進一步治淮工程檔案管理應注意的問題

屈建春，劉曉明,臧志美

（山東省淮河流域水利管理局，山東 濟南 250100）

進一步治淮工程檔案管理應注意的問題

屈建春，劉曉明,臧志美

（山東省淮河流域水利管理局，山東 濟南 250100）

根據(jù)山東省進一步治淮工程的實際情況，就如何做好治淮工程檔案工作進行了探討。

治淮工程；檔案工作；信息化；規(guī)范化；雙軌制

目前，進一步治淮工程建設已全面啟動。在山東省新一輪治淮建設中，省淮河局作為項目法人，負責洙趙新河徐河口以下段治理工程、沂河沭河上游堤防加固工程、北膠萊河治理工程、淮河流域重點平原洼地南四湖片治理工程、南四湖湖東滯洪區(qū)工程的建設管理工作。治淮工程檔案管理工作是治淮工程建設管理工作的重要組成部分，因此，應注意以下幾個問題。

1 檔案資料的收集整理與工程建設同步

水利工程檔案作為工程建設的歷史記錄，包括水利工程前期工作檔案、建設管理檔案、竣工檔案、試運行（使用）檔案4類。每一類檔案，都應隨著各項工作的進展及時收集、整理、歸檔，如果檔案工作與工程建設管理不同步，以后將很難將項目提出、立項、審批、勘探設計、建設準備等工程前期工作形成的檔案材料以及工程施工、監(jiān)理、竣工驗收等建設階段形成的重要文字、聲像等檔案材料收集齊全。

2 檔案資料收集整理應達到規(guī)范化標準

沒有標準化，就沒有規(guī)范化。產(chǎn)生于治淮工程建設全過程的治淮水利工程檔案，能夠真實地反映和記錄治淮重點工程的全貌和建設過程，這些有價值的文件、資料，對工程竣工驗收、建成后的運行管理、維護以及將來的改建、擴建等技術工作的決策、設計有著重要的作用,對其他相關工程也起著借鑒與參考作用。因此，應認真做好工程檔案資料的收集整理工作，使山東省治淮工程檔案規(guī)范到位，符合水利部《治淮工程建設管理辦法》的有關規(guī)定，達到工程檔案工作的規(guī)范化要求，為其在今后的治淮工程建設管理中充分發(fā)揮作用、更好地促進山東省治淮事業(yè)的發(fā)展奠定良好基礎。

3 治淮工程檔案應達到信息化要求

目前，在工程檔案的收集、整理、鑒別、檢索、利用及其他管理方面計算機信息技術得到了充分應用。按照治淮工程檔案工作的新要求，在山東省進一步治淮工程檔案工作中，要切實增強數(shù)字化意識，使工程檔案工作達到信息化要求。同時，要不斷加強檔案管理培訓工作，提高工程建設各參建單位檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)、工作能力和工作水平。根據(jù)工程進展情況，制定切實可行的工程檔案工作計劃，有步驟、分批次地逐漸實行檔案的數(shù)字化，通過計算機輸入、掃描等方式，將文件、圖紙以及聲像（照片、錄像、錄音、光盤、磁盤）等檔案資料變成數(shù)字信息，既推進了檔案的數(shù)字化進程，又確保了檔案資料信息的原始性和真實性，同時為日后的編研、開發(fā)、利用提供便利。

4 治淮工程檔案實行雙軌制歸檔

為保證治淮工程檔案的原始性，治淮工程檔案歸檔時，必須是紙質(zhì)檔案和電子檔案并行并存、同時歸檔。由于紙質(zhì)檔案與電子檔案在載體壽命、環(huán)境條件影響、技術壽命、信息保護等方面存在著保護技術上的重大差別，為保證檔案的安全，在具體的檔案工作中，應以安全為目的，采取“雙軌制”管理與歸檔，即將電子檔案以原始狀態(tài)轉換成紙質(zhì)檔案，或將紙質(zhì)檔案以原始狀態(tài)轉換成電子檔案，紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種檔案一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。

（責任編輯趙其芬）

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1009-6159（2013）-12-0067-01

屈建春(1964—)，女，副研究館員