淺談學校干部人事檔案管理

劉偉

[摘要]干部人事檔案是一個以干部個人姓名為單位，便于集中保管和提供利用的整體形式，是組織人事等有關部門按照黨的政策在培養(yǎng)選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內容的文件材料。干部人事檔案管理又是按照科學的原則和方法進行整理、分類、保管，為組織人事工作提供服務的一項專門性工作。因此，干部人事檔案對于歷史地、全面地考察、了解干部和正確選拔、使用干部，提高學校管理水平，無疑都具有重要意義。

[關鍵詞]檔案管理；干部管理；檔案作用

[中圖分類號]C93[文獻標識碼]A[文章編號]1005-6432（2013）9-0071-02

1新時期學校干部人事檔案管理工作的作用

11干部人事檔案在學校管理中具有導向和連接作用

干部人事檔案是學校檔案的重要組成部分，是學校干部管理資料的核心內容，是各所學校推進干部人事制度改革、干部教師隊伍建設等工作的重要參考材料。并可為上級部門對學校干部人事工作的宏觀決策提供必要的資料和依據。這是干部人事檔案的導向作用。干部個人檔案清楚地記載著一個干部的自然狀況、社會關系和歷史、現(xiàn)實表現(xiàn)，這些材料存放保管在單位組織人事部門，可以使廣大教職工對組織人事部門有一種歸屬感和信任感，如同把自己最寶貴的東西放在家中一樣，使個人與組織聯(lián)系更密切。同時，對干部、教工又會無形中形成一種約束力，促使他們更好地為學校的穩(wěn)定和發(fā)展做好工作，從而有利于學校各項管理工作的順利實施。這便是干部人事檔案工作的連接作用。

12干部人事檔案在學校教師隊伍管理工作中起著促進作用

學校的根本任務是培養(yǎng)適應我國經濟建設需要的合格人才。學校教育教學改革涉及的內容極其廣泛，但就整體而言，師資隊伍的建設和管理是其中最為重要的。教師是教學過程中的主導因素，教師的素質和水平直接影響教育教學質量乃至人才培養(yǎng)的質量。干部人事檔案記錄了全校每位教師的個人簡歷、專業(yè)結構、專業(yè)技術考核、進修提高、教學評估、科研授獎等情況，是一套完整地反映每位教師的業(yè)務能力、學術水平、工作業(yè)績的歷史真實憑證。有了這樣一種可靠的憑證，就可以有目的、有計劃地合理使用每一位教師，在選調優(yōu)秀教學人員時可根據其人事檔案了解情況，在評定職稱時可把人事檔案中記載的成績作為依據之一。因此，干部人事檔案管理工作有利于調動每位教師的積極性，從而加快學校教育教學改革的步伐。

2新時期學校干部人事檔案管理工作中存在的問題

21管理意識滯后

干部人事檔案工作是干部工作的一項基礎性工作，是做好干部工作的基礎和前提，搞好干部人事檔案管理，對于全面地了解干部，選拔、使用干部具有重要意義。從事干部人事檔案管理工作的許多同志，干部檔案意識是比較強的，對干部人事檔案工作的認識是明確的。但也應清楚地看到，由于干部人事檔案工作是一項內部性、保密性很強的工作，是一項并不引人注目的、默默無聞的工作，因此有的同志常常看不到它的重要性。有的同志認為，現(xiàn)在使用干部重在現(xiàn)實表現(xiàn)，干部檔案沒有多大的作用；有的同志認為干部人事檔案工作是干部人事檔案工作人員的事情，與己無關；有的同志雖然口頭上講干部人事檔案工作的重要性，但在實際工作中卻不夠重視。這些情況表明，有相當一部分人對干部人事檔案工作的認識是不到位的?？梢哉f，管檔意識的滯后是制約干部人事檔案工作的一個重要因素。

22管理機制滯后

從目前情況看，學校干部人事檔案有的隸屬于組織部門，有的隸屬于人事部門，有的隸屬于辦公室。就工作性質來說，干部檔案應與文書檔案、科技檔案、財會檔案一并歸檔案室管理。但在許多學校，還沒有理順關系，存在各自為政、材料分散管理的現(xiàn)象，如反映教學情況、教學獎懲的材料，是作為教師業(yè)務檔案存放在教務處或師資科。分散的管理格局，使干部檔案材料不能全面地反映干部的真實面貌。干部檔案材料的收集是干部檔案工作的重點和難點，目前主要仍是依賴于行政手段，材料收集的辦法老化而單一，真正反映個人特性的材料少，檔案材料缺乏科學的定性描述和定量考核，檔案語言比較僵化抽象，信息資源往往不能準確地反映個人的真實情況，也不能準確地評價一個人。

23管理方法滯后

目前，干部檔案材料主要包括記載干部本人基本狀況的履歷表、登記表、任免表、工資表，記載信息簡單，不能全面地反映干部的特征。干部檔案信息載體形式單一，未能形成聲像制品，遠程傳遞速度慢，使用價值低，不能實現(xiàn)科學存儲和信息資源共享。干部檔案管理手段相對落后，基本處于手工操作階段，缺乏相應的管理設備和手段，干部檔案的案卷質量尚待提高。

3新時期學校干部人事檔案管理工作改革的對策

31更新觀念，加強對干部檔案工作的領導

隨著科學技術的不斷發(fā)展，許多學校的干部檔案管理工作水平有著不同程度的提高。但從目前狀況看，僅僅做到索引目錄和檢索案卷目錄是遠遠不夠的，電子儲存與檢索、檔案管理現(xiàn)代化已提上日程。因此，從領導干部到具體的工作人員要跟上時代步伐，更新管理觀念，深化檔案管理工作改革，適應時代發(fā)展需要。同時，各級領導干部應認真深刻理解上級的有關文件精神，進一步加強對干部工作的指導，沖破傳統(tǒng)的干部人事檔案材料的管理模式，立足于干部檔案資源的開發(fā)利用，改變傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作中的陳舊觀念，充分發(fā)揮干部人事檔案工作的作用。

32實施干部人事檔案的規(guī)范化、科學化管理

一要健全工作制度。制度建設是做好工作的前提和保證，干部人事檔案工作是一項頭緒眾多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。我們必須進一步完善各項干部檔案管理制度，并在狠抓落實上下工夫。要強化保密管理，杜絕泄密、失密、竊密現(xiàn)象。二要加強干部人事檔案硬件建設，實現(xiàn)檔案管理的科學化和現(xiàn)代化。學校應該努力改善干部人事檔案工作條件，添置必要的現(xiàn)代化技術設備，如計算機、溫濕度器等，建立實用性較強的微機檔案管理系統(tǒng)，逐步運用計算機儲存、傳遞、檢索檔案信息，提高檢索速度。再次要認真做好干部檔案材料的收集和歸檔工作，實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。人事檔案管理質量取決于收集和補充的檔案材料的質量，對收集到的材料，要從手續(xù)是否齊全，表述是否準確精練等方面進行認真細致的鑒別，不符合要求的要及時退回糾正后再歸檔，不屬于歸檔范圍的要及時退還。

33加強干部人事檔案管理隊伍的建設，提高干部檔案管理人員素質

建立一支熟悉業(yè)務、相對穩(wěn)定的專業(yè)隊伍，是做好干部檔案工作的組織保證。學校干部人事檔案管理人員應具備優(yōu)良的思想政治品質、寬廣的知識面、扎實的檔案專業(yè)基礎知識、較強的現(xiàn)代管理能力和計算機運用能力等。管理人員素質的高低關系到檔案管理質量的高低，學校領導應挑選精于業(yè)務、樂于奉獻的優(yōu)秀干部從事干部人事檔案管理工作。檔案管理人員要經得起市場經濟的考驗，樂于奉獻、具有良好的職業(yè)道德和吃苦耐勞精神。學校要加大對干部人事檔案管理人員的培訓力度，使他們不斷豐富專業(yè)技術管理知識、完善現(xiàn)代化管理手段、增強創(chuàng)新意識，力促學校干部人事檔案工作邁上新臺階。

4創(chuàng)新學校人事檔案管理還需要三個轉變

41從靜態(tài)的管理控制向以人為本的服務轉變

建立教師成長檔案。編制每一位教師個人成長的檔案資料，如學歷、課堂教學、高考成績、學生評教、論文獲獎、課題研究、指導學生獲獎、校本課程研發(fā)等內容，以相關學校或全市教師發(fā)展水平為參照，確立教師成長目標管理，教師哪些方面是特長，哪些是“缺角”，建立平臺予以動態(tài)公示，教師能對個人的情況一目了然，并能及早準備，未雨綢繆，使人事檔案的管理切合不同類型專業(yè)技術人才的成長、發(fā)展規(guī)律，滿足學校教職員工的專業(yè)發(fā)展需求。建立優(yōu)秀人才成長人才庫。學校專業(yè)技術人員集中，做好中層以上干部和優(yōu)秀專業(yè)技術人員檔案信息的建庫工作。學校有功勛教師、特級教師、享受國務院特殊津貼的專家、省級名師名校長培養(yǎng)對象、地縣市級學科帶頭人、骨干教師、教學名師等各級別人才，分類建立個人科研課題、成果、論文、教學優(yōu)秀成果等相關資料庫，定期跟蹤收集最新材料，整理歸檔。為人事管理、人才選拔提供準確、可靠的信息，真正達到“觀其卷，知其人，用其長”的目的。

42從“政治化”向“績效化”的功能定位轉變

傳統(tǒng)的人事檔案管理沒有及時順應時代變化進行變革，側重于“政治化”的管理，功能的單一性，極其不利于人事檔案“績”“效”作用的積極發(fā)揮?，F(xiàn)在實行績效工資改革后，將在各類學校逐步推進實施，這不僅是分配制度改革，更是用人體制的變革。因此突出人事檔案“績效化”的信息記錄功能，挖掘人事檔案“績效化”的數據分析功能，使人事檔案更好地服務于人事制度改革。一是人事檔案的信息記錄功能。學校各教學崗位具有不同的專業(yè)特征，績效考核內容要能展現(xiàn)出不同崗位教職工的工作特點，把教職工的專業(yè)能力和全面發(fā)展作為重要導向。因此，人事檔案的收集范圍、價值取向更多地趨向于“績效化”的需要，為教師績效化評價提供權威數據和參考。二是人事檔案的績效分析功能?？冃Э己说慕Y果要運用于教師管理的各個環(huán)節(jié)。學校實施績效考核的目的并不只是為了“績效”，更是通過績效考核提高教育質量，實現(xiàn)素質教育。要通過績效考核發(fā)現(xiàn)組織和個人在工作中存在的問題和不足，找出解決問題、彌補不足的思路和方法。這就需要通過對人事檔案信息數據進行統(tǒng)計和分析，通過加強人事檔案的科學管理，發(fā)揮績效分析功能，體現(xiàn)人事檔案利用服務“以人為本”的宗旨，更符合教師專業(yè)化發(fā)展需求，使人事檔案的利用實現(xiàn)封閉的“單一功能”向開放的“多元功能”轉變。

43從傳統(tǒng)的“重藏輕用”向“多元化”的開發(fā)利用轉變

人事檔案必須改變傳統(tǒng)人事檔案“重收藏保管，輕開發(fā)利用”的現(xiàn)狀，從簡單原始的利用手段向為學校的發(fā)展提供“多元化”的開發(fā)利用轉變。人事檔案開發(fā)包括兩個層次：一是對人事檔案信息源和信息渠道的開拓發(fā)掘，以獲取更多的有用檔案信息，如擴大收集范圍等；二是著眼于對已掌握的人事檔案信息作深度的思維加工或重組，不斷發(fā)現(xiàn)和提高檔案信息的利用價值，開拓檔案信息在學校教學、科研、人才發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、選拔和使用等方面的廣闊用途。

總而言之，學校管理是以“人”為中心，要把人事檔案的管理利用作為基點，真正實現(xiàn)檔案信息開放與融通的人性化、績效化、時效化、遠程化。而創(chuàng)新人事檔案管理，實行三個轉變，才能真正培育出一支最佳的教職工隊伍，最大限度地實現(xiàn)個人目標和組織目標的有機統(tǒng)一，使組織成長與個人能力發(fā)展相適應。

參考文獻：

[1]陳亞蘭試論人事檔案管理工作的重要性[J].中國市場，2012（14）：169-170

[2]馬愛萍加強流動人員人事檔案管理 保障流動人員合法社會權益[J].中國市場，2010（14）：33