高職院校教學(xué)秘書工作存在問(wèn)題與對(duì)策

畢毅

【摘要】教學(xué)秘書作為二級(jí)教學(xué)單位領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，是高職院校教學(xué)管理隊(duì)伍中不可缺少的管理者，在教學(xué)改革中發(fā)揮著不可替代的作用。分析現(xiàn)階段教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，進(jìn)而提出通過(guò)提高對(duì)教學(xué)秘書工作的重視度、建立激勵(lì)機(jī)制、拓展教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展渠道、重視隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開展教學(xué)管理研究的對(duì)策和建議，解決教學(xué)秘書工作中的不足。

【關(guān)鍵詞】高職教學(xué)秘書；教學(xué)管理；工作現(xiàn)狀；改善措施

近些年來(lái)，隨著我國(guó)高等職業(yè)教育的不斷發(fā)展，高職院校為社會(huì)培養(yǎng)了一批又一批優(yōu)秀人才。在此過(guò)程中，教學(xué)管理工作者做出了不可磨滅的貢獻(xiàn)。教學(xué)秘書在高職院校教學(xué)運(yùn)行管理工作中起到中心和樞紐作用，是教學(xué)管理信息上傳下達(dá)的橋梁，也是部門之間、教師之間、師生之間相互聯(lián)系的紐帶。此外，教學(xué)秘書還承擔(dān)著協(xié)調(diào)各種工作關(guān)系和人際關(guān)系的職責(zé)。教學(xué)秘書工作是一項(xiàng)對(duì)綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、協(xié)調(diào)能力有較高要求，責(zé)任重大、任務(wù)繁重的復(fù)雜管理工作。因此，對(duì)高職院校教學(xué)秘書工作的研究有著非常重要的意義。

一、高職教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用

教學(xué)秘書隊(duì)伍是教學(xué)管理工作的最基層，也是院系教學(xué)工作的重要管理者、是教學(xué)院長(zhǎng)的參謀和助手，是聯(lián)系院部、教務(wù)處、教師和學(xué)生之間的橋梁，對(duì)維持正常的教學(xué)秩序，保證教學(xué)質(zhì)量具有不可替代的作用。

（一）助手與參謀作用

教學(xué)秘書作為高職教學(xué)管理工作中最基層的管理者，是學(xué)校、教務(wù)處及各院系部之間的聯(lián)絡(luò)者，這就決定了教學(xué)秘書在日常教學(xué)管理工作中起到的是助手作用。因此，教學(xué)秘書要做好學(xué)校相關(guān)文件的貫徹執(zhí)行，收集工作中反饋的各種信息，及時(shí)向院系部領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供建設(shè)性的意見(jiàn)和建議，做好參謀和助手。

（二）溝通與協(xié)調(diào)作用

溝通是管理的最為重要的組成部分，是協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)，協(xié)調(diào)必須在溝通的基礎(chǔ)上進(jìn)行。教學(xué)秘書不僅要完成教務(wù)處、院部領(lǐng)導(dǎo)安排的各項(xiàng)具體教學(xué)工作，還要協(xié)調(diào)各部門、教師和學(xué)生之間的關(guān)系，保證教學(xué)管理工作的順利進(jìn)行。在日常教學(xué)管理過(guò)程中，教學(xué)主管部門主要負(fù)責(zé)全面性、決策性的工作，而教學(xué)秘書主要負(fù)責(zé)落實(shí)各院系師生的各項(xiàng)具體工作。同時(shí)，教學(xué)秘書作為教師、學(xué)生和教學(xué)主管部門之間的橋梁和紐帶，要起到全面統(tǒng)籌、合理分配、上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)左右的作用。

（三）服務(wù)與保障作用

高職院校對(duì)于教學(xué)秘書的角色定位是服務(wù)于教學(xué)和全體師生。教學(xué)秘書是學(xué)生培養(yǎng)計(jì)劃實(shí)施過(guò)程中的主要管理者，其目的是維持正常教學(xué)秩序、保證教學(xué)任務(wù)的順利完成。因此，教學(xué)秘書必須調(diào)整好心態(tài)、擺正位置，做好真心誠(chéng)意為全體師生服務(wù)的思想準(zhǔn)備，工作中要學(xué)會(huì)換位思考，多站在教師和學(xué)生的立場(chǎng)上來(lái)考慮問(wèn)題，把服務(wù)師生落實(shí)于各項(xiàng)教學(xué)工作中，保證教學(xué)工作的正常運(yùn)行。

二、高職教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀

（一）工作內(nèi)容繁雜。

在高職院校現(xiàn)行的二級(jí)教學(xué)管理體制下，二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書的工作性質(zhì)和工作內(nèi)容決定了他們的工作涉及面廣泛、事務(wù)繁瑣復(fù)雜。教學(xué)秘書是高職日常教學(xué)管理的基層執(zhí)行者；是教務(wù)處、院領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生之間相互聯(lián)系的橋梁與紐帶。教學(xué)秘書要服務(wù)于教學(xué)、服務(wù)于教師、服務(wù)于學(xué)生，既要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)保質(zhì)保量完成教務(wù)處以及院系領(lǐng)導(dǎo)布置的各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)，又要站在教師和學(xué)生的角度考慮問(wèn)題，主動(dòng)為他們提供一切可能的幫助。教學(xué)秘書幾乎要參與教學(xué)管理的每個(gè)環(huán)節(jié)，而其中每一項(xiàng)工作又對(duì)應(yīng)著許多復(fù)雜的、具體的事務(wù)性操作。此外，隨著高校專業(yè)設(shè)置的增多以及學(xué)生規(guī)模、教師數(shù)量的增長(zhǎng)，教學(xué)秘書的數(shù)量卻并沒(méi)有隨之增多，再加上如今各種評(píng)估工作的進(jìn)行以及各類項(xiàng)目的申報(bào)，教學(xué)秘書的工作量日益增多。對(duì)于他們來(lái)說(shuō)，加班是常有之事，工作量幾乎超過(guò)一個(gè)個(gè)體的最大負(fù)荷量。工作強(qiáng)度過(guò)大使得教學(xué)秘書經(jīng)常處于極度疲勞狀態(tài)。

（二）工作積極性不高

二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書由于其教務(wù)、行政雙肩挑的特殊工作屬性.不僅要承擔(dān)大量繁雜的教務(wù)管理工作.還要處理教學(xué)單位的各項(xiàng)日常事務(wù)：工作涉及面廣，除要做好服務(wù)教學(xué)、教師、學(xué)生的“三服務(wù)”外，還要與各個(gè)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通.確保各項(xiàng)工作有條不紊。盡管如此，在多數(shù)人眼中，教學(xué)秘書僅僅是為教育教學(xué)提供服務(wù)的一類人，其能力偏低、工作性質(zhì)簡(jiǎn)單而程序化，不足以像專職教師那樣得到應(yīng)有的重視和尊重。而且，由于學(xué)校政策上的導(dǎo)向，教學(xué)秘書在職稱晉升、個(gè)人發(fā)展等諸多方面遭遇瓶頸，晉升無(wú)望、發(fā)展受限，與專職教師乃至學(xué)校機(jī)關(guān)行政人員的差距日益拉大。在付出和回報(bào)嚴(yán)重失衡的漩渦中。教學(xué)秘書往往疲于應(yīng)付各種事務(wù)，工作缺乏積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)新性，工作效率低下。

（三）自身業(yè)務(wù)水平不高

高職實(shí)施二級(jí)教學(xué)管理體制后，二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理的任務(wù)艱巨，責(zé)任重大，面臨著一些新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，對(duì)教學(xué)秘書的專業(yè)素質(zhì)、管理能力也提出了更高的要求。教學(xué)秘書的工作涉及面廣、事務(wù)繁多復(fù)雜，需要具備多種知識(shí)和技能才能勝任。教學(xué)秘書從事業(yè)務(wù)工作需要掌握的知識(shí)技能，包括一般知識(shí)技能和專業(yè)知識(shí)技能兩個(gè)方面。一般知識(shí)技能包括口頭表達(dá)能力、書面寫作能力、溝通交流能力等等。專業(yè)知識(shí)技能主要包括文秘知識(shí)、檔案管理知識(shí)、教育管理學(xué)基本原理與基本知識(shí)、所在院系所轄專業(yè)結(jié)構(gòu)方面的基本知識(shí)等，教學(xué)秘書只有全面地掌握了這些知識(shí)技能，才能高質(zhì)量地完成各項(xiàng)工作。目前高職從事教學(xué)秘書工作的人員中，部分來(lái)自教育學(xué)或管理學(xué)等相關(guān)專業(yè)的畢業(yè)生，他們具有教育學(xué)或管理學(xué)知識(shí)背景，但缺乏所在院系所轄專業(yè)的專業(yè)知識(shí)；有的教學(xué)秘書所學(xué)專業(yè)正是所在院系所轄專業(yè)，他們具備了相應(yīng)學(xué)科的專業(yè)知識(shí)，但缺乏相關(guān)的管理學(xué)或教育學(xué)知識(shí)；更多的人員是所學(xué)專業(yè)和所在院系所轄專業(yè)不同，并且也不是教育學(xué)及管理學(xué)專業(yè)。這體現(xiàn)在教學(xué)管理工作中，有知識(shí)結(jié)構(gòu)的缺陷，所以教學(xué)秘書在工作中應(yīng)該加強(qiáng)教育學(xué)、管理學(xué)、所在院系所轄專業(yè)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)。

三、教學(xué)秘書隊(duì)伍現(xiàn)狀成因分析

（一）存在認(rèn)識(shí)誤區(qū)，對(duì)崗位重要性認(rèn)識(shí)不夠，得不到應(yīng)有尊重

高職教學(xué)秘書在學(xué)校教學(xué)工作中發(fā)揮著不可替代的作用，可以說(shuō)沒(méi)有教學(xué)秘書教學(xué)活動(dòng)就不能正常進(jìn)行。但是當(dāng)前我國(guó)高職走進(jìn)了忽視教學(xué)秘書工作的誤區(qū)。從教學(xué)管理方面看，許多高職都在抓教學(xué)管理工作，加強(qiáng)教學(xué)管理方面的研究，可對(duì)于教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)幾乎成為各高職建設(shè)中的盲區(qū)。很少有學(xué)校專門對(duì)教學(xué)秘書這個(gè)群體進(jìn)行政策層面的隊(duì)伍建設(shè)研究。從對(duì)崗位的認(rèn)知方面看，一些教師甚至包括一些領(lǐng)導(dǎo)，都簡(jiǎn)單地認(rèn)為教學(xué)秘書工作就是重復(fù)勞動(dòng)，做一些事務(wù)性的雜活，收集材料、通知消息、沒(méi)有什么技術(shù)含量也不需要什么專業(yè)技能，就是簡(jiǎn)單維持教學(xué)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，缺乏對(duì)教學(xué)秘書工作的體諒與尊重，經(jīng)常存在教學(xué)秘書辛勤工作卻得不到認(rèn)可的情況，嚴(yán)重挫傷了教學(xué)秘書工作的積極性，使之產(chǎn)生厭倦、煩躁的不良情緒。

（二）工作職責(zé)繁重，缺乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，工作效能不高

首先，高職教學(xué)秘書工作，是現(xiàn)代高教管理中的重要環(huán)節(jié)，是教學(xué)管理體系中的重要組成部分，起著聯(lián)系“教”與“學(xué)”的紐帶作用。作為院系教學(xué)管理工作的參與者和具體工作的組織者，教學(xué)秘書受學(xué)校職能部門和學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)的雙重管理，工作任務(wù)非常重，兩個(gè)方面的工作事無(wú)巨細(xì)都要處理，導(dǎo)致教學(xué)秘書的工作非常繁雜。其次，各學(xué)校長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)于教學(xué)秘書的培訓(xùn)工作不重視，只選派教學(xué)秘書參加一般性的教師崗前培訓(xùn)，缺乏針對(duì)性。加之很多教學(xué)秘書都是由不同專業(yè)的年輕教師擔(dān)任，他們并不具備高教管理方面的專業(yè)背景，對(duì)于管理學(xué)、組織學(xué)等內(nèi)容知之甚少，即使有些教師對(duì)這方面知識(shí)有所了解，由于缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，也很難在實(shí)際工作中得到應(yīng)用。這些因素綜合起來(lái)形成了現(xiàn)階段我國(guó)高校教學(xué)秘書隊(duì)伍整體工作效能不高的現(xiàn)狀。

（三）待遇明顯偏低，考核制度存在缺陷，挫傷工作積極性

從現(xiàn)階段我國(guó)高職教學(xué)秘書薪資現(xiàn)狀來(lái)看，整體待遇偏低，在職稱晉升等方面受到很大限制。教學(xué)秘書整天忙于繁雜的教務(wù)事務(wù)，沒(méi)有業(yè)余時(shí)間從事科研等方面工作，勢(shì)必在研究成果方面處于弱勢(shì)，而科研是學(xué)校提拔干部考核工作成績(jī)的重要指標(biāo)，這就造成了教學(xué)秘書比同年參加工作教師晉升慢的現(xiàn)實(shí)。從考核層面看，教學(xué)秘書從事教學(xué)管理工作，頭緒多任務(wù)重，工作內(nèi)容牽扯到教學(xué)的方方面面，很難對(duì)其工作進(jìn)行量化，從現(xiàn)行的考核制度中很難體現(xiàn)出教學(xué)秘書的工作強(qiáng)度和工作質(zhì)量，往往是對(duì)教學(xué)秘書的工作進(jìn)行粗線條考核，沒(méi)有重大工作失誤就算考核合格。但是在評(píng)選優(yōu)秀的時(shí)候很難把教學(xué)秘書崗位考慮進(jìn)去，與學(xué)校對(duì)于教師和科研人員的豐厚獎(jiǎng)勵(lì)形成了鮮明對(duì)比，導(dǎo)致教學(xué)秘書對(duì)于本職工作缺乏進(jìn)取心，只求完成不求質(zhì)量的心態(tài)普遍存在。

四、改善高職院校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀的措施

（一）提高對(duì)教學(xué)秘書工作的重視度、建立激勵(lì)機(jī)制、拓展教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展渠道

學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分肯定教學(xué)秘書工作在高校教學(xué)管理中的地位和作用，提高教學(xué)秘書的待遇，包括經(jīng)濟(jì)待遇和行政待遇。一方面，提高教學(xué)秘書的工資、津貼水平。學(xué)校應(yīng)意識(shí)到教學(xué)秘書需要面對(duì)師生、領(lǐng)導(dǎo)等多方面壓力，工作辛苦而繁瑣。另一方面，建立合理的干部聘任、選拔制度，給予教學(xué)秘書一定的提升機(jī)會(huì)。將教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)等同于師資隊(duì)伍建設(shè)來(lái)對(duì)待，鼓勵(lì)教學(xué)秘書深入教學(xué)第一線，積極開展教學(xué)研究。學(xué)?？梢杂幸庾R(shí)地提供一些有針對(duì)性的教學(xué)改革規(guī)劃項(xiàng)目或科研題目，鼓勵(lì)他們多從事教育理論研究，不斷提高管理水平，從而使教學(xué)秘書崗位成為一個(gè)有吸引力的、有前途的崗位。

高職院校首先應(yīng)改變觀念，對(duì)教學(xué)秘書的工作進(jìn)行科學(xué)有效的考核評(píng)估，在評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)、薪酬待遇、職位晉升等方面為教學(xué)秘書提供相應(yīng)的機(jī)會(huì)，實(shí)現(xiàn)工作付出與工作回報(bào)的合理平衡。學(xué)?？梢悦磕昊蛎?jī)赡旮阋淮谓虒W(xué)秘書的評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)活動(dòng)，比如開展“教學(xué)管理先進(jìn)個(gè)人”、“管理育人先進(jìn)個(gè)人”、“教學(xué)管理服務(wù)之星”等評(píng)選活動(dòng)。這些活動(dòng)采取精神獎(jiǎng)勵(lì)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)相結(jié)合的形式，激發(fā)教學(xué)秘書的工作積極性和信心。其次，學(xué)校在教學(xué)秘書職稱評(píng)審時(shí)要有適當(dāng)?shù)恼邇A斜。因?yàn)榻虒W(xué)秘書工作比較繁雜，整天疲于應(yīng)付，沒(méi)有多少時(shí)間和精力用于科研，所以在職稱評(píng)定時(shí)可考慮一些相應(yīng)的政策傾斜。再次，給教學(xué)秘書提供轉(zhuǎn)崗或晉升機(jī)會(huì)。總之，讓每一位教學(xué)秘書都感到有良好的發(fā)展前途，才有助于教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)和可持續(xù)發(fā)展，從而促進(jìn)高職院校教學(xué)管理工作水平和質(zhì)量的提高。

（二）重視隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開展教學(xué)管理研究

有了領(lǐng)導(dǎo)的重視，有了配套制度的保證，就要將教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)等同于學(xué)校的師資隊(duì)伍建設(shè)來(lái)對(duì)待，在學(xué)歷、職稱、年齡結(jié)構(gòu)等方面從長(zhǎng)計(jì)議。學(xué)校應(yīng)該根據(jù)辦學(xué)規(guī)模，適當(dāng)補(bǔ)充后備力量，有針對(duì)性的選拔和培養(yǎng)一批政治性強(qiáng)。業(yè)務(wù)精通的高素質(zhì)人才，充實(shí)教學(xué)秘書隊(duì)伍形成一支卓有成效的教學(xué)管理梯隊(duì)。隨著辦學(xué)規(guī)模和層次的擴(kuò)展，傳統(tǒng)的教學(xué)管理方式越來(lái)越不適應(yīng)新形式發(fā)展的需要。要科學(xué)化，規(guī)范化、程序化的管理教學(xué)，就必須對(duì)教學(xué)秘書進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過(guò)定期培訓(xùn)、研討交流，參觀學(xué)習(xí)等方式，使他們掌握現(xiàn)代教育教學(xué)管理理念和業(yè)務(wù)能力，也只有這樣工作才能不斷開拓創(chuàng)新。做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高。

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