神華寧夏煤業(yè)集團(tuán)公司協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)施方案

侯曉琳

摘 要：由北京東華合創(chuàng)數(shù)碼科技股份有限公司（簡(jiǎn)稱東華合創(chuàng)公司）承建，陜西賽威信息工程監(jiān)理評(píng)測(cè)有限公司（簡(jiǎn)稱賽威信息公司）負(fù)責(zé)監(jiān)理的《神華寧夏煤業(yè)集團(tuán)公司協(xié)同辦公管理系統(tǒng)》（簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng)），通過一年多的時(shí)間的需求分析，軟件設(shè)計(jì)編制工作已基本完成。進(jìn)入實(shí)施上線階段的工作流程。

關(guān)鍵詞：神華 寧夏煤業(yè) 集團(tuán)公司 協(xié)同 辦公系統(tǒng) 實(shí)施方案

中圖分類號(hào)：TD82 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）03（a）-0014-02

1 制定測(cè)試計(jì)劃及系統(tǒng)功能測(cè)試

確定測(cè)試時(shí)間、協(xié)調(diào)測(cè)試人員、安排集中測(cè)試地點(diǎn)及環(huán)境，測(cè)試人員積極反饋功能測(cè)試中遇到的問題。

1.1 測(cè)試

2009年3月1日至3月3日，OA系統(tǒng)進(jìn)入到功能測(cè)試階段。

由神華寧夏煤業(yè)集團(tuán)公司辦公室、科技發(fā)展部、組宣部、人力資源部、電視新聞網(wǎng)絡(luò)中心組織相關(guān)人員進(jìn)行功能測(cè)試；由神華寧夏煤業(yè)集團(tuán)公司科技發(fā)展部、電視新聞網(wǎng)絡(luò)中心會(huì)同東華合創(chuàng)公司、賽威信息公司組成綜合測(cè)試組進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試。測(cè)試責(zé)任單位為賽威信息公司。

功能測(cè)試計(jì)劃主要測(cè)試OA系統(tǒng)中公文管理、辦公事務(wù)、電子郵件、企業(yè)論壇、個(gè)人辦公、集成接口等功能模功是否滿足需要。

以集中測(cè)試方式，參與測(cè)試人員到指定地點(diǎn)進(jìn)行測(cè)試。針對(duì)參與測(cè)試的相關(guān)部門的相關(guān)人員進(jìn)行簡(jiǎn)單的系統(tǒng)使用及測(cè)試流程培訓(xùn)。測(cè)試過程中，測(cè)試人員以不同角色用戶身份進(jìn)入系統(tǒng)，進(jìn)行流程審批、驗(yàn)證系統(tǒng)功能。由綜合測(cè)試組現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，監(jiān)理進(jìn)行過程跟蹤記錄。

1.2 功能測(cè)試報(bào)告

測(cè)試形成《功能測(cè)試計(jì)劃》、《功能測(cè)試報(bào)告》、《功能測(cè)試反饋記錄》。

通過3天的頻繁測(cè)試，總結(jié)出調(diào)試記錄中的主要問題分為功能調(diào)整（40條）、流程調(diào)整（16條）、新增功能及要求（13條）、操作（1條）、需要用戶協(xié)調(diào)及確認(rèn)（7條）、測(cè)試組建議（6條）、無(wú)法實(shí)現(xiàn)功能（4條）七類共計(jì)97條意見和建議。

1.3 解決方案

按照功能測(cè)試反饋信息調(diào)整系統(tǒng)。東華合創(chuàng)公司項(xiàng)目組對(duì)測(cè)試組明確提出需要修改的功能性問題，經(jīng)過分析討論，可以在試點(diǎn)單位、試用之前（2009年3月9日）按照要求修改和測(cè)試，并保證不影響其他功能模塊的試用。對(duì)于門戶頁(yè)面的調(diào)整，東華合創(chuàng)公司美工進(jìn)行方案的設(shè)計(jì)，會(huì)盡快提供幾套方案供客戶評(píng)審、確定采用。

針對(duì)于客戶已經(jīng)明確的流程調(diào)整，在試點(diǎn)單位培訓(xùn)、試用之前（2009年3月9日），按照要求調(diào)整測(cè)試完畢。

針對(duì)新增功能，進(jìn)行開發(fā)，在整體試運(yùn)行之前（2009年3月25日）測(cè)試完畢。

2 試點(diǎn)單位培訓(xùn)及試用

2.1 試點(diǎn)單位培訓(xùn)

功能測(cè)試工作完成，按照客戶要求進(jìn)一步完善系統(tǒng)，系統(tǒng)滿足試點(diǎn)單位試用的條件。

2009年3月12日至3月13日對(duì)神華寧煤協(xié)同辦公系統(tǒng)操作培訓(xùn)。同時(shí)神華寧夏煤業(yè)集團(tuán)公司確定由羊場(chǎng)灣煤礦、金能煤業(yè)分公司、汝芨溝煤礦、麥垛山煤礦籌建處、大武口洗煤廠、物資公司、能源工程公司、紅梁煤業(yè)公司、信息技術(shù)中心，神華寧夏煤業(yè)集團(tuán)公司辦公室、科技發(fā)展部等11個(gè)試點(diǎn)單位試運(yùn)行，并進(jìn)行培訓(xùn)。

針對(duì)試點(diǎn)單位辦公室綜合、文書業(yè)務(wù)人員及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理員共計(jì)30人的培訓(xùn)，使各位學(xué)員能熟練掌握系統(tǒng)操作方法，并成為各單位業(yè)務(wù)骨干，討論系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能及流程、收集相關(guān)信息。

通過培訓(xùn)，進(jìn)一步驗(yàn)證了系統(tǒng)功能，參訓(xùn)人員基本掌握了系統(tǒng)的相關(guān)操作使用。明確了試點(diǎn)單位各項(xiàng)流程，上報(bào)各單位人員及部門信息等。

通過培訓(xùn)、調(diào)研與各試點(diǎn)單位的業(yè)務(wù)人員的討論交流，完善了具體的相關(guān)業(yè)務(wù)流程。同時(shí)要求神華寧夏煤業(yè)集團(tuán)公司提供基層單位的人員信息，并且提供神華寧夏煤業(yè)集團(tuán)公司機(jī)關(guān)各門部門及基層單位人員排列順序。門戶界面二方案選一。訂購(gòu)RTX2000用戶滿足現(xiàn)階段使用需求，逐步分批次使用郵箱和RTX系統(tǒng)。

2.2 試點(diǎn)單位試用

試用問題反饋、修改。

2009年3月25日進(jìn)入試點(diǎn)單位試運(yùn)行階段。安排培訓(xùn)地點(diǎn)，組織培訓(xùn)人員，由每個(gè)試點(diǎn)單位的系統(tǒng)管理員和對(duì)辦公業(yè)務(wù)比較熟悉的人員參加。

參與培訓(xùn)人員掌握系統(tǒng)模塊功能使用，并能指導(dǎo)他人正確使用系統(tǒng)，根據(jù)試用意見及反饋調(diào)整系統(tǒng)。

3 通過對(duì)需求的評(píng)審、確認(rèn)

針對(duì)不同的問題需要用戶協(xié)調(diào)及確認(rèn)的問題，存在提出的需求與前期調(diào)研、需求評(píng)審會(huì)不符或不能確定的流程及業(yè)務(wù)，另外基層單位的流程及表單不統(tǒng)一等等。

（1）召開需求報(bào)告審查會(huì)議。由神華寧夏煤業(yè)集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加需求評(píng)審會(huì)，修改需求分析報(bào)告，建議相關(guān)協(xié)調(diào)確認(rèn)，按照最終需求調(diào)整系統(tǒng)。

（2）提出了《需求審查紀(jì)要》。測(cè)試組針對(duì)相應(yīng)的需求，提出了修改建議，對(duì)無(wú)法實(shí)現(xiàn)功能等也提出了具體的意見。要求東華合創(chuàng)公司盡快開發(fā)程序解決問題。

（3）確定了門戶界面的統(tǒng)一信息管理聯(lián)運(yùn)方式，個(gè)人用戶的CA認(rèn)證登錄權(quán)限，聯(lián)接幾個(gè)運(yùn)行系統(tǒng)如生產(chǎn)調(diào)度、安全監(jiān)測(cè)、經(jīng)營(yíng)管理、財(cái)務(wù)管理、銷售管理等，實(shí)現(xiàn)同平臺(tái)的信息鏈接。加入了西部CA公司的電子印章技術(shù)，在公文處理中能夠加蓋電子印章，以確認(rèn)文件的權(quán)威性、合法性。

（4）從2009年5月6日開始，為期54天，制做了神華寧夏煤業(yè)集團(tuán)公司各單位和各部門的各類電子印章共計(jì)230多枚。并于2009年6月29日下發(fā)各單位使用保管。

4 系統(tǒng)培訓(xùn)、推廣及試運(yùn)行

（1）東華合創(chuàng)公司同時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)試運(yùn)行前準(zhǔn)備工作，包括導(dǎo)入用戶、權(quán)限分配、制作模板等?！断到y(tǒng)使用說(shuō)明書》、錄制培訓(xùn)視頻課件。各基層單位按照項(xiàng)目組要求提供權(quán)限分配說(shuō)明、文件紅頭、正文模板等。

（2）機(jī)關(guān)用戶培訓(xùn)。

2009年5月3日至4日，安排神華寧夏煤業(yè)集團(tuán)公司所屬機(jī)關(guān)，各部門綜合人員50人進(jìn)行為期二天的重點(diǎn)培訓(xùn)。通過人機(jī)對(duì)話的方式，熟練掌握了OA系統(tǒng)模塊功能的使用方法，并要求學(xué)習(xí)結(jié)束后教授給所在部門的全體工作人員，使神華寧夏煤業(yè)集團(tuán)公司機(jī)關(guān)工作人員掌握系統(tǒng)使用方法。為試運(yùn)行做準(zhǔn)備。

（3）基層用戶培訓(xùn)。

2009年5月20日至21日，集中組織了神華寧夏煤業(yè)集團(tuán)公司各單位的辦公室綜合、文書業(yè)務(wù)人員及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理員共計(jì)80人的培訓(xùn)班，通過人機(jī)對(duì)話的方式，針對(duì)各模塊功能進(jìn)行了詳細(xì)的培訓(xùn)演練。并要求學(xué)習(xí)結(jié)束后教授給所在單位的全體工作人員掌握系統(tǒng)使用方法。

（4）系統(tǒng)試運(yùn)行、系統(tǒng)階段性驗(yàn)收。

2009年3月25日到2009年6月進(jìn)行了為期三個(gè)月的OA系統(tǒng)試點(diǎn)單位試運(yùn)行工作，形成了《系統(tǒng)試用反饋》及《系統(tǒng)試用結(jié)論》等。

在試運(yùn)行的過程中，出現(xiàn)了一些問題，也進(jìn)行了相應(yīng)的調(diào)整和修改，針對(duì)特殊的問題進(jìn)行整改，形成了《系統(tǒng)試運(yùn)行報(bào)告》。系統(tǒng)基本滿足運(yùn)行條件。

2009年6月底完成了階段性驗(yàn)收。

5 項(xiàng)目驗(yàn)收與移交

2009年7月1日至2010年2月3日OA系統(tǒng)試運(yùn)行。

在試運(yùn)行期間，召開了多次OA系統(tǒng)平衡會(huì)，對(duì)模塊功能進(jìn)行多次的溝通與修改，使得系統(tǒng)日趨完善，功能符合辦公要求，性能穩(wěn)定。

在試行期間，集團(tuán)公司對(duì)所屬基層單位進(jìn)行了針對(duì)協(xié)同辦公系統(tǒng)試運(yùn)行的三期培訓(xùn)，共計(jì)培訓(xùn)人員223人次，多次的培訓(xùn)使所有用戶對(duì)OA系統(tǒng)有了進(jìn)一步的了解，輕松的使用OA系統(tǒng)，簡(jiǎn)化了公文流程，并對(duì)此有了一定的依賴。

于2010年2月3日集團(tuán)公司組織相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)驗(yàn)收。驗(yàn)收通過并形成了驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。項(xiàng)目逐步移交至集團(tuán)公司。負(fù)責(zé)一年的系統(tǒng)無(wú)償維護(hù)期。