也談建設(shè)項目工程竣工驗收備案檔案分級管理的必要性

吐爾洪阿依·阿布都熱西提

摘要：博樂市城建檔案館結(jié)合本市的實際狀況，先后制定了竣工驗收備案管理制度、驗收程序等，比較系統(tǒng)地規(guī)范了我市建設(shè)項目工程竣工驗收備案（以下簡稱竣工備案）工作。同時采取公開備案程序、公開備案內(nèi)容、向建設(shè)施工企業(yè)解答備案疑難問題、對已備案的工程在博樂市建設(shè)網(wǎng)上發(fā)布的方法，促使備案數(shù)量逐年增長。說明檔案管理對于城市建設(shè)是多么重要。

關(guān)鍵詞：檔案管理 竣工備案 分級管理

一、博樂市建設(shè)項目工程竣工驗收備案以及備案檔案管理現(xiàn)狀

博樂市從2001年對建設(shè)項目竣工工程進行竣工驗收備案以來，已經(jīng)有近千項工程在博樂市城建檔案館備案，其備案檔案由博樂市城建檔案館備案室進行管理。大部分檔案資料可以做到資料齊全入檔但是還有很多備案文件材料不全，主要是分散在建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位和勘察等單位資料員手中；或因記錄不詳以及無記錄，使得備案資料達不到規(guī)定要求。對于這些問題如果不給以足夠的重視與管理，將會嚴重影響建筑工程竣工驗收備案檔案的完整性，我們應(yīng)當對這些問題給予探討和解決。

二、建設(shè)項目工程竣工驗收備案檔案實行分級管理的原則

建設(shè)項目工程竣工驗收備案檔案是國家城市建設(shè)檔案工作的一個組成部分，應(yīng)當認真貫徹這一基本原則。依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定結(jié)合博樂市城市建設(shè)項目竣工工程備案工作的實際，博樂市城建檔案館對于建設(shè)項目竣工備案檔案的管理原則可作以下表述：分級管理工程竣工備案檔案，維護工程竣工備案檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，實現(xiàn)工程竣工備案檔案的有效利用。

三、建設(shè)項目工程竣工驗收備案檔案實行分級管理的必要性和重要性

目前，博樂市在建工程量呈直線上升趨勢，每年工程竣工數(shù)量劇增，在量多、面廣、工程遍及博樂市全方位的情況下，加強質(zhì)量監(jiān)督檔案室和建設(shè)開發(fā)單位檔案室的管理十分重要。

一是要建設(shè)項目竣工工程檔案能夠按時完整移交檔案館必須得到質(zhì)量監(jiān)督部門的全力配合協(xié)助，特別是質(zhì)檢檔案室的配合；二是建設(shè)（開發(fā)）單位在從事工程建設(shè)活動中，開工前要依法領(lǐng)取建筑工程施工許可證，這是政府對工程項目開工條件是否符合《建筑法》規(guī)定的審查認可，竣工后要依法領(lǐng)取使用許可證，這是政府對竣工工程質(zhì)量的審查認可，其表現(xiàn)形式為工程竣工驗收備案制度。那些未經(jīng)備案的工程或不合格不能備案的工程，都不得投入使用。政府對建筑工程使用許可的審查，并通過下達質(zhì)量整改書、質(zhì)量遺留問題處理意見等方法整改質(zhì)量隱患，杜絕不合格工程流向社會，確保工程質(zhì)量安全。三是質(zhì)量監(jiān)督部門和建設(shè)單位在工程建設(shè)中的原始文件材料，都是建設(shè)項目工程竣工備案的依據(jù)，所以加強這兩個級別檔案室的檔案管理，對在建工程和質(zhì)監(jiān)管理過程中形成的文件材料進行收集，形成完整、準確的建設(shè)項目工程竣工驗收備案文件材料，為將來工程質(zhì)量問題及維修做好充足的準備。

四、建設(shè)項目工程竣工驗收備案檔案實行分級管理的內(nèi)容和形式

（一）備案文件材料收集和內(nèi)容要求。主要是由建設(shè)單位將在建設(shè)施工活動中和依法接受工程質(zhì)量監(jiān)督管理中形成的博樂市建筑工程質(zhì)量監(jiān)督登記表、工程質(zhì)量監(jiān)督報告、建設(shè)業(yè)主提交的工程竣工驗收報告、工程施工許可證、施工圖設(shè)計審查批準書、監(jiān)理單位工程質(zhì)量報告、規(guī)劃、公安消防、環(huán)保等部門出具的認可文件或準許使用文件、施工單位簽署的工程保修書、商品住宅的《住宅質(zhì)量保證書》和《住宅質(zhì)量說明書》、人防竣工驗收質(zhì)量評定表、建設(shè)工程檔案驗收意見書或工程檔案驗收意見反饋表、單位工程竣工驗收單（綜合管理方面）、電梯安裝工程監(jiān)督報告、室內(nèi)環(huán)境質(zhì)量檢測反饋通知單、水電通風空調(diào)分部工程質(zhì)量檢測反饋通知單、需要裝飾、甩項驗收的審批手續(xù)、節(jié)能以及工程竣工驗收備案表等19個方面文件材料必須收集齊全方能進行備案。

（二）備案文件材料的審查和接收。按照建設(shè)項目工程竣工驗收備案程序要求，建設(shè)單位在工程竣工驗收合格之日起15日內(nèi)，市直建設(shè)單位到博樂市城建檔案館備案室辦理備案手續(xù)，州直建設(shè)單位持博樂市城建檔案館核發(fā)的檔案認可證到博州建設(shè)局辦理備案手續(xù)。備案部門收到建設(shè)單位提交的工程竣工驗收備案文件后，審查備案文件的真實性。凡備案文件材料齊全，符合備案條件的工程，備案部門在竣工驗收備案表上簽署同意備案，并接收備案文件材料，建設(shè)部門同時向質(zhì)檢部門報送一份備案文件材料。

（三）質(zhì)監(jiān)機構(gòu)檔案室的備案檔案管理。對建設(shè)單位移交的備案檔案，由州、市質(zhì)監(jiān)站檔案室負責接收，與該工程項目監(jiān)督文件材料一起整理、立卷、編號和歸檔，并統(tǒng)一保管和提供利用，當州、市質(zhì)監(jiān)站檔案室檔案存到五年時，向博樂市城建檔案館移交，檔案館接收后歸入城市建設(shè)管理類上架，州、市質(zhì)監(jiān)站檔案室負責留存檔案目錄，便于查找和利用。

（四）城市建設(shè)檔案館的備案檔案管理。博樂市城建檔案館是城建專業(yè)檔案館，館藏著全市城市建設(shè)工程檔案。建設(shè)項目工程竣工備案檔案是建設(shè)工程檔案中的一個組成部分，當這部分備案檔案移交到專業(yè)檔案館后，專業(yè)檔案館還要進行目錄編制，與建設(shè)工程開工前、施工過程中、竣工驗收等階段形成的檔案融合一體，形成一個完整的建設(shè)工程項目檔案，并歸入民用建筑、工業(yè)建筑等類上架，以便向社會提供檔案內(nèi)容最全、查找利用最為方方便的服務(wù)。

五、建設(shè)項目工程竣工驗收備檔案實施分級管理的方法

1.建立城市建設(shè)工程竣工檔案工作平臺

建設(shè)項目工程竣工驗收備案實施分級管理是通過檔案工作網(wǎng)絡(luò)層層的管理而實現(xiàn)。因此，建立健全城市建設(shè)工程竣工檔案工作網(wǎng)絡(luò)平臺 ，是建設(shè)項目工程竣工驗收備案檔案實施分級管理的組織保障。

2.建立建設(shè)項目工程竣工驗收備案檔案管理制度

工程竣工備案檔案，要實行科學規(guī)范的管理，就必須建立切合實際的備案檔案管理制度。一是制定備案檔案歸檔范圍和歸檔制度；二是對檔案室提出立卷要求，以確保備案檔案立卷的規(guī)范；三是制定科學的編號制度；四是，嚴格備案檔案的保管及利用制度，任何個人不得將備案檔案據(jù)為己有。

3.建立建設(shè)單位檔案資料員的培訓(xùn)和指導(dǎo)制度

（1）博樂市城建檔案館可定期舉辦檔案資料員業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，并將檔案業(yè)務(wù)學習列入檔案資料員繼續(xù)教育的學習內(nèi)容，進行學分評定，以提高他們學習備案檔案業(yè)務(wù)知識的積極性，這對提高建設(shè)單位檔案資料員素質(zhì)具有重要指導(dǎo)作用。

（2）加強指導(dǎo)，建立檔案信息交流平臺。做好重點建設(shè)項目工程檔案的指導(dǎo)與監(jiān)督工作，努力做好工程開工前，施工過程中及竣工階段文件材料收集的指導(dǎo)，并且加強對建設(shè)單位和質(zhì)量監(jiān)督部門的指導(dǎo)，推進檔案科學化、規(guī)范化和現(xiàn)代化管理。

總之，加強對建設(shè)項目工程竣工備案驗收檔案的分級管理，是貫徹我國檔案集中統(tǒng)一管理基本原則，而建立的上述這種檔案管理模式，從十二年的實踐中已證明它符合城市建設(shè)工程檔案管理的特點和需要，并在將來的應(yīng)用中將會更加完善，為城市建設(shè)的發(fā)展發(fā)揮更重要作用。