高校教學(xué)秘書的重要性及存在的問題

姚紅靜

【摘 要】高校教學(xué)秘書是高校正常運(yùn)行的重要保障之一，本文就高校教學(xué)秘書工作的重要性和現(xiàn)存問題進(jìn)行分析和探討。在對教學(xué)秘書工作的重要性和存在的問題進(jìn)行分析之后，筆者認(rèn)為目前我國高校教學(xué)秘書的工作能力和個(gè)人素質(zhì)仍有巨大的上升空間。充分認(rèn)識(shí)高校教學(xué)秘書工作的重要性并細(xì)致分析存在的問題，能對高校教學(xué)秘書工作起到一定的指導(dǎo)作用。

【關(guān)鍵詞】高校；教學(xué)秘書；重要性；存在問題

高校教學(xué)秘書工作作為高校教學(xué)工作中必不可少的一個(gè)部分，具有非常重要的意義。從小處說，教學(xué)秘書是系部工作有序進(jìn)行的保證，從大處說，他是整個(gè)學(xué)校教學(xué)、教務(wù)和學(xué)生工作得以順利開展的關(guān)鍵因素之一。本文就高校教學(xué)秘書工作的重要性和高校教學(xué)秘書現(xiàn)存問題進(jìn)行分析和探討，旨在對高校教學(xué)秘書工作起到一定的指導(dǎo)作用。

相比起教學(xué)秘書的崗位設(shè)置和人員素質(zhì)的培養(yǎng)，一般高校更重視的是教師質(zhì)量的高低、教學(xué)水平的優(yōu)劣、教學(xué)環(huán)境的好壞和教學(xué)設(shè)備的完善與否，多數(shù)會(huì)忽略教學(xué)秘書工作的重要性。而在實(shí)際工作中，高校教學(xué)秘書的地位不僅不會(huì)低于教師，在某些時(shí)候，教學(xué)秘書所承擔(dān)的工作和扮演的角色比教師更加重要。教學(xué)秘書工作的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.教學(xué)秘書是信息溝通的橋梁。教學(xué)秘書的日常工作內(nèi)容之一是信息的傳遞，而信息的傳遞又分為兩個(gè)方面：一是信息的下達(dá)，即將學(xué)校各部門下發(fā)的文件或指令傳達(dá)給系部及教師，或?qū)⑾挡肯掳l(fā)的文件或指令轉(zhuǎn)達(dá)給教師或?qū)W生。在此過程中，要求教學(xué)秘書做到信息的準(zhǔn)確傳達(dá)，及時(shí)傳達(dá)和有效傳達(dá)，并確保信息到達(dá)相關(guān)責(zé)任人，以保證在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成規(guī)定的教學(xué)任務(wù)和教務(wù)工作；二是之下而上的反饋。學(xué)生對教師教學(xué)的意見和建議、教師對系部或?qū)W校工作安排的意見和建議，以及系部對學(xué)校發(fā)展方向等的意見和建議，都需要通過教學(xué)秘書向相關(guān)部門和人員進(jìn)行有效的反饋。教學(xué)秘書及時(shí)將信息反饋給上級(jí)部門和領(lǐng)導(dǎo)或教師，有助于教學(xué)的改革，工作的開展和學(xué)生的穩(wěn)定。從某種意義上說，有時(shí)自下而上的反饋較之自上而下的傳達(dá)更具有現(xiàn)實(shí)和長遠(yuǎn)意義。從這一點(diǎn)看，教學(xué)秘書的工作非常重要，是上下有效溝通的橋梁和紐帶。

2.教學(xué)秘書工作保證了教學(xué)工作的組織和實(shí)施。教學(xué)秘書對外進(jìn)行信息的溝通與處理，對內(nèi)則要對教學(xué)工作的組織和實(shí)施負(fù)責(zé)。教學(xué)秘書工作多且繁瑣，尤其在教學(xué)工作的組織和實(shí)施上，教學(xué)秘書擔(dān)負(fù)著領(lǐng)導(dǎo)和教師的雙重責(zé)任。從課程的設(shè)置到教室的安排，從考試的組織到成績的登統(tǒng)等等，都離不開教學(xué)秘書的工作。教學(xué)工作的組織和實(shí)施可以說是教學(xué)秘書工作中重要的組成部分，一旦教學(xué)秘書在教學(xué)工作的安排上出現(xiàn)失誤，輕則延誤教學(xué)工作的開展，重則導(dǎo)致教學(xué)事故，影響正常教學(xué)工作的順利進(jìn)行。因此說，高校教學(xué)秘書在教學(xué)工作的組織和實(shí)施過程中有著舉足輕重的作用，并扮演著至關(guān)重要的角色。

3.教學(xué)秘書對教學(xué)工作和學(xué)生工作實(shí)施監(jiān)督管理。高校教學(xué)秘書的另一項(xiàng)責(zé)任就是對教學(xué)工作實(shí)施監(jiān)督和管理，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)成果進(jìn)行有效的評(píng)估，并及時(shí)作出相應(yīng)的調(diào)整。教學(xué)工作的實(shí)施需要有配套的管理機(jī)制，無論是領(lǐng)導(dǎo)聽課還是學(xué)生評(píng)課，最終都需要將結(jié)果匯總至教學(xué)秘書手里，由教學(xué)秘書統(tǒng)一整理并統(tǒng)計(jì)出結(jié)果。通過對結(jié)果的分析來實(shí)現(xiàn)對教學(xué)工作進(jìn)行監(jiān)管，并將最終結(jié)果反饋給系部和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。此外，對課程設(shè)置的合理與否的監(jiān)管也需要通過教學(xué)秘書配合教師和領(lǐng)導(dǎo)一起完成測試，并進(jìn)行合理的調(diào)整和安排。每學(xué)期和學(xué)年末的教師自我評(píng)估和評(píng)估材料同樣需要教學(xué)秘書進(jìn)行組織、匯總，并將匯總結(jié)果上交給領(lǐng)導(dǎo)，在領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)無誤后形成材料，上呈學(xué)校相關(guān)部門進(jìn)行年度的總結(jié)和備案。與此同時(shí)，教學(xué)秘書還要協(xié)助掌管學(xué)生工作的工作人員對學(xué)生工作進(jìn)行監(jiān)管，及時(shí)糾正學(xué)生工作中出現(xiàn)的問題，保證教學(xué)、教務(wù)與學(xué)生工作的順利進(jìn)行。

上述三方面是高校教學(xué)秘書工作的重要性，高校教學(xué)秘書的工作的交叉的，涉及到教學(xué)、教務(wù)和學(xué)生工作等方面，在高校工作中有非常重要的地位。在分析完高校教學(xué)秘書的重要性之后，筆者對己所兄弟院校教學(xué)秘書的工作進(jìn)行了了解和考察，發(fā)現(xiàn)存在以下幾個(gè)共同的問題：

1.教學(xué)秘書工作量大、人手不足。部分高校系部下只設(shè)置了一個(gè)教學(xué)秘書的職位，所有工作全部由一人完成，無論是教學(xué)工作還是教務(wù)工作，有的甚至還包括學(xué)生工作。這三部分加在一起的工作量非常大，造成教學(xué)秘書工作壓力大、工作時(shí)間長和工作效率低等結(jié)果。對于此種情況，學(xué)校按照系部大小和工作量大小綜合考慮教學(xué)秘書崗位數(shù)量的設(shè)置，將教學(xué)秘書的工作分化和細(xì)化。一方面能有效的緩解教學(xué)秘書的工作壓力，另一方面能有效的提高教學(xué)秘書的工作效率，對系部工作的運(yùn)行有重要意義。

2.教學(xué)秘書的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)匱乏。教學(xué)秘書的工作的是一成不變的，是隨著時(shí)間的推移發(fā)生變化的。進(jìn)入21世紀(jì)后，教學(xué)秘書更多的工作開始需要借助計(jì)算機(jī)來完成。越來越多的學(xué)校為了方便管理，在電腦上建立了一系列教學(xué)、教務(wù)工作的管理系統(tǒng)，這些都需要教學(xué)秘書學(xué)習(xí)和掌握。與此同時(shí)，教學(xué)秘書工作的內(nèi)容和工作方式也在不斷更新，想要更好的完成教學(xué)秘書的工作就必須不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)。而教學(xué)秘書工作的連續(xù)性和人手不足的特點(diǎn)往往讓其缺少學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。不僅如此，不少高校教學(xué)秘書跟兄弟院校的同行之間也甚少有溝通和交流的機(jī)會(huì)。對高校來說，應(yīng)給教學(xué)秘書提供更多的學(xué)習(xí)和交流的機(jī)會(huì)，這不僅有助于教學(xué)秘書自身素質(zhì)的提高，更有助于工作方式的改進(jìn)和效率的提高。

3.教學(xué)秘書的服務(wù)意識(shí)不足。在對部分高校教學(xué)秘書的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，不少教學(xué)秘書對自身工作的性質(zhì)認(rèn)識(shí)存在不足，主要表現(xiàn)在服務(wù)意識(shí)的不足和缺失。一些教學(xué)秘書在工作中更多扮演的是傳聲筒的角色，對信息至上而下的傳達(dá)做的非常到位，相反對于之下而上的信息和意見反饋則不夠重視。有的是因?yàn)楣ぷ髁看蠛雎粤耍械膭t是認(rèn)為這種反饋意義不大。無論什么原因，作為教學(xué)秘書，工作內(nèi)容之一便是服務(wù)系部、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生。倘若教學(xué)秘書服務(wù)意識(shí)不足，將直接影響教職員工的工作積極性，影響學(xué)生在校學(xué)習(xí)的積極性，并影響各種工作的正常開展。因此，應(yīng)加強(qiáng)高校教學(xué)秘書服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)，以協(xié)調(diào)各方關(guān)系，保證學(xué)校、系部、教師和學(xué)生之間的和諧關(guān)系。

4.高校教學(xué)秘書工作的創(chuàng)新思維能力不足。一些高校教學(xué)秘書對工作的認(rèn)識(shí)依然停留在從前，還沒有跟上時(shí)代的發(fā)展。進(jìn)入21世紀(jì)后，學(xué)生與以往任何一個(gè)階段都不相同，他們的個(gè)性更加突出，獨(dú)立性缺乏，自我的性格特點(diǎn)使他們的集體生活遇到很多問題。此時(shí)教學(xué)秘書應(yīng)從以前的工作模式中跳出來，以創(chuàng)新的思維來應(yīng)對新的工作環(huán)境和對象。

5.高校教學(xué)秘書的科研能力有待提高。對部分高校教學(xué)秘書的調(diào)查表明，多數(shù)科研能力相對較低。造成這種結(jié)果有客觀的原因，如工作量大，工作時(shí)間長等，都影響到教學(xué)秘書的科研時(shí)間。另一方面也有部分主觀因素，一些教學(xué)秘書對科研的重視程度不夠，認(rèn)為科研更多應(yīng)該是任課教師的工作。其實(shí)不然，教學(xué)秘書工作在基層管理的第一線，他們的研究經(jīng)驗(yàn)直接對學(xué)校上級(jí)的決策和建設(shè)有很強(qiáng)的指導(dǎo)意義。因此，應(yīng)充分重視教學(xué)秘書的科研工作。

在對教學(xué)秘書工作的重要性和存在的問題進(jìn)行分析之后，筆者認(rèn)為目前我國高校教學(xué)秘書的工作能力和個(gè)人素質(zhì)仍有巨大的上升空間。在新時(shí)期的教育模式下，只有認(rèn)清教學(xué)秘書工作的重要性，并提高個(gè)人的能力和素質(zhì)，才能應(yīng)對高校教學(xué)秘書工作的種種需要。