高校學(xué)生檔案管理如何服務(wù)畢業(yè)生就業(yè)

李平

摘 要 目前，高校畢業(yè)生就業(yè)實(shí)行“市場(chǎng)導(dǎo)向、政府調(diào)控、學(xué)校推薦、雙向選擇、自主擇業(yè)”的市場(chǎng)化機(jī)制，用人單位和畢業(yè)生實(shí)行雙向選擇，不少用人單位都以檔案為錄用大學(xué)畢業(yè)生的參考依據(jù)，因此，高校學(xué)生檔案對(duì)大學(xué)生今后的人生起著重要的作用。

關(guān)鍵詞 高校 學(xué)生檔案 管理服務(wù) 就業(yè)芻議

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、就業(yè)視角下學(xué)生檔案管理的服務(wù)功能

1、高校學(xué)生檔案為用人單位錄用人才提供參考憑證。高校學(xué)生檔案是大學(xué)生在校期間生活、學(xué)習(xí)、社會(huì)實(shí)踐等活動(dòng)的歷史記錄，主要包括高考成績(jī)、在校期間學(xué)習(xí)成績(jī)、政治表現(xiàn)、獎(jiǎng)勵(lì)或處罰情況、家庭狀況等內(nèi)容。高校學(xué)生檔案在畢業(yè)生就業(yè)過(guò)程中有著不可替代的作用，是畢業(yè)生向用人單位“自我推薦”的有效憑證。用人單位通過(guò)查看各種檔案材料，全方位了解學(xué)生的基本素質(zhì)狀況，分析學(xué)生的能力和特征，判斷其是否是單位所需的人才。

2、高校學(xué)生檔案為用人單位未來(lái)人力資源開(kāi)發(fā)管理奠定基礎(chǔ)。學(xué)生畢業(yè)后，在其檔案中放入該生的報(bào)到證，由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位人事部門(mén)或用人單位委托的人才交流機(jī)構(gòu)，這時(shí)畢業(yè)生檔案就成為人事檔案。畢業(yè)生工作以后的落戶、保險(xiǎn)辦理、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱評(píng)審、學(xué)歷教育查詢等問(wèn)題都需要借助人事檔案，畢業(yè)生繼續(xù)深造、報(bào)考公務(wù)員也需要使用人事檔案。人事部門(mén)能夠通過(guò)檔案了解其在學(xué)校期間的思想品德、知識(shí)技能和心理素質(zhì)等情況，以此作為制定新聘員工職業(yè)計(jì)劃的參考基礎(chǔ)。

二、就業(yè)背景下高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀與問(wèn)題

1、高校學(xué)生檔案內(nèi)容千篇一律、形式單一。教學(xué)改革的深入致使高校辦學(xué)自主權(quán)不斷擴(kuò)大，很多高校根據(jù)自身定位和市場(chǎng)對(duì)人才的需求，調(diào)整教學(xué)計(jì)劃、整合專業(yè)方向，形成了各具特色的教育模式。然而，高校學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容仍然沿用舊模式，高校學(xué)生檔案內(nèi)容不能涵蓋學(xué)生綜合素質(zhì)，在校社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、科技創(chuàng)新活動(dòng)和心理健康狀況等方面的資料欠缺，參加職業(yè)能力培訓(xùn)考核、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試和英語(yǔ)水平能力測(cè)試等有關(guān)內(nèi)容也未能在檔案中準(zhǔn)確完整地體現(xiàn)出來(lái)，因此這樣的學(xué)生檔案難以向用人單位反映學(xué)生在校期間的真實(shí)情況。

2、高校學(xué)生檔案材料歸檔格式不規(guī)范?，F(xiàn)階段，各高校檔案的填寫(xiě)沒(méi)有統(tǒng)一格式要求，檔案格式是五花八門(mén)，檔案材料的歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。目前我國(guó)高校學(xué)生檔案正處于從紙質(zhì)檔案向電子檔案的過(guò)渡階段，但是檔案都是先由人工書(shū)寫(xiě)之后再進(jìn)行電腦錄入，大部分時(shí)間花在毫無(wú)技術(shù)含量的錄入工作中，造成工作人員在對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行接收、轉(zhuǎn)出時(shí)會(huì)產(chǎn)生額外的工作量，降低工作效率。

3、高校畢業(yè)生檔案意識(shí)薄弱。高校畢業(yè)生對(duì)個(gè)人檔案的不重視是高校學(xué)生檔案管理的一個(gè)瓶頸，畢業(yè)生作為高校學(xué)生檔案的主體，對(duì)其檔案持無(wú)所謂態(tài)度。一些畢業(yè)生畢業(yè)后將檔案遺棄在人才市場(chǎng)，甚至自己都不知道檔案的去向，嚴(yán)重影響就業(yè)擇業(yè)、晉級(jí)升職、公務(wù)員考試、出國(guó)政審等。有些學(xué)生畢業(yè)離校時(shí)，急于就業(yè)，在未簽訂任何合同的情況下就草率地去工作，檔案自己保管；還有的學(xué)生為了方便跳槽，不愿意把檔案交到當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行墓芾?，這種狀況勢(shì)必影響檔案管理的深度發(fā)展，同時(shí)對(duì)學(xué)生就業(yè)造成一定的負(fù)面影響。

4、高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程問(wèn)題嚴(yán)重。高校學(xué)生畢業(yè)后檔案的基本方向有下面三種，第一種是畢業(yè)后找到了工作，檔案轉(zhuǎn)到工作單位；第二種是沒(méi)有找到工作單位，按照學(xué)生自愿原則將戶口和檔案留在學(xué)校，學(xué)校免費(fèi)為其保管兩年；第三種是把檔案留在人才市場(chǎng)交流中心。目前沒(méi)有統(tǒng)一的高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞標(biāo)準(zhǔn)，致使畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞極不規(guī)范，存在一定的隨意性。隨著高校畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，學(xué)生到中小企業(yè)、外資企業(yè)、私營(yíng)民營(yíng)企業(yè)就業(yè)的人數(shù)不斷增多，有些單位和學(xué)生不清楚檔案的管理制度，就業(yè)協(xié)議書(shū)上的檔案轉(zhuǎn)遞單位填寫(xiě)的是工作單位，而這些單位沒(méi)有機(jī)要接收權(quán)，如果學(xué)校審查不準(zhǔn)確，按照協(xié)議書(shū)上的轉(zhuǎn)遞單位寄出，就會(huì)導(dǎo)致檔案不能正常轉(zhuǎn)遞即出現(xiàn)一些單位“有檔無(wú)人”、“有人無(wú)檔”甚至檔案丟失的現(xiàn)象。

5、高校學(xué)生檔案管理制度不健全。根據(jù)教育部第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，高校學(xué)生檔案由檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理。但是，目前仍有部分高校學(xué)生檔案成為某些行政管理部門(mén)的附屬任務(wù)，沒(méi)有單獨(dú)的人員管理。有的高校學(xué)生檔案歸學(xué)生工作管理部門(mén)或者學(xué)工處；有的高校學(xué)生檔案歸學(xué)生就業(yè)部門(mén)或招生辦；有的高校為了便于利用，把學(xué)生檔案放在各個(gè)學(xué)院（系），實(shí)行分散管理。畢業(yè)期間由于短時(shí)間內(nèi)要將全部學(xué)生檔案材料完成歸檔，而畢業(yè)成績(jī)得教學(xué)主管部門(mén)發(fā)布出來(lái)以后才能歸檔，需要教學(xué)主管部門(mén)及其他部門(mén)的配合，時(shí)間緊、任務(wù)重，容易出現(xiàn)錯(cuò)裝、漏裝現(xiàn)象，給學(xué)生就業(yè)造成時(shí)間上的拖延和工作上的不便，也給用人單位造成不良影響。所用這些問(wèn)題一方面是由于管理者重視不夠、檔案管理人員認(rèn)識(shí)不到位造成的，但主要是缺乏系統(tǒng)的管理制度。如果任由這些問(wèn)題長(zhǎng)期存在，那么將對(duì)學(xué)校、學(xué)生、用人單位乃至整個(gè)社會(huì)帶來(lái)長(zhǎng)期不良的影響。

三、提高高校學(xué)生檔案管理水平，發(fā)揮就業(yè)指導(dǎo)功能

1、完善高校學(xué)生檔案信息收集，充實(shí)檔案內(nèi)容。高校學(xué)生檔案除了收集學(xué)籍管理方面的材料外，還應(yīng)該收集學(xué)生在校表現(xiàn)的道德品質(zhì)、組織能力、實(shí)踐能力、思想素養(yǎng)、管理能力等比較有價(jià)值的檔案材料。學(xué)生檔案管理部門(mén)，應(yīng)采取積極主動(dòng)的收集方式，全面掌握形成學(xué)生檔案材料信息的程序，確保材料的完整性、真實(shí)性，規(guī)范檔案材料的收集內(nèi)容，做到學(xué)期前安排部署，學(xué)期中督促落實(shí)，學(xué)期末檢查審核，將監(jiān)督檢查工作貫穿始終。

2、加大對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作的宣傳，強(qiáng)化學(xué)生檔案意識(shí)。高校學(xué)生是否具備檔案意識(shí)，影響到高校能否恰當(dāng)利用學(xué)生檔案管理來(lái)培養(yǎng)和教育學(xué)生、提高檔案的就業(yè)服務(wù)功能。一方面高校應(yīng)充分利用圖書(shū)館的優(yōu)勢(shì)，從資源共享、信息一體化管理的角度將檔案、圖書(shū)、情報(bào)聯(lián)合起來(lái)，既拓展學(xué)生的知識(shí)面，又增加學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣。另一方面在學(xué)生畢業(yè)前，學(xué)校應(yīng)把檔案意識(shí)教育作為就業(yè)教育的重要內(nèi)容，依托多種平臺(tái)宣傳畢業(yè)生檔案的內(nèi)容、作用和去處，提高學(xué)生檔案意識(shí)。

3、嚴(yán)格畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。畢業(yè)生檔案收發(fā)要由專門(mén)的機(jī)構(gòu)管理，保證收發(fā)轉(zhuǎn)遞的渠道單一，管理有序。每年學(xué)生畢業(yè)時(shí)，數(shù)千份檔案都要寄送各地，各地市的情況比較復(fù)雜，有的公司沒(méi)有機(jī)要權(quán)限，檔案就會(huì)退回來(lái)，退回來(lái)的檔案要嚴(yán)格執(zhí)行登記手續(xù)，確保交換環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確無(wú)誤。

4、實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案工作的信息化管理。高校招生規(guī)模逐漸擴(kuò)大，學(xué)生檔案數(shù)量逐年增加，這就要求學(xué)生檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化管理。提高檔案管理工作效率，服務(wù)畢業(yè)生就業(yè)，首先應(yīng)該制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范紙質(zhì)檔案的格式，這就有利于檔案的整理，為進(jìn)一步開(kāi)發(fā)電子檔案奠定基礎(chǔ)。其次，充分利用新技術(shù)、新設(shè)備，借鑒高等教育學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)制度，在學(xué)生檔案管理上也采用現(xiàn)代技術(shù)方式，逐步實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

（作者：燕山大學(xué)里仁學(xué)院綜合檔案室，管理學(xué)碩士，主要研究方向：學(xué)生檔案管理）

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