論公共圖書館中的典藏工作

吳國(guó)穎

“典”本義指重要的文獻(xiàn)、典籍；“藏”本義指收藏。典藏顧名思義就是指將重要的文獻(xiàn)、典籍收藏起來。當(dāng)?shù)洳爻霈F(xiàn)在圖書館領(lǐng)域時(shí)，則不僅僅是指收藏重要的文獻(xiàn)與典籍，而是指整個(gè)圖書館中的文獻(xiàn)收藏、調(diào)配和管理，進(jìn)行這項(xiàng)工作的部門稱為典藏保管部或者典藏管理部。在圖書館的各個(gè)工作流程中，典藏工作雖并沒有進(jìn)行圖書的選購(gòu)，也沒有參與讀者服務(wù)工作，但其工作卻與圖書館各個(gè)部門工作均有交叉，也是圖書館業(yè)務(wù)活動(dòng)的必備環(huán)節(jié)。

公共圖書館有別于各類專業(yè)圖書館，它的特點(diǎn)在于收藏學(xué)科廣泛且面向社會(huì)免費(fèi)開放，公共圖書館的藏書應(yīng)當(dāng)以豐富性為原則，盡可能廣泛的收藏各領(lǐng)域各層次的圖書，不僅需要有社科類圖書，也需要為所有的普通居民提供非專業(yè)類的通俗讀物、期刊雜志以滿足不同層次讀者對(duì)文獻(xiàn)的需求。因此公共圖書館中典藏工作管理范圍更寬，工作也更加繁瑣。

一、典藏工作的內(nèi)容

典藏工作的主要任務(wù)是掌握館藏文獻(xiàn)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)，并保證圖書館內(nèi)珍貴典籍財(cái)產(chǎn)的安全保管和防護(hù)。其中，掌握館藏文獻(xiàn)的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)屬于日常典藏工作，也是典藏工作的重點(diǎn)。

1掌握館藏文獻(xiàn)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)

這一環(huán)節(jié)是典藏部門的日常工作，也是典藏工作的重點(diǎn)。作為搜集、整理、搜藏圖書供人閱讀的機(jī)構(gòu)，對(duì)館藏文獻(xiàn)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的監(jiān)控顯得尤為重要。其工作主要為：進(jìn)行館藏文獻(xiàn)資料的實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)，對(duì)入藏、調(diào)撥、丟失進(jìn)行實(shí)時(shí)清點(diǎn)，審核與參與館藏文獻(xiàn)剔舊工作，掌握館藏文獻(xiàn)及其副本的信息。

（一）進(jìn)行館藏文獻(xiàn)資料的實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)。公共圖書館由于面向社會(huì)公眾免費(fèi)開放，因此圖書館讀者數(shù)量相較于一般專業(yè)圖書館更多，日常借閱量較大，在館藏文獻(xiàn)的日常借閱中，圖書損壞或丟失的情況也時(shí)常出現(xiàn)。為了掌握館藏文獻(xiàn)數(shù)量，則需要對(duì)館藏文獻(xiàn)的入藏、調(diào)撥、丟失等情況在間隔固定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以確保及時(shí)在系統(tǒng)中更新館藏?cái)?shù)量及館藏地點(diǎn)，保證圖書數(shù)量與需求量應(yīng)該成正比，對(duì)丟失的書籍及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)缺。對(duì)于一些誤操作引起的系統(tǒng)顯示錯(cuò)誤，應(yīng)逐本進(jìn)行核對(duì)，并通知相關(guān)部門確認(rèn)和及時(shí)更改。實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)了入藏和調(diào)撥過程中由于錯(cuò)誤操作或其他原因產(chǎn)生的錯(cuò)誤，及時(shí)進(jìn)行更正，以確保文獻(xiàn)信息的正確顯示。

（二）審核與參與館藏文獻(xiàn)剔舊工作，并將剔除書籍妥善處理。

剔舊工作的進(jìn)行有利于優(yōu)化圖書館的藏書結(jié)構(gòu)，釋放藏書空間來存放。由于公共圖書館需要面向社會(huì)各個(gè)層次的讀者開放，因此需要的藏書種類相較其他類型的圖書館來說更繁多，于是剔舊工作顯得尤為重要。需要剔舊的文獻(xiàn)類型主要有：過期陳舊的期刊、報(bào)紙；在借閱過程中外觀遭到損壞以致無(wú)法再流通的報(bào)刊、書籍；副本過多導(dǎo)致強(qiáng)占大部分藏書空間的書籍以及有關(guān)部門明文通知或禁止流通的書刊。

對(duì)于書籍的剔舊，應(yīng)由窗口部門提出，由典藏部門實(shí)地考察與審核過后，才能進(jìn)行剔除工作，對(duì)部分仍能繼續(xù)流通或誤剔的書籍，應(yīng)挑選出來重新上架進(jìn)行借閱流通。典藏部門的審核與參與，能有效避免操作和識(shí)別上的失誤導(dǎo)致具有保存價(jià)值及流通價(jià)值的書籍被錯(cuò)剔掉，保證圖書館的藏書數(shù)量與質(zhì)量。

對(duì)于剔除的書籍，應(yīng)由典藏部門做出相應(yīng)的處理，具體操作有：化漿、捐贈(zèng)。對(duì)于已經(jīng)完全無(wú)法修復(fù)與流通以及內(nèi)容陳舊過時(shí)的書刊，可以在相關(guān)部門審核之后，進(jìn)行化漿處理。對(duì)于一部分有價(jià)值但是卻在本館流通率低的書籍，則可以在剔舊手續(xù)辦好之后，通過捐贈(zèng)的手段，捐贈(zèng)給那些需要這類書籍的圖書館，物盡其用。

（三）掌握館藏文獻(xiàn)及其副本的信息。典藏工作還包括掌握館藏文獻(xiàn)及其副本的信息，對(duì)于不完整的多卷書及丟失、損壞的書籍應(yīng)該盡快告知采編部進(jìn)行補(bǔ)缺，以保證館藏文獻(xiàn)的完整性。由于計(jì)算機(jī)的普及，各大公共圖書館均開始使用自動(dòng)化設(shè)備對(duì)內(nèi)部館藏文獻(xiàn)進(jìn)行管理，典藏的日常工作還包括，及時(shí)核查書本與系統(tǒng)內(nèi)的書本信息，將不正確的信息進(jìn)行修改，以確保讀者可以檢索到正確的文獻(xiàn)信息及位置。

（四）典藏人員需要定期檢查書庫(kù)情況，對(duì)在借閱瀏覽過程中造成了損壞但損壞不嚴(yán)重的書籍進(jìn)行補(bǔ)修，裝訂。

2保證公共圖書館內(nèi)珍貴典籍財(cái)產(chǎn)的安全保管和防護(hù)。典藏的本意為將重要的文獻(xiàn)、典籍收藏起來。因此，圖書館內(nèi)珍貴典藏財(cái)產(chǎn)的安全保管和防護(hù)也成為典藏工作之一，將珍貴的典藏文獻(xiàn)收集起來并對(duì)其進(jìn)行紀(jì)錄與整理，做好日常防護(hù)工作，避免老鼠、蛀蟲等對(duì)典藏文獻(xiàn)的侵害。在外借過程中，必須保證有借有還，對(duì)于丟失無(wú)法再補(bǔ)缺的珍貴文獻(xiàn)及書籍，應(yīng)做到只在指定區(qū)域?yàn)g覽，并督促讀者在瀏覽過程中對(duì)文獻(xiàn)的保護(hù)。

二、典藏工作的意義

典藏工作是公共圖書館業(yè)務(wù)活動(dòng)的必備環(huán)節(jié)，在圖書館的工作開展中有重要作用。典藏部門的工作與借閱部、采編部等各個(gè)部門的工作均有交叉，將圖書館內(nèi)各部門的工作聯(lián)系起來，起到了部門工作的銜接作用。典藏部門的成立規(guī)范了圖書館內(nèi)的文獻(xiàn)管理，保證了館藏文獻(xiàn)從質(zhì)量和數(shù)量上能做到最大限度的服務(wù)讀者。文獻(xiàn)信息資源是圖書館賴以存在和開展工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，作為典藏部的日常工作則是將整理、完善后及時(shí)更新的館藏文獻(xiàn)的信息呈現(xiàn)給讀者，因此典藏部保證了圖書館對(duì)文獻(xiàn)的有效收集與保管。

1對(duì)館藏文獻(xiàn)的后續(xù)管理及跟蹤監(jiān)控

采編部對(duì)書刊進(jìn)行有選擇的采購(gòu)后，進(jìn)入編目流程，之后書刊根據(jù)自身的種類被分入各個(gè)窗口上架之后進(jìn)入流通借閱。進(jìn)人流通之后，窗口僅對(duì)借出、還入、欠費(fèi)、丟失等情況進(jìn)行登記，并及時(shí)作出賠償要求，對(duì)于要調(diào)撥和剔舊的書籍提出申請(qǐng)。這時(shí)候?qū)D書的后續(xù)管理過跟跟蹤監(jiān)控就需要典藏部來處理。典藏工作的進(jìn)行可以對(duì)書刊從上架后直到最后作出處理，一直對(duì)書籍進(jìn)行后續(xù)管理與跟蹤監(jiān)控，對(duì)在流通過程中被損壞、被丟失的書籍及時(shí)作出統(tǒng)計(jì)，并將數(shù)據(jù)交由采編部，由其及時(shí)對(duì)書刊進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。查漏補(bǔ)缺可以保證圖書館內(nèi)文獻(xiàn)的完整性，更能保證讀者對(duì)文獻(xiàn)的需求，使其能在借閱過程中獲得需要的資料，達(dá)到圖書館作為傳播文化的中間站的重要作用。除了館藏信息的統(tǒng)計(jì)與變更外，圖書剔舊的典藏工作也可以及時(shí)為圖書館優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，釋放館藏空間，對(duì)于已經(jīng)損壞無(wú)法借閱流通，或?qū)εc我館藏書結(jié)構(gòu)不符而導(dǎo)致出借率極低的書刊，可由借閱窗口部門提出，交由典藏部審核并剔除，剔除后的書籍可以視情況而定決定是做銷毀處理還是捐贈(zèng)給需要該文獻(xiàn)的機(jī)構(gòu)或圖書館，公共圖書館的特殊性更決定了館藏文獻(xiàn)的多樣化更需要典藏工作來進(jìn)行約束。典藏對(duì)文獻(xiàn)的實(shí)時(shí)監(jiān)控和跟蹤管理對(duì)圖書館的館藏文獻(xiàn)和館藏空間做出了有效的優(yōu)化，并能保證圖書館在第一時(shí)間呈現(xiàn)給讀者最正確的文獻(xiàn)資料情況，對(duì)圖書館來說有著不可替代的作用。

2規(guī)范圖書館內(nèi)的文獻(xiàn)管理

典藏部為做到及時(shí)準(zhǔn)確的管理館內(nèi)文獻(xiàn)的動(dòng)向及處理，會(huì)制定系統(tǒng)的規(guī)章管理制度，如：調(diào)撥、剔舊等操作應(yīng)遵守的流程。對(duì)于這些操作，必須嚴(yán)格遵守流程，對(duì)于被操作的館藏文獻(xiàn)，應(yīng)對(duì)照相關(guān)制度進(jìn)行逐一審核，使文獻(xiàn)的每一個(gè)動(dòng)作都有章可循，對(duì)于各類館藏文獻(xiàn)的調(diào)撥、剔舊都應(yīng)該嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行審核，在相關(guān)部門的同意下，方可進(jìn)行，規(guī)范的管理制度，有利于降低誤操作引起的有價(jià)值的館藏文獻(xiàn)流失。專人管理也能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)館藏錯(cuò)誤，進(jìn)而通過實(shí)際確認(rèn)，從而做到更正錯(cuò)誤的館藏文獻(xiàn)信息，讓讀者在短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確的找到所需要的書籍，最大限度的利用圖書館，滿足群眾對(duì)文獻(xiàn)的需求。由熟悉典藏工作的專人管理，讓館藏文獻(xiàn)在流通和處理的過程中，能盡量減少人為操作上失誤的產(chǎn)生，同時(shí)專人的管理也能起到監(jiān)督作用，降低由于誤操作使公共圖書館流失有價(jià)值的文獻(xiàn)，更能通過處理過時(shí)陳舊的文獻(xiàn)而釋放更多空間放入新文獻(xiàn)的規(guī)范的文獻(xiàn)管理，保證圖書館文獻(xiàn)的實(shí)時(shí)性，有利于圖書館優(yōu)化藏書結(jié)構(gòu)，讓館藏文獻(xiàn)盡可能的處于正確的位置上，讓圖書管理有據(jù)可循。

3保證館藏文獻(xiàn)的質(zhì)量與數(shù)量

典藏工作有利于保證公共圖書館藏書從質(zhì)量和數(shù)量上做到最大限度服務(wù)讀者。

（一）質(zhì)量。從入藏開始就對(duì)館藏文獻(xiàn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與糾錯(cuò)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的館藏信息及時(shí)提出，并交由相關(guān)部門進(jìn)行修改。對(duì)于失去實(shí)效性的期刊、流通率較低的書刊、外觀遭到破損無(wú)法借閱以及違反國(guó)家法律規(guī)定的書刊進(jìn)行及時(shí)的清點(diǎn)，并作出相應(yīng)的處理。典藏的工作從質(zhì)量上保證了館藏文獻(xiàn)的時(shí)效與優(yōu)質(zhì)，使圖書館呈現(xiàn)給讀者最佳的狀態(tài)供讀者進(jìn)行借閱與學(xué)習(xí)。

（二）數(shù)量。由于一個(gè)時(shí)間段內(nèi)，某類文學(xué)作品或期刊深受讀者歡迎，可能就會(huì)產(chǎn)生副本的反復(fù)購(gòu)買，但這類文學(xué)作品時(shí)效性卻不強(qiáng)，過了一個(gè)時(shí)間段可能借閱的人就大大減少，而另一類文學(xué)作品開始進(jìn)入人們視線并深受歡迎。但在這個(gè)過程中，由于借閱的人激增，而原本數(shù)量有限，為了滿足讀者的節(jié)約需求，圖書館可能會(huì)對(duì)該書進(jìn)行反復(fù)的購(gòu)買，導(dǎo)致副本數(shù)量增加，時(shí)效一過，大量的副本又造成積壓，嚴(yán)重浪費(fèi)了圖書館有限的藏書空間。通過典藏的工作，可以對(duì)這些書籍進(jìn)行分類整理，對(duì)于外觀尚可的書籍，可以挑出調(diào)撥到儲(chǔ)備書庫(kù)，而對(duì)于外觀已嚴(yán)重?fù)p壞的，則通過相關(guān)程序進(jìn)行剔舊處理。及時(shí)處理可以釋放大量的藏書空間，為其他有價(jià)值的新文獻(xiàn)的增加帶來空間。對(duì)于多卷書缺失的部分，典藏的工作也可以及時(shí)進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。保證了圖書館藏書的系統(tǒng)性與完整性。

三、如何做好公共圖書館的典藏工作

要做好公共圖書館的典藏工作，主要要做到以下幾點(diǎn)：

1完善典藏制度

中國(guó)有句古話：“無(wú)規(guī)矩不成方圓”。任何工作都應(yīng)有一個(gè)具體的制度作為行動(dòng)的依據(jù)與行為準(zhǔn)則。雖然典藏工作在進(jìn)行之前肯定就已經(jīng)指定了一部分制度，但是在實(shí)際工作的操作中，肯定也會(huì)隨之遇到許多問題與困難，這就要求典藏部門及時(shí)根據(jù)遇到的問題和困難，做出相應(yīng)的解決方案，對(duì)于既定的規(guī)則，可以制定成固定的典藏制度，作為日常工作行為準(zhǔn)則。

2建立三線典藏制

按照?qǐng)D書的新舊程度和利用率的高低，劃分一、二、三線書庫(kù)，并按此組織圖書館藏書的典藏制度。它把藏書區(qū)分為利用率最高的、較高的和低的三部分，然后按照這個(gè)順序把利用率最高的藏書組織到一線書庫(kù)，把利用率較高的藏書組織到二線書庫(kù)，把利用率低的藏書組織到三線書庫(kù)。三線典藏制能有效的優(yōu)化藏書結(jié)構(gòu)，方便讀者的查詢，讓館藏文獻(xiàn)得到充分利用。對(duì)公共圖書館而言，針對(duì)讀者的多層化，三線典藏制更適用于各個(gè)層次的讀者借閱文獻(xiàn)。同時(shí)對(duì)工作人員而言，三線典藏制將館藏資源一目了然的展示在眼前，更有利于工作人員熟悉和研究藏書，以便對(duì)藏書和圖書館做出最好的決策。

3提高人員素質(zhì)

部門中工作人員的素質(zhì)決定了部門的工作效率，作為典藏部門的工作人員，應(yīng)具備以下素質(zhì)：

（一）專業(yè)素質(zhì)。

專業(yè)的素質(zhì)決定典藏人員在工作過程中對(duì)遇到的情況所作出的判斷，有經(jīng)驗(yàn)，有專業(yè)素養(yǎng)的工作人員可以鑒別出文獻(xiàn)信息是否有誤，是否需要作出相應(yīng)更改，或文獻(xiàn)具體應(yīng)當(dāng)怎么處理。好的工作人員可以有效避免圖書館有價(jià)值文獻(xiàn)的誤流失，并且可以高質(zhì)高效的完成分內(nèi)的工作。因此，典藏管理人員需要不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)技能，提高專業(yè)糾錯(cuò)能力。

（二）愛崗敬業(yè)

態(tài)度決定一切，除了具備過硬的專業(yè)素養(yǎng)之外，愛崗敬業(yè)的工作態(tài)度更是決定人員素質(zhì)的重要因素之一。典藏工作人員應(yīng)具備強(qiáng)烈的事業(yè)心與高度的責(zé)任感，并且具有良好的職業(yè)操守與道德規(guī)范，一絲不茍的履行自己的工作職責(zé)，把做好圖書館典藏工作，提高館藏質(zhì)量，全心全意為讀者服務(wù)作為自己的最高目標(biāo)與追求。

4加強(qiáng)對(duì)文獻(xiàn)的保護(hù)

為了避免館藏文獻(xiàn)遭受自然和人為的損壞，以延長(zhǎng)文獻(xiàn)的使用時(shí)限，在加強(qiáng)對(duì)文獻(xiàn)保護(hù)的情況下，應(yīng)做到防火、恒溫恒濕、防光、防霉、防蟲、防鼠等。文獻(xiàn)的損壞主要來自于借閱流通中讀者對(duì)其的損壞，及在館保管期間由于操作不當(dāng)引起的損壞。作為讀者的損壞，圖書館無(wú)法對(duì)其進(jìn)行常規(guī)約束，對(duì)于讀者損壞的書籍，只能進(jìn)行修補(bǔ)或剔舊。因此，對(duì)于在館文獻(xiàn)，在保管期間引起的損壞應(yīng)當(dāng)盡量避免。

（一）防火。紙質(zhì)文獻(xiàn)和縮微文獻(xiàn)均為易燃物，因此防火是文獻(xiàn)收藏單位的首要任務(wù)。除了日常工作中盡量避免火源的出現(xiàn)之外，例行的安全排查也能有效減少隱患的存在，從而從根本上避免起火。圖書館應(yīng)盡量裝備有效的滅火裝置，以便在火災(zāi)發(fā)生時(shí)能第一時(shí)間予以撲滅，避免火災(zāi)蔓延。

（二）恒溫恒濕。對(duì)于圖書館中珍貴的館藏文獻(xiàn)、善本資料應(yīng)當(dāng)恒溫恒濕進(jìn)行保管，以避免由于保管不當(dāng)使珍貴文獻(xiàn)收到損壞。

（三）防光。太陽(yáng)光中紫外線的照射，容易引起紙張發(fā)黃變脆，因此置遮陽(yáng)板或涂抹濾紫涂料、室內(nèi)避免使用熒光燈等措施皆可以避免文獻(xiàn)收到強(qiáng)光損害。

（四）防霉。書庫(kù)應(yīng)經(jīng)常保持干燥通風(fēng)，以避免霉菌對(duì)紙張組織的損害。

（五）防蟲。紙質(zhì)文獻(xiàn)由于其本身的特點(diǎn)，易受到書蟲的侵害。為避免此情況的產(chǎn)生，應(yīng)定期在文獻(xiàn)存放處投放防蟲劑。

（六）防鼠。由于書刊經(jīng)過裝訂、修補(bǔ)，有漿料或因書刊粘有食物而致使被老鼠啃咬。因此應(yīng)搞好清潔衛(wèi)生。圖書館藏書是個(gè)不斷發(fā)展，不斷完善的整體。而作為圖書館中的一個(gè)重要部門，典藏部門也應(yīng)該在工作中不斷自我完善，以更好的為圖書館事業(yè)建設(shè)添磚加瓦。