高校檔案信息化建設(shè)初探

于新萍

【摘 要】信息技術(shù)的高速發(fā)展，給高校檔案工作者帶來(lái)了壓力和挑戰(zhàn)，同時(shí)也迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。但是，人們盡管擁有越來(lái)越現(xiàn)代化的手段，但面臨的仍將是持續(xù)復(fù)雜的工作，如檔案信息資源的組織、整理、加工與建庫(kù)等，在網(wǎng)絡(luò)化、一體化過(guò)程中，還將會(huì)涉及資金、保密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)安全等問(wèn)題。所以高校檔案信息化建設(shè)，應(yīng)從檔案管理體制、管理設(shè)備設(shè)施、實(shí)現(xiàn)信息資源共享、管理人員素質(zhì)及服務(wù)質(zhì)量方面入手，徹底改革舊的管理模式，實(shí)行全開(kāi)放型的科學(xué)管理。在建設(shè)中，高校檔案部門(mén)一定要轉(zhuǎn)變觀念，必須把信息化建設(shè)作為檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重點(diǎn)來(lái)抓。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案；信息化；建設(shè)；探討

著名檔案學(xué)家吳寶康教授指出：“我們正處在信息時(shí)代，檔案工作也由實(shí)體管理向信息管理與實(shí)體管理相結(jié)合的方向發(fā)展”可以說(shuō)，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠?qū)⒏咝n案檢索由成批檢索、聯(lián)機(jī)檢索發(fā)展成為聯(lián)網(wǎng)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，加快高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案規(guī)范化管理，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在部分高校建設(shè)示范性數(shù)字檔案館（室），開(kāi)展大學(xué)生網(wǎng)上查詢(xún)檔案信息服務(wù)。

一、進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

隨著我國(guó)高等教育規(guī)模逐步擴(kuò)大，高校檔案信息化建設(shè)必將納入高校發(fā)展規(guī)劃，高校檔案部門(mén)要嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》和《高校檔案信息管理系統(tǒng)規(guī)定》 等相關(guān)法規(guī)，在學(xué)習(xí)研究國(guó)家有關(guān)政策法律、法規(guī)的基礎(chǔ)上，研究建立高校檔案信息化發(fā)展的政策法律、法規(guī)體系，形成高校檔案信息化工作的法制環(huán)境的保障體系。結(jié)合高校檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況，適時(shí)制定高校檔案電子文件、電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范及其實(shí)施細(xì)則。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的管理。抓緊構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全體系，逐步完善檔案信息安全管理體制，落實(shí)信息安全責(zé)任制。建立健全電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度，收集、歸檔、鑒定和銷(xiāo)毀制度，利用和保密制度，安全管理與責(zé)任追究制度。堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施的目標(biāo)。

二、加大資金投入，逐步改進(jìn)檔案館（室）設(shè)備設(shè)施

提高檔案館（室）科學(xué)化管理水平，必須改進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，這就需要加大資金投入。搞好檔案館（室）的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，要建立適合保存檔案的專(zhuān)用庫(kù)房、閱檔室，增添必要的專(zhuān)業(yè)設(shè)備，以便做到恒溫、恒濕、防塵、遮光、消防安全，配備相應(yīng)設(shè)備設(shè)施和軟、硬件設(shè)施。搞好檔案信息化建設(shè)，需要購(gòu)置計(jì)算機(jī)、掃描儀、縮微設(shè)備、打印、復(fù)印等設(shè)備。建設(shè)大容量館藏需要大容量的電子貯存設(shè)備，包括大容量、高密度的硬盤(pán)和光盤(pán)及光盤(pán)庫(kù)，尤其對(duì)那些館藏百萬(wàn)卷的檔案館來(lái)說(shuō)，對(duì)貯存設(shè)備的容量要求就更高。在購(gòu)置器材上，嚴(yán)把采購(gòu)質(zhì)量關(guān)，確保設(shè)備設(shè)施可靠實(shí)用。高校資金盡管都很緊張，但不能以節(jié)約為借口暫停建設(shè)。在資金籌措上，堅(jiān)持爭(zhēng)取財(cái)政支持與積極自籌相結(jié)合。最基本的投入渠道是靠財(cái)政，一次解決不了的可以分批兌現(xiàn)。

三、進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化資源建設(shè)，促進(jìn)檔案信息資源共享

“十五”期間，我國(guó)高校檔案工作取得了豐富而寶貴的經(jīng)驗(yàn)。這些經(jīng)驗(yàn)的取得是檔案發(fā)展進(jìn)步的關(guān)鍵所在。檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)，資源建設(shè)需從兩點(diǎn)來(lái)抓；一是館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，進(jìn)一步擴(kuò)大館藏能力，切實(shí)改善檔案保管條件。加快檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量。建立檔案館綜合信息平臺(tái)，使館藏全部檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和文件機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)字化，要有步驟的開(kāi)展紙制檔案數(shù)字化工作，建立符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)錄音、錄像、照片檔案進(jìn)行數(shù)字化，建立多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。豐富和優(yōu)化館藏，館藏建設(shè)要注重建立內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館藏體系。二是電子文件歸檔與電子檔案管理。從高校檔案工作的實(shí)際情況看，有一定的特殊性。“十一五”期間要加大檔案信息資源管理力度，規(guī)范電子文件歸檔、電子檔案接收與管理工作，調(diào)整接收、征集范圍。要以《電子文件歸檔與管理規(guī)范》為指導(dǎo)，建立電子文件歸檔管理和電子檔案管理系統(tǒng)，電子文件與紙質(zhì)文件并存的原則。有序推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)，加快傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化進(jìn)程，科學(xué)整合各類(lèi)檔案信息資源，促進(jìn)檔案信息資源總量增加、質(zhì)量提高、結(jié)構(gòu)優(yōu)化；檔案信息化建設(shè)的目的是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，應(yīng)用信息技術(shù)，提高檔案利用水平。加強(qiáng)多形式多層次共享平臺(tái)建設(shè)，全面提升檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用水平和公共服務(wù)能力，促進(jìn)檔案信息資源的共享和再利用。加快發(fā)展社會(huì)信息化，要求我們必須加快檔案信息化建設(shè)的步伐，建立高校檔案信息化的長(zhǎng)效發(fā)展機(jī)制。

四、加強(qiáng)檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

（一）繼續(xù)推廣先進(jìn)技術(shù)、實(shí)用的檔案管理軟件

按照“相對(duì)統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)通用”符合規(guī)范的檔案管理軟件的原則要求，推廣較高版本檔案管理軟件。為保證檔案信息交換、檔案信息共享創(chuàng)造條件。

（二）建立文檔一體化的信息管理體系

高校檔案館（室）要積極參與本系統(tǒng)、本地區(qū)的辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)文檔一體化應(yīng)用項(xiàng)目提出需求分析和設(shè)計(jì)要求，做好文檔管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的銜接。實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的融合。

（三）加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)

高校檔案館（室）應(yīng)確立以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，盡快建立起以高校檔案信息資源網(wǎng)為主體的檔案服務(wù)公共體系，以信息資源建設(shè)為核心，積極參與電子文件和電子檔案上網(wǎng)工程。高校檔案館（室）和專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)建立的檔案網(wǎng)站或網(wǎng)頁(yè)，應(yīng)與其他高校檔案館（室）網(wǎng)站相鏈接。高校檔案館（室）網(wǎng)站要與校園辦公自動(dòng)化同步發(fā)展，將館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)上網(wǎng)，為利用者提供更多更好的服務(wù)。充分利用和發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)

站成為宣傳檔案工作、公開(kāi)政務(wù)信息、開(kāi)展檔案信息服務(wù)的窗口。電子政務(wù)和文檔一體化的推進(jìn)，網(wǎng)上開(kāi)放檔案和授權(quán)查閱成為檔案管理利用的一個(gè)新的發(fā)展趨勢(shì)，應(yīng)不斷地加以完善和更新，要辦理獨(dú)立域名，設(shè)置用戶(hù)名和密碼，自主進(jìn)行管理，并且要有計(jì)劃地上網(wǎng)開(kāi)放檔案目錄以及已公開(kāi)的文件、檔案全文信息為利用者提供更多的文檔信息服務(wù)。

五、結(jié)論

搞好高校檔案信息化建設(shè)工作要優(yōu)化專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)，抓好隊(duì)伍建設(shè)，樹(shù)立服務(wù)理念。適應(yīng)檔案事業(yè)快速發(fā)展的需要。一方面，使檔案技術(shù)的突飛猛進(jìn)。檔案人員必須不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)才能適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展，對(duì)館內(nèi)人員可進(jìn)行在職培訓(xùn)或出去深造等各種形式的再教育。堅(jiān)持以人為本，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，建立一支政治強(qiáng)，業(yè)務(wù)精，作風(fēng)好的檔案干部隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)人盡其才，才盡其用。另一方面，需要大量的計(jì)算機(jī)信息處理人員，信息分析與研究人員，數(shù)據(jù)庫(kù)生產(chǎn)與維護(hù)人員，計(jì)算機(jī)軟件、硬件人才，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境創(chuàng)建與運(yùn)行維護(hù)人員等；特別是檔案館（室）的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)骨干必須接受有關(guān)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、信息管理、現(xiàn)代管理技術(shù)等知識(shí)的培訓(xùn)，以適應(yīng)新技術(shù)發(fā)展的需要。高校檔案部門(mén)要樹(shù)立一種開(kāi)放意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，增大開(kāi)放度，改進(jìn)服務(wù)方式。推進(jìn)服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新，為利用者創(chuàng)造一個(gè)良好的服務(wù)環(huán)境，使高校檔案部門(mén)真正成為一個(gè)為學(xué)校、乃至為整個(gè)社會(huì)服務(wù)的檔案信息中心。

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