工程項目信息管理淺述

孫 莉

（中國建材國際工程集團有限公司，上海200063）

近些年，在工程建設(shè)領(lǐng)域，我國不斷從工業(yè)發(fā)達國家引進先進的管理理念，在工程實踐中也取得了不少成績，但工程信息管理仍然是較薄弱的領(lǐng)域，信息管理的方法和手段大多停留在傳統(tǒng)的管理方式和模式上，項目參與各方的信息管理水平有待提高。隨著我國在工程建設(shè)領(lǐng)域的一系列法律法規(guī)及管理規(guī)范逐步完善，對工程項目管理要求越來越嚴格，對項目的信息管理要求也越來越高。

1 信息管理定義

傳統(tǒng)項目管理對信息管理稱作資料管理或者內(nèi)業(yè)管理，主要是指工程資料的收集、整理和存檔，定義范圍比較狹隘，而工程信息遠比工程資料范圍廣。所謂信息管理是指信息有效獲取、存儲、存檔、處理和交流等，目的是通過有效地信息管理輔助項目做出決策，并為項目建設(shè)的增值服務(wù)。

信息管理是涉及工程項目全過程的管理，同時也是涉及到工程項目各參與方對工程的管理，而不僅僅是傳統(tǒng)意義上從合同簽訂后才開始的資料管理。就一個完整的工程項目而言，全過程包括決策階段、實施階段（設(shè)計準(zhǔn)備、設(shè)計、施工和物資采購過程等）和使用階段，參與方包括投資方、建設(shè)方、總承包方、設(shè)計方、施工方、供貨方和項目使用期的管理方等。

2 信息管理在工程項目不同階段的側(cè)重點

大型工程項目的全壽命周期長，變化因素多，合同關(guān)系復(fù)雜，涉及信息種類繁多、數(shù)量巨大，因此做好工程信息的管理工作是一項艱巨的任務(wù)，不僅需要專職信息管理人員具備專業(yè)素質(zhì)，更重要的是要有負責(zé)任的態(tài)度及足夠的耐心。項目各個階段側(cè)重的內(nèi)容不同，項目信息管理也有著不同的著重點。

2.1 項目決策階段信息管理

從項目建設(shè)意圖的醞釀開始，直到項目立項都屬于項目決策階段，其信息主要有項目前期調(diào)查研究的原始資料、項目建議書、可行性研究報告等。決策階段的信息主要用來確定項目的定義，信息收集得越全面詳細，項目定義越準(zhǔn)確。決策階段的信息管理工作主要是來自投資方，雖然這個階段的信息管理工作只涉及投資方，若一旦項目進入實施階段，決策階段的信息對項目的實施起著非常重要的指導(dǎo)作用。例如投資方和建設(shè)方可以據(jù)此有效控制投資和掌握項目使用的時間目標(biāo)，工程總承包方、設(shè)計方、施工方可以了解項目實施的組織、建設(shè)原則、成本目標(biāo)、進度目標(biāo)、質(zhì)量目標(biāo)等重要信息，為項目實施打好基礎(chǔ)。因此，投資方從一開始就要建立起信息體系，為項目的順利開展提供有利保障。

2.2 項目實施階段信息管理

項目立項后進入項目實施階段。實施階段的內(nèi)容范圍廣、時間跨度大，主要包括設(shè)計準(zhǔn)備、設(shè)計、施工、物資采購、動工前準(zhǔn)備等階段。實施階段是參與方最多的階段，其中工程項目總承包模式下的總承包方從項目進入實施階段開始參與，要負責(zé)所有的設(shè)計、采購和建造工作，最終向業(yè)主交付一個設(shè)施配備完整、可直接投產(chǎn)運行的項目，因此信息管理工作對于總承包方尤其重要。從工程項目管理角度出發(fā)，總承包方管理任務(wù)主要有安全管理、合同管理、信息管理、進度控制、質(zhì)量控制、項目總投資和項目承包的成本控制等，項目信息就是從項目管理過程中產(chǎn)生的。

從眾多的工程實踐中發(fā)現(xiàn)，合同是各方參與工程最重要的依據(jù)，合同在簽訂后生效，項目執(zhí)行要依據(jù)合同，合同信息是工程實施階段信息管理工作的重中之重。首先在合同簽訂之前，對合同進行格式審查，如合同的合法性、完整性等外在形式，格式審查通過后進行內(nèi)容審核，重點是工程范圍、合同價格及付款、合同工期、雙方的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)、風(fēng)險承擔(dān)劃分、爭議解決方式等。我國大多數(shù)企業(yè)普遍忽視了對合同簽訂前的審查工作，為急于拿到項目草草簽訂合同，這樣反而為以后合同的執(zhí)行埋下了很多隱患。合同簽訂后，應(yīng)設(shè)專人進行合同信息管理，分析合同內(nèi)容，主要是分析合同中可能存在的漏洞和風(fēng)險，解釋有爭議的內(nèi)容從而制定風(fēng)險對策。合同和合同分析出的信息是工程管理實施的重要依據(jù)。因此合同分析后，應(yīng)向項目各級管理人員進行合同信息交底，使全體項目管理人員對合同主要內(nèi)容的理解達成一致，明確項目的各項目標(biāo)和任務(wù)分工等，避免信息溝通不暢或傳遞不及時，這樣大家在項目實施初期就能樹立全局觀念的統(tǒng)一思想，使各項工作協(xié)調(diào)一致。

竣工驗收是實施階段最后一項工作，是對工程建設(shè)工作的全面考核，面臨向項目使用階段過渡，因此其承上啟下的作用不能忽視。傳統(tǒng)項目管理中往往忽視了信息管理的重要性，甚至沒有專職人員負責(zé)，很多項目是在竣工驗收階段才集中補充資料，這樣做一方面不能真實反映工程建設(shè)過程，另一方面也失去了項目信息管理存在的意義，因此從事項目管理必須從思想上重視信息管理的重要性?？⒐を炇针A段的工程已經(jīng)是建設(shè)完成的工程，因此參加驗收的專家只能通過檢查工程資料來了解工程建設(shè)過程，若項目實施過程中信息管理到位，工程驗收時就能夠及時并有條不紊地提供驗收所需資料，不需耗費很多精力，且由于所有信息都是在項目過程中據(jù)實收集整理的，因此所提供的資料能夠真實、詳細地反映出工程建設(shè)的全過程。只有這樣竣工驗收工作才容易進行下去，避免了因資料造假、修改資料等狀況造成竣工驗收反復(fù)拖沓。

2.3 項目使用階段

工程項目交付給投資方或建設(shè)方，項目才進入到使用階段。在使用階段會利用到大量項目實施階段形成和積累的工程信息，也會形成大量新的信息，信息管理工作此時仍未結(jié)束，信息管理是涉及整個項目全壽命周期的。

3 信息管理的重要性

信息管理關(guān)系到項目全壽命過程的方方面面，從信息角度看，任何管理活動都是信息的來源，同時信息也是各項管理工作的基礎(chǔ)。因此，做好項目的信息管理工作，對工程項目起著非常重要的作用：1）能夠顯著提高工作效率，提高企業(yè)管理水平，增強市場競爭力；2）為項目提供大量信息，為項目決策提供有力支持。

4 結(jié) 語

盡管信息管理只是工程項目管理的一個方面，但信息管理與項目進度控制、質(zhì)量控制、成本控制、安全控制等各項管理工作息息相關(guān)。為了提高我國工程項目信息管理水平，需要從觀念上改變對信息管理的看法，只有這樣才能在工程管理信息化的道路上見到曙光。

［1］ 趙雪峰.建設(shè)工程全面信息管理理論和方法研究［M］.北京：中國建筑工業(yè)出版社，2001.

［2］ 潘炳玉.建設(shè)工程項目管理［M］.北京：化學(xué)工業(yè)出版社，2009.