能源行業(yè)標準中表格編排問題分析及對策

陳 星

能源行業(yè)標準中表格編排問題分析及對策

陳 星

表格是標準中常見的一種表述形式。在能源行業(yè)標準中，表格的編排既要遵循GB/T 1.1—2009《標準化工作導則 第1部分：標準的結(jié)構(gòu)和編寫》的規(guī)定，也要符合表格的編排習慣。文章分析和總結(jié)了能源行業(yè)標準報批稿中常見的表格編排問題及原因，并給出了提高表格質(zhì)量的相應對策。

標準 表格 編輯

能源行業(yè)標準中，表格是除文字之外表達標準技術(shù)內(nèi)容的一種常見且有效的形式。相對于文字表述，表格的形式更加簡單直觀，邏輯性和對比性都更強，有利于標準中技術(shù)內(nèi)容的分析對比，可以加深使用者對標準的理解。能源行業(yè)標準的編寫需遵循GB/T 1.1—2009《標準化工作導則 第1部分：標準的結(jié)構(gòu)和編寫》的相關(guān)規(guī)定。筆者在對能源行業(yè)標準報批稿進行編排的過程中，發(fā)現(xiàn)標準中很多表格的設計不規(guī)范、不合理，隨意性較強，無法準確反映所表述事物的隸屬關(guān)系和對比的準確程度，嚴重影響了標準的出版質(zhì)量和實施效果。究其原因，一是因為標準編者對表格的使用方法和規(guī)范不熟悉甚至不了解，二是因為編寫人和管理者對此不夠重視。本文從以下幾個方面探討能源行業(yè)標準中表格編排的常見問題及解決方法。

一、標準中表格的編排原則［1］

1.表序和表題

每個表均應有編號（即表序）。表的編號由“表”和從1開始的阿拉伯數(shù)字組成，例如“表1”、“表2”等。只有一個表時，仍應標為“表1”。表的編號從引言開始一直連續(xù)到附錄之前，并與章、條和圖的編號無關(guān)。

表題即表的名稱。每個表宜有表題，標準中的表有無表題應統(tǒng)一。

2.表頭和內(nèi)容

每個表應有表頭（項目欄）。表欄中使用的單位一般應置于相應欄的表頭中量的名稱之下。如果表中所有單位均相同，宜在表的右上方用一句適當?shù)年愂觯ɡ纭皢挝粸楹撩住保┐娓鳈谥械膯挝弧?/p>

3.表注

表注應置于表中，并位于表的腳注之前。表中只有一個注時，應在注的第一行文字前標明“注：”；表中有多個注時，應標明“注1：”、“注2：”、“注3：”等。每個表的表注應單獨編號。

表的腳注應置于表中，并緊跟表注。應用上標形式的小寫拉丁字母從“a”開始對表的腳注進行編號，即a、b、c等。在表中需注釋的位置應以相同的上標形式的小寫拉丁字母標明表的腳注。每個表的腳注應單獨編號。

4.續(xù)排

如果某個表需要轉(zhuǎn)頁接排，則隨后接排該表的各頁上應重復表的編號、表題（可選）和“（續(xù)）”，如下所示：表×（續(xù)）。續(xù)表均應重復表頭和關(guān)于單位的陳述。

二、標準中常見編輯問題分析

1.表序和表題錯誤

a）只有一個表時沒有表序。GB/T 1.1規(guī)定標準中只有一個表時也需要有表序，很多編者按照個人習慣沒有為單獨的表進行編號，這是錯誤的。

b）表序不連續(xù)。有些編者對比較大的表格進行了編號，但對于比較小的表格卻忽略了編號的問題，也沒有表題，使整個標準的表看起來十分混亂和不規(guī)范。

c）表題不準確。表題應對表的內(nèi)容進行針對性、概括性的總結(jié)，但一些編者經(jīng)常不重視表題的編寫，用“尺寸表”、“成分表”來籠統(tǒng)地作為表題，缺乏自明性，見示例1。通過仔細閱讀該表及正文，將表題改為“環(huán)境熱條件數(shù)據(jù)表”，可以更準確的標識表內(nèi)容。

d）表不隨文。表格是輔助文字敘述并于文字敘述共同表達內(nèi)容的一種方式，但有的表格并沒有在文字中說明和提示，令讀者對表格的意圖十分費解。

2.表頭和表身錯誤

a）表頭存在斜線或空格。在以往的卡線表使用中，經(jīng)常會出現(xiàn)將左上角第一個表格用斜線分割開，一半標識第一列的項目歸類，一半標識第一行表頭屬性，GB/T 1.1中明確規(guī)定表頭中不準使用斜線，因此可以將表2進行適當調(diào)整，見示例2。還有些編者懶于或不善于總結(jié)欄中信息的共同屬性，直接將左上角的單元格空置，這也是錯誤的。

b）量和單位表示錯誤。經(jīng)常出現(xiàn)量直接帶單位的情況，尤其是百分號（%）時常沒有歸到表頭里以單位形式給出；單位一致時沒有統(tǒng)一在表右上方陳述，而是仍然分別在表頭各項中重復陳述。表中統(tǒng)一量綱數(shù)據(jù)的有效位數(shù)不一致，小數(shù)點不對齊等問題也十分常見。這些問題在示例1中均有所體現(xiàn)，修改后將統(tǒng)一的單位℃提出來置于表的右上方，并將數(shù)據(jù)的有效位數(shù)統(tǒng)一為小數(shù)點后一位。

c）欄目設置混亂，隸屬關(guān)系不清。通常，表的編排，一般是內(nèi)容和項目由左至右橫讀，數(shù)據(jù)依序豎排［2］。但很多編者的習慣剛好相反，所寫表格數(shù)據(jù)橫排，導致橫縱欄目倒置，不利于數(shù)據(jù)的讀取以及觀察數(shù)據(jù)的對比性，見示例1。示例中的原始表格明顯是項目豎排，數(shù)據(jù)橫排，修改后的表格更有利于觀察溫度數(shù)據(jù)。

示例1：

表1 數(shù)據(jù)表

修改后：

表1 環(huán)境熱條件數(shù)據(jù)表 單位為℃

示例2：

表2 風險—危害性矩陣

修改后：

表2 風險—危害性矩陣

3.表注錯誤

a）表注置于表外。將表注放置于表外是編者沿用舊標準和習慣造成，但GB 1.1明確要求將標注放于表內(nèi)，所以這種形式就成了錯誤的表示形式。

b）只有一個表注時也編號。只有一個注時無需編號。

c）注釋使用混亂。應當使用腳注的卻以注的形式出現(xiàn)，或者應當使用注的卻用腳注處理，讓人很難理解。

4.續(xù)排錯誤

a）續(xù)排不當。有的表格只有不到10行，也被編者拆開續(xù)排，這是完全可以避免的。

b）有續(xù)表時不重復表頭。續(xù)表部分沒有表頭的情況十分常見，這會導致讀者需要反復翻閱上頁的表格，來回查找數(shù)據(jù)，極其不利于讀者閱讀。

c）續(xù)排時邊框線形錯誤。有續(xù)表時，轉(zhuǎn)頁排版時，上頁表的底線采用正線（即細線），標明該表還沒有結(jié)束，而下頁續(xù)完表的底線則必須用反線（即粗線）。很多表格續(xù)排時，上頁表的底線都采用反線，容易導致讀者誤以為表格結(jié)束。

三、表格錯誤原因分析

表格的修改和加工是標準編輯的基本技能之一，亦是編輯專業(yè)能力的一種表現(xiàn)。表格最能直接、直觀地反映標準的各項詳細要求，其意義十分重大。如果編輯人員不懂專業(yè)，不能熟練地運用編輯技能對表格進行加工和修改，那么表格設計的規(guī)范化和準確性就無從談起。能源行業(yè)標準中存在著很多表格編排錯誤，究其原因，主要有以下幾個方面：

（1）編寫人對表格的使用方法以及GB/T 1.1—2009不熟悉，或未重視，對表格的編寫不認真；

（2）編輯對表格的設計原則不夠了解，或未重視，編輯加工過程不嚴謹；

（3）有些表格內(nèi)容和形式都比較復雜，不熟悉相關(guān)專業(yè)知識的編輯很難正確理解表格設計的意圖，使一些問題被忽略；

（4）進行較大修改的過程中，由于動版，將正確的原始表格改錯了；

（5）目前使用的TCS編輯器的性能不夠完善，容易產(chǎn)生牽一發(fā)而動全身的問題，即修改一處，其他地方跟著自動修改。

四、提高表格質(zhì)量的對策

導致表格錯誤的原因是多方面的，因此要改變這一現(xiàn)象，需要從以下幾方面著手：

（1）加強標準編寫人和編輯對表格的重視程度。通過培訓和宣貫，要使雙方都認識到表格的質(zhì)量和規(guī)范對標準的出版和使用都十分重要。編輯更要對編寫人進行建議和指導，逐一指出表格錯誤和不規(guī)范之處，增強作者的表格意識。

（2）編輯要提高業(yè)務能力。編輯的業(yè)務水平直接影響標準的出版質(zhì)量。編輯不僅要加強與表格設計相關(guān)的知識的學習，還應加強相關(guān)專業(yè)學科的學術(shù)知識的學習，這樣才能更好地理解和規(guī)范表格。

（3）增強責任心，嚴格把關(guān)。編輯加工過程中，一定要嚴格遵守編輯規(guī)范，不怕麻煩，不敷衍了事。編輯加工過程中還經(jīng)常遇到編寫人不愿意按照規(guī)范修改表格的情況，這時，編輯應耐心和編寫人協(xié)調(diào)，說明問題，一定要堅決改正不規(guī)范的表格。

［1］中國國家標準化管理委員會.GB/T 1.1—2009 標準化工作導則 第1部分：標準的結(jié)構(gòu)和編寫［S］.北京：中國標準出版社，2009.

［2］中國國家標準化管理委員會.GB/T 7713—1987 科學技術(shù)報告、學位論文和學術(shù)論文的編寫格式［S］.北京：中國標準出版社，1987.

核工業(yè)標準化研究所）