論加強備件管理促進優(yōu)秀卷煙工廠建設

李昌平

摘要：通過企業(yè)創(chuàng)建的優(yōu)秀卷煙工廠活動論述，闡明加強備件管理，搞好成本費用控制，是提高經(jīng)營效益，提升企業(yè)管理水平的重要手段。

關鍵詞：備件管理；成本控制；創(chuàng)建優(yōu)秀卷煙工廠

中圖分類號：F23

文獻標識碼：A

文章編號：1672-3198（2013）05-0128-01

目前，各卷煙生產(chǎn)企業(yè)按照國家局的統(tǒng)一部署，深入開展“創(chuàng)建優(yōu)秀卷煙工廠”活動，這是全面建設“嚴格規(guī)范、富有效率、充滿活力”中國煙草的重要舉措，也是夯實工廠基礎管理，規(guī)范生產(chǎn)經(jīng)營的客觀需要。作為卷煙生產(chǎn)企業(yè)，要正確理解國家局的工作部署，加強企業(yè)的各項基礎建設，瞄準行業(yè)先進水平和經(jīng)濟技術指標，降低企業(yè)的成本費用，努力提高管理水平。

面對新的挑戰(zhàn)和機遇，寶雞卷煙廠以先進的管理理念，緊緊圍繞公司的發(fā)展戰(zhàn)略，以“創(chuàng)建先進卷煙工廠”為目標，扎扎實實地抓好各項工作的落實，加強對成本費用的控制，努力實現(xiàn)節(jié)約發(fā)展，力爭主要經(jīng)濟技術指標達到全國優(yōu)秀卷煙工廠標準。筆者就從備件管理的角度出發(fā)，談談加強成本控制，提高企業(yè)經(jīng)營效益，完成對標指標，建設優(yōu)秀卷煙工廠的幾點做法和經(jīng)驗。

1加強備件的分類管理，確定合理的庫存資金比例

目前各卷煙工廠為了保證維修需要，儲備了品種繁多的備件，占用了大量資金，不利于優(yōu)秀卷煙工廠的建設。我們分析了設備維修中備件的保證情況，結合成本控制的要求，實行了備件ABC管理法。就是根據(jù)每種備件的重要程度、供貨難易和庫存情況的不相同，將備件劃分為A、B、C三類，分清重點與一般，區(qū)別對待，控制備件庫存。劃分時考慮的原則如下：保證維修和生產(chǎn)的重要程度，定貨周期長短，占用資金的多少。具體的分類和采取措施如下。

（1）A類備件：重要程度高，定貨周期長，儲備量較少但占用資金多的備件。A類備件庫存品種占總數(shù)的15%左右，占庫存資金總額的50%～60%。此類備件要嚴格控制，在保證維修需要的前提下，安全儲備要低，以減少資金積壓和加速資金周轉(zhuǎn)，用增加定貨次數(shù)來保證備件的使用，可采取經(jīng)濟、合理的批量和時間去訂貨采購。

（2）B類備件：其占庫存的35%左右，庫存品種數(shù)占總數(shù)的25%-35%，對于此類備件的控制可放寬些，定貨批量可適當加大一些，時間也可靈活些，定期檢查儲備量，做好收發(fā)記錄。

（3）C類備件：庫存品種數(shù)占總數(shù)的50%左右，其占庫存資金總額的10%-20%。這類備件一般訂貨周期短，市場上可以隨時買到。由于該類備件占用資金不大，但品種多、數(shù)量大，可以提前合理計劃，按需要量一次集中訂貨，以取得優(yōu)惠價格和節(jié)省人力、時間。

2科學編制采購計劃，從源頭控制成本

備件計劃管理是備件采購工作的基礎環(huán)節(jié)，從源頭入手，充分發(fā)揮備件計劃員的作用，搞好備件的計劃管理，給后期采購提供詳實可靠的、數(shù)量經(jīng)濟的備件采購計劃。我們積極推行“使用部門申報—采購部門審核修訂—使用部門再確認—采購部門正式采購”的計劃閉環(huán)管理模式。

使用部門根據(jù)生產(chǎn)情況和設備維修所需，申報需求計劃，采購部門計劃員根據(jù)備件庫存情況、在途信息、備件歷史使用情況、市場信息等逐項審核修改需求計劃、編制采購預計劃，使用部門進行核對確認后，計劃員再編制正式采購計劃。采購計劃的閉環(huán)式確定，不但滿足了生產(chǎn)和設備維修所需，而且杜絕了重復采購、過量采購，真正把降低備件庫存資金，控制成本費用的責任落到了實處。

3加強備件的采購管理，降低采購成本

3.1規(guī)范采購流程，完善采購制度

制度是規(guī)范企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營行為的依據(jù)。為杜絕采購人員同供應商打交道時“暗箱操作”和做“小動作”等舞弊行為，可以在聽取各方面和各層次意見與建議的基礎上，不斷完善采購制度，逐步完善制度，修訂實施細則和考核辦法，以制度管人，并進行認真檢查與考核。在具體的業(yè)務工作，通過整合、完善業(yè)務流程，實施管理分層，公開招標、比質(zhì)比價、分級驗收和民主公開等物資管理基礎工作，規(guī)范企業(yè)采購活動，提高工作效率，杜絕采購人員違規(guī)行為，從而達到降低采購成本的目的。

3.2加強供應商的日常評價和管理

對供應商進行日常評價和管理也是控制物資采購成本的關鍵所在。一是參與企業(yè)供應業(yè)務的供應商必須經(jīng)過物資、財務、質(zhì)檢、紀檢監(jiān)察、企管等部門聯(lián)合考核后才準進入，如有可能還應當?shù)焦躺a(chǎn)地進行實地考察。二是平時通過對不同供應商的選擇和比較，使其相互競爭，使企業(yè)在采購談判中始終處于有利地位，確保進入企業(yè)內(nèi)部的供應商的資信和產(chǎn)品質(zhì)量都有可靠的保證。對于日常有業(yè)務的供應商應實行定期考核和評價，并同采購人員的業(yè)績與獎懲掛鉤，形成優(yōu)進劣出的動態(tài)管理機制，促使備件采購管理水平躍上一個新臺階。

3.3集中采購，公開招標采購

為了降低備件購置價格和保證備件質(zhì)量，每年年初時物資采購部門對往年所需的各種備件進行歸類，統(tǒng)計年消耗量，預測本年度各類備件的采購量，在預測基礎上，結合使用部門預知維修所需備件，對多種備件集零為整，統(tǒng)一進行年度集中招標采購。通過公開招標，選擇質(zhì)量、信譽和價格等方面優(yōu)越的供應商作為最終的供方，要求供應商根據(jù)實際需求隨時供貨，這樣不但利用了社會庫存，減少自身流動資金占用，還使質(zhì)量和價格容易控制，從而充分發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢，降低備件庫存資金占用。

4加強備件在庫管理是搞好成本控制的主要環(huán)節(jié)

4.1細化備件的庫房日常管理

備件的庫房日常管理是指從備件收貨到發(fā)出這一階段的工作，主要包括；備件到貨登記、入庫檢驗、登記上卡、上架存放、維護保養(yǎng)，以及備件質(zhì)量信息的收集等。在實際的管理運用現(xiàn)代化的計算機信息管理軟件—備件ERP信息系統(tǒng)，將備件的入庫、出庫、結算、報廢等信息及時錄入ERP系統(tǒng)，保證庫存數(shù)據(jù)準確性和實時性。

4.2做好庫存?zhèn)浼慕y(tǒng)計分析工作

目前卷煙工廠普遍存在庫存結構不合理的現(xiàn)象，容易造成庫存積壓和資金浪費，再加上設備機型不統(tǒng)一，備件的種類、型號及其繁雜，這樣備件的庫存管理就顯得復雜而繁重。

為了提升備件在庫管理水平，我們借鑒信息化的管理手段，運用備件ERP信息系統(tǒng)，對備件的入庫、出庫以及庫存情況進行管理，通過計算機這一現(xiàn)代化手段對備件消耗、資金占用額和周轉(zhuǎn)率情況進行統(tǒng)計分析。根據(jù)庫存限量和歷史消耗數(shù)據(jù)總結備件消耗規(guī)律，科學地設定合理庫存和訂貨批量，開發(fā)備件定貨點警告功能，解決備件積壓和缺貨等問題，從而提高企業(yè)備件管理水平，優(yōu)化庫存結構，合理控制成本，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

5加強備件的質(zhì)量管理是控制成本的重要手段

5.1搞好備件采購前期的技術管理

各卷煙工廠的設備自動化程度高，因此對備件質(zhì)量管理提出了更高要求。一是要求業(yè)務人員具有一定的專業(yè)技術水平，熟悉備件的技術性能和質(zhì)量要求。二是要收集備件的圖紙、技術資料，特別是特殊備件的技術要求和適用條件。只有做好了備件采購前期的技術管理，才能保證采購的備件達到相應的質(zhì)量要求。

5.2關注備件質(zhì)量反饋

抓好備件使用的質(zhì)量跟蹤調(diào)查，一是開展質(zhì)量小組活動，分析和研究備件損壞的原因，提出改進辦法，并根據(jù)情況追蹤考核。二是做好質(zhì)量問題的處理工作，備件正式入庫前，要求庫管員、技術人員仔細檢查驗，杜絕驗收不合格的備件入庫。對有問題的備件及時通知業(yè)務員進行質(zhì)量反饋處理，一年內(nèi)連續(xù)兩次出現(xiàn)備件質(zhì)量不合格的供應商，將被取消供貨資格。只有搞好這兩方面的備件質(zhì)量工作，才能更好的保證采購的準確性，節(jié)約生產(chǎn)成本。

煙草企業(yè)的備件管理一直是企業(yè)夯實基礎管理，提高設備管理水平，降低成本，增加企業(yè)效益的一個重要課題，也是創(chuàng)建優(yōu)秀卷煙工廠是一項重要內(nèi)容。我們寶雞卷卷煙廠通過科學的設備備件管理手段，節(jié)約了維修資金，降低了企業(yè)生產(chǎn)成本。在以后的工作中，我們將積極探索，認真實踐，努力做好各項基礎管理，主動向行業(yè)先進的企業(yè)學習經(jīng)驗，不斷提升成本控制能力，促進企業(yè)管理上水平，提升創(chuàng)建優(yōu)秀卷煙工廠的競爭實力。