探究檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

畢唯

摘 要：數(shù)字化已經(jīng)成為了醫(yī)院檔案工作的新方向，目前大部分醫(yī)院都在逐步開展檔案數(shù)字化建設(shè)。但是檔案數(shù)字化建設(shè)是一項長期浩大的工程，除了需要投入大量的資金技術(shù)以及人力資源成本外，還需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層具有統(tǒng)籌規(guī)劃意識，檔案人員具備計算機操作技術(shù)等。本文主要論述了當(dāng)前醫(yī)院開展檔案數(shù)字化管理所存在的問題，并據(jù)此提出了相關(guān)對策。

關(guān)鍵字：檔案數(shù)字化；醫(yī)院檔案；管理體系；對策

醫(yī)院檔案醫(yī)院的一筆寶貴財富，對于醫(yī)院各項管理經(jīng)營、科研創(chuàng)新、文化建設(shè)都有著舉足輕重的意義。檔案是醫(yī)院開展日常經(jīng)營活動的重要基礎(chǔ)。譬如，病歷檔案是醫(yī)院開展醫(yī)療服務(wù)的有效憑據(jù)，具有法律效力，當(dāng)發(fā)生醫(yī)療糾紛時，舉證倒置原則下，醫(yī)院可以依據(jù)患者的病歷檔案進行維權(quán)，保護醫(yī)院和患者的正當(dāng)權(quán)益。而人事檔案記錄了醫(yī)院所有人員的各項資料，是現(xiàn)代醫(yī)院隊伍建設(shè)、人力資源優(yōu)化、崗位結(jié)構(gòu)調(diào)整等的重要依據(jù)。數(shù)字化檔案管理是醫(yī)院信息化建設(shè)的內(nèi)容之一，也是當(dāng)前我國醫(yī)療行業(yè)轉(zhuǎn)型的必然要求。

1 檔案數(shù)字化管理中存在的問題

1.1 人才制約

專業(yè)人才的缺乏是當(dāng)前檔案數(shù)字化管理的最大障礙。由于缺乏專業(yè)人才，醫(yī)院在開展檔案數(shù)字化建設(shè)時不能有效地開展整體規(guī)劃和具體細(xì)節(jié)的制定。即使數(shù)字平臺搭建好后，也會由于檔案工作缺乏必須的網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)，而導(dǎo)致平臺的利用名不副實。此外，部分醫(yī)院甚至是由其他員工兼職檔案管理，其工作能力不但有待考量，甚至其工作熱情和日常工作量都難以保證。

1.2 制度有待完善

醫(yī)院檔案是醫(yī)院人在長期社會實踐活動中留存下來的歷史真跡[1]。它記錄了醫(yī)院在不同發(fā)展階段包括前身、建設(shè)規(guī)劃、基礎(chǔ)建設(shè)、財務(wù)活動、設(shè)備科研、黨建工作等在內(nèi)等的各項事務(wù)，保存好醫(yī)院檔案能夠使我們?nèi)娴卣J(rèn)識醫(yī)院的發(fā)展軌跡以及歷史沿襲。不同性質(zhì)的檔案管理有著不同的要求。但目前醫(yī)院的檔案工作由于多種限制而存在粗放式管理，制度籠統(tǒng)松懈，針對性不強。因此造成了檔案出現(xiàn)遺漏遺失、損壞甚至是偷盜篡改。這樣不僅不利于檔案的長期有序管理，而且還可能使醫(yī)院的內(nèi)部信息、保密成果受到破壞與泄露。

1.3 檔案管理意識落后

開始醫(yī)療改革后，醫(yī)院公益性質(zhì)和事業(yè)單位性質(zhì)逐漸削弱，醫(yī)療服務(wù)和經(jīng)濟利益成為了其發(fā)展的主要方向，像檔案管理這類后勤保障類的工作逐漸受到冷落。致使在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層以及檔案人員都逐漸放松了對檔案工作的管理。這樣下來，致使檔案工作的物理環(huán)境、經(jīng)費投入、人員制度保障等都難以滿足檔案管理的正常需求，更談不上檔案的數(shù)字化管理。

2 提升醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的對策建議

2.1 樹立醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化觀念

數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理的基本發(fā)展思路。醫(yī)院開展檔案數(shù)字化工作，必須首先轉(zhuǎn)變觀念，摒棄傳統(tǒng)的人工操作。醫(yī)院管理層應(yīng)積極樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念，深刻認(rèn)識檔案數(shù)字化發(fā)展對于提升檔案管理成效，構(gòu)建醫(yī)院信息化體系的重要意義。檔案部門應(yīng)當(dāng)深刻到當(dāng)前形勢下檔案工作肩負(fù)著提升醫(yī)療水平，創(chuàng)新工作局面的承前啟后職能。檔案人員應(yīng)當(dāng)盡早樹立數(shù)字化意識，同時積極開展學(xué)習(xí)。只有首先樹立了現(xiàn)代檔案管理意識，才能確保數(shù)字化工作的有序開展。

2.2 推進檔案數(shù)字平臺建設(shè)

數(shù)字化檔案管理應(yīng)當(dāng)充分依托醫(yī)院的信息化平臺。一是積極在醫(yī)院局域網(wǎng)內(nèi)積極構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，重點建立檔案的電子資源庫。從而逐步實現(xiàn)手工作業(yè)向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)型。二是重點開發(fā)檔案網(wǎng)絡(luò)與醫(yī)院信息化平臺的有效對接和信息共享。實現(xiàn)平臺對接和信息共享后，檔案的采集與篩選工作就可以直接通過信息平臺完成，而不必再經(jīng)過紙質(zhì)資料這一過程。三是開展重點項目的檔案管理。對于醫(yī)院的科研立項、管理試點等重大項目應(yīng)當(dāng)建立獨立檔案，并與其所屬檔案分類項目的管理并行。同時積極協(xié)助課題組完成項目立項、資料整理、建檔歸檔及組卷等工作。此外還應(yīng)當(dāng)適當(dāng)開放醫(yī)院檔案，為醫(yī)院的醫(yī)療科研、經(jīng)營管理、文化建設(shè)等工作提供資料與參考。

2.3 加快傳統(tǒng)作業(yè)與數(shù)字化融合

從目前來看，醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化仍然處于降低水平。僅僅是人工的手寫記錄操作轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮有问?，而遠(yuǎn)沒有實現(xiàn)依托計算機技術(shù)的信息處理平臺。筆者認(rèn)為，今后醫(yī)院開展數(shù)字化檔案管理工作應(yīng)當(dāng)著重將檔案管理從傳統(tǒng)人工向數(shù)字自動轉(zhuǎn)變。實際上，傳統(tǒng)檔案管理是其數(shù)字化的前提和基礎(chǔ)，也是其過渡階段的重要輔助工具。這兩者之間既有形式上的區(qū)別，又有著內(nèi)在聯(lián)系。因此醫(yī)院在推進數(shù)字化檔案工作時，應(yīng)當(dāng)充分依托傳統(tǒng)檔案管理，積極開展數(shù)字化的檔案業(yè)務(wù)再造，分階段分步驟地開展數(shù)字化改造。

2.4 開展軟件硬件建設(shè)

在醫(yī)院科技檔案數(shù)字化建設(shè)過程，要以計算機分布和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施為基礎(chǔ)的硬件建設(shè)[2]。數(shù)字檔案管理的建設(shè)不可一蹴而就，需要全院上下全員參與。它涉及廣泛，包括了網(wǎng)絡(luò)工程、軟件系統(tǒng)、硬件支撐、信息的采集處理及存儲規(guī)則、網(wǎng)絡(luò)安全等諸多技術(shù)問題。筆者認(rèn)為醫(yī)院當(dāng)前的檔案數(shù)字化工作應(yīng)當(dāng)從以下方面入手：一是積極開展軟硬件建設(shè)[3]。硬件建設(shè)，包括基礎(chǔ)的機房、計算機、辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)通信等。醫(yī)院前期應(yīng)積極投入資金，加強硬件環(huán)境建設(shè)，開發(fā)引進軟件平臺。在構(gòu)建信息平臺的過程中，重視平臺的移植性和實用性。二是積極統(tǒng)籌檔案資源。由于醫(yī)院檔案管理工作覆蓋面廣，包括了醫(yī)院建設(shè)沿襲、人事檔案、病例資料、科研成果等等。這些檔案由于長期采用封閉式的人工管理，其中本身就存在著一些歸檔錯誤、填寫不規(guī)范、資料破損遺失等問題。因此在開展檔案數(shù)字化建設(shè)時，應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)有檔案工作進行全面的梳理與校驗。同時醫(yī)院內(nèi)部深入調(diào)研檔案資料采集、篩選、審核以及保管過程存在的問題，也為今后的數(shù)字化發(fā)展提供參考。

2.5 加強數(shù)字化檔案隊伍建設(shè)

數(shù)字化檔案管理工作除了在軟硬件環(huán)境上需要醫(yī)院積極投入資金，購買基礎(chǔ)設(shè)備，引進信息平臺?，F(xiàn)代檔案工作應(yīng)盡早從傳統(tǒng)的手工作業(yè)步入自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理階段[4]。醫(yī)院應(yīng)將人員培訓(xùn)納入數(shù)字化檔案管理的實施路徑中。檔案人員應(yīng)當(dāng)盡快轉(zhuǎn)變心態(tài)，樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念。盡早圍繞數(shù)字化工作成立專業(yè)小組，積極開展檔案調(diào)研，引進其他醫(yī)院成功的數(shù)字化檔案建設(shè)模式與經(jīng)驗。同時聯(lián)合醫(yī)院信息中心積極制定數(shù)字化檔案工作的實施路徑、步驟等問題，邀請專業(yè)數(shù)字化檔案人員來院開展工作指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。從而加速數(shù)字檔案工作的進程，并提高人員數(shù)字化業(yè)務(wù)操作水平。

3 結(jié)語

隨著社會現(xiàn)代化進程的持續(xù)推進，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為了趨勢。然而數(shù)字化并非可一蹴而就的。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極樹立檔案管理的數(shù)字化觀念，推進檔案數(shù)字平臺建設(shè)，加快傳統(tǒng)作業(yè)與數(shù)字化融合，同時開展軟件硬件建設(shè)以及加強數(shù)字化檔案隊伍建設(shè)。只有始終圍繞檔案數(shù)字化管理，多管齊下，結(jié)合醫(yī)院工作實際采取多種舉措，才能有效提升醫(yī)院的檔案管理成效，建設(shè)一條特色數(shù)字化檔案管理路子。

參考文獻

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