論現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)高校學(xué)生檔案管理的影響

袁曼

【摘要】 現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展加快了高校學(xué)生檔案數(shù)字化的建設(shè)，改變了管理人員對(duì)檔案管理工作的傳統(tǒng)觀念，而且提高了檔案管理的規(guī)范化程度和實(shí)效性、安全性，對(duì)完善我國(guó)高校人才培養(yǎng)系統(tǒng)有著重要的意義。

【關(guān)鍵詞】 學(xué)生檔案管理 信息技術(shù) 高校 影響

【中圖分類號(hào)】 G47 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A 【文章編號(hào)】 1006-5962（2013）02（b）-0242-01

學(xué)生檔案是人事檔案的重要組成部分，是記錄和反映學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日漸成熟，人工管理檔案的手法效率低、保密性差以及不便于查找、更新和維護(hù)等問(wèn)題日益暴露，面臨著改革和更新。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和普及促使高校學(xué)生檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向現(xiàn)代化的電子檔案轉(zhuǎn)變。高校為了適應(yīng)這一轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化了檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，并改革檔案管理模式，促使檔案管理工作的觀念、手段和方式出現(xiàn)了重大變化。

1 提高了對(duì)高校學(xué)生檔案管理的重視程度

現(xiàn)代化信息技術(shù)更新了高校的檔案管理技術(shù)條件，檔案管理理念也隨之而逐步完善。國(guó)內(nèi)越來(lái)越多的高校改變了“檔案管理只是輔助性工作”的傳統(tǒng)觀念，把學(xué)生檔案管理等工作作為學(xué)生管理體系的重要組成部分。同時(shí)，信息技術(shù)管理復(fù)雜性的提高促使高校針對(duì)檔案管理工作，建立了一套較為健全的培養(yǎng)、考核機(jī)制，完善了檔案管理的配套設(shè)施。在這一系列條件和機(jī)制的影響下，檔案管理人員更加認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展、完善高效人才培養(yǎng)制度、促進(jìn)學(xué)生就業(yè)擇業(yè)等方面的重要作者用，提高了重視程度。此外，現(xiàn)代化信息技術(shù)轉(zhuǎn)變了學(xué)生檔案管理工作的思路，增強(qiáng)了工作人員的創(chuàng)新意識(shí)。各高校為了適應(yīng)電子檔案管理的需要，提高了對(duì)人員的專業(yè)素質(zhì)考核，要求管理員具備靈活操作電子檔案管理系統(tǒng)的能力，并切實(shí)履行工作職責(zé)。工作條件和工作要求的變化促使管理員調(diào)整管理理念，適應(yīng)檔案來(lái)源、工作方法、檔案載體等方面的變化，從而提高了管理員對(duì)工作的重視程度。

2 強(qiáng)化了高校學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化程度

檔案管理工作對(duì)細(xì)節(jié)有著極為嚴(yán)格的要求。管理員不僅要對(duì)學(xué)生的學(xué)籍信息、學(xué)歷材料、處分記錄、畢業(yè)成績(jī)等進(jìn)行歸類整理，而且要在保存、維護(hù)、傳遞等環(huán)節(jié)中都要注重細(xì)節(jié)性操作，確保檔案信息的準(zhǔn)確無(wú)誤。這些細(xì)節(jié)要求在紙質(zhì)檔案管理中容易出現(xiàn)混亂，即耗費(fèi)大量的人力，又難以保障信息的準(zhǔn)確性。而利用信息化技術(shù)建成的電子檔案則能夠很好地彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案管理的不足和弊病，可以在建立學(xué)生的檔案的時(shí)候即進(jìn)行信息的有效篩檢，并在系統(tǒng)中歸類、保存信息，創(chuàng)建檢索詞條，提高信息篩選、查找的速度和效率，最大限度地減少人為翻找的所耗費(fèi)的人力和時(shí)間，使得管理工作規(guī)范化、科學(xué)化。同時(shí)，現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展擴(kuò)大了高校學(xué)生檔案建立和管理的范圍。具備技術(shù)條件的高校可以從學(xué)生人校時(shí)便發(fā)給新生入學(xué)登記卡，由學(xué)生本人填寫過(guò)、院系鑒定審核后進(jìn)行歸檔，把學(xué)生的檔案信息直接錄入管理系統(tǒng)中，從根源開(kāi)始加強(qiáng)高校學(xué)生電子檔案的建立工作。此外，高校還可以通過(guò)建立電子檔案來(lái)擴(kuò)大信息的存儲(chǔ)量，記錄更多的學(xué)生信息，如活動(dòng)記錄、考場(chǎng)記錄、宿舍情況、畢業(yè)生信息反饋等，使得檔案信息更全面、更規(guī)范。

3 增加了高校學(xué)生檔案的時(shí)效性和安全性

信息化的高校學(xué)生檔案管理不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化，而且可以在一定程度上增加高校學(xué)生檔案的時(shí)效性，提高檔案的利用程度。相關(guān)管理員可以運(yùn)用信息技術(shù)及時(shí)、快速地輸入學(xué)生的信息，并借助發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)同時(shí)傳播和分享，使得其他管理員、教師、學(xué)生等不同身份的人員能夠在第一時(shí)間獲取有用信息，真正發(fā)揮了高校留存學(xué)生檔案的作用。此外，現(xiàn)代信息技術(shù)還能完善高校的檔案管理模式和制度，并通過(guò)信息技術(shù)的落實(shí)來(lái)提高學(xué)生檔案信息的安全性，維護(hù)學(xué)生的隱私權(quán)。管理員依照工作規(guī)范，憑借專業(yè)素質(zhì)和安全管理意識(shí)，努力完善學(xué)生檔案的存儲(chǔ)、利用環(huán)境，能夠最大程度地減少因粗心等因素而造成的信息錯(cuò)漏現(xiàn)象，提高檔案的管理效率。

4 打破了高校學(xué)生檔案管理的時(shí)空限制

信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案信息的擴(kuò)大化，突破了傳統(tǒng)人工檔案管理的時(shí)間、空間限制，最大程度地促進(jìn)了信息的時(shí)空交流和共享，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息利用的最大化。電子信息技術(shù)分離了傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體和檔案內(nèi)容，為檔案管理中的分別管理奠定技術(shù)基礎(chǔ)。這將減輕高校的信息管理壓力，促進(jìn)電子檔案館中的內(nèi)容進(jìn)行豐富及更新，以實(shí)現(xiàn)資源需求者對(duì)于資源共享的要求。同時(shí)，信息技術(shù)還消除了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理障礙，如檔案管理工作太過(guò)零碎、難以及時(shí)更新管理等。目前我國(guó)部分高校的學(xué)生檔案信息仍通過(guò)學(xué)生處等社團(tuán)機(jī)構(gòu)來(lái)收集、上報(bào)，并由學(xué)院輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)整理。信息的收集是檔案管理的開(kāi)端，具有十分重要的意義。但這些工作一直沒(méi)有得到院系的充分重視而匆匆完成，甚至到了學(xué)生畢業(yè)之際才以突擊的方式進(jìn)行信息收集整理。這樣的工作方式和態(tài)度往往使得高校學(xué)生檔案管理工作變得十分倉(cāng)促，檔案混亂且容易出現(xiàn)缺失遺漏問(wèn)題?，F(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用則能夠很好地克服這一問(wèn)題。檔案管理員需要根據(jù)電子檔案的特征來(lái)逐步建立數(shù)據(jù)庫(kù)，在格式規(guī)范下逐步填寫具體的信息內(nèi)容。此外，電子檔案管理系統(tǒng)的時(shí)間能夠避免和杜絕各院系工作人員以突擊整理的方式上報(bào)學(xué)生信息，要求各院必須在固定的時(shí)間內(nèi)匯總學(xué)生的相關(guān)信息。這些工作的落實(shí)能夠最大程度地保證了高校學(xué)生檔案管理工作的順利進(jìn)行，為檔案信息的時(shí)空交流奠定基礎(chǔ)。

5 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代信息技術(shù)在高校學(xué)生檔案管理工作上的應(yīng)用能促進(jìn)管理員對(duì)工作的重視程度，提高檔案管理工作的規(guī)范性、時(shí)效性和安全性，并打破時(shí)空限制，擴(kuò)大信息交流共享的范圍，實(shí)現(xiàn)檔案信息利用的最大化。高校應(yīng)充分重視檔案管理的信息化，通過(guò)引入先進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、提高人員素質(zhì)、改革管理模式等途徑，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，促進(jìn)高校人才培養(yǎng)系統(tǒng)的完善。

參考文獻(xiàn)

[1] 游曉莉.關(guān)于高校學(xué)生檔案信息化管理的幾點(diǎn)思考[J].文教資料.2009（30）：39-42.

[2] 時(shí)彥敏.試探信息技術(shù)背景下的學(xué)生檔案管理工作[J].中國(guó)科教創(chuàng)新導(dǎo)刊.2010（05）：74-75.