淺談醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新

遲秀梅

一、檔案管理工作創(chuàng)新的重要意義

1.有利于全院信息的整合共享

21世紀(jì)是信息化爆炸的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)越來越不能適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需要。利用網(wǎng)絡(luò)化優(yōu)勢(shì)創(chuàng)新檔案管理是未來的必經(jīng)之路，可以實(shí)現(xiàn)檔案資料收集、整理、應(yīng)用自動(dòng)化，以及信息資源的高度整合和全院共享，滿足醫(yī)療、護(hù)理、教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作的信息需求。

2.有利于提升管理者的決策力

通過創(chuàng)新和完善檔案管理制度，能夠使醫(yī)院信息更加真實(shí)、準(zhǔn)確、完備，檔案歸檔效率和質(zhì)量顯著提升，為醫(yī)院管理層科學(xué)決策提供可靠的信息依據(jù)，確保醫(yī)院健康、可持續(xù)發(fā)展。

3.有利于促進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)

檔案記錄著醫(yī)院歷史，是醫(yī)院文化的載體。通過創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理，廣泛吸收各類信息資料，從中凝聚、提煉出醫(yī)院特有的文化精髓，既能起到繼承和發(fā)揚(yáng)的作用，又可以為加強(qiáng)醫(yī)院文化建設(shè)提供新的思路。

4.有利于醫(yī)院節(jié)能增效

隨著醫(yī)院信息化程度的不斷加強(qiáng)，醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）、影像歸檔和通信系統(tǒng)（PACS）、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）、電子病歷等技術(shù)的引進(jìn)和應(yīng)用，醫(yī)院檔案逐步向無紙化方向發(fā)展，檔案管理更加方便、高效，同時(shí)也將為醫(yī)院節(jié)省大量人力、物力。

二、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問題

1.對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足

醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，反映了醫(yī)院歷年來的經(jīng)營和管理情況，對(duì)醫(yī)院管理和發(fā)展有著十分重要的作用，但是醫(yī)院職工對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)還比較淡薄。如臨床、醫(yī)技科室人員，工作重心主要放在新技術(shù)研發(fā)、醫(yī)療質(zhì)量提高、業(yè)務(wù)開展等方面，對(duì)檔案管理的重要性和必要性的理解不深，認(rèn)為檔案的收集、整理、匯總工作無足輕重，不屬于自己的職責(zé)范圍。原本科室開展了大量值得記錄保存的重要工作和有意義的活動(dòng)，卻未能形成檔案資料，造成檔案歸檔不及時(shí)或信息來源不足等問題。

2.檔案管理制度建設(shè)仍需完善

檔案管理作為醫(yī)院管理工作的一個(gè)環(huán)節(jié)，得到越來越高的重視，然而同醫(yī)療、人事、行政、財(cái)務(wù)、后勤管理相比較，檔案管理在制度建設(shè)方面還存在很大差距。主要表現(xiàn)為：檔案管理制度不完善，沒有形成科學(xué)、統(tǒng)一、完整的管理標(biāo)準(zhǔn)，各科室根據(jù)自己的理解和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理，許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理等；管理機(jī)構(gòu)不健全，檔案的收集、整理、保存、監(jiān)管等職責(zé)沒有明確到人；檔案管理缺少工作質(zhì)量和目標(biāo)考核，難以保證檔案的高質(zhì)量、高數(shù)量、高效率。

3.檔案保存不集中，管理較分散

醫(yī)院的文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等一般由綜合檔案室統(tǒng)一保存管理，某些特殊檔案則必須由職能科室管理。如住院患者的病歷檔案必須設(shè)立專門的病案室保存，由帶有醫(yī)療管理職能的醫(yī)務(wù)處負(fù)責(zé)管理；照片、影像、錄音等各種數(shù)字化資料，必須由配備多媒體存儲(chǔ)設(shè)備的部門保存管理。其他如人事檔案、科研檔案等，都因其專業(yè)性，需要相關(guān)職能科室保存管理。分散的管理，不利于檔案的完整、安全和綜合利用，容易造成人力、物力和空間的浪費(fèi)。

4.檔案管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)

醫(yī)院檔案管理員普遍由辦公室文秘兼任，科室檔案管理員一般由本科職工兼任，兼職管理人員的精力有限，水平參差不齊。醫(yī)院通常更加重視醫(yī)療技術(shù)人員的教育培訓(xùn)，沒有將檔案管理人員的培訓(xùn)納入計(jì)劃和要求，檔案管理員專業(yè)知識(shí)欠缺，業(yè)務(wù)能力不能滿足檔案管理工作的發(fā)展要求，更談不上進(jìn)步和創(chuàng)新。

5.檔案管理方面投入力度不大

為滿足群眾日益增長的就醫(yī)需求，醫(yī)院集中資源用于增加醫(yī)療設(shè)備和病房，而檔案室卻存在用房緊張，設(shè)備陳舊等問題，難以完全達(dá)到檔案管理防塵、防火、防盜等“八防”要求。檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)投入不足，檔案的計(jì)算機(jī)管理只應(yīng)用于資料的保存、檢索等簡單層面，難以實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和檔案信息資源高度共享，一些檔案的收集、錄入、查詢還停留在手工操作上。

三、檔案管理工作創(chuàng)新的探索

1.創(chuàng)新管理理念

以推動(dòng)醫(yī)院科學(xué)發(fā)展為理念。通過對(duì)歷年檔案信息的收集、匯總、加工、儲(chǔ)存、分析，為醫(yī)院健康發(fā)展提供有效依據(jù)，更好地為醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)。

以全心全意服務(wù)患者為理念。醫(yī)院管理的終極目標(biāo)就是更好的服務(wù)患者，檔案管理作為醫(yī)院管理的一部分，要時(shí)刻圍繞服務(wù)患者的理念，不斷提高檔案管理水平。

以傳承醫(yī)院先進(jìn)文化為理念。醫(yī)院開展新技術(shù)、新項(xiàng)目、實(shí)施特色診療、推出先進(jìn)典型等工作的資料檔案都是醫(yī)院的先進(jìn)文化，應(yīng)該通過加強(qiáng)檔案管理把他們傳承和發(fā)揚(yáng)下去，發(fā)揮其長期作用。

2.創(chuàng)新管理模式

醫(yī)院檔案管理應(yīng)做到三個(gè)統(tǒng)一，即統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理。醫(yī)院成立檔案工作專項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)小組，明確人員責(zé)任，形成主管院長全面領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任負(fù)責(zé)，職能科室負(fù)責(zé)人為成員的三級(jí)管理模式。制定《檔案工作人員崗位責(zé)任制》、《檔案歸檔制度》、《檔案室管理制度》、《檔案借閱保密制度》、《檔案鑒定移交銷毀制度》、《檔案資料統(tǒng)計(jì)制度》等13項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循、有據(jù)可依。在檔案管理方面做到嚴(yán)把質(zhì)量評(píng)查關(guān)、移交簽字關(guān)、檔案驗(yàn)收關(guān)，從而保證檔案質(zhì)量。

創(chuàng)新管理手段

檔案管理信息化就是將現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息通信技術(shù)，充分運(yùn)用于檔案資料的處置、保存、管理和應(yīng)用，是目前最為有效的管理手段。為營造醫(yī)院信息化環(huán)境，醫(yī)院更新升級(jí)了HIS系統(tǒng)和PACS系統(tǒng)，為檔案管理信息化改革奠定了基礎(chǔ)；啟動(dòng)電子病歷系統(tǒng)，提高了病歷書寫效率，便于病歷的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督和質(zhì)量控制；引進(jìn)河北省科怡檔案管理系統(tǒng)，建立檔案電子目錄，提高了檔案查詢、管理、利用水平；增強(qiáng)外網(wǎng)、內(nèi)網(wǎng)功能，引進(jìn)OA辦公系統(tǒng)，各類檔案如通知、公告、信息、文件等全部通過內(nèi)、外網(wǎng)站和辦公系統(tǒng)發(fā)布，推進(jìn)了無紙化辦公進(jìn)程；在市級(jí)醫(yī)院首家引入醫(yī)療機(jī)構(gòu)醫(yī)療器械管理系統(tǒng)，為醫(yī)院設(shè)備和材料建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)了設(shè)備和耗材資料存儲(chǔ)、信息查詢、產(chǎn)品過保質(zhì)期預(yù)警等功能。

創(chuàng)新管理內(nèi)容

醫(yī)院以開展權(quán)力運(yùn)行監(jiān)控機(jī)制建設(shè)為契機(jī)，建立權(quán)力運(yùn)行監(jiān)控機(jī)制網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)醫(yī)院決策權(quán)、人事權(quán)、基建權(quán)、財(cái)務(wù)權(quán)、采購權(quán)等六項(xiàng)重要權(quán)力運(yùn)行過程的動(dòng)態(tài)監(jiān)控。如招標(biāo)采購項(xiàng)目，必須將招標(biāo)公告、招標(biāo)過程、招標(biāo)結(jié)果等環(huán)節(jié)以文檔形式上傳至網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，否則該項(xiàng)目的進(jìn)度條以紅色預(yù)警。相當(dāng)于為每項(xiàng)重要工作建立了一份“權(quán)力運(yùn)行過程檔案”，權(quán)力運(yùn)行情況和內(nèi)容一目了然，便于監(jiān)督。建立供應(yīng)商誠信電子檔案，存儲(chǔ)了所有與醫(yī)院有業(yè)務(wù)往來的藥品、器械供應(yīng)商及施工單位的廠家信息，工程或合同結(jié)束后，可對(duì)供應(yīng)商或單位進(jìn)行誠信度評(píng)價(jià)，為醫(yī)院今后選擇供應(yīng)商提供了依據(jù)。

（作者單位：石家莊市第一醫(yī)院）