淺談煤炭企業(yè)辦公用品管控與制度建設

申建東

摘要：本文通過對煤炭企業(yè)辦公用品的管控和制度建設，有效規(guī)范辦公用品的管理和流程，節(jié)約成本，提高辦公效率，減少鋪張浪費，共同渡過當前煤炭企業(yè)的低迷時期。

關鍵詞：煤炭企業(yè)；成本控制；管理措施

針對當前煤炭行業(yè)的形勢，從各方面加強各項費用支出的管控與考核，制定了加強辦公用品制度管理控本降耗，把好成本的源頭關實施降本增效，本著勤儉節(jié)約和有利于工作的原則，規(guī)范公司辦公用品的管理與使用等各環(huán)節(jié)，深挖內部潛力，減少鋪張浪費，堅持精打細算，減少開支，通過實施全面預算管理，努力實現滿足各部門辦公用品的使用要求，扎實提高節(jié)能降耗促進辦公用品的合理化實用，充分運用內部市場化杠桿作用，調動全員的成本管理積極性，提升員工節(jié)約意識。

一、消耗性辦公用品交舊領新管理制度

以往的管理是根據各部門部室人員每月進行發(fā)放，有時發(fā)放的數量不夠正常辦公使用（因每個部門或部室工作性質不同），還得需要再到辦公室領用辦公所需用品，而現在是對消耗性辦公用品執(zhí)行交舊領新制度，建立交舊領新臺賬（交舊領新制范圍包括計算器、訂書機、筆芯、文件夾（盒）、筆記記錄本、檔案袋、鼠標、鍵盤、墨盒、拖把、公司印刷品、復印紙、膠水瓶、紙簍等），以上消耗性辦公用品領用時，由領用人填寫消耗性辦公用品使用表，消耗性辦公用品使用表，要有使用部門或部室負責人簽字方可到辦公室領取，辦公室每月對領取表進行統計并裝訂，辦公室按照領用表情況做為下帳依據，以備后查。大頭針、曲別針注意回收復用，非正式的文件或初稿，利用廢稿件的背面打（復）印，提倡了節(jié)約之風、精打細算之風。嚴格控制了非生產性支出。

二、設備性辦公用品管理制度及維護

為了保證辦公設備合理的配置和使用，更好地服務于各部門或部室的各項工作，制定了設備性辦公用品的管理制度和維護辦法。

1.設備性辦公用品分類定義屬于固定資產類，真對設備性辦公用品進行了分類及以下管理制度及措施（設備性辦公用品分類如下：辦公桌（椅）、文件柜、電話機、傳真機、打孔機、復印機、打印機、碎紙機、電腦、空調、投影儀、汽車等），以上物資的實用與管理上，讓員工自覺愛護各類設備性辦公用品。例如辦公桌（椅）等凡屬正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成辦公設備損壞且不能維修的，按照管理辦法程序進行報廢處理，報廢處理并制定了方案，一是由使用部門或部室填寫設備性辦公用品報廢申請單，并由部門主管簽字確認。二是由使用部門或部室將設備性辦公用品報廢申請單報行政部審批，審批后交財務部審核并進行賬務處理。三是由主管領導審批，審批后辦理報廢手續(xù)，然后再辦理新的領用手續(xù)。如有不正當使用或使用不合理而造成損壞的照價賠付，如有不賠付的按工資兩倍的價格從當月工資中扣出，如價格較高當月工資不夠賠付的逐漸扣出，直到扣出賠付標準為止。

2.設備性辦公用品的維護設立專人負責制度，統一管理及不定期對各部門或部室檢查，維護好公司設備性辦公用品，避免維護不及時給公司帶來損失。一是對電腦進行不定期的檢查，檢查過程中如發(fā)現私自更換配置或私設IP地址影響公司網絡正常運行的，對其違反者按照公司的員工獎懲辦法進行處理。二是對打印機和復印機的維護，打印機和復印機雖然是設備性辦公用品，但也是屬于比較貴重的易耗易損類辦公用品，將會不定期的進行維修與維護，每一部門或部室都應該愛護使用，按照程序操作實用，打印機和復印機在使用過程中如果發(fā)生不正常使用并損壞的，按照公司的員工獎懲辦法追究使用人的責任。發(fā)生意外情況造成辦公設備損壞的除外。三是對下班后或外出及長時間離開辦公室，必須確認電源是否關閉，如發(fā)現一次扣除當天工資。因沒有確認電源是否關閉，給公司造成損失的視情節(jié)情況進行處理，意外情況造成的除外。

三、工作作風制度

辦公室的保密制度也尤為重要。網絡雖然發(fā)達，但是也不能單注重網絡的泄密，同時也要注重傳真機的作用，可以說傳真機接收的每一份資料都關系著公司的切身利益，特對傳真機也做出了相關管理制定，建立傳真簽收、登記臺賬，并進行立檔備案。一是對傳真機不定期檢查，檢查接收傳真或對外發(fā)放傳真時是否有記錄，記錄是否完整。接收傳真應建立單獨的傳真登記記錄臺賬，接收的每一份傳真都應有傳真去向，是否送達了相關領導、相關部門或部室，是否送達后有相關領導、相關部門或部室的簽字，避免造成工作上的漏洞，嚴重的可能給公司帶來不必要的損失。二是對外發(fā)傳真，對外發(fā)傳真也建立了單獨的傳真登記記錄臺賬，對外發(fā)傳真時需經相關領導同意并簽字，避免公司機密文件的外漏而造成不必要的損失。確實出現嚴重問題的移交司法機關。

四、結語

轉變傳統粗放式辦公用品管理的方式方法，逐步走向精細化管理道路，應對當前低迷的煤炭形勢，辦公室也應做出減少鋪張浪費人措施，最大程度的為企業(yè)節(jié)約不必要的開支。辦公用品雖然比不上井下的采煤設備或材料，但節(jié)約無處不在，同時也不分高低貴賤，各部門或部室對自己的節(jié)約工作予以總結，正確理解、有效執(zhí)行，以適當形式進行評比，對維護企業(yè)認識高的員工進行表彰，選出先進，弘揚節(jié)能減排的良好風氣，形成“節(jié)約光榮、浪費可恥”的良好風尚，共同渡過當前的低迷時期。