實(shí)施HIS財(cái)務(wù)管理模塊應(yīng)該注意的幾個(gè)問題

梁芳

【摘 要】本文總結(jié)了HIS財(cái)務(wù)管理模塊實(shí)施的一些經(jīng)驗(yàn)，可供醫(yī)院實(shí)施HIS的參與人員及從事HIS實(shí)施工作的顧問作為參考。

【關(guān)鍵字】數(shù)字化醫(yī)院 HIS 財(cái)務(wù) 信息化

【中圖分類號】TP393 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）03-0410-01

一、HIS系統(tǒng)及HIS系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模塊

HIS 是 Hospital Information System 的縮寫，即“醫(yī)院信息系統(tǒng)”。醫(yī)院信息系統(tǒng)是醫(yī)院利用電子計(jì)算機(jī)和通訊設(shè)備，為所屬各部門提供病人診療信息和行政管理信息的系統(tǒng)，具備收集、存儲、處理、提取和數(shù)據(jù)交換能力，并能夠滿足所有授權(quán)用戶的功能需求。主要包括：

1、門、急診掛號收費(fèi)模塊

2、住院病人管理模塊

3、藥品、醫(yī)用耗材管理模塊

4、人事、工資管理模塊

5、財(cái)務(wù)管理與醫(yī)院經(jīng)濟(jì)核算模塊

財(cái)務(wù)管理模塊是整個(gè)HIS系統(tǒng)的一個(gè)組成部分，與其他業(yè)務(wù)模塊比如藥品、醫(yī)用耗材管理模塊等有著密切的關(guān)聯(lián)，居于“頂層”。具體地說，就是在藥品、醫(yī)用耗材等業(yè)務(wù)的處理過程中，系統(tǒng)能夠根據(jù)各業(yè)務(wù)模塊的數(shù)據(jù)，按照初始化時(shí)設(shè)定的方案自動選擇會計(jì)科目，填充時(shí)間、數(shù)量、金額等項(xiàng)目生成記賬憑證，更進(jìn)一步反映于財(cái)務(wù)賬簿、報(bào)表之中。在先進(jìn)的HIS系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)管理模塊集財(cái)務(wù)會計(jì)、管理（成本）會計(jì)于一體，能夠?qū)崟r(shí)反映、追蹤HIS系統(tǒng)其他模塊內(nèi)的業(yè)務(wù)記錄。一個(gè)完善的HIS系統(tǒng)能夠使財(cái)務(wù)管理和控制真正和業(yè)務(wù)緊密聯(lián)系在一起。

二、實(shí)施HIS財(cái)務(wù)管理模塊中的幾個(gè)問題

實(shí)施HIS系統(tǒng)能夠在完善醫(yī)院財(cái)務(wù)、人力資源、收費(fèi)、藥品、耗材管理等方面起到良好的作用，并為醫(yī)院帶來效益。醫(yī)院實(shí)施HIS的意義在于整合醫(yī)院業(yè)務(wù)管理，并最大限度提高醫(yī)院服務(wù)效率、效益。醫(yī)院實(shí)施HIS財(cái)務(wù)管理模塊， 要規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)排除障礙， 保證項(xiàng)目的成功，除了有一個(gè)適用的HIS產(chǎn)品和精干的實(shí)施團(tuán)隊(duì)外， 還需要有一個(gè)精心準(zhǔn)備的項(xiàng)目實(shí)施方案。

1、要有總體規(guī)劃，能從全局把握

醫(yī)院在實(shí)施HIS系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模塊前， 要根據(jù)自身的特點(diǎn)及目前的管理狀況， 制定完善的實(shí)施計(jì)劃和明確的實(shí)施范圍。這既要評估醫(yī)院的管理水平，又要衡量醫(yī)院本次實(shí)施可以投入的人力、財(cái)力。

實(shí)施的先后次序決定了HIS系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模塊的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)， 而基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的質(zhì)量往往成為項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵。實(shí)施財(cái)務(wù)模塊要按照一定的次序逐步建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，比如啟用會計(jì)期、科目級次，如果同藥品、醫(yī)用耗材業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成使用就要全面考慮收發(fā)類型。如果要進(jìn)行應(yīng)收、應(yīng)付核算就要定義供應(yīng)商、科室、病患。

2、深化對于HIS軟件的認(rèn)識，突破以往形成的某些觀念

不能簡單地視HIS財(cái)務(wù)管理模塊為醫(yī)院傳統(tǒng)會計(jì)工作的電子化。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)日常工作主要是“記、算、報(bào)”，圍繞“證、帳、表”開展，因?yàn)槭艿郊夹g(shù)條件的限制，大量的工作集中于抄寫、匯總等簡單重復(fù)的工作。計(jì)算機(jī)擁有的強(qiáng)大運(yùn)算、存儲、檢索能力改變了財(cái)務(wù)工作的面貌。將計(jì)算機(jī)和HIS軟件引入醫(yī)院管理活動可以避免了數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入、存儲，提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性，，為醫(yī)院管理決策提供了及時(shí)準(zhǔn)確的信息。在這種情況下，會計(jì)信息轉(zhuǎn)變?yōu)槲募?、記錄的形式儲存在磁性介質(zhì)上。隨著HIS系統(tǒng)的其他模塊的上線，交易發(fā)生時(shí)，有關(guān)該項(xiàng)交易的有關(guān)信息由相關(guān)業(yè)務(wù)人員直接輸入計(jì)算機(jī)，并自動記錄，原先使用的每項(xiàng)交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消、部分電子化了，原來在核算過程中進(jìn)行的各種必要的核對、審核等工作有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎?jì)算機(jī)自動完成。這些技術(shù)上的特點(diǎn)決定了會計(jì)工作的時(shí)間和空間都發(fā)生了相應(yīng)的改變，人們可以在授權(quán)的情況下，在不同地點(diǎn)、不同時(shí)間訪問會計(jì)信息。

3、重新認(rèn)識賬的作用

在HIS的財(cái)務(wù)管理模塊中，記賬憑證有兩個(gè)來源。1）來源于業(yè)務(wù)單據(jù)自動生成；2）在財(cái)務(wù)模塊人工填寫。系統(tǒng)中的記賬憑證生成后，往往不需要獨(dú)立的記賬過程，就能夠過入相應(yīng)的明細(xì)賬、總帳。在傳統(tǒng)會計(jì)方式下，需要通過總賬與明細(xì)賬之間、科目匯總表與總賬之間、各明細(xì)賬之間等勾稽關(guān)系確保帳證、帳帳、帳表相符，進(jìn)一步確保會計(jì)信息的正確性。

計(jì)算機(jī)替代手工記賬后，由于計(jì)算機(jī)是自動進(jìn)行記賬、結(jié)賬、對帳等工作，記賬工作轉(zhuǎn)化為程序的執(zhí)行。總帳、明細(xì)賬更多的時(shí)候是查詢的手段。對于源于業(yè)務(wù)單據(jù)自動生成的憑證，HIS軟件可以提供了方便的從帳到憑證的穿透查詢。

在以往醫(yī)院會計(jì)核算中，對于藥品、醫(yī)用耗材核算，通常需要提供實(shí)物的數(shù)量和價(jià)格兩方面的信息，這就需要借助數(shù)量金額明細(xì)賬。在大多數(shù)HIS系統(tǒng)庫存管理模塊有對材料的完整的數(shù)量、價(jià)值核算，并提供各種形式的明細(xì)和匯總帳表，只是沒有以數(shù)量金額帳的形式出現(xiàn)在財(cái)務(wù)模塊，只要根據(jù)需要授予相關(guān)人員權(quán)限就能獲得此類信息。

4、正確設(shè)置科目

會計(jì)科目是財(cái)務(wù)信息記錄、分類、匯總、統(tǒng)計(jì)的依據(jù)， HIS財(cái)務(wù)系統(tǒng)在會計(jì)科目設(shè)置上與傳統(tǒng)手工處理存在差異。

對于會計(jì)科目的設(shè)置，HIS系統(tǒng)通常提供了兩種方式：一種方法是完全由用戶進(jìn)行自行定義；另一種方法是系統(tǒng)給出會計(jì)科目模板，由用戶在此基礎(chǔ)上進(jìn)行修改，比如，添加科目、修改科目名稱、添加下級科目、刪除科目。醫(yī)院可以在科目模板上修改，考慮到系統(tǒng)內(nèi)部的報(bào)表模板通常調(diào)用預(yù)置的科目模板就更有這個(gè)必要。

在傳統(tǒng)會計(jì)中，為了分類反映詳細(xì)的核算信息，往往通過設(shè)置明細(xì)科目來實(shí)現(xiàn)。比如，醫(yī)院對往來的核算通過應(yīng)收、應(yīng)付等科目，按照往來單位的名稱設(shè)置二級明細(xì)來進(jìn)行核算。HIS財(cái)務(wù)模塊可以和藥品、醫(yī)用耗材集成使用，在醫(yī)院發(fā)生采購業(yè)務(wù)時(shí)，按照供應(yīng)商編碼信息進(jìn)行往來核算。軟件不僅能夠?qū)ν鶃硎罩нM(jìn)行傳統(tǒng)意義的核算，更可以通過應(yīng)收、應(yīng)付模塊全面掌握醫(yī)院采購引起的債權(quán)、債務(wù)變動的全面實(shí)時(shí)的情況，并和收付款管理集成使用。

除了科目名稱和編碼以外，設(shè)置科目還包括定義科目的屬性。對于有些HIS軟件必須正確定義科目的發(fā)生額和余額方向，否則無法在報(bào)表中得到正確的數(shù)值。

在HIS系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模塊中，項(xiàng)目核算提供了比會計(jì)明細(xì)科目更靈活的費(fèi)用分類方法。比如，在管理費(fèi)用中，可以使用項(xiàng)目核算多個(gè)維度的對費(fèi)用分類。項(xiàng)目核算的應(yīng)用擴(kuò)展了明細(xì)科目核算的內(nèi)涵。

5、加強(qiáng)制度建設(shè)及財(cái)務(wù)子系統(tǒng)與環(huán)境的優(yōu)化整合

手工會計(jì)系統(tǒng)中，內(nèi)部控制的方式主要是人員的內(nèi)部牽制制度。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，會計(jì)信息的網(wǎng)上實(shí)時(shí)處理成為可能，業(yè)務(wù)事項(xiàng)可能分布在不同的地點(diǎn)完成數(shù)據(jù)處理工作。要保證財(cái)務(wù)信息的真實(shí)可靠，一方面可以憑借軟件的權(quán)限劃分，另一方面就是確立HIS使用的管理制度，這兩個(gè)方面是相輔相成的關(guān)系。如果沒有制度保證，會計(jì)信息的正確、及時(shí)、完整就不可能實(shí)現(xiàn)。軟件的權(quán)限劃分既要考慮工作人員的分工，還要考慮到管理的協(xié)同，要按照醫(yī)院變化的情況及時(shí)調(diào)整，讓會計(jì)信息為管理所用。

要讓醫(yī)院實(shí)施HIS系統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊獲得成功，除了上面提到的幾條，還要包括選擇合適的上線策略，比如人機(jī)并行模式。上線成功以后，還要及時(shí)對實(shí)施現(xiàn)狀進(jìn)行分析總結(jié)，不能把傳統(tǒng)會計(jì)業(yè)務(wù)的處理作為最終目標(biāo)，更要在此基礎(chǔ)上，為醫(yī)院的成本、資金管理提供有力支持，HIS的實(shí)施不只是帶來會計(jì)工作強(qiáng)度的減小，還是要達(dá)到更好的管理效果。

參考文獻(xiàn)

[1]張麗君 數(shù)字化醫(yī)院財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化管理模式《中國衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)》2008， （8）8

[2]劉玉廷 論我國會計(jì)信息化發(fā)展戰(zhàn)略《會計(jì)研究》2009， （6）

[3]陳瑋 試析財(cái)務(wù)信息化進(jìn)程及財(cái)務(wù)會計(jì)職能的轉(zhuǎn)變《管理觀察》2011，（25）