高校教學(xué)檔案以“件”為單位歸檔的探索與實(shí)踐

【摘 要】以本院檔案管理實(shí)踐為例，介紹了教學(xué)檔案“件”的界定和以“件”為單位的整理方法及其優(yōu)點(diǎn)。認(rèn)為以件為單位的歸檔方法基本彌補(bǔ)了立案卷法的諸多不足，提升了工作效率，有力推進(jìn)了檔案信息化進(jìn)程。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案；“件”為單位

2000年12月6日國(guó)家檔案局于頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》（中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2000）和2002年1月1日甘肅省檔案局結(jié)合本省實(shí)際制定的甘肅省《歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)施細(xì)則（以下簡(jiǎn)稱規(guī)則）為我省高校文書檔案管理工作的規(guī)范化奠定了基礎(chǔ)。普通高校作為國(guó)家檔案的永久保管基地，有其自身的特殊性，因?yàn)樵谝凰咝?nèi)既有文書檔案，又有科技檔案，還有高校特有的教學(xué)檔案等。鑒于高校文書檔案管理的特點(diǎn)，筆者認(rèn)為突破檔案管理傳統(tǒng)和理論等多方面的束縛，從高校檔案工作實(shí)際出發(fā)，運(yùn)用文書檔案簡(jiǎn)化整理的成功經(jīng)驗(yàn)來(lái)指導(dǎo)整理教學(xué)檔案是可以探索嘗試的。教學(xué)檔案與文書檔案雖屬不同性質(zhì)的檔案，但其特點(diǎn)也具備實(shí)行簡(jiǎn)化整理的條件。近年來(lái)，我院根據(jù)本單位實(shí)際情況，參照《規(guī)則》管理辦法，嘗試對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行以“件”為單位管理，取得了明顯成效。

1、教學(xué)檔案“件”的界定

所謂“件”是文件制發(fā)、傳遞、處理的基本單位，是文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程中的客觀存在形式。整理教學(xué)檔案要靈活掌握“件”的界定。檔案管理部門應(yīng)適當(dāng)拓展“以件歸檔”中“件”的概念。我院在以件歸檔中，對(duì)“件”的確定主要依據(jù)以下幾個(gè)方面：第一、按文件學(xué)理論來(lái)界定是否屬于一份完整的文件，即一份完整的文件為一件，如“紅頭文件”正本與定稿為一件、批復(fù)與請(qǐng)示為一件等。第二、根據(jù)文件形成的自然規(guī)律界定“件”，一份文件中包含有相對(duì)獨(dú)立的可檢索利用的內(nèi)容多又相對(duì)獨(dú)立的，可將相對(duì)獨(dú)立的部分界定為一件，如招生底冊(cè)、擇業(yè)、就業(yè)花名冊(cè)、畢業(yè)生綜合測(cè)評(píng)表等，可根據(jù)文件材料的性質(zhì)、階段性、區(qū)域性等特點(diǎn)來(lái)界定“件”。第三、檔案檢索中有關(guān)聯(lián)的多份文件組合成一件，如學(xué)生學(xué)籍卡片、學(xué)生成績(jī)登記表，可把同一個(gè)班級(jí)的學(xué)籍材料組合為一件。第四，根據(jù)文件形成的成套性界定“件”，基于教學(xué)檔案的特殊性，允許將成套材料當(dāng)作一件歸檔，也允許將成套材料中的每一份當(dāng)作一件，如教學(xué)大綱、教學(xué)實(shí)施計(jì)劃等，教學(xué)大綱可按一個(gè)專業(yè)為一件，教學(xué)實(shí)施計(jì)劃可按一學(xué)期為一件，按照教學(xué)檔案一套材料的自然順序排在一起，件號(hào)相連，間接保證教學(xué)檔案自然成套性。

2、教學(xué)檔案以“件”為單位的整理方法

整理方法基本上類似于文書檔案，但仍須遵循《規(guī)則》的基本要求，我們?cè)诮虒W(xué)檔案以件為單位整理歸檔的實(shí)踐中，具體采取了裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等六個(gè)步驟。

1）裝訂

歸檔的教學(xué)文件材料以“件”為單位進(jìn)行整理與裝訂。裝訂之前，應(yīng)先檢查其是否齊全完整。（1）整理時(shí)，正本與定稿合為一件；正文與附件合為一件；原件與復(fù)印件合為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文合為一件；同一年度內(nèi)相關(guān)的請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函各為一件，跨年度的各為一件；文件處理單與相關(guān)文件合為一件；同一班級(jí)的學(xué)籍材料合為一件；教學(xué)會(huì)議紀(jì)錄、教學(xué)大綱等按其本來(lái)的裝訂方式，一個(gè)自然本（冊(cè)）為一件。（2）裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；請(qǐng)示與批復(fù)作為一件時(shí)，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；文書處理單需保留的，置于相關(guān)教學(xué)管理文件之前，按文件首頁(yè)對(duì)待。（3）已裝訂成冊(cè)的教學(xué)人才培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱等，可以保持原貌，不再拆開重新裝訂。對(duì)學(xué)生成績(jī)表、新生錄取花名冊(cè)等材料，每件加封面和封底后裝訂。（4）裝訂教學(xué)文件材料時(shí)盡量把四邊都取齊，至少把左邊與下邊分別對(duì)齊。在裝訂方式上，采用不銹鋼夾或線繩進(jìn)行裝訂，較厚文件材料采用“三孔一線”的線裝方法裝訂。

2）分類

《規(guī)則》分類方法有兩種：一種是“保管期限——年度——機(jī)構(gòu)”；另一種是“保管期限——年度——問(wèn)題”。前者適用于內(nèi)容機(jī)構(gòu)較多、分工較細(xì)、文件量大的單位，后者適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)少、分工較粗、文件量小的單位。而高校普遍采用“年度+類目”的分類方法。《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》在十個(gè)一級(jí)類目下分若干個(gè)二級(jí)類目。這里的“類目”實(shí)際上與《規(guī)則》上講的“問(wèn)題”是一致的，也就是按高校內(nèi)部機(jī)構(gòu)的職能性質(zhì)分類，比如，教務(wù)處、成教院分別負(fù)責(zé)本、?？粕?、?？茖W(xué)生和成教學(xué)生教學(xué)管理工作，所產(chǎn)生的管理性文件都屬于教學(xué)類目；教務(wù)處負(fù)責(zé)的學(xué)籍管理材料，招生就業(yè)處負(fù)責(zé)的畢業(yè)生就業(yè)材料等都屬于學(xué)生類目。這些一級(jí)類目的標(biāo)識(shí)，采用類目名稱主詞的漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母，如“JX”即“jiaoxue”（教學(xué)）的簡(jiǎn)稱。二級(jí)類目是對(duì)一級(jí)類目的細(xì)分。細(xì)分的標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)該類檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，結(jié)合檔案記述客觀反映的內(nèi)容性質(zhì)、進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)，在大原則統(tǒng)一的情況下，各高校根據(jù)具體情況對(duì)隨機(jī)目錄進(jìn)行選擇。二級(jí)類目的標(biāo)識(shí)，采用“雙位制”。如：“綜合”為“11”，其余二級(jí)類目依次為12、13......99，但10、20……等帶“0”的數(shù)字不用。這種分類方案有利于立案卷歸檔法，可以將同一大類的檔案按二級(jí)類目歸檔。但在以件為歸檔法中，我們是以單位文件歸檔，檔案的件號(hào)與檔案是一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系，再輔以現(xiàn)代化高效、靈活、快捷的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)檢索技術(shù)，因此已經(jīng)沒(méi)有必要將同一大類的檔案又分為若干二級(jí)類目了。

我院在整理教學(xué)檔案的實(shí)踐中，結(jié)合《規(guī)則》和《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》中案卷級(jí)的分類方法，一般分到一級(jí)類目，例：

2012---DQ 2012---XZ 2012---JX

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年度 一級(jí)類目 年度 一級(jí)類目 年度 一級(jí)類目

排列方式由傳統(tǒng)的案卷級(jí)“年度——類目——案卷號(hào)”轉(zhuǎn)變?yōu)槲募?jí)的“年度——類目——保管期限——件號(hào)”，其中年度采用公元紀(jì)年，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。保管期限用“永久、長(zhǎng)期、短期” 表示。

3）排列

歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目進(jìn)行排列，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度

等排列。一般教學(xué)大綱、學(xué)籍卡片、教材等成套材料可集中排列，這樣可保持它的自然形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系。

4）編號(hào)

以固定分類、排列次序編頁(yè)號(hào)（1）正面編在右上角，背面編在左上角，每

份文件從“1”開始編寫頁(yè)號(hào)。（2）編件號(hào)：按照歸檔文件的分類體系和排列順序逐件編寫在歸檔章的相應(yīng)欄目?jī)?nèi)。（3）加蓋并填寫歸檔章：在每份文件首頁(yè)上端靠右的空白處加蓋歸檔章并填寫各項(xiàng)目（確有特殊情況者可酌情處理）。

5）編目

編目是指編制歸檔文件目錄。（1）依據(jù)分類體系和排列編號(hào)順序逐件編制歸

檔文件目錄。（2）采用一、二種分類方法的單位，根據(jù)其機(jī)構(gòu)或問(wèn)題類別的排序，按永久、長(zhǎng)期、短期各一個(gè)流水號(hào)，分別編制歸檔文件目錄。（3）歸檔文件目錄為豎式，包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注項(xiàng)目。（4）歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)，一般一年一本。歸檔文件目錄封面可設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）項(xiàng)目。

6）裝盒

（1）采用一、二種分類方法排列、編號(hào)、編目的單位，按照永久、長(zhǎng)期、短期三個(gè)編號(hào)順序分別裝盒，裝滿為止。不同保管期限的文件不得混合裝盒。（2）一盒文件裝好后，即應(yīng)在文件后面放置備考表。（3）填寫檔案盒封面和盒脊。檔案盒封面項(xiàng)目?jī)H有：全宗名稱。檔案盒盒脊項(xiàng)目包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)。

3、教學(xué)檔案以“件”為單位歸檔的優(yōu)點(diǎn)

以“件”為單位管理是適應(yīng)高校教學(xué)工作快速發(fā)展的迫切需要，是提高檔案管理工作整體水平的客觀要求，是信息化條件下利用教學(xué)檔案的正確選擇。教學(xué)檔案以件為單位組織室藏，改變了傳統(tǒng)教學(xué)檔案保管方式，與傳統(tǒng)的立卷方法相比，減少了繁瑣、復(fù)雜的組卷、擬寫案卷標(biāo)題、案卷目錄、全引目錄、手工裝訂等過(guò)程，有利于檔案的計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化軟件管理，便于文檔一體化，可大大減少檔案整理的工作量，提高檔案利用的查找速度。我們認(rèn)為教學(xué)檔案以“件”為單位歸檔的優(yōu)點(diǎn)具體體現(xiàn)在下述六個(gè)方面：

1）簡(jiǎn)化了程序，減少了勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率和質(zhì)量

一是傳統(tǒng)方式立卷，手工立卷工作勞動(dòng)量大，重復(fù)性勞動(dòng)多，對(duì)一份文件來(lái)說(shuō)需要反復(fù)十幾次。以件為單位整理檔案，可以隨辦隨歸，這就使工作日常化。二是簡(jiǎn)化了整理過(guò)程。與傳統(tǒng)立卷方式相比，變“卷”為“件”最大限度地減少整理步驟，減少了繁瑣、復(fù)雜的組卷過(guò)程。

2）便于復(fù)制，有利于文件的管理和保密

以件為單位，每份文件都不厚，復(fù)印出來(lái)的文件既清楚美觀，又不費(fèi)事。過(guò)去檔案利用者查閱文件時(shí)，往往是要調(diào)出整個(gè)案卷或數(shù)個(gè)案卷，而同一案卷中有不同密級(jí)的文件和要求利用范圍、對(duì)象有所區(qū)別。在這種情況下，很難做到保守秘密，以件為單位管理，利用者需要哪份就調(diào)閱哪份文件，不必也不能調(diào)出其他文件借閱，便于利用工作的管理，又便于保密工作的貫徹執(zhí)行。

3）便于保管、便于統(tǒng)計(jì)

“以件為單位”的排列方法是在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度以及文件的形成者，所反映的問(wèn)題等進(jìn)行排列，一個(gè)單位的文件，統(tǒng)統(tǒng)按件流水號(hào)保管，便于平時(shí)核對(duì)，及時(shí)償還。檔案統(tǒng)計(jì)以件為單位也更合理、更科學(xué)、更規(guī)范。

4）便于檔案的保護(hù)

以案卷為單位，利用者利用一個(gè)案卷中的一份文件，也必須全卷調(diào)出查閱，增加了文件的磨損和見(jiàn)光次數(shù)，使檔案易碎易老化，不利于檔案的長(zhǎng)久保存。實(shí)行“件”整理后，無(wú)論是借閱、復(fù)印、借出等等利用行為均以單位文件進(jìn)行，使檔案更加安全，有利用檔案的保護(hù)。

5）便于鑒定調(diào)整

現(xiàn)行的以卷為單位保管的案卷，多份文件裝訂成冊(cè)，如果發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤或需要調(diào)整，以及有文件沒(méi)有及時(shí)歸檔的情況時(shí)就需要拆卷，而拆卷就不只是拆一個(gè)卷就能解決問(wèn)題，必然引起連鎖反映。經(jīng)過(guò)若干年后都要鑒定，保留有保存價(jià)值的，刪除無(wú)保存價(jià)值的文件。“以件為單位”只需在微機(jī)上進(jìn)行確認(rèn)，刪除要銷毀的文件，保留需要留存的文件目錄，并到相應(yīng)檔案盒中刪除原件即可，不僅避免了以后向檔案館移交的麻煩，同時(shí)也得于各級(jí)檔案館館藏質(zhì)量提高。

6）運(yùn)用計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，便于查找利用

計(jì)算機(jī)所具有的強(qiáng)大的隨機(jī)、多途徑檢索能力，使這一目的能夠輕松實(shí)現(xiàn)，立卷的必要性已不復(fù)存在。利用者從查閱檢索工具到查閱文件，都更具有針對(duì)性、節(jié)省時(shí)間、更快捷、更方便。在隨辦隨歸的情況下，使辦理完畢的文件能夠及時(shí)、直接進(jìn)入檔案管理，大大縮小文件辦畢到歸檔利用的空間時(shí)間，可以使檔案及時(shí)提供利用。以件歸檔是對(duì)長(zhǎng)期以來(lái)的案卷整理方法的改革，適用于計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理手段的需要，也推動(dòng)了檔案部門檔案現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。

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作者簡(jiǎn)介：

孫文娟（1964-），女，寧夏銀川市人，甘肅交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院館員，本科。