儀器設(shè)備檔案建檔與管理淺論

黃健玲

【摘 要】?jī)x器設(shè)備檔案是醫(yī)療、衛(wèi)生、質(zhì)監(jiān)、檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，真實(shí)地記錄和反映監(jiān)測(cè)檢驗(yàn)與評(píng)價(jià)、技術(shù)管理與服務(wù)，是不可再生的信息資源之一，所以做好儀器設(shè)備檔案的管理及應(yīng)用是十分必要的。

【關(guān)鍵詞】?jī)x器設(shè)備檔案；建立；管理

醫(yī)療、衛(wèi)生、質(zhì)監(jiān)、檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)中心等日常的大量的樣品和監(jiān)測(cè)檢驗(yàn)、開展科研、教學(xué)工作主要是依靠?jī)x器設(shè)備來(lái)進(jìn)行，這些設(shè)備在工作中起著關(guān)鍵的無(wú)可替代的作用，如何加強(qiáng)設(shè)備管理及做好設(shè)備檔案歸檔工作，使其在中發(fā)揮最大限度的作用是擺在管理者面前的重要課題。

1、建立儀器設(shè)備檔案的意義

儀器設(shè)備檔案是記錄和反映本單位基本建設(shè)、業(yè)務(wù)技術(shù)和科學(xué)研究等活動(dòng)，具有保存價(jià)值的真實(shí)、準(zhǔn)確記錄，并且按一定的歸檔制度集中保管的技術(shù)文件資料。[1]建立儀器設(shè)備檔案有以下兩方面的意義：

首先，建立儀器設(shè)備檔案，能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力的證據(jù)，為同類設(shè)備的更新?lián)Q代提供依據(jù)。由于一臺(tái)先進(jìn)的檢測(cè)設(shè)備功能多樣、價(jià)格不菲，在引進(jìn)時(shí)將會(huì)進(jìn)行詳細(xì)的論證，包括設(shè)備的使用價(jià)值、資金的投入、創(chuàng)造的效益等。而建立儀器設(shè)備檔案，就能為此項(xiàng)工作提供證據(jù)和參考。

其次，建立儀器設(shè)備檔案是設(shè)備維修、檢修校驗(yàn)和管理的必備條件。儀器設(shè)備在運(yùn)轉(zhuǎn)和使用過(guò)程中，由于物理、化學(xué)因素的作用，一些零部件會(huì)磨損、腐蝕和松動(dòng)，將會(huì)影響設(shè)備的精度、性能和工作效率，這就必須維護(hù)和檢修校驗(yàn)，要維護(hù)和檢修校驗(yàn)，設(shè)備檔案是必備的條件，它能為設(shè)備的使用和維修、保養(yǎng)提供依據(jù)。

2、建立儀器設(shè)備檔案的基本要求

要做好一臺(tái)儀器設(shè)備的技術(shù)檔案，就必須要對(duì)該設(shè)備的原始資料進(jìn)行收集、整理、編目等等。完成這一系列的工作，要依靠完善的歸檔制度才能得到保證。因此，訂立一套完整的儀器設(shè)備檔案立卷歸檔制度十分必要。

2.1明確歸檔要求，準(zhǔn)確劃分歸檔范圍

我們根據(jù)儀器設(shè)備檔案的管理要求，結(jié)合自身工作的實(shí)際需要，明確儀器設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容，把儀器設(shè)備所涉及的資料進(jìn)行收集、整理、歸檔存放。這些資料主要包括：設(shè)備在申購(gòu)過(guò)程中形成的管理性文件（預(yù)備資料、基礎(chǔ)資料）和設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中積累的文件（運(yùn)行資料、保養(yǎng)及維修記錄、校驗(yàn)材料及結(jié)果報(bào)告）。

2.1.1預(yù)備資料 是指申請(qǐng)購(gòu)置儀器設(shè)備的請(qǐng)示、批復(fù)、可行性報(bào)告等。目前，我中心購(gòu)置儀器設(shè)備前必須填寫《設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表》，報(bào)中心財(cái)務(wù)科、質(zhì)量負(fù)責(zé)人及技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可采購(gòu)。這張《設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表》就是預(yù)備資料。購(gòu)買大型的儀器設(shè)備時(shí)，還應(yīng)提交可行性報(bào)告。它是購(gòu)置大型儀器設(shè)備的技術(shù)性和經(jīng)濟(jì)依據(jù)。

2.1.2基礎(chǔ)資料 是指采購(gòu)設(shè)備時(shí)所產(chǎn)生的一系列文件資料。主要包括采購(gòu)合同或者協(xié)議、隨機(jī)附帶的全部文件材料（照片、圖紙、說(shuō)明書、合格證書、裝箱單、電氣安裝圖、備件圖冊(cè)、操作規(guī)程等）、安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收記錄、安裝竣工圖等。

2.1.3運(yùn)行資料 是指設(shè)備在運(yùn)行過(guò)程中的相關(guān)記錄數(shù)據(jù)。主要是日常工作記錄和運(yùn)行記錄。

2.1.4保養(yǎng)及維修記錄 是指設(shè)備在運(yùn)行過(guò)程的保養(yǎng)及維修的記錄文件。

2.1.5校驗(yàn)材料及結(jié)果報(bào)告 是指設(shè)備在運(yùn)行一段時(shí)間后，需進(jìn)行校驗(yàn)，校驗(yàn)時(shí)所產(chǎn)生的所有資料及校驗(yàn)的結(jié)果報(bào)告應(yīng)納入歸檔范圍。

2.2設(shè)計(jì)檔案分類編號(hào)方法

由于每個(gè)檢測(cè)中心存在同一類的型設(shè)備有多種型號(hào)的情況，針對(duì)這一特點(diǎn)，必須設(shè)計(jì)好設(shè)備檔案的分類編號(hào)方法。必需將設(shè)備檔案編號(hào)，主要由四部分組成，其結(jié)構(gòu)模式是大類代字+儀器設(shè)備型號(hào)+儀器設(shè)備臺(tái)號(hào)+案卷順序號(hào)，表示為：C001·01-1。其中，C是大類代字，001表示儀器設(shè)備的型號(hào)，01則是儀器設(shè)備的臺(tái)號(hào)，1是案卷順序號(hào)。

由于儀器設(shè)備檔案需要每年增加后續(xù)資料，為了方便檔案的應(yīng)用，因此建議采用新的立卷歸檔方法，將原來(lái)需要裝訂的案卷，改為以件為單位，無(wú)需裝訂成冊(cè)。

3、儀器設(shè)備檔案管理中存在的問(wèn)題

檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的儀器設(shè)備檔案內(nèi)容多、技術(shù)含量高、信息量大、涉及面廣，對(duì)管理提出了較高的要求。但有些因素造成設(shè)備檔案質(zhì)量欠佳，不能發(fā)揮應(yīng)有的作用，管理與設(shè)備的現(xiàn)代化程度尚不適應(yīng)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

3.1對(duì)設(shè)備檔案管理缺乏應(yīng)有的重視，管理部門責(zé)任不清、職責(zé)不明，造成設(shè)備檔案不完整、不統(tǒng)一、不規(guī)范，缺少重要技術(shù)資料，難以查找利用。同時(shí)，少數(shù)機(jī)構(gòu)沒有設(shè)立專門的設(shè)備檔案管理員，無(wú)專人管理檔案。

3.2設(shè)備檔案填寫不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，不能完整真實(shí)地反映設(shè)備的現(xiàn)狀，嚴(yán)重降低了檔案的利用價(jià)值。

3.3設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)不高，缺少相應(yīng)的培訓(xùn)，缺乏相關(guān)管理知識(shí)，造成管理不嚴(yán)，借閱檔案不履行手續(xù)，導(dǎo)致檔案資料的缺損和遺失。

3.4設(shè)備檔案未得到充分有效的利用，不能主動(dòng)將設(shè)備檔案與日常的設(shè)備管理、購(gòu)置等工作結(jié)合起來(lái)，而只是單純地將設(shè)備檔案視為技術(shù)資料，致使設(shè)備檔案的作用與潛能不能得到充分發(fā)揮。

4、改進(jìn)儀器設(shè)備檔案管理的措施及建議

4.1健全檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高各有關(guān)部門對(duì)設(shè)備檔案作用的認(rèn)識(shí)，密切配合設(shè)備檔案管理人員開展工作。

4.2設(shè)備檔案管理人員要以主動(dòng)、積極、周到的服務(wù)來(lái)保證檔案資料的有效完整。[2]收集和捕捉有用信息，充分發(fā)揮檔案的作用，以此來(lái)促進(jìn)有關(guān)工作的進(jìn)行，使檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)內(nèi)的各類設(shè)備的效能得到充分發(fā)揮。

4.3全面、系統(tǒng)、規(guī)范地建立儀器設(shè)備檔案。設(shè)備檔案是設(shè)備從購(gòu)進(jìn)到報(bào)廢全過(guò)程的真實(shí)記錄，是反映儀器設(shè)備全貌的文獻(xiàn)資料，必須確保檔案資料的完整性、可靠性、準(zhǔn)確性。

4.4加強(qiáng)管理，做好后續(xù)工作。隨著設(shè)備從申購(gòu)到安裝使用，其相應(yīng)的材料由設(shè)備管理人員做好檔案的收集整理工作，再移交檔案室。同時(shí)將有關(guān)材料復(fù)印下發(fā)有關(guān)使用科室，讓各科的設(shè)備操作者都了解設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容和要求，使之配合檔案部門，做好資料的歸檔工作。由于設(shè)備的使用年限都在一年以上，因此，設(shè)備管理員每年都要對(duì)設(shè)備的檔案資料進(jìn)行更新，做好后續(xù)工作。例如，加入當(dāng)年的運(yùn)行記錄、維修記錄、交接記錄、事故分析報(bào)告、處理情況報(bào)告、校驗(yàn)結(jié)果等資料，對(duì)檔案目錄進(jìn)行更新。

4.5檔案工作的目的是為了提供利用，檔案只有利用了，才能使它具有其價(jià)值和意義，儀器設(shè)備檔案亦是一樣。通過(guò)對(duì)設(shè)備檔案的開發(fā)利用，以提高儀器設(shè)備的使用效能。

在現(xiàn)今信息時(shí)代，不但要強(qiáng)調(diào)設(shè)備的靜態(tài)管理，更要加強(qiáng)動(dòng)態(tài)管理。使設(shè)備檔案的管理、利用與設(shè)備的管理、使用維修、保養(yǎng)、報(bào)廢等各個(gè)環(huán)節(jié)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，使其更好地發(fā)揮功能優(yōu)勢(shì)，為促進(jìn)檢驗(yàn)事業(yè)的發(fā)展保駕護(hù)航。

【參考文獻(xiàn)】

[1]呂進(jìn)明.疾控中心儀器設(shè)備技術(shù)檔案管理與應(yīng)用[J].中國(guó)農(nóng)村衛(wèi)生事業(yè)管理，2006（7）：52.

[2]鄭月瓊.醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員工作淺談[J].醫(yī)療裝備，2007（11）：37.