高校教學(xué)檔案管理策略

□文/朱煥芝朱秀春陸尚偉

（1.河北聯(lián)合大學(xué)；2.唐山市中醫(yī)院；3.唐山廣播電視大學(xué) 河北·唐山）

高校教學(xué)檔案是高校在教育教學(xué)實(shí)踐與研究和管理活動中，直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、實(shí)物、聲像、計(jì)算機(jī)軟件等不同載體的文件材料的總和，全方位反映了學(xué)校的辦學(xué)實(shí)力和辦學(xué)水平。教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用是教學(xué)管理工作的重要組成部分，是影響高校評估結(jié)果的一個(gè)重要因素。提高高校教學(xué)檔案的管理，才能發(fā)揮其對教學(xué)的參考、指導(dǎo)作用，才能有效地促進(jìn)教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的提高。

一、高校教學(xué)檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)

教學(xué)檔案具有來源渠道多，涉及范圍廣等特點(diǎn)。教學(xué)檔案的內(nèi)容主要有以下幾種類型：

1、綜合類。主要包括上級主管部門下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件；學(xué)校教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)計(jì)劃、專業(yè)設(shè)置方面的指示、規(guī)定和辦法，學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃和會議記錄等。

2、學(xué)生類。主要包括學(xué)籍材料、學(xué)籍變動材料、學(xué)生獎懲材料，學(xué)生入團(tuán)、入黨情況，學(xué)生參加各種大賽的情況，畢業(yè)生材料等。

3、課堂教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)類。包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程建設(shè)、教學(xué)實(shí)習(xí)、實(shí)習(xí)基地、畢業(yè)實(shí)習(xí)、教學(xué)質(zhì)量檢查、教師考核和教學(xué)質(zhì)量評估等材料。

4、學(xué)科、專業(yè)與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)類。包括專業(yè)設(shè)置、學(xué)科設(shè)置及實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的材料，以及申報(bào)國家重點(diǎn)學(xué)校和實(shí)驗(yàn)室論證、申報(bào)和審批材料，總結(jié)等建設(shè)性材料。

5、教材類。包括各專業(yè)征訂教材的情況；自編、參編、主編教材的情況；優(yōu)秀教材的比例、自編教材的比例、習(xí)題集、實(shí)驗(yàn)報(bào)告和實(shí)習(xí)指導(dǎo)書等。

6、招生類。包括招生宣傳材料和招生申報(bào)計(jì)劃、上級主管部門的審批材料、新生錄取材料、報(bào)到生的比例、年度招生的總結(jié)材料等。

7、制度建設(shè)類。包括教學(xué)管理制度、教師管理制度、學(xué)生管理制度、儀器設(shè)備管理制度等。

近年來，新的教育理念使高等院校在學(xué)科領(lǐng)域建設(shè)、辦學(xué)方式等方面，呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展特色。作為高校中心工作的教學(xué)環(huán)節(jié)，也隨著教學(xué)形式和課程模式的多樣化而趨于復(fù)雜化。這就使教學(xué)檔案的種類不斷增加，檔案內(nèi)容也日趨復(fù)雜化和多樣化，這就給高校教學(xué)檔案工作提出了更高的要求。

二、高校教學(xué)檔案管理中存在的問題

1、教學(xué)檔案管理制度不健全。從目前檔案管理現(xiàn)狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學(xué)檔案的管理缺乏有效的制約機(jī)制，存在著諸多問題。

2、對教學(xué)檔案的重視不夠。隨著高校發(fā)展的步伐不斷加快，不少領(lǐng)導(dǎo)的興奮點(diǎn)在發(fā)展上，而對教學(xué)檔案的管理，不論在管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、機(jī)構(gòu)和專兼職人員的配置方面，還是現(xiàn)代化檔案管理?xiàng)l件的完善、人員的培訓(xùn)方面，都較少列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。

3、檔案信息開發(fā)不足，檔案管理效率不高。傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方式往往是建檔入庫，注重保藏而忽視其應(yīng)用價(jià)值，缺少開放性，教學(xué)檔案被誤認(rèn)為是與其他的檔案信息資源一樣保密性極強(qiáng)，這樣就嚴(yán)重制約了教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)。盡管高校加大了管理改革力度，但檔案管理還未能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理，導(dǎo)致檔案管理效率低下。

4、教學(xué)檔案缺乏專業(yè)管理人員。目前許多高校都沒有給各部門配備專職檔案管理人員，教學(xué)檔案管理基本上是由各部門的教務(wù)、教學(xué)管理人員兼任，而且人員更換非常頻繁。由于他們身兼多職，往往忽視檔案管理工作，到年度歸檔立卷時(shí)敷衍了事，給教學(xué)檔案管理帶來很大不利。

三、加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作的對策

1、規(guī)范和完善教學(xué)檔案管理制度。高校要進(jìn)一步制定、完善教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度，并確定教學(xué)檔案管理人員的職責(zé)范圍，使教學(xué)檔案管理人員樹立起強(qiáng)烈的責(zé)任心，調(diào)動其積極性。通過相關(guān)制度的貫徹執(zhí)行，以規(guī)范教學(xué)檔案工作行為，使教學(xué)檔案管理工作步入制度化、正規(guī)化的軌道。

2、提高全員檔案意識。高校檔案管理工作的根本目的是使檔案信息在高校各項(xiàng)工作和改革建設(shè)中發(fā)揮其作用。教學(xué)檔案工作重點(diǎn)是將有價(jià)值的信息通過檔案人員的勞動開發(fā)、挖掘，及時(shí)為學(xué)校發(fā)展建設(shè)提供高效能的檔案信息服務(wù)。檔案工作管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，樹立全新的服務(wù)意識，學(xué)校其他人員應(yīng)提高對檔案尤其是教學(xué)檔案的歸檔整理工作予以重視。

3、提高高校教學(xué)檔案現(xiàn)代化管理水平。首先要加強(qiáng)高校電子教學(xué)檔案的管理。以檔案信息資源建設(shè)為核心，以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，建立高校電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，通過將傳統(tǒng)的紙制檔案轉(zhuǎn)化為電子信息，完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉(zhuǎn)變。其次要加快高校教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺、建立教學(xué)中相關(guān)文件、數(shù)據(jù)庫，及檔案信息資源管理網(wǎng)，使檔案信息傳遞及時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)向廣大師生方便迅速地檢查和查詢所需的檔案信息資料，為學(xué)校的教學(xué)改革和發(fā)展服務(wù)。

4、重視培養(yǎng)，加快教學(xué)檔案技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)。高校檔案信息化建設(shè)是否能取得成功的根本在于檔案人員的配備。為此，應(yīng)加強(qiáng)對高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，以拓展檔案人員的思維、知識面，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，以掌握新的檔案管理技能和方法。同時(shí)，應(yīng)引進(jìn)高層次計(jì)算機(jī)專業(yè)及檔案專業(yè)的人才。

[1] 強(qiáng)春曉.高校教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)及現(xiàn)代化管理對策.中國信息技術(shù)教育，2007.7.

[2] 趙彥昌，劉柳.高校本科教學(xué)評估與檔案管理.學(xué)校檔案，2007.1.

[3] 王玉華.高校檔案在教育教學(xué)和科研中的重要作用.中國高等教育網(wǎng)，2007.3.

[4] 王炯.高校教學(xué)檔案管理工作淺析.高等職業(yè)教育：天津職業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2006.9.