淺論企業(yè)電子檔案的安全管理問(wèn)題

張寧寧

(長(zhǎng)春公交集團(tuán)，長(zhǎng)春130022)

互聯(lián)網(wǎng)是計(jì)算機(jī)交互網(wǎng)絡(luò)的簡(jiǎn)稱(chēng)，是利用通信設(shè)備和線路將地球上不同地理位置的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)互聯(lián)起來(lái)，以功能完善的網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享和信息交換的數(shù)據(jù)通信網(wǎng)。互聯(lián)網(wǎng)于上個(gè)世紀(jì)60年代末投入使用，至今僅僅走過(guò)40多年歷史，但已經(jīng)成為21世紀(jì)的時(shí)代標(biāo)志。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及和發(fā)展，企業(yè)利用電子計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)字化管理，已經(jīng)蔚然成風(fēng)，逐漸成熟。但隨之而來(lái)的如何在互聯(lián)網(wǎng)和電子技術(shù)的平臺(tái)上對(duì)企業(yè)電子檔案進(jìn)行有效保護(hù)和安全利用，是所有企業(yè)迫切需要解決的問(wèn)題，特別是美國(guó)發(fā)生的“司諾登”事件，更提醒企業(yè)必須重視自己的信息安全，防患于未然。

1 企業(yè)電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的、以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔案。電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)換來(lái)的，在電子檔案中全部信息是以數(shù)字式代碼加以存儲(chǔ)，信息的編碼和解碼過(guò)程都需要計(jì)算機(jī)來(lái)完成，因此，人們也將電子檔案稱(chēng)為機(jī)讀檔案或數(shù)字式檔案。

電子檔案與其他傳統(tǒng)檔案相比，有著鮮明的特征:

A.儲(chǔ)存密度較高。電子檔案大多存儲(chǔ)在硬盤(pán)、磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)中，儲(chǔ)存密度比較高。一張DVD光盤(pán)，可以儲(chǔ)存幾千萬(wàn)甚至上億個(gè)文字或大量圖像，可以用“海量”來(lái)形容，有人戲言，一張光盤(pán)可以裝下一個(gè)小型圖書(shū)館。

B.傳輸速度快。電子檔案可以不受時(shí)間、空間和載體傳遞限制，用戶可以利用網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備瞬間讀取儲(chǔ)存于某個(gè)設(shè)備中檔案信息資料。

C.檔案信息生動(dòng)形像。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使電子檔案可以為人們呈現(xiàn)出聲、光、像等多色彩的活動(dòng)影像，生動(dòng)活潑，富于觀賞和理解。甚至可以穿越時(shí)空，展現(xiàn)歷史生動(dòng)全貌。

D.方便檢索利用。在海量文字或者圖像信息中，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，只要輸入關(guān)鍵字，可以迅速查找并復(fù)制，并利用輸出和打印機(jī)打印出來(lái)。

E.依賴(lài)性。這是由于電子文件的產(chǎn)生依賴(lài)于電子環(huán)境，導(dǎo)致電子檔案也依賴(lài)于電子產(chǎn)品的軟硬件、數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。離開(kāi)了計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，電子檔案就無(wú)法生成、傳遞，甚至是被用戶利用。

F.脆弱性。電子檔案具有可以被修改、易損和被刪除等特點(diǎn)，這使得電子檔案原始性和真實(shí)性變得難以確認(rèn)，從而某種程度上影響了其作為法律文件的權(quán)威性。

2 對(duì)電子檔案進(jìn)行安全管理

電子檔案的這些特殊性，決定了對(duì)其使用和管理，也必須采取一些具有鮮明特色的方法。概括起來(lái)就是“四防”，興利除弊。

2.1 防止輕視和無(wú)所作為的思想

電子檔案是檔案管理中的新生事物，一些同志可能在思想上一時(shí)難以接受，總是輕視電子檔案，認(rèn)為電子檔案無(wú)影無(wú)蹤不易掌握，還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料更為安全和牢靠一些;也有一些同志特別是老同志雖然接受了，但是由于自身文化基礎(chǔ)和電子知識(shí)的缺乏，感到比較茫然無(wú)處下手，不知如何對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，從而缺乏積極適應(yīng)和學(xué)習(xí)的勁頭，干到哪算到哪。為此，要大力提高檔案人員對(duì)電子檔案重要性的認(rèn)識(shí)，使其擺脫以紙質(zhì)檔案管理為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)思維模式，建立以電子檔案為基礎(chǔ)的新型思維模式，實(shí)現(xiàn)由過(guò)去以紙質(zhì)檔案管理為主向電子檔案的轉(zhuǎn)變。

2.2 防止黑客和病毒侵害

網(wǎng)絡(luò)世界和電子技術(shù)領(lǐng)域與現(xiàn)實(shí)社會(huì)有極高相似度，一些丑惡的、有害的，甚至為了一定目的而隨意竊取、惡意攻擊和篡改電子文件的現(xiàn)象比比皆是，這就要求電子檔案管理人員，一定要保持高度警惕性，高度重視安全防范工作。一方面要在計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)中，妥善安裝正版的防火墻和殺毒軟件，并及時(shí)進(jìn)行更新和換代。另一方面存儲(chǔ)電子檔案的計(jì)算機(jī)不得安裝、使用來(lái)歷不明的電子程序和應(yīng)用軟件，堅(jiān)決把住各種電子文件來(lái)源進(jìn)口。

2.3 防止隨意篡改和介質(zhì)損害

電子檔案一旦被正式歸案以后，它就成為集歷史性、權(quán)威性、客觀性于一身的檔案文件。為了保證它的原始性，必須及時(shí)將電子檔案設(shè)為只讀性，不經(jīng)批準(zhǔn)和一定的申報(bào)程序，任何人不得隨意刪除、改動(dòng)，以確保電子檔案的權(quán)威性。同時(shí)，對(duì)電子檔案的儲(chǔ)存介質(zhì)，如電腦硬盤(pán)、磁盤(pán)、U盤(pán)等，要加強(qiáng)保護(hù)，做好防磁、控制環(huán)境的溫濕度、防機(jī)械損傷、與有害氣體隔離等方面的工作，避免電子檔案介質(zhì)受到物理?yè)p害。

2.4 防止數(shù)據(jù)失效

對(duì)所有電子檔案，都應(yīng)建立完整備份。對(duì)同一內(nèi)容的檔案，要保證紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔備份一份。備份的電子檔案，要存放于不同地點(diǎn)，不同服務(wù)器，以防止因火災(zāi)、水災(zāi)、高壓電等災(zāi)難造成同一房間內(nèi)的電子計(jì)算機(jī)同時(shí)損壞，帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

2.5防電子檔案管理人員失泄密

與紙質(zhì)文件不同，電子文件便于攜帶，一張光盤(pán)就可以存儲(chǔ)巨量的技術(shù)資料，一旦失密，風(fēng)險(xiǎn)極大，損害極大，為了防止電子文件的竊取和遺失，要切實(shí)提高企業(yè)電子檔案人員的保密意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。除了在技術(shù)支持方面加強(qiáng)保護(hù)以外，檔案人員要強(qiáng)化保密意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，對(duì)電子檔案的復(fù)制拷貝、外出攜帶、介質(zhì)更新?lián)Q代，都必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審查，以確保企業(yè)電子檔案信息的安全。

[1]劉燕.試論建立高校電子檔案門(mén)類(lèi)[J］.長(zhǎng)春大學(xué)學(xué)報(bào)，2006，(11).

[2]馮華.信息化時(shí)代電子檔案和紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存的思考[J］.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2011，(09).