淺談高職院校系部教學檔案的管理

王瑋

摘要： 教學檔案作為高職院校全部教學活動的真實記錄，是衡量院校教學管理水平和教學質(zhì)量的重要標志，是院校檔案工作中的主體和重點。但是，作為教學實踐基層單位的系部，教學檔案管理工作卻存在諸多問題。文章試從教學檔案管理的重要性以及系部在此項工作中的現(xiàn)狀入手，分析如何解決現(xiàn)實中存在的問題，扎實有效開展教學檔案管理中的各項工作。

Abstract： Teaching file as true record of the activities of vocational colleges teaching， is an important symbol to measure institutions teaching management and teaching quality， which is the main focus of File Management of Higher Vocational Colleges. However， as the Department of the Ministry of the basic units of teaching practice， there are many problems on teaching file management. This paper tries to start this work on the importance of teaching file'management and the status of department of the ministry， and analyzes how to solve the problems in reality， then carries out the work of teaching file management firmly and effectively.

關(guān)鍵詞： 教學檔案；重要性；問題；措施

Key words： teaching files；importance；problem；measure

中圖分類號：G717 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）03-0256-02

0 引言

近年來，隨著檔案管理工作相關(guān)制度的日益完善，計算機、互聯(lián)網(wǎng)等高科技手段的引進，我國高校檔案管理工作日漸成熟，不斷向自動化、智能化方向發(fā)展。但是，在高校一級部門檔案管理信息化不斷發(fā)展的良好局面下，我們應(yīng)該看到作為基礎(chǔ)教學實踐部門的系部自身教學檔案管理中存在的一些問題。本文試從系部教學檔案管理的現(xiàn)狀分析入手，指出當前系部在管理教學檔案中存在的問題，提出解決的方法。

1 教學檔案的特點

教學檔案是指在教學管理和教學實踐活動中形成的具有保存價值的文件、數(shù)據(jù)、圖表、聲音影像、電子文檔等記錄材料，是學校全部教學活動的真實記錄，是教師教學活動、教學管理、教學研究和學生學習等形成的具有保存價值的文件材料，它在整個教學管理過程中由教師、教學秘書、學生等多方面形成，在其活動過程中形成了自己的規(guī)律和特點：

1.1 數(shù)量不斷增大 隨著高校招生規(guī)模的不斷擴大，在校生人數(shù)不斷增加，直接導致相關(guān)教學活動與學生學習相關(guān)材料相應(yīng)增加；另一方面，隨著大學生素質(zhì)教育的不斷深入，相關(guān)課程的增設(shè)，以及為提高學生在現(xiàn)代社會的市場競爭力而進行的拓展訓練、社會實踐等科目的增加，也使教學檔案的數(shù)量不斷膨脹。第三，在不斷要求提高學生素質(zhì)以適應(yīng)激烈的社會競爭的情形下，對教師自身的教學水平、科研能力也提出了更高的要求。為此，教師參加校內(nèi)外培訓、學術(shù)研討會、繼續(xù)教育的人數(shù)、次數(shù)也在不斷上升，這些無疑加大了教學管理的難度，如果繼續(xù)沿用目前的管理方法將無法滿足日益增大的信息量的保管和使用。

1.2 內(nèi)容多而繁雜 教學檔案形成于整個教學過程中的各個環(huán)節(jié)，全面反映了教學管理和教學實踐活動的各個方面，范圍廣泛，內(nèi)容繁雜。有與學生相關(guān)的新生錄取材料、學期成績登記表、在校期間獎懲材料、畢業(yè)生實習報告、畢業(yè)論文以及畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查、信息反饋等；與教師相關(guān)的典型教案、自編主編教材、教學指導書、學術(shù)論文等個人科研成果，以及參加培訓班、學術(shù)研討會情況；與教研室相關(guān)的各專業(yè)人才培養(yǎng)方案、教學大綱、教學改革方案及總結(jié)、教師教學效果評估、考核與總結(jié)等；與系部相關(guān)的教學規(guī)章制度、校企聯(lián)合辦學情況、學生校外實習情況、教學情況調(diào)查表、教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況等；與學校其它職能部門相關(guān)的學校管理性文件等。這么多材料的收集、整理，不僅需要學校相關(guān)部門的積極配合，而且也需要檔案管理人員花費大量的時間和精力來分類、登記，實行集中統(tǒng)一管理，對檔案管理人員的能力和素質(zhì)提出了更高的挑戰(zhàn)。

2 教學檔案管理工作的重要性

隨著教育事業(yè)的飛速發(fā)展，作為記錄和承載學校整個教學管理和教學實踐活動的教學檔案發(fā)揮著越來越重要的作用，教學檔案管理工作受到越來越多的關(guān)注與重視，已成為整個學校發(fā)展過程中不可忽視的重要組成部分。

2.1 教學檔案是高校教育教學工作發(fā)展的歷史憑證

教學檔案真實而有效地記錄著學生學習、教師授課、教學取得的成果等一系列教學管理和教學實踐活動，是學校全部教學活動的真實反映，是一個專業(yè)、一個系部乃至整個學校在教育教學方面發(fā)展的整個歷史過程，通過教學檔案，我們能真實客觀地發(fā)現(xiàn)各個歷史時期在教學活動中取得的優(yōu)秀成果，也可以發(fā)現(xiàn)其中的不足和問題，這對我們掌握和改進教學方式方法提供了寶貴的資料，也為我們認清和把握教學活動發(fā)展規(guī)律提供了重要依據(jù)。

2.2 教學檔案是衡量院校教學管理水平和教學質(zhì)量的重要標志 教學檔案匯集了學校、系部教學活動中取得的最新成果，為我們展示了教師在具體教學活動中的教學水平、教學態(tài)度、教學成果；學生在學習過程中取得的收獲、存在的問題等。通過對教學檔案的整理及再利用，可以讓教師從中得到自我教育，發(fā)現(xiàn)問題、彌補不足，在教學水平上得到進一步提高；教研室可以從每學期、學年的教學總結(jié)、教學改革中取得第一手資料，對修訂人才培養(yǎng)方案、教學大綱提供借鑒。因此，建立建全教學檔案管理工作，對提高教學管理水平和教學質(zhì)量具有重要意義。

2.3 教學檔案是學校教學評估工作的一項重要內(nèi)容

對一個學校來說，評估工作的成敗不僅僅影響著學校的發(fā)展方向，而且關(guān)系著每一個教職工的前途和命運，在諸多的評估指標體系中，教學檔案所涉及的相關(guān)內(nèi)容是評估工作中的重中之重，它是師資隊伍、課程建設(shè)、實踐教學、特色專業(yè)建設(shè)、教學管理等指標原始資料的來源，它的真實性和依據(jù)性在評估工作中極具說服力。

3 當前教學檔案管理中存在的問題

3.1 傳統(tǒng)檔案管理方法對現(xiàn)代化的制約和束縛 隨著社會的進步、科技的發(fā)展、高等教育自身的不斷前進，以手工操作為主的傳統(tǒng)管理方式已不能滿足現(xiàn)代教育的發(fā)展要求，傳統(tǒng)檔案管理所存在的信息流轉(zhuǎn)不暢、查詢繁瑣、工作量大、信息處理的時效性差等問題越來越制約教育教學的發(fā)展步伐?，F(xiàn)代高等教育對信息處理量大幅增加，對教學檔案的再利用率不斷提升，教學檔案管理正從“保存”向“利用”的方式轉(zhuǎn)變。因此，我們必須充分的認清只有改變傳統(tǒng)模式與現(xiàn)代化不相適應(yīng)的部分，引進和采用計算機、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)，真正做到高質(zhì)量收集檔案、高效率提供信息服務(wù)，才能讓教學檔案在教育教學中發(fā)揮應(yīng)有的作用，才能為推動高等教育提供智力支持。

3.2 教學檔案管理人員非專業(yè)人才的制約性 高職院校系部的教學檔案管理一般由教學秘書兼任，而大部分教學秘書并非檔案管理專業(yè)人才，也沒有經(jīng)過相關(guān)專業(yè)知識的培訓，由于掌握的理論知識有限，在收集、整理、歸檔的過程中存在難免出現(xiàn)紕漏和問題，影響了教學檔案的質(zhì)量。另一方面，由于是兼職，教學秘書日常工作量又大，時間精力有限，檔案管理工作熱情不高，重視程度不夠，致使在用到相關(guān)資料時手忙腳亂，嚴重影響了教學檔案在系部教學發(fā)展工作中的借鑒作用和指導意義。

4 加強教學檔案管理的措施

4.1 加強認識，注重領(lǐng)導 系部教學檔案管理工作所存在的問題，究其根本原因是思想認識不到位，對這項工作的重視程度不高引起的，這就要求上至系領(lǐng)導，下至檔案工作管理人員對教學檔案管理工作有一個正確的認識，了解到教學檔案在教學、科研、信息交流中發(fā)揮的不可替代的作用，充分認識到它的重要性。系部領(lǐng)導應(yīng)積極參與到教學檔案的管理工作中來，更新觀念、落實責任，將教學檔案管理工作納入到系部整體發(fā)展的規(guī)劃上來。

4.2 建立規(guī)范化標準和管理制度 完善的管理制度是檔案管理工作的基本保障。各系部應(yīng)該根據(jù)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合自身實際，加強教學檔案管理工作的制度建設(shè)，用制度去規(guī)范管理，明確檔案管理工作的任務(wù)和范圍，明確檔案管理人員的崗位職責，使檔案管理工作做到有章可循、有章可依，從而確保檔案管理工作的有序進行，管理水平的不斷提高。

4.3 不斷提高教學檔案管理人員素質(zhì) 要提高系部教學檔案管理工作的水平，必須不斷提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，建立一支科學、穩(wěn)定、專業(yè)的檔案管理隊伍。見于系部教學檔案管理工作的實際，要引進和配備專業(yè)的檔案管理人員不太現(xiàn)實，這就要求在現(xiàn)有人員結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，經(jīng)常組織開展關(guān)于檔案專業(yè)的相關(guān)培訓，讓非專業(yè)的管理人員盡快掌握基本的專業(yè)知識，在業(yè)務(wù)能力、工作效率等方面得到快速的提升。另一方面，組織檔案管理人員進行相關(guān)計算機應(yīng)用能力的培訓，例如辦公自動化，信息處理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等相關(guān)知識，使檔案管理人員隊伍的知識結(jié)構(gòu)得到不斷更新，信息處理能力得到不斷提高，以適應(yīng)信息化時代教學檔案管理的新要求，不斷推動系部教學檔案管理向信息化、數(shù)字化邁進。最后，適時開展業(yè)務(wù)評比，設(shè)立獎懲制度，不斷提高教學檔案管理人員工作積極性。

綜上所述，教學檔案管理工作的扎實開展，對提升系部乃至整個學校的教學、科研、管理水平具有不可估量的作用。只有扎扎實實地抓好教學檔案管理工作，才能為系部和整個學校的教學方式方法地不斷改進提出寶貴意見，為教育教學質(zhì)量地不斷改善提供“智力”支持，為教學管理水平地不斷提高提供有力保障。

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