融合全面業(yè)務流程的應收賬款管理

王海燕

應收賬款居高不下是不少企業(yè)長期困惑的難題，加強應收賬款管理是提高企業(yè)經(jīng)濟運營質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。如何改變傳統(tǒng)的應收賬款管理方式，創(chuàng)新運用現(xiàn)代管理會計理念，實行融合于全面業(yè)務流程的應收賬款管理方式具有重要的現(xiàn)實意義。

應收賬款居高不下是不少企業(yè)長期困惑的難題，加強應收賬款管理是提高企業(yè)經(jīng)濟運營質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。如何改變傳統(tǒng)的應收賬款管理方式，創(chuàng)新運用現(xiàn)代管理會計理念，實行融合于全面業(yè)務流程的應收賬款管理方式具有重要的現(xiàn)實意義。本文聯(lián)系上海電氣集團股份有限公司（以下簡稱“上海電氣”或“集團”）收款管理的實際進行探討。

上海電氣是一家國內(nèi)領先的綜合性裝備制造業(yè)集團，同時在香港和上海兩地上市，擁有近200家子公司，5萬余名員工，年銷售額近800億元，營業(yè)利潤近50億元，主要業(yè)務包括新能源設備、高效清潔能源設備、工業(yè)裝備和現(xiàn)代服務業(yè)。在新常態(tài)下，上海電氣堅持轉(zhuǎn)型發(fā)展，推進技術創(chuàng)新、產(chǎn)品升級、結構調(diào)整、培育新產(chǎn)業(yè)，使集團業(yè)績穩(wěn)步提升，并取得了2000多億的在手訂單，呈現(xiàn)了可持續(xù)發(fā)展的態(tài)勢。但是應收賬款等經(jīng)濟運營質(zhì)量指標仍不理想，引起了管理層的高度重視。

一、應收賬款管理融合全面業(yè)務流程的必要性

1.從不合理應收賬款的成因看

在傳統(tǒng)觀念上，認為資金回籠只是財務部門的責任。然而，應收賬款雖然體現(xiàn)在財務賬面，反映了流動資產(chǎn)占用的合理性和流動資金的利用效率。但是不合理應收賬款（一般是指超期應收賬款）的形成絕非僅僅是財務問題，它與客戶信用的評估、銷售合同的簽訂、產(chǎn)品的交貨期、產(chǎn)品的質(zhì)量、售后服務的及時性和有效性等密切相關。因此，應收賬款的質(zhì)量在實質(zhì)上反映了企業(yè)經(jīng)濟運營的質(zhì)量。只有加強與應收賬款相關的全面業(yè)務流程的管理，才能有效控制不合理的應收賬款。

2.從集團主要產(chǎn)品的特征看

上海電氣的產(chǎn)品主要為大型設備，具有批量小、單價高、生產(chǎn)周期長的特點。如電站設備的生產(chǎn)周期，單件產(chǎn)品一般需要三個季度以上，成套燃煤發(fā)電設備需要3-4年，成套核電設備長達4-5年。產(chǎn)品的所有權逐步轉(zhuǎn)移到用戶手中，不同的訂單合同約定了不同的收款節(jié)點及設備全部交付使用后的質(zhì)保金。在這樣長的一個周期中，存在多種不確定因素，用戶投資資金的到位情況、項目基礎設施進度對設備供貨時間要求的變化、項目進展過程中對設備部分技術參數(shù)提出的調(diào)整、現(xiàn)場環(huán)境對設備調(diào)試帶來的困難、全部產(chǎn)品交付后的設備工況運行質(zhì)量等，都會影響應收賬款的回籠。所以更需要加強各種狀況的全面跟進，加強業(yè)務與財務融合的應收賬款管理。

3.從現(xiàn)代化管理的要求看

信息技術的發(fā)展，提供了及時反映業(yè)務信息和財務信息的條件；現(xiàn)代管理會計提出了“業(yè)財融合”的理念和原則。上海電氣的SAP系統(tǒng)積累了大量業(yè)務信息和財務信息，但在應收賬款管理的實際中，還是靠財務部門不斷的詢問銷售部門是否能夠回款，銷售部門不斷地跟財務部門確認錢款是否已到賬；發(fā)貨前，項目人員向財務人員確認哪些款項已到；銷售人員上門催討應收款前，向各相關部門收集生產(chǎn)、交貨、安裝、維保等一系列情況。這就需要按現(xiàn)代化管理的要求，充分利用信息化手段，整合信息資源，重塑融合全面業(yè)務的應收賬款管理流程。

二、應收賬款管理融入全面業(yè)務流程的實踐

1.建立融合性的管控標準

上海電氣選取了下屬19家重點企業(yè)，開展收款管理工作專項調(diào)研，提煉共性、梳理關鍵控制點和風險點。在調(diào)研梳理的基礎上，制訂和發(fā)布了《上海電氣基于全面業(yè)務流程收款管理工作指引》（以下簡稱《工作指引》）?！豆ぷ髦敢诽岢隽藦匿N售合同簽訂到貨款回籠的規(guī)范流程和通過PDCA循環(huán)不斷提高收款效率的管理路徑，并從三個方面形成集團標準化管控要求：①組織落實。要求各級管理單位結合實際情況明確收款管理歸口部門，并對收款管理歸口部門、收款工作執(zhí)行部門、法務部門、信息化部門等職責進行總體明確和界定；明確收款管理全過程所涉及的崗位職責；明確對相關部門和崗位的追責及考評機制，確保追責考評的效率、效果和有效執(zhí)行。②制度落實。集團層面統(tǒng)一明確收款管理方法，規(guī)范相關賬務處理原則，要求下屬各級管理單位建立相關管理制度，明確每個收款節(jié)點的收款控制條件、催收條件、催款措施、審批權限；明確“問題應收賬款”的跟蹤流程、遞進措施等的具體實施步驟；建立健全應收賬款風險評估方法、客戶信用狀況評估方法，收款計劃管理方法等。⑧責任落實。明確各級管理單位應自行承擔全面收款管理工作的主體責任，建立自身全面收款管理工作體系，保障管理措施執(zhí)行。比如要求各下屬單位應建立爭取更有利商務條款和合同條款日趨標準化的機制；要求各下屬單位應建立有效的收款工作例會機制，應保證追溯到影響收款的相關責任人和制定行動項的高效性；要求各下屬單位應結合自身情況有效推進項目執(zhí)行、生產(chǎn)、交貨及售后管理，保證交貨質(zhì)量、交貨進度，并應建立健全收款管理所涉及問題能夠持續(xù)改進的提升機制。

上海電氣下屬各產(chǎn)業(yè)集團、各企業(yè)根據(jù)集團要求，結合自身特點，建立本單位融合業(yè)務流程的應收賬款管控標準。如風電集團，由總經(jīng)理親自牽頭，組織各相關業(yè)務部門分析研究風電設備應收賬款管理的現(xiàn)狀和影響收款的主要環(huán)節(jié)，優(yōu)化了收款流程，明確了各部門、各崗位的責任，重新制定了收款制度，并把收款工作作為風電集團的“補短板”工程，嚴格執(zhí)行管控標準。又如電站集團，把管控標準的前端延伸到合同簽訂、客戶信用管理；中端分解到影響交貨進度、產(chǎn)品質(zhì)量的每個環(huán)節(jié)；后端擴展到設備安裝調(diào)試、維修保養(yǎng)以及客戶付款審批流程跟蹤。再如電站工程公司，針對國內(nèi)、國外工程成套項目的不同特點，分別細化了國內(nèi)外項目的收款標準。

2.搭建統(tǒng)一信息化平臺

上海電氣在梳理收款流程、建立收款標準的基礎上，充分運用信息化手段固化收款流程標準，并融合SAP系統(tǒng)中的業(yè)務信息，建立了應收賬款管控系統(tǒng)（以下簡稱“ARMS系統(tǒng)”）。

上海電氣的ARMS系統(tǒng)具有三個特征：①業(yè)財數(shù)據(jù)融合化?？朔藗鹘y(tǒng)收款管理存在業(yè)務和財務諸多信息不對稱情況，集成多維度數(shù)據(jù)，歸集相關信息。比如，關于項目的收入確認、發(fā)票開具、資金是否到賬等財務數(shù)據(jù)，關于排產(chǎn)節(jié)點、里程碑節(jié)點完成情況、進出保情況、逾期款項問題排查及溝通情況等信息，項目經(jīng)理可一鍵獲取。

②收款計劃系統(tǒng)化。通過建立映射有效實現(xiàn)集團不同業(yè)態(tài)個性化里程碑節(jié)點與集團標準化收款節(jié)點的有機統(tǒng)一，依托里程碑節(jié)點的完成情況自動編制收款計劃。通過實時集成網(wǎng)銀的資金流、票據(jù)流信息，在信息化平臺內(nèi)完成資金、票據(jù)至收款計劃的匹配、復核、修正。收款計劃一旦逾期系統(tǒng)即時推送應對提示給收款責任人，收款責任人通過系統(tǒng)提供的溝通界面直接溝通相關責任人、查找問題、安排后續(xù)工作、跟蹤問題解決。如此一來，歷史收款情況、實時收款情況、計劃收款情況、逾期收款原因及跟蹤情況等實時數(shù)據(jù)一目了然并可分層分解至項目、產(chǎn)品、直至產(chǎn)品的某一收款節(jié)點，也可至銷售區(qū)域、銷售經(jīng)理等。⑧匹配運算自動化。一旦“網(wǎng)銀系統(tǒng)”導入收款管理系統(tǒng)資金流入信息，系統(tǒng)自動計算匹配與導入款項相關的項目經(jīng)理，并在導入款項時同步發(fā)送郵件提醒相關的項目經(jīng)理匹配這筆資金流的歸屬，該資金流匹配結果經(jīng)過財務審核后會自動推送會計賬務處理指令，生成實時財務數(shù)據(jù)。在這一流程中財務人員的工作由傳統(tǒng)的編制會計憑證、復核會計憑證向前延伸為監(jiān)督收款計劃執(zhí)行情況和復核資金流匹配結果，而大量的會計核算、憑證編制工作則由系統(tǒng)自動完成。

集團統(tǒng)一的ARMS系統(tǒng)在下屬企業(yè)推廣應用后，推動了各個層面的應收賬款管理。

集團總部層面可以通過ARMS系統(tǒng)掌握各企業(yè)應收賬款的具體情況，加以有針對性的管控、指導和協(xié)調(diào)、支持。包括對應收賬款風險點的提示與實施改進措施的監(jiān)督；協(xié)調(diào)跨產(chǎn)業(yè)集團的主機廠與配套件廠的配合，解決影響收款的交貨期等問題；發(fā)揮集團財務公司、租賃公司等金融單位功能，聯(lián)合商業(yè)銀行運用票據(jù)、買方信貸、保理、租賃等“產(chǎn)融結合”的方式減少應收賬款；對于個別客戶無理由長期拖欠貨款的情況，由集團法務部提供法律支持。

產(chǎn)業(yè)集團層面也可以通過ARMS系統(tǒng)掌握其下屬企業(yè)的應收賬款情況，加強產(chǎn)業(yè)集團內(nèi)的管控和協(xié)調(diào)。如電站集團下屬的機（汽輪機）、電（發(fā)電機、電動機）、爐（電站鍋爐）、輔（電站輔機）制造企業(yè)和工程公司、服務公司基本都是相同的客戶，在電站集團

層面的系統(tǒng)中反映出客戶的整體欠款狀況。對于欠款的“大戶”，電站集團統(tǒng)一組織拜訪客戶，實地了解設備的運行情況，落實相關企業(yè)的后續(xù)服務，加快了資金回籠。

在企業(yè)層面運用ARMS系統(tǒng)，有效加強收款管理，提高了資金回籠的效率和效果。如上海三菱電梯公司長期應用信息化系統(tǒng)管理應收賬款，在集團推廣ARMS系統(tǒng)后根據(jù)集團要求對收款系統(tǒng)做了相應的改進，達到了實時管控每一筆應收賬款的效果。系統(tǒng)的提醒功能和催辦功能促進了相關業(yè)務人員的緊迫感，與績效評價考核的相結合的管控措施進一步調(diào)動了各級干部員工的積極性。使企業(yè)的應收賬款余額控制在銷售額的10%，資金周轉(zhuǎn)大大加快，現(xiàn)金流充足，有力保證了企業(yè)的經(jīng)濟運行質(zhì)量和競爭優(yōu)勢。

3.推進評價機制創(chuàng)新

傳統(tǒng)的財務評價往往以應收賬款的余額為主，忽略了不同企業(yè)的業(yè)務特征、應收賬款管理水平、應收帳款的風險程度。那么，如何推進管理提升，在營運資金周轉(zhuǎn)加速中為集團創(chuàng)造價值、在超期應收賬款管理中為集團規(guī)避風險？評價機制的創(chuàng)新尤為重要。集團制定了收款管理評價辦法，分別針對收款管理水平、應收款周轉(zhuǎn)速度、超期應收款占比進行定性和定量相結合的評價，并依據(jù)三項評價得分確定被評價單位全面收款管理等級，用于考核被評價單位管理層。在此評價方法基礎上建立以自我評價、管理提升計劃、落實管理提升計劃、管理提升報告、監(jiān)督交流為主要內(nèi)容的評價工作循環(huán)提升機制，并鼓勵下屬單位積極分享、交流和借鑒，推進集團收款管理水平提升。

各產(chǎn)業(yè)集團和企業(yè)根據(jù)集團的收款管理評價辦法，研究制定了本單位的評價管理辦法。如輸配電集團針對本行業(yè)客戶數(shù)量眾多、規(guī)模大小不一和存在不少代理商的特點，在評價管理辦法中增加了客戶信用狀況的評估；核電集團針對其生產(chǎn)周期長（相應收款周期長）的特點，在評價管理辦法中提出了定期出具“應收賬款管理報告”的要求；電站工程公司針對其大部分合同約定分期收款和留有10%質(zhì)保金的特點，在評價管理辦法中強調(diào)了應收賬款風險評估的定性定量分析。從而使以“討債”為主的事后管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐苑治鲈u估為主的事前、事中管理，有效防止了壞賬風險。

上海電氣通過融合全面業(yè)務流程的應收賬款管理探索，取得了良好的效果。近年來，集團超期應收賬款逐年下降，壞賬率降至歷年最低，應收賬款周轉(zhuǎn)率明顯好于同行業(yè)。

三、深化應收賬款管理的幾點思考

1.提高產(chǎn)品競爭力是深化收款管理的重要前提

應收賬款管理融合于業(yè)務流程，不僅要關注影響收款的產(chǎn)品質(zhì)量、設備運行等問題，而且要前移到產(chǎn)品的競爭力，包括產(chǎn)品適銷、技術先進、價格合理、節(jié)能環(huán)保、制造精良。在企業(yè)實際中，凡是供過于求的老產(chǎn)品貨款都是應收賬款的“老大難”；凡是市場緊缺、性價比高的新產(chǎn)品，貨款回籠都比較快，有的客戶甚至帶款提貨。上海電氣正在改革調(diào)整中進一步淘汰落后產(chǎn)品，不斷推出更新?lián)Q代的優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品，新產(chǎn)品的資金回籠率明顯好于老產(chǎn)品的資金回籠率。所以，加強產(chǎn)品研發(fā)，提升產(chǎn)品競爭力，不但是企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的需要，也是加快資金回籠的前提。

2.完善一體化信息系統(tǒng)是深化收款管理的有效途徑

雖然集團的ARMS系統(tǒng)已取得了初步成效，但是還需要進一步融合于設計工藝、產(chǎn)品銷售、生產(chǎn)制造、材料采購等部門的信息系統(tǒng)，使所有專項系統(tǒng)均納入企業(yè)的SAP“大系統(tǒng)”，真正做到信息共享、數(shù)據(jù)唯一可靠。上海電氣正在進一步整合信息系統(tǒng)，開發(fā)升級版的收款系統(tǒng)。在新版的收款系統(tǒng)中，一旦發(fā)現(xiàn)“問題應收賬款”，可深度挖掘問題背后的“大數(shù)據(jù)”，分析問題的成因，提出解決問題的措施建議。完善一體化的信息系統(tǒng)，可以有針對性地改進企業(yè)管理，提升收款效果。

3.堅持常抓不懈是深化收款管理的根本保證

無論用什么樣的方法來進行應收賬款管理，都需要常抓不懈、一抓到底。有的企業(yè)為了完成年度績效考核目標，只是在年末突擊抓一下資金回籠，卻疏于應收帳款的日常管理。其后果是，年末突擊收款中反映的自身管理問題并不能及時解決，不僅影響收款而且影響管理改進；年末未收回的貨款，很可能到次年年末才再次催收，甚至忘記催收，使個別應收賬款喪失了訴訟時效。上海電氣在績效考核體系中把考核應收賬款“年末余額”改變?yōu)榭己藨召~款“平均余額”，引導企業(yè)變“時點管理”為“日常管理”。只有持之以恒、不懈努力才能深化應收賬款管理，取得實際效果。