論文獻統(tǒng)計在高校社科文獻管理中的效用

劉 焱

（河南大學 文學院，河南 開封475001）

文獻統(tǒng)計是利用統(tǒng)計學知識對現(xiàn)有文獻在編目管理、流通管理中的各種有效記錄信息進行統(tǒng)計，以便及時掌握文獻在某一特定時期內的信息變化的一種方法。高校社科資料管理者怎樣實現(xiàn)讀者需求的最大滿足，怎樣才能讓館藏信息得到用戶的有效利用，是資料管理人員應該研究的重要問題。

一

通過對文獻的定期統(tǒng)計，可以使文獻建設的投資和積累從粗放式管理進入數(shù)字化精確管理。

1．文獻統(tǒng)計能客觀反映文獻運轉狀況，提高文獻的管理效率。

以河南大學文學院資料室為例，該資料室每年都制定了以年為序號的一系列批號并進行編目，年末時根據(jù)這一年的所有編目批號進行匯總，并制成統(tǒng)計報表。在該表中，我們可以按索取號進行擴展排序，排序后的表能反映出所購文獻的種類、復本數(shù)、文獻的價值等統(tǒng)計信息；也可以根據(jù)編目批號進行擴展排序，排序后的表能進行篩選，以得到我們想要的任何一個時段的匯總數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)不僅能及時、準確地反映文獻建設的投資變化，管理人員還可以從各個工作環(huán)節(jié)通過定量分析進行定性歸納，為文獻的建設和發(fā)展提供參考咨詢。在中文連續(xù)性出版物管理系統(tǒng)中，管理者可以利用統(tǒng)計報表中的期刊工作量和館藏期刊目錄的統(tǒng)計信息，來對合訂期刊和合訂報紙進行分類統(tǒng)計，以了解期刊和報紙的建設投資和變動情況。

隨著科學技術在文獻資源管理中的不斷應用和發(fā)展，現(xiàn)代文獻載體也呈現(xiàn)出多元化的趨勢：電子數(shù)字型文獻、縮微型文獻、聲像型文獻等新型文獻不斷涌現(xiàn)。在高校社科資料建設中，新型文獻所占的比重也越來越大。為了加強對這些新型文獻的拓展和利用，有必要借助文獻統(tǒng)計系統(tǒng)對其進行分類統(tǒng)計，建立電子文獻數(shù)據(jù)庫，以便將其納入資料自動管理系統(tǒng)，提高圖書管理工作的效率。

2．文獻統(tǒng)計能進行文獻的定量和定性分析，提高文獻的投資效應。

由于學科建設的無限性、文獻建設投資的有限性和管理人員的偏好性等因素的存在，資料室在購買圖書、期刊、報紙時常常存在重復性投資的現(xiàn)象。要避免這種現(xiàn)象，尤其是各學科獨立購買需要的圖書，導致復本過多時，就更需要在學科建設中加強對各學科資料的動態(tài)把握。而資料的選擇、復本的數(shù)量取決于館藏使用的現(xiàn)狀，這就需要參照圖書使用的流通統(tǒng)計信息。期刊的增訂同樣需要參照過刊編目的統(tǒng)計信息。其中對零外借率（the Book Zero Loan Rate，以下簡稱為BZLR）的統(tǒng)計有利于確立文獻信息資源建設的方向和借閱制度的完善。

統(tǒng)計零借閱率的目的是要求館員在采訪時避輕就重，最大限度地滿足不同層次讀者對圖書的個性化需求，同時回避采購人員的主觀訂購偏向（這種偏向只能加以控制難以根除），采訪人員所掌握的館藏信息與讀者所需求的信息是有一定差距的，所以，BZLR 值客觀上不會等于零。筆者認為社科文獻應以5～10年為時間段，通過統(tǒng)計BZLR 值來縮小采訪質量的偏向與讀者需求信息之間的差距，及時調整文獻的投資方向，進而完善圖書采訪制度、借閱制度及典藏制度，提高采訪人員的技術素養(yǎng)。

3．文獻統(tǒng)計能提高文獻整合的效率，提高館藏資源的流通效率。

圖書整合是高校社科文獻資料管理中非常繁重的任務，不僅指各學科資料室的圖書在形式上的合并，而且還包括圖書的剔舊、丟失、損壞、賠償和以新替舊等工作。利用文獻管理系統(tǒng)所給出的統(tǒng)計信息資源，及時將相關信息做出統(tǒng)計備案，就可以精確地統(tǒng)計出以一年為時段內圖書的丟失、損壞、賠償情況。實際操作中，我們可以借助統(tǒng)計系統(tǒng)限定出版日期來找到這些圖書，而不是去架上一本一本地尋找，這樣就能夠提高書架的使用率和資料的流通性，充分變藏為用。

近年來，由于數(shù)字資源的迅速發(fā)展，館藏資源呈現(xiàn)出多元化發(fā)展的趨勢。其中電子資源的出現(xiàn)，是近年來圖書館及其信息服務所面臨的新課題。我們應該利用文獻統(tǒng)計系統(tǒng)對電子資源的入藏情況及查詢進行分類統(tǒng)計，以便為用戶提供可靠及時的信息；同時，通過圖書館“讀秀”窗口向讀者提供、展示所掌控的信息與統(tǒng)計數(shù)據(jù)，拓展資料服務的空間。如增強主動服務意識，利用郵箱向特定用戶提供發(fā)送資料服務等。正如有的學者所說：“電子資源使用情況的統(tǒng)計為用戶研究提供了新途徑，用戶使用電子資源的統(tǒng)計數(shù)據(jù)成為研究用戶文獻需求和行為特點的有力工具?！保?］

二

掌握和使用文獻集成管理系統(tǒng)中所蘊含的豐富的統(tǒng)計信息，控制各個管理環(huán)節(jié)的工作目標和質量，為高校學科建設提供可供選擇的咨詢建議與對策。

1．利用圖書管理系統(tǒng)中豐富的記錄信息提高編目工作的質量，為文獻的流通創(chuàng)造條件。

使用圖書管理系統(tǒng)時，圖書的原始編目必須規(guī)范化。因為要將信息輸入電腦中長期保存，所以對著錄項是有規(guī)范性要求的，主要的錄入指標為：分類號、書次號、書名項、責任者、出版地、出版者、出版日期、版次、版本、叢編題名、條形碼、登錄號、館藏地址等。這些項目的準確錄入，都要以圖書版權頁提供的信息為準。在人工錄入時應做到準確無誤。依據(jù)所錄入的任何一個著錄項作為統(tǒng)計指標，我們均可從電腦中提取到載有該項目相關統(tǒng)計信息的卡片，這些卡片可幫助管理者對某一類文獻的信息進行自查和校對。由于自動化管理集成系統(tǒng)已將編目的信息自動轉化成卡片進行永久保存，有關圖書編目的信息都是按索取號以及編目的先后順序進行排列，因此，當每一個批號傳送到中央庫時，就完成了圖書的基本標識，圖書就可以在流通中進行借閱了。同時，在中央庫明細打印表中，所有圖書的著錄信息都是以EXCEL—電子表形式存儲的，由于它可以對比較龐大的數(shù)據(jù)進行自動求和與分析，得出準確的匯總數(shù)據(jù)，所以把上述任何一個著錄項做為統(tǒng)計目標，都可獲得以某個統(tǒng)計指標為準的統(tǒng)計信息。通過匯總，我們可以把各年的圖書投資變化進行對比，根據(jù)不斷變化的圖書信息制定和完善相應的流通借閱規(guī)則，為圖書的流通借閱創(chuàng)造有利的條件。

高校社科資料館藏的中文連續(xù)出版物主要是期刊和報紙，因此會使用到中文連續(xù)出版物管理系統(tǒng)。在期刊和報紙進行流通前，首先要對合訂期刊和報紙進行過刊編目，以卡片記錄形式區(qū)分各種合訂期刊或合訂報紙。原則上要求主要著錄項有：正題名、責任者、分類號、ISSN 號、CN 號、入藏年代和卷期及期刊和出版頻率。由于近年來一些期刊的刊名和版別是有變化的，為了保證連續(xù)出版物在電腦著錄中信息的連續(xù)性，要求在正題名的著錄中采用補充著錄形式，將正題名后加括號注明該刊物的變更情況及承接關系，同時對更名后的期刊增加一張卡片。這樣一來，就可以在過刊編目卡片中的館藏信息里，準確查到本館所藏某期刊或報紙的最早年月、是否連續(xù)、出版情況等統(tǒng)計信息，從而為它們科學、順暢地進入流通環(huán)節(jié)創(chuàng)造了條件。

2．利用流通管理系統(tǒng)中的讀者辦證信息，優(yōu)化管理人員的組合，提高服務質量。

在流通管理系統(tǒng)中，要通過讀者辦證把讀者的信息有序地組織起來。高校社科館服務的對象主要是本院系教職工、碩士研究生、博士研究生、博士后及其他人員，為了方便管理，需要準確輸入讀者的相關信息。這樣，在讀者辦證管理中就包含了大量有價值的統(tǒng)計信息，本院系每年的讀者變化人數(shù)及讀者偏好、讀者借閱量等都可以從中一覽無余。在流通管理系統(tǒng)中，如果我們及時關注某些統(tǒng)計指標的變化，便能夠提高流通管理工作的效率。如觀察每日到館讀者人數(shù)統(tǒng)計，可以發(fā)現(xiàn)來館人員的高峰期和低谷期。在高峰期，可安排多人提供借閱服務；在低谷期，可適當抽調人員去做其他工作，以解決管理人員緊缺的問題。根據(jù)未還文獻分類統(tǒng)計、罰款清單的統(tǒng)計信息，還可以強化我們的服務意識，為以后的工作提供幫助。

3．指導用戶利用聯(lián)機公共目錄查詢系統(tǒng)，開展專題研究。

如何利用聯(lián)機公共目錄查詢系統(tǒng)，檢索到所有館藏圖書、期刊或報紙的信息，讓每個用戶都能檢索到與自己的專題研究相關的所有資料，是現(xiàn)代圖書管理工作必須解決的問題。讀者可以通過“作者拼音頭”、“主題拼音頭”、“題名拼音頭”等方法來搜集與自己專題研究相關的全部資料信息。也可以把所有拼音頭轉換成“題名檢索點”、“主題名檢索點”、“作者名檢索點”，改用漢字輸入的方式。這樣，讀者就能快速、準確地搜尋到所需資料的統(tǒng)計信息了。

三

為了促進高校社科信息資料管理的持續(xù)性發(fā)展，我們應掌握和利用所有統(tǒng)計信息對文獻管理工作進行分析評價，強化管理環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系。

1．文獻統(tǒng)計可以應用于對圖書管理人員的動態(tài)監(jiān)控。

對在職館員自身的發(fā)展及變動情況進行統(tǒng)計，有利于改進圖書管理人員的服務質量。實際上，“當今條件下圖書館的服務形態(tài)，最為突出的特點是各業(yè)務部門必然、緊密的聯(lián)系和各服務條件——諸如信息工具、館藏資源、館舍環(huán)境等等的統(tǒng)合利用”［2］。隨著館藏形態(tài)的巨大變化及全媒體時代的到來，不求思變的館員服務模式已經不能適應當今社會數(shù)字化管理的需求，因此，對館員在不同時期完成的工作（包括圖書館專業(yè)知識培訓、與工作相關的科學素養(yǎng)和服務技能等）進行量化統(tǒng)計，并將其運用到館員的綜合素質考核中，以促進館員與時俱進地向研究型和拓展型館員的轉換，已成為必然趨勢。

2．文獻統(tǒng)計有利于高校社科資料管理交接中的銜接。

在高校社科資料或圖書管理的活動中經常會出現(xiàn)一些非專業(yè)性問題，如即將退休的管理人員與接任者之間的工作接替問題，對現(xiàn)有館藏情況進行固定資產的清查問題。這就需要把各年館藏的文獻投資建設與總體建設情況、藏書布局情況及人員安排情況，用統(tǒng)計表的形式做成統(tǒng)計備要，為高校社科資料室或圖書館的未來發(fā)展建立一套完整的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。館員不僅要掌握統(tǒng)計學知識，更要會運用統(tǒng)計學知識對本館的現(xiàn)有固定資產進行統(tǒng)計。固定資產統(tǒng)計包括了館藏文獻統(tǒng)計、文獻建設統(tǒng)計、與文獻管理相關的其他設備、館藏面積統(tǒng)計、管理人員及其變動情況統(tǒng)計（包括管理人員任職期間的所發(fā)生的重大事件統(tǒng)計）等，這些龐雜的數(shù)據(jù)，同樣可以借助文獻統(tǒng)計系統(tǒng)完成。認真建立該統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫，既是對文獻統(tǒng)計系統(tǒng)功能的拓展利用，也是保證高校社科文獻資料或圖書館管理的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，促進管理人員順利交接的需要。

總之，文獻統(tǒng)計是文獻管理中一項重要的科學手段。如果充分認識和掌握文獻統(tǒng)計的功能，就能夠提高文獻管理自動化系統(tǒng)的效率，實現(xiàn)文獻管理的高效性、持續(xù)性、準確性和科學性，從而更好地為高校的科研和教學服務。

［1］史繼紅．電子資源使用績效評價體系探索——歐洲EQUINOX項目的分析與借鑒［J］．情報科學，2008（1）．

［2］李笑野．巨變中的圖書館對館員的挑戰(zhàn)［J］．大學圖書館學報，2011（3）．