作為每個部門的工作標準及考核的依據(jù)。這種雙向互動，有效地解決了部門和整體間的個性和共性沖突給檔案管理帶來的難題，使形成的全部檔案基本處于全局的監(jiān)管之下。

3、工作程序化。在房地產(chǎn)交易過程中形成的文件材料，我們確定了階段性和隨時性相結(jié)合的檔案接收原則。我們把每天辦理完畢的檔案分門別類地整理好，由專門的檔案管理人員統(tǒng)一歸檔，這是一項非常繁雜的工作，僅私房交易科每月就形成近2000卷的檔案。為了保證資料的完整齊全，使其結(jié)構(gòu)合理，有利于編研，以便能夠提供及時、全面、準確的服務(wù)，我們必須做到工作程序化，來適應(yīng)房地產(chǎn)檔案的不斷變化的需要。

3 房地產(chǎn)檔案的管理與保存措施

從管理角度講，檔案不僅是歷史的記錄，更為重要的是，作為動態(tài)管理的一種手段，可以通過檔案管理情況，來洞悉房地產(chǎn)交易的各種指數(shù)，從而達到對房產(chǎn)交易的統(tǒng)籌管理及宏觀上的控制。房地產(chǎn)交易檔案是房產(chǎn)交易的載體和依據(jù)，為房地產(chǎn)交易者提供借鑒和參考。所以，它是直接記述和反映房產(chǎn)交易過程、保存?zhèn)洳榈母鞣N文件材料，是房地產(chǎn)經(jīng)營管理的有機組成部分。因此，檔案部門必須抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，加強房地產(chǎn)檔案墓礎(chǔ)建設(shè)，使房地產(chǎn)檔案工作再上一個新臺階。

積極探索房地產(chǎn)檔案管理的新模式。經(jīng)過一個時期的努力與探索，房地產(chǎn)交易中心根據(jù)中心的實際情況，確立了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、集中管理的中心檔案管理模式。即組建了全面履行監(jiān)督指導(dǎo)和保管利用雙重職能的房地產(chǎn)檔案管理如何為房產(chǎn)交易服務(wù)的交易中心資料科，并建立了以交易中心資料科為中心的現(xiàn)代化管理網(wǎng)絡(luò)，較好地理順了各方面的工作關(guān)系，協(xié)調(diào)好檔案工作的各項活動。

把檔案作為一種企業(yè)財富。房地產(chǎn)檔案要發(fā)揮檔案管理網(wǎng)絡(luò)作用，做好檔案的收集歸檔工作，不斷豐富檔案內(nèi)容，優(yōu)化室藏結(jié)構(gòu)，就要收集、保管更多、更好、更有價值的房地產(chǎn)檔案，增強市場競爭力，保證檔案不流失與損毀。

檔案要在服務(wù)中體現(xiàn)其價值。房地產(chǎn)事業(yè)的改革與發(fā)展對檔案利用需要更加廣泛、多樣化，為企業(yè)提供了一個充分發(fā)揮檔案作用、證明檔案工作存在和發(fā)展價值的大好機會。大力開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，使檔案工作在市場經(jīng)濟中顯出勃勃生機，是房產(chǎn)檔案工作的生命力所在。檔案部門要熟悉和了解房產(chǎn)交易的需要，為房產(chǎn)交易中心改革和經(jīng)營決策服好務(wù)。就是要提供先進的檔案服務(wù)手段，認真執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)標準、規(guī)范，積極采用檔案管理現(xiàn)代技術(shù)、方法和手段，不斷提高檔案的科學(xué)管理水平。

4 結(jié)束語

總的來說，為獲取更好的社會效益和經(jīng)濟效益，應(yīng)該在房地產(chǎn)交易中加強檔案管理工作，力爭提供系統(tǒng)性、成套性、集約性的檔案信息服務(wù)。

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