關(guān)于檔案統(tǒng)計(jì)工作的思考與體會(huì)

熊珊珊　柯琴

摘 要：如何搞好檔案統(tǒng)計(jì)，應(yīng)重視做好以下幾項(xiàng)工作：一、建立健全檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬；二是實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的現(xiàn)代化；三是建立全面、系統(tǒng)、完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；四是重視做好檔案查閱利用利用情況登記；五是重視做好檔案統(tǒng)計(jì)分析工作；六是加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)隊(duì)伍建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案；統(tǒng)計(jì)

說(shuō)到檔案統(tǒng)計(jì)，我們往往會(huì)聯(lián)想到每年年終都要填報(bào)的檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)，這固然是一項(xiàng)很重要的工作，但是我們也必須認(rèn)識(shí)到，檔案統(tǒng)計(jì)貫穿于我們檔案管理工作的方方面面，是幫助我們揭示館藏，熟悉檔案門(mén)類(lèi)，數(shù)量，內(nèi)容的重要手段，它能幫助我們了解現(xiàn)狀，預(yù)測(cè)未來(lái)，發(fā)現(xiàn)規(guī)律，找出不足，更好地開(kāi)展工作。

當(dāng)前，我們的檔案統(tǒng)計(jì)工作普遍存在著這樣一些問(wèn)題：一是檔案統(tǒng)計(jì)意識(shí)淡薄，上至分管領(lǐng)導(dǎo)下至工作人員對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作都缺乏認(rèn)識(shí)，不能很好地開(kāi)展工作。二是檔案統(tǒng)計(jì)工作沒(méi)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，人員變動(dòng)較大，工作隨意性較大，往往影響到統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的上下銜接，導(dǎo)致數(shù)據(jù)前后不附，有失真實(shí)準(zhǔn)確。三是檔案統(tǒng)計(jì)人員往往身兼多職，缺乏統(tǒng)計(jì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，更不用說(shuō)參加統(tǒng)計(jì)工作培訓(xùn)了。四是所謂的檔案統(tǒng)計(jì)大多只滿足于數(shù)據(jù)的綜合統(tǒng)計(jì)，而忽略了更為重要的統(tǒng)計(jì)分析工作等等，在此不一一詳述。筆者從事檔案工作以來(lái)，每年都獨(dú)立或參與完成本單位檔案年報(bào)的統(tǒng)計(jì)上報(bào)工作，也承擔(dān)了很多日常的檔案統(tǒng)計(jì)工作，在此就如何做好檔案統(tǒng)計(jì)工作談一些自己的感受與體會(huì)，與各位同行共勉。

要搞好檔案統(tǒng)計(jì)，應(yīng)重視做好以下幾項(xiàng)工作：

一、建立健全檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬

應(yīng)根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)的指標(biāo)體系和工作需要，建立科學(xué)的統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬制度。做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，最為關(guān)鍵的問(wèn)題就是要保證基本信息數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠，一套完整翔實(shí)的檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，可以為我們提供最原始最準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。我們?cè)陂_(kāi)展檔案的接收、整理、利用、保管、編研、銷(xiāo)毀等工作時(shí)都會(huì)形成檔案統(tǒng)計(jì)的原始材料，把這些材料以表格和數(shù)據(jù)的形式表現(xiàn)出來(lái)，就是檔案基本情況統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，主要包括以下內(nèi)容：，檔案工作人員情況登記表，室存檔案登記表，室存資料登記表，檢索工具登記表，檔案保管及保護(hù)設(shè)施登記表，檔案利用情況登記表，檔案編研情況登記表等等。檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬要做在平時(shí)，要根據(jù)檔案管理工作的進(jìn)展和變化及時(shí)進(jìn)行更新和補(bǔ)充，不能拖延和積壓。

二、加快實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的現(xiàn)代化

檔案統(tǒng)計(jì)工作的對(duì)象大量的繁雜的數(shù)據(jù)，僅僅依靠人工來(lái)進(jìn)行匯總計(jì)算是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，檔案部門(mén)要全力推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，注重加強(qiáng)相關(guān)硬件和軟件的建設(shè)，保證檔案統(tǒng)計(jì)與檔案管理現(xiàn)代化工作同步發(fā)展。選擇一個(gè)合適的，功能強(qiáng)大的檔案管理軟件，不但能幫助我們有效管理各門(mén)類(lèi)檔案，而且檢索速度快，還能進(jìn)行多方面多層次的統(tǒng)計(jì)，幫助我們擺脫從前人工管理，人工統(tǒng)計(jì)的諸多煩瑣與不便，而且效率高，無(wú)差錯(cuò)。

三、建立全面，系統(tǒng)，完整的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)

利用檔案管理軟件來(lái)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作，可以保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的有效，準(zhǔn)確，但前提是要建立全面，系統(tǒng)，完善的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。這是一項(xiàng)長(zhǎng)期，細(xì)致的工作，容不得半點(diǎn)差錯(cuò)。它要求數(shù)據(jù)錄入人員一是要熟悉檔案分類(lèi)，對(duì)每一條目的錄入要求要有準(zhǔn)確理解，二是要有高度的責(zé)任心，工作要認(rèn)真細(xì)致，在錄入時(shí)不能出錯(cuò)，特別是文號(hào)，分類(lèi)號(hào)，保管期限等條目不能出錯(cuò)，否則會(huì)影響到檢索時(shí)的查全，查準(zhǔn)率，更會(huì)影響到統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)，有效，準(zhǔn)確。

四、注重做好檔案查閱利用情況登記

要堅(jiān)持做好檔案查借閱登記和利用效果登記。它不僅是整個(gè)檔案工作成果的一種反映，也是我們開(kāi)展檔案利用情況統(tǒng)計(jì)的重要依據(jù)，讓我們對(duì)一年的檔案利用工作有一個(gè)了解，在我們所整理歸檔的各類(lèi)檔案中，哪一類(lèi)的檔案利用率比較高，哪一類(lèi)的檔案基本沒(méi)有得到利用，哪一類(lèi)檔案沒(méi)有收集歸檔而又多次被人查找等等，從而使我們對(duì)整個(gè)檔案管理工作有所思考，相應(yīng)地在今后的收集，編研，檢索等工作中有所完善和改進(jìn)。

俗話說(shuō)“好記性不如爛筆頭”，在接待查閱利用時(shí)要多問(wèn)，多記，登記的重點(diǎn)是利用檔案的內(nèi)容和目的。查得到的檔案要登記，查不到的更要登記，上門(mén)查閱的要登記，電話或來(lái)函查詢的也要登記?？梢愿鶕?jù)檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)的六大利用目的把查閱登記簿進(jìn)行簡(jiǎn)單分類(lèi)，這樣在年終進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)時(shí)就可以省時(shí)省力，少走彎路。

五、重視做好統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析工作

我們常說(shuō)檔案統(tǒng)計(jì)工作重要，但是，做好檔案統(tǒng)計(jì)工作并不是最終目的，如何利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)為本單位，為社會(huì)提供服務(wù)才是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的關(guān)鍵所在。當(dāng)前，很多基層檔案部門(mén)也都在按部就班地做著檔案統(tǒng)計(jì)工作，但往往只停留在填報(bào)數(shù)據(jù)，匯總上報(bào)的層面，而忽略了對(duì)數(shù)據(jù)的合理分析和深入研究，檔案統(tǒng)計(jì)分析工作基本沒(méi)有開(kāi)展。沒(méi)有對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析研究，也就找不到因量變而引起質(zhì)變的規(guī)律，就不可能用統(tǒng)計(jì)分析的成果去指導(dǎo)各項(xiàng)工作，檔案統(tǒng)計(jì)也就失去了它的意義。因此，必須把檔案統(tǒng)計(jì)工作的重點(diǎn)放在對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的綜合分析研究上，并通過(guò)分析研究撰寫(xiě)出有實(shí)際利用價(jià)值的檔案統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告。檔案統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告的形式主要有兩種：一是綜合分析報(bào)告，二是專(zhuān)題分析報(bào)告。開(kāi)展統(tǒng)計(jì)分析工作可由易到難，先從簡(jiǎn)單一些的專(zhuān)題分析報(bào)告入手，比如檔案利用范圍與頻率分析，或歸檔率分析，或館（室）藏門(mén)類(lèi)分析等，再逐步著手撰寫(xiě)涉及范圍較廣，內(nèi)容較為復(fù)雜的對(duì)單位檔案工作全過(guò)程所作的綜合統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告。

六、加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)干部隊(duì)伍建設(shè)

根據(jù)《統(tǒng)計(jì)法》第二十四條規(guī)定，對(duì)于統(tǒng)計(jì)工作人員的基本素質(zhì)有兩方面的要求：一是“堅(jiān)持實(shí)事求是，恪守職業(yè)道德”，這是統(tǒng)計(jì)人員最重要、最基本的品質(zhì)，也是統(tǒng)計(jì)職業(yè)道德的核心。二是“具備執(zhí)行統(tǒng)計(jì)任務(wù)所需要的專(zhuān)業(yè)知識(shí)”，這是對(duì)統(tǒng)計(jì)人員在業(yè)務(wù)素質(zhì)上的基本要求。

檔案統(tǒng)計(jì)人員多為兼職，大多缺乏檔案統(tǒng)計(jì)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，而且更換頻繁，這是影響檔案統(tǒng)計(jì)工作質(zhì)量的一個(gè)重要因素。要做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，必須要加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)隊(duì)伍建設(shè)，一方面在人員的配備上，要考慮文化程度較高，責(zé)任心較強(qiáng)的專(zhuān)職檔案人員來(lái)負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作，人選要穩(wěn)定，不能經(jīng)常更換，除了檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)外，還要為他們提供統(tǒng)計(jì)知識(shí)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，提高他們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)能力，判斷能力和分析能力，要重視開(kāi)展職業(yè)道德教育，提高統(tǒng)計(jì)干部的綜合素質(zhì)。另一方面，檔案統(tǒng)計(jì)人員也應(yīng)有計(jì)劃有目的地自學(xué)統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)知識(shí)，努力掌握檔案統(tǒng)計(jì)知識(shí)和技能，在學(xué)習(xí)和實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，本著對(duì)每一個(gè)數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)的態(tài)度，優(yōu)質(zhì)高效地做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。

參考文獻(xiàn)

1、許愛(ài)香：試述檔案統(tǒng)計(jì)工作存在的問(wèn)題與對(duì)策，山西統(tǒng)計(jì)，2002年第8期，第28頁(yè)

2、韋公遠(yuǎn)：做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展，青海統(tǒng)計(jì)，2010年第7期，第36頁(yè)

3、劉宏偉：淺談撰寫(xiě)檔案統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告的方法與要求，山東檔案，2000年第2期，第24頁(yè)