試論企業(yè)如何更好地加強(qiáng)物資采購(gòu)管理工作

趙敬林

【摘 要】立足于企業(yè)自身發(fā)展的實(shí)際需要，首先介紹了物資管理的概念，闡明了物資管理工作的重要性，在分析當(dāng)前物資管理存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，提出了加強(qiáng)企業(yè)物資管理工作應(yīng)重點(diǎn)抓好物資計(jì)劃管理、物資采購(gòu)管理、物資儲(chǔ)備管理、供應(yīng)商管理和利用信息化等手段從而實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理物資采購(gòu)的觀念。

【關(guān)鍵詞】物資管理；物資采購(gòu)；物資儲(chǔ)備

1.物資管理工作的重要性

企業(yè)的物資管理，是指對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需要各種物資的采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、發(fā)放、合理使用和綜合利用等一系列計(jì)劃、組織、控制等管理工作的總稱。物資管理是企業(yè)管理的—個(gè)重要組成部分。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的的深入發(fā)展，如何加強(qiáng)和規(guī)范企業(yè)物資管理，是每個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者共同探討的焦點(diǎn)問(wèn)題。

物資管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在企業(yè)管理中具有重要的地位和作用，也是企業(yè)管理中不可缺少的—部分，企業(yè)物資管理工作要對(duì)企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中所需各種物資的計(jì)劃、采購(gòu)、運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)、保管、使用等進(jìn)行計(jì)劃、組織和控制，合理解決物資供需之間存在的時(shí)間、空間、數(shù)量、品種、價(jià)格以及質(zhì)量等方面的矛盾，銜接好生產(chǎn)各個(gè)環(huán)節(jié)，確保生產(chǎn)順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)物流合理化和效益最大化。

2.當(dāng)前物資管理中存在的問(wèn)題

2.1物資儲(chǔ)備量過(guò)大，物資儲(chǔ)備結(jié)構(gòu)不合理，物資采購(gòu)占用資金過(guò)多，資金利用率較低。

2.2主觀認(rèn)識(shí)不足，對(duì)物資管理的重要性了解不夠，規(guī)章制度不健全，特權(quán)思想嚴(yán)重，對(duì)企業(yè)法規(guī)執(zhí)行不力，管理手段落后，管理人員管理意識(shí)淡薄，甚至存在暗箱操作、幕后交易等腐敗現(xiàn)象，管理人員的素質(zhì)有待提高。

2.3物資采購(gòu)作為一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)沒(méi)有得到足夠的重視，影響了物資批量采購(gòu)的效能作用。而物資采購(gòu)本身受到市場(chǎng)供求關(guān)系的影響波動(dòng)較大，物資管理的信息交流和利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)從多渠道、多方面收集物資流的信息不夠，面對(duì)瞬息萬(wàn)變的物資市場(chǎng)價(jià)格反映比較遲鈍，往往使企業(yè)花高價(jià)購(gòu)買所需物資。這樣不僅影響了整個(gè)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，而且還造成經(jīng)濟(jì)上的重大損失。

2.4庫(kù)存管理工作薄弱，庫(kù)存管理手段和方法落后，清倉(cāng)利庫(kù)工作滯后，致使庫(kù)存物資積壓和浪費(fèi)嚴(yán)重。

2.5供應(yīng)商管理沒(méi)有系統(tǒng)化，后備供應(yīng)商儲(chǔ)備能力不強(qiáng)。

3.加強(qiáng)物資管理的主要措施

物資管理工作環(huán)節(jié)眾多，進(jìn)行起來(lái)較為復(fù)雜。在實(shí)際工作中領(lǐng)導(dǎo)要給予物資管理工作充分的重視。具體應(yīng)注重以下幾個(gè)方面：

3.1加強(qiáng)物資計(jì)劃管理，思想上要充分重視。領(lǐng)導(dǎo)是物資管理工作的組織者、指揮者。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)物資管理工作重視，才能讓員工對(duì)物資管理工作重視，上下才能協(xié)調(diào)起來(lái)，共同做好物資管理工作。

3.2物資采購(gòu)計(jì)劃是在企業(yè)發(fā)展需要的基礎(chǔ)上，根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)能力和市場(chǎng)需求，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)所需各種物資所做的預(yù)算。物資供應(yīng)部門在每年末，根據(jù)第二年度公司生產(chǎn)計(jì)劃大綱，對(duì)所需物資種類和數(shù)量進(jìn)行分解，參考年末物資庫(kù)存情況，統(tǒng)籌做好物資采購(gòu)計(jì)劃預(yù)算，按時(shí)編制出物資需求計(jì)劃表，準(zhǔn)確上報(bào)公司。物資計(jì)劃需求的種類和數(shù)量，要以企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃大綱為基礎(chǔ)，不能偏離，否則物資采購(gòu)計(jì)劃就沒(méi)有實(shí)際意義，同時(shí)還會(huì)給企業(yè)生產(chǎn)造成被動(dòng)。物資需求計(jì)劃要盡可能準(zhǔn)確，否則會(huì)出現(xiàn)—些物資奇缺，而一些物資長(zhǎng)期不動(dòng)態(tài)，造成積壓，不僅影響企業(yè)生產(chǎn)的順利進(jìn)行，而且還給企業(yè)造成了經(jīng)濟(jì)損失。

3.3加強(qiáng)物資采購(gòu)合同管理和采購(gòu)物資管理。物資采購(gòu)合同的簽訂要按照公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，數(shù)額較大的合同必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽署方可生效。在簽訂合同時(shí)，要注意合同的條款不能影響企業(yè)的利益，必須明確供應(yīng)商所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)。合同的條款內(nèi)容不能違反國(guó)家法律和法規(guī)的有關(guān)規(guī)定。

按合同采購(gòu)回來(lái)的物資需符合質(zhì)量要求，按實(shí)際需用量定時(shí)、定量提供給使用部門，使用部門滿意。簽訂合同的期限要適當(dāng)，能夠滿足全午的需求物資的需求，同時(shí)要相對(duì)穩(wěn)定合作的供應(yīng)商采購(gòu)關(guān)系，以保證物資供應(yīng)的穩(wěn)定可靠牲。

3.4合理運(yùn)作采購(gòu)資金是完成物資采購(gòu)工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。它不僅是保證企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量的需要，更是堵住企業(yè)經(jīng)營(yíng)“成本漏洞”和利潤(rùn)隱形流失的需要。在物資采購(gòu)之前，要明確企業(yè)所需物資的質(zhì)量及技術(shù)要求，及時(shí)了解市場(chǎng)行情，同時(shí)對(duì)備選供應(yīng)商的管理水平、技術(shù)能力、設(shè)備狀況、品控制能力及財(cái)務(wù)信用狀況進(jìn)行深人調(diào)查，以確保采購(gòu)物資質(zhì)量和資質(zhì)符合要求。做到同種物資比質(zhì)量，同等質(zhì)量比價(jià)格，同樣價(jià)格比服務(wù)，同等服務(wù)比，信譽(yù)。

3.5加強(qiáng)物資儲(chǔ)備管理，保證生產(chǎn)有序進(jìn)行。物資儲(chǔ)備管理是企業(yè)保證生產(chǎn)正常進(jìn)行的必要手段。為保證生產(chǎn)的正常運(yùn)行，必須做好倉(cāng)儲(chǔ)管理工作，使企業(yè)的物資儲(chǔ)備管理科學(xué)化、條理化、規(guī)范化。簽訂合同的物資由供應(yīng)室根據(jù)倉(cāng)存和需求物資用量情況實(shí)行分批進(jìn)貨。常用零星物資要根據(jù)要求部門的需求量和倉(cāng)存情況進(jìn)行分散進(jìn)貨，做到物資無(wú)積壓，數(shù)量、品種充足又齊全。

（1）物資驗(yàn)收入庫(kù)必須嚴(yán)格按規(guī)定執(zhí)行，對(duì)物資的品種、規(guī)格、數(shù)量都要嚴(yán)格檢查，質(zhì)量不合格的物資予以退貨。

（2）倉(cāng)儲(chǔ)物資儲(chǔ)存過(guò)程中要采取良好的保管手段，以科學(xué)的方法做好物資保管工作。對(duì)倉(cāng)庫(kù)中的物資要根據(jù)物理性能、化學(xué)成分、體積大小及重量等進(jìn)行分類，分別加以妥善保管，還必須配備相應(yīng)的保管養(yǎng)護(hù)手段，確保在庫(kù)物資的價(jià)值和使用價(jià)值。

（3）嚴(yán)格財(cái)務(wù)制度，完善物資進(jìn)出庫(kù)各種手續(xù)，并定期進(jìn)行盤點(diǎn)，保證倉(cāng)庫(kù)中的物資種類與數(shù)量和賬目上的相同。

（4）確定物資儲(chǔ)備定額，保持合理的物資儲(chǔ)備量。儲(chǔ)備過(guò)多，會(huì)占用企業(yè)大量資金及消耗大量保管費(fèi)用，使企業(yè)資金周轉(zhuǎn)不靈；儲(chǔ)備過(guò)少，一旦物資供應(yīng)脫節(jié)，會(huì)影響生產(chǎn)的連續(xù)性，給企業(yè)帶來(lái)重大的經(jīng)濟(jì)損失。應(yīng)確定合理的儲(chǔ)存時(shí)間、合理的儲(chǔ)存空間和合理的儲(chǔ)存數(shù)量。合理的物資儲(chǔ)備不僅要求總量合理，而且要求結(jié)構(gòu)合理。還要合理選擇物資儲(chǔ)存地點(diǎn)，并且通過(guò)合理擺放，有效地利用倉(cāng)儲(chǔ)空間。同時(shí)，還要根據(jù)時(shí)間條件的變化，不斷完善、修訂物資消耗定額。調(diào)整庫(kù)存結(jié)構(gòu)，降低庫(kù)存儲(chǔ)備，加快資金周轉(zhuǎn)、減少對(duì)儲(chǔ)備資金的占用，這也是物資儲(chǔ)備管理創(chuàng)新的核心。做好物資儲(chǔ)備工作，可以使企業(yè)庫(kù)存物資經(jīng)常保持在合理水平，節(jié)約儲(chǔ)備占用資金，增強(qiáng)企業(yè)資金的流動(dòng)性，增力口企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

3.6供應(yīng)商管理要系統(tǒng)化、規(guī)范化，并做好后備供應(yīng)商信息的儲(chǔ)備。對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量保證體系進(jìn)行監(jiān)控，并實(shí)施定期量化考核，不斷督促供應(yīng)商提高質(zhì)量保證能力。根據(jù)考核結(jié)果，在供應(yīng)商之間實(shí)行優(yōu)汰劣勝制，使企業(yè)的供應(yīng)商體系充滿活力。利用各種渠道獲得供應(yīng)商資源信息，加以分類儲(chǔ)備，以備急需之用。

3.7利用信息化手段，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。為掌握瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)商品信息，如價(jià)格行情等，物供人員必須經(jīng)常自覺(jué)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，提高商務(wù)工作的能力，以保證及時(shí)、保質(zhì)、保量地做好物資供應(yīng)工作。由于物資管理系統(tǒng)本身的復(fù)雜性和繁瑣性，所包含的物資種類眾多，要讓物資管理工作提高到一定的層次，做到系統(tǒng)化、規(guī)范化和網(wǎng)絡(luò)化，必須采用信息化手段，把物資計(jì)劃、采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、配送、供應(yīng)商管理等的內(nèi)容納入網(wǎng)絡(luò)管理之中，有效地利用共享信息資源，改善企業(yè)管理環(huán)節(jié)，實(shí)施有效控制與全程管理。通過(guò)采用先進(jìn)的科學(xué)管理手段，快速疏通企業(yè)內(nèi)部管理信息渠道。還應(yīng)建立起與外部市場(chǎng)相通的信息網(wǎng)絡(luò)，使內(nèi)部物資信息網(wǎng)絡(luò)與外部市場(chǎng)信息有機(jī)銜接，及時(shí)獲取市場(chǎng)信息，不斷提高企業(yè)自身的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

我國(guó)已經(jīng)加入WTO，與世界的接軌是必然的趨勢(shì)，物資管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)現(xiàn)代化也同樣不可避免。企業(yè)面臨的市場(chǎng)，競(jìng)爭(zhēng)將更加激烈，企業(yè)必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，把物資管理工作當(dāng)作重點(diǎn)來(lái)抓，挖掘自身潛力，提高自身素質(zhì)，使企業(yè)建立起核心競(jìng)爭(zhēng)力，才能在日趨激烈的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。