淺談湖州電力局ERP系統(tǒng)實用化的推進(jìn)方法*

錢振興，宗麗英，黃 立

（國網(wǎng)浙江省電力公司湖州供電公司，浙江 湖州 313000）

1 應(yīng)用現(xiàn)狀

ERP系統(tǒng)全稱Enterprise Resources Planning（企業(yè)資源計劃），是“一套將財務(wù)、物資、項目和其它業(yè)務(wù)功能合理集成的應(yīng)用軟件系統(tǒng)”，是幫助企業(yè)提高管理水平的新型企業(yè)管理模式.

在浙江省電力公司的統(tǒng)一規(guī)劃下，湖州電力局于2001年在市局部署了ERP系統(tǒng)，業(yè)務(wù)涵蓋人資管理、財務(wù)管理、物資管理、項目管理以及設(shè)備管理.2008年湖州電力局所轄三縣供電局ERP系統(tǒng)上線，標(biāo)志著湖州電力局地縣兩級已全面應(yīng)用ERP系統(tǒng).經(jīng)過2009年浙江電力公司ERP系統(tǒng)版本升級以及2010年ERP全覆蓋后，湖州電力局的ERP系統(tǒng)應(yīng)用形成了省公司集中部署，地縣兩級應(yīng)用的格局，地市局對ERP系統(tǒng)的運維重心也由系統(tǒng)維護(hù)轉(zhuǎn)移到推進(jìn)系統(tǒng)實用化.通過數(shù)年的工作實踐，湖州電力局逐步摸索，形成了一套行之有效的ERP系統(tǒng)實用化推進(jìn)方法.

2 組織保障

建立有效的組織保障是任何工作的首要條件，機構(gòu)的合理設(shè)置為工作提供了人員組織保障，明確了工作范圍和職責(zé)分工，固化了工作流程，當(dāng)然，工作機構(gòu)組成是否切實有效還直接關(guān)系到了推進(jìn)工作的效率.

針對湖州電力局ERP系統(tǒng)的實用化推進(jìn)工作，我們成立了如圖1所示的工作機構(gòu).

湖州電力局的ERP系統(tǒng)實用化推進(jìn)工作機構(gòu)由領(lǐng)導(dǎo)小組和專業(yè)小組構(gòu)成.領(lǐng)導(dǎo)小組總體協(xié)調(diào)ERP系統(tǒng)實用化過程中遇到的困難、研究決策工作中的重大事項和問題；專業(yè)小組負(fù)責(zé)落實領(lǐng)導(dǎo)小組的決議，推動各項工作落地，跟蹤工作進(jìn)展，協(xié)調(diào)處理問題.由于ERP系統(tǒng)是一個覆蓋面廣，業(yè)務(wù)流程多且跨部門的系統(tǒng)，領(lǐng)導(dǎo)小組可以進(jìn)一步提高重視程度，統(tǒng)一認(rèn)識，對涉及多部門多業(yè)務(wù)的復(fù)雜問題起到協(xié)調(diào)和關(guān)鍵時刻決定的作用，是工作能否順利推進(jìn)的關(guān)鍵保障.專業(yè)小組由專業(yè)部門領(lǐng)導(dǎo)及關(guān)鍵用戶組成，不僅起到推動專業(yè)工作前進(jìn)的作用，也起到對同級或下級部門進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)的作用.專業(yè)小組是針對ERP系統(tǒng)的模塊而設(shè)立的，明確了責(zé)任主管部門、配合部門和聯(lián)絡(luò)人，專業(yè)程度高，有利于從上而下規(guī)范專業(yè)工作，消除業(yè)務(wù)差異，使得業(yè)務(wù)更加符合ERP流程，也符合“系統(tǒng)規(guī)范業(yè)務(wù)”的目的.另外，ERP實用化推進(jìn)工作機構(gòu)還成立了協(xié)調(diào)組.協(xié)調(diào)組由信息支撐部門、各專業(yè)工作小組聯(lián)絡(luò)人組成，起到總體牽頭，協(xié)調(diào)以及與上級部門聯(lián)絡(luò)的作用.

ERP實用化推進(jìn)工作機構(gòu)從ERP系統(tǒng)的特點出發(fā)，以優(yōu)化保障實用化推進(jìn)工作為目的，是實用化工作推進(jìn)的基石.

圖1 ERP實用化推進(jìn)工作機構(gòu)構(gòu)成圖

3 管理機制

湖州電力局的ERP系統(tǒng)實用化推進(jìn)工作管理充分依靠業(yè)務(wù)部門的關(guān)鍵用戶，調(diào)動業(yè)務(wù)部門用戶積極性，信息部門堅持“業(yè)務(wù)主導(dǎo)，信息協(xié)調(diào)”的思路，做好基礎(chǔ)支撐和協(xié)調(diào)工作；業(yè)務(wù)部門根據(jù)“誰使用，誰主管，誰負(fù)責(zé)”的方針，做好業(yè)務(wù)專業(yè)管理.

同時，在ERP系統(tǒng)實用化推進(jìn)工作的管理機制中也不乏創(chuàng)新和亮點，例如建立聯(lián)絡(luò)人制度.聯(lián)絡(luò)人須由精通業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵用戶擔(dān)任，起到上下聯(lián)絡(luò)溝通的作用.在ERP實用化推進(jìn)協(xié)調(diào)組中，聯(lián)絡(luò)人由各專業(yè)工作組的聯(lián)絡(luò)人擔(dān)任.聯(lián)絡(luò)人熟悉業(yè)務(wù)和考核標(biāo)準(zhǔn)，向下可以解釋考核指標(biāo)的含義，指導(dǎo)最終用戶工作，向上可以反映實際應(yīng)用的問題，提出管理的轉(zhuǎn)變意見.當(dāng)協(xié)調(diào)組收到需轉(zhuǎn)發(fā)的文件或需整改的問題時，則直接聯(lián)絡(luò)專業(yè)組聯(lián)絡(luò)人，再由專業(yè)組聯(lián)絡(luò)人聯(lián)系各配合部門聯(lián)絡(luò)人，直到最終用戶.聯(lián)絡(luò)人制度確保了“單點聯(lián)絡(luò)”，避免了重復(fù)聯(lián)系或遺漏聯(lián)系，猶如一棵大樹，從根部吸收的水分能迅速到達(dá)每片葉子——最終用戶，提高了工作效率，使得ERP實用化推進(jìn)工作的管理能夠“橫向到邊，縱向到底，全員參與”，即橫向覆蓋所有同級部門，縱向貫通專業(yè)線.

4 過程管控

要想在實用化推進(jìn)工作中取得好的成效，過程管控是必不可少的，特別是問題的全壽命管理，對提高系統(tǒng)的實用化水平效果明顯.下面是幾條實用化推進(jìn)過程中采取的管控措施.

（1）日報制.日報制是湖州局ERP實用化推進(jìn)工作中總結(jié)出的一項十分行之有效的措施.日報制使得ERP業(yè)務(wù)流程中的不規(guī)范操作以最快速度暴露出來.由于ERP系統(tǒng)是一個高度集成化的系統(tǒng)，一條不規(guī)范的記錄可能影響造成數(shù)個專業(yè)模塊應(yīng)用的問題，越晚發(fā)現(xiàn)影響面也大，整改的難度也越大.通過日報制將不規(guī)范的操作通過聯(lián)絡(luò)人告知操作用戶，不僅可以立即整改，同時也及時糾正了錯誤操作，避免錯誤的重復(fù)發(fā)生.

（2）整改回復(fù).發(fā)現(xiàn)的問題通報給最終用戶后，最終用戶對問題進(jìn)行原因查找和整改，并將其形成文字材料回復(fù)給聯(lián)絡(luò)人和協(xié)調(diào)組，協(xié)調(diào)組可將此問題作為共性問題告知給市局或縣局相關(guān)部門用戶，其整改措施可作為知識進(jìn)行分享.問題必須以整改回復(fù)為終結(jié).

（3）月度實用化指標(biāo)分析會.協(xié)調(diào)組每月牽頭召開月度實用化指標(biāo)分析會，會上對本月ERP系統(tǒng)實用化推進(jìn)過程中發(fā)生的問題、原因及其整改措施等做介紹；各專業(yè)小組介紹各自模塊實用化過程中的心得體會和經(jīng)驗，提出需要其他部門協(xié)調(diào)的問題進(jìn)行討論.月度實用化指標(biāo)分析會議不僅對本月出現(xiàn)的問題進(jìn)行了再次總結(jié)，預(yù)防問題重復(fù)發(fā)生，更重要的是使各業(yè)務(wù)部門可以面對面的對需要協(xié)調(diào)的問題進(jìn)行溝通，來提高整個業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性和集成的耦合度.

（4）實時培訓(xùn).發(fā)現(xiàn)問題及時整改畢竟是補救措施，從系統(tǒng)錄入的源頭規(guī)范操作才是“治標(biāo)治本”的方法.“以師帶徒”、部門內(nèi)部定期培訓(xùn)、發(fā)現(xiàn)問題后的經(jīng)驗分享、縣局間的經(jīng)驗交流等多種形式的培訓(xùn)，貫穿整個推進(jìn)工作過程中，可有效提高每個用戶的系統(tǒng)應(yīng)用水平，從而從整體上推動系統(tǒng)實用化程度的提升.通過這些措施，實用化的過程由發(fā)現(xiàn)問題開始，通過整改、分析、總結(jié)形成問題的全壽命周期，并且通過月度分析、實時培訓(xùn)強化整改效果.

5 實施效果

在ERP系統(tǒng)實用化推進(jìn)之前，由于市局及三縣局的部分管理方式有差異，用戶長期的工作習(xí)慣已固化，各部門之間業(yè)務(wù)交織，協(xié)調(diào)不夠，用戶操作不熟練，往往會造成業(yè)務(wù)輸入錯誤和操作錯誤，進(jìn)而累及多個部門的流程.例如，由于需求部門對物資提報的不準(zhǔn)確，或是物資提報人員在系統(tǒng)內(nèi)有重復(fù)輸入或是MRP運行造成采購申請重復(fù)，會在流程流轉(zhuǎn)到物資采購部門時造成大量的沖銷憑證；又例如業(yè)務(wù)部門隨意沖銷發(fā)票校驗的憑證，導(dǎo)致財務(wù)部門的發(fā)票校準(zhǔn)降低.

ERP系統(tǒng)實用化不僅是提高系統(tǒng)的應(yīng)用準(zhǔn)確率，更重要的是通過系統(tǒng)規(guī)范業(yè)務(wù)，通過主動的業(yè)務(wù)變革，使得管理能夠符合系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程，從而提高管理水平.ERP系統(tǒng)實用化推進(jìn)一段時間以后，湖州電力局業(yè)務(wù)管理更加符合標(biāo)準(zhǔn)流程，管理差異度更小，業(yè)務(wù)操作更加規(guī)范，各業(yè)務(wù)部門之間的溝通協(xié)作也更加流暢.反映到ERP實用化指標(biāo)上來看，實用化推進(jìn)之前，湖州局指標(biāo)扣分項較多，而且整改緩慢，重復(fù)出錯很多；實用化推進(jìn)以后，指標(biāo)扣分逐步減少，出現(xiàn)問題能第一時間進(jìn)行修正.2012年的ERP系統(tǒng)實用化考核湖州局市局、縣局均獲得滿分，是ERP系統(tǒng)實用化推進(jìn)工作成效的最直接的體現(xiàn).

6 結(jié)論

系統(tǒng)實用化推進(jìn)工作是一個腳踏實地的持續(xù)性工作，是一個不斷需要探索的過程，是一項需要長期堅持和在過程中不斷改進(jìn)完善的工作.ERP系統(tǒng)實用化推進(jìn)工作的實施，為以后大型應(yīng)用系統(tǒng)的深化應(yīng)用工作提供了經(jīng)驗和方法.從ERP系統(tǒng)實用化推進(jìn)工作中、總結(jié)出許多切實有效的經(jīng)驗，可以在其他工作中進(jìn)行推廣.由于實用化推進(jìn)也給每個用戶帶來了切實的好處，例如減少了錯誤的發(fā)生即減少了工作的反復(fù)，責(zé)任明確提高了解決問題的效率等，也減少了其余系統(tǒng)深化應(yīng)用的抵觸和困難.

通過對ERP系統(tǒng)實用化推進(jìn)工作的總結(jié)和經(jīng)驗提升，會使日后其他系統(tǒng)實用化工作更加合理，而系統(tǒng)實用化的推進(jìn)，可以更加發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用，從而促進(jìn)企業(yè)信息化發(fā)展，為企業(yè)的發(fā)展增添動力.