試論高校圖書館檔案的信息化管理

田華

【摘 要】探討高校圖書館檔案具有的重要性，詳細(xì)分析現(xiàn)階段檔案管理中存在的各種問題，并淺析了高效圖書館檔案的信息化管理的發(fā)展趨勢，且提出能夠促進(jìn)信息化進(jìn)程的幾點(diǎn)建議。

【關(guān)鍵詞】高校圖書館；檔案管理；信息化

【中圖分類號】G258.6 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）03-0354-02

1.前言

圖書館在我國高校中是一個具有重要地位的機(jī)構(gòu)，隨著近年來的高校擴(kuò)招，圖書館得到不斷進(jìn)步發(fā)展，對圖書館檔案進(jìn)行信息化管理是目前我國高校圖書館建設(shè)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)[1]。但是，現(xiàn)階段的管理狀況不盡人意，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)無法滿足管理要求。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)得到進(jìn)步發(fā)展及廣泛應(yīng)用，采取計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助管理高校圖書館檔案工作是實(shí)現(xiàn)信息化管理的發(fā)展趨勢。

2.高校圖書館檔案的重要性

2.1提供可靠的參考依據(jù)

檔案是高校圖書館工作的原始記錄，信息真實(shí)可靠，詳細(xì)的記錄圖書館在各個階段中的組織結(jié)構(gòu)和人員編制、工作成果以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，真實(shí)的反映出圖書館辦館條件和基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、讀者服務(wù)、資源結(jié)構(gòu)等各方面的工作。由于檔案資料得到豐富與充實(shí)，因此，檔案工作能夠給高校圖書館的現(xiàn)管理及未來規(guī)劃提供大量的真實(shí)信息。

2.2中介與載體

高校圖書館檔案的建設(shè)水平能夠反映其管理水平，檔案體系不完善不健全，將無法進(jìn)行有效的管理。檔案工作主要是圖書館實(shí)施科學(xué)管理的內(nèi)容和手段。管理者對檔案資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的工作，能夠使圖書館的管理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化理，有效促進(jìn)檔案對管理工作的作用，提高管理水平。

2.3提供可靠的文獻(xiàn)保障

檔案信息是我國高校圖書館發(fā)展建設(shè)的重要資料，其詳細(xì)記載了各個時期和階段中圖書館不同的組織機(jī)構(gòu)和人員編制、成績以及科研成果等大量真實(shí)可靠的信息。所以說檔案信息能夠給圖書館進(jìn)行業(yè)務(wù)探討和撰寫學(xué)術(shù)論文等方面提供可靠完整真實(shí)的文獻(xiàn)保障[2]。

3.高校圖書館的檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的必要性

3.1數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展

高校圖書館檔案在很長一段時間的存在形式是紙質(zhì)實(shí)物，導(dǎo)致檔案信息在采集和保存等工作管理各方面成本高且難以查詢、無法實(shí)現(xiàn)共享等很多急需解決的問題。隨著很多領(lǐng)域廣泛使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，我國各高校的圖書館在檔案管理上也從傳統(tǒng)紙質(zhì)形式向數(shù)字文件的形式進(jìn)行逐漸轉(zhuǎn)化。和紙質(zhì)形式的文檔相比較，數(shù)字化的檔案工作效率大大提高。數(shù)字化的文件在起草和修改以及印發(fā)的整個過程都使用計(jì)算機(jī)完成，因?yàn)閿?shù)字文件的特點(diǎn)是易修改、易復(fù)制、易傳遞等，有效減輕檔案資料的管理工作，提高工作效率，讀者通過計(jì)算機(jī)可以隨時查閱圖書館的檔案資源。

3.2共享資源

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，高校圖書館的檔案管理工作也逐漸向現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化方向轉(zhuǎn)變，最突出的特點(diǎn)是能夠共享資源。高校圖書館建立科學(xué)的檔案處理系統(tǒng)，能夠把圖書館的檔案信息借助網(wǎng)絡(luò)空間完成資源的共享性。圖書館的檔案管理工作中對信息進(jìn)行收集、分類和檢索、等都能夠在網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)，所以書，圖書館的檔案用戶除了可以是本校和本地區(qū)外，還能夠給遠(yuǎn)程使用高校圖書館的檔案資源用戶提供更好的服務(wù)，信息共享十分方便快捷，不會受到時間及空間的各種影響[3]。

4.高校圖書館的檔案管理工作現(xiàn)狀

4.1 檔案內(nèi)容缺失

現(xiàn)階段，我國大部分高校還未統(tǒng)一建立圖書館檔案的管理原則，也未能配備專業(yè)的檔案管理工作人員。因?yàn)闄n案管理工作人員的更換，不僅導(dǎo)致很多檔案出現(xiàn)斷檔、缺檔現(xiàn)象，存檔工作不到位，而且沒有詳細(xì)登記圖書館的各部門在收集、呈繳的檔案資料，沒有進(jìn)行詳細(xì)的分類編目，更沒有完成對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行合理的加工、利用，導(dǎo)致檔案內(nèi)容嚴(yán)重確實(shí)。

4.2 欠缺收集渠道

高校評估工作是進(jìn)入21實(shí)際才開展的活動，所以對圖書館的檔案實(shí)施規(guī)范化和信息化管理還沒有得到廣泛重視，但是檔案管理工作人員在收集中經(jīng)常遇到各種阻力。圖書館有些部門沒有明確歸檔范圍，甚至個別工作人員都不清楚檔案交由哪個負(fù)責(zé)人，導(dǎo)致時有發(fā)生檔案收集渠道少、內(nèi)容不全、無法歸檔等現(xiàn)象。另一方面我國各高校還沒有完善規(guī)章制度，難以規(guī)范各部門及工作人員的行為，導(dǎo)致收繳工作不主動積極，責(zé)任心不強(qiáng)，造成收集到的材料不齊全、質(zhì)量差等各種缺陷。

4.3數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程緩慢

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展的時代，我國大部分圖書館檔案管理與利用還采用傳統(tǒng)的手工存取，數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)程相對緩慢。檔案載體方面，紙質(zhì)檔案顯得較大，電子和影像的資料檔案種類及數(shù)量顯得比較小，這種館藏結(jié)構(gòu)及內(nèi)容無法滿足圖書館的發(fā)展及信息化管理的需求。因?yàn)閳D書館檔案管理沒有健全的組織機(jī)構(gòu)，難以明確職責(zé)和責(zé)任，加上管理人員的流動性較強(qiáng)，大多數(shù)人沒有得到專門培訓(xùn)，綜合素質(zhì)整體不高，造成檔案管理工作十分被動，而且傳統(tǒng)的手工操作，檢索的速度非常緩慢，利用率低，無法與現(xiàn)代的需求和發(fā)展相協(xié)調(diào)[4]。

5.促進(jìn)高校圖書館檔案管理信息化的建議

5.1規(guī)范化管理

高校圖書館管理信息化現(xiàn)狀存在的一些問題要想得到有效解決，必須把圖書館檔案具有的優(yōu)勢及潛能充分發(fā)揮出來，主要是規(guī)范檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化進(jìn)程，最終實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和信息化的科學(xué)管理，有效提高我國高校圖書館的服務(wù)層次。高校圖書館的檔案實(shí)施信息化管理中，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立一個為服務(wù)者良好服務(wù)的檔案系統(tǒng)，并和利用者進(jìn)行及時且有效的溝通，提供可靠且高質(zhì)量的多種信息服務(wù)，更好促進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程。

5.2加快電子化進(jìn)程

現(xiàn)階段，我國高校大部分圖書館已經(jīng)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，由傳統(tǒng)的借閱文獻(xiàn)到現(xiàn)在的情報服務(wù)基本實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)化。所以，高校圖書館檔案信息化管理的發(fā)展必須與時俱進(jìn)，采取計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行科學(xué)管理。堅(jiān)持檔案管理結(jié)合圖書館業(yè)務(wù)原則，通過計(jì)算機(jī)對部分檔案進(jìn)行正確歸檔，部分檔案編制單獨(dú)的應(yīng)用軟件，最終實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化信息化的管理。在實(shí)際工作中，應(yīng)該合理利用圖書館的服務(wù)窗口和校園網(wǎng)，建立檔案室，作為館員與讀者進(jìn)行聯(lián)絡(luò)的窗口。同時，還應(yīng)該對檔案系統(tǒng)加強(qiáng)安全防范，完善管理體制。在檔案資源及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā)利中，必須增強(qiáng)安全防范意識，避免發(fā)生失密和泄密等事件，保證系統(tǒng)正常且安全的運(yùn)轉(zhuǎn)。

5.3加強(qiáng)資源開發(fā)與利用

圖書館對高校的教學(xué)和科研起著至關(guān)重要的作用，能夠有效促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展進(jìn)步，其中最主要的是檔案管理工作。在高校圖書館的檔案信息化管理工作，要合理利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息，開發(fā)利用檔案信息資源，使檔案管理工作由傳統(tǒng)手工向信息化、現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變，防止圖書館的檔案信息資源出現(xiàn)閑置現(xiàn)象。堅(jiān)持檔案管理結(jié)合圖書館業(yè)務(wù)的原則，利用計(jì)算機(jī)軟件對檔案進(jìn)行正確歸檔，或者單獨(dú)編制軟件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)創(chuàng)建檔案信息平臺，能夠有效提高高校圖書館的檔案管理水平，還能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程共享檔案網(wǎng)絡(luò)資源[5]。

6.結(jié)束語

總而言之，管理信息化是我國高校圖書館檔案的發(fā)展趨勢。因此，高校必須拓寬圖書館的館藏和豐富檔案內(nèi)容，檔案分類工作必須詳細(xì)，開發(fā)并合理利用檔案資源，加速圖書館檔案紙質(zhì)資源向數(shù)字、影像信息資源的轉(zhuǎn)變，樹立信息化的管理服務(wù)意識，加快信息化管理的進(jìn)程，使高校圖書館的檔案真正發(fā)揮應(yīng)有價值。

參考文獻(xiàn)

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