衛(wèi)生行政檔案開發(fā)利用存在的問題及對(duì)策

丁 民

江蘇省泰州市衛(wèi)生局，江蘇泰州 225300

十八大召開，提高農(nóng)村衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量和效率成為解決農(nóng)民“看病難、看病貴”的重點(diǎn)，衛(wèi)生行政部門響應(yīng)十八大精神，務(wù)必在深入思考醫(yī)改上痛下功夫，而準(zhǔn)確把握衛(wèi)生服務(wù)信息、有效開發(fā)利用檔案信息資源變得至關(guān)重要。就泰州市來說，衛(wèi)生服務(wù)信息不全、利用水平低是普遍現(xiàn)象。本文從檔案完善、檔案利用兩個(gè)角度，淺談衛(wèi)生行政檔案開發(fā)與利用的有關(guān)構(gòu)想，以供同行交流探討。

1 檔案開發(fā)存在的問題

1.1 檔案建立不完善

目前，衛(wèi)生局的職能越來越傾向于行政干預(yù)與行政控制，傾向于指手畫腳似的行政指揮，一些領(lǐng)導(dǎo)干部缺乏公共衛(wèi)生意識(shí)，缺乏大衛(wèi)生觀念，醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的指示大多來源于上級(jí)的紅頭文件，缺乏對(duì)基層衛(wèi)生服務(wù)狀況的全面認(rèn)識(shí)，因而有照本宣科之嫌。實(shí)踐中，不能很好地重視基層衛(wèi)生服務(wù)信息的收集，不能有效地組織各醫(yī)院、婦保所、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院、社區(qū)醫(yī)療服務(wù)站、村鎮(zhèn)衛(wèi)生室的各種醫(yī)療服務(wù)信息，衛(wèi)生局檔案室相關(guān)資料的匱乏，直接導(dǎo)致決策的質(zhì)量不高，造成衛(wèi)生資源的巨大浪費(fèi)。

1.2 檔案利用水平不高

由于衛(wèi)生行政人員業(yè)務(wù)水平欠缺而導(dǎo)致的有檔難用問題不是個(gè)別現(xiàn)象。在檔案室，常?？吹蕉嗄甑睦腺Y料十多年原封不動(dòng)，歷史珍貴資料幾無翻動(dòng)的痕跡，看起來檔案室的資料也在逐年增加，也在分門別類的擺放，但是，這樣的做法大多是應(yīng)付檢查而為，造成大量資源的閑置浪費(fèi)。有研究認(rèn)為，用不好檔案很大程度上與檔案工作宣傳力度不大和檔案知識(shí)普及程度不高有關(guān)[1]。在發(fā)達(dá)的英美等國(guó)家，非常重視衛(wèi)生領(lǐng)域的檔案宣傳，提高全面檔案意識(shí)，通過各種手段讓檔案走進(jìn)人們的視野。比如，在美國(guó)人心目中，檔案建立了不用等于一堆廢紙。

1.3 檔案利用效率低下

信息時(shí)代，檔案電子化是趨勢(shì)，那種去檔案室按目錄查找的方式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)，自然帶來利用效率低下的問題。當(dāng)衛(wèi)生行政人員為某些衛(wèi)生信息查找不便而產(chǎn)生厭煩情緒時(shí)，很難理解下一次他還會(huì)不會(huì)再去檔案室查資料，因而，利用不便的問題就不是小問題，網(wǎng)絡(luò)的便捷性與及時(shí)性的優(yōu)點(diǎn)理應(yīng)在檔案上有所體現(xiàn)，遺憾的是，當(dāng)前多半行政事業(yè)單位還停留在檔案的各自為政，信息隔絕，缺乏共享平臺(tái)，檔案的編碼不統(tǒng)一，影響了檔案數(shù)據(jù)的共同開發(fā)利用。

2 檔案利用對(duì)策分析

2.1 樹立正確的檔案利用意識(shí)

實(shí)際工作中，工作人員不熟悉檔案管理規(guī)定，沒掌握檔案查詢的方法，不了解檔案信息容量，很難談上很好的利用檔案。本研究以為，首要的強(qiáng)化重點(diǎn)應(yīng)放在檔案的利用意識(shí)培養(yǎng)上，就要培養(yǎng)全體工作人員的建檔習(xí)慣、分類原則，將相關(guān)資料的收集、整理、保管、立卷、移交歸檔等工作常規(guī)化；學(xué)習(xí)檔案查詢的技術(shù)，字段查詢、類別查詢、模糊查詢等方法都要全面掌握；全面熟悉檔案室檔案的種類和數(shù)量，做到心中有數(shù)。如果作為一名合格的管理者連自己檔案室有哪些資料都不清楚，更別談利用了。要通過宣傳來解決檔案工作者與檔案利用者之間的信息不對(duì)稱矛盾[2]。

2.2 開發(fā)便捷高效的檔案管理系統(tǒng)

云平臺(tái)是一種基于互聯(lián)網(wǎng)的信息資源管理共享系統(tǒng)，衛(wèi)生局通過云平臺(tái)可實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院、下屬事業(yè)單位的資源管理與利用，將大大提高信息流的傳輸與共享，有助于提高檔案的利用效率[3]。有研究表明，信息化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)[4]，對(duì)衛(wèi)生行政部門來說，加快整合部門檔案信息資源迫在眉睫，為此，一要加大資金投入，購買軟硬件設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案信息云共享；其次是對(duì)原始的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行電子化處理，在衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行統(tǒng)一編碼，統(tǒng)一分類，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；三是做好對(duì)內(nèi)對(duì)外服務(wù)模式的銜接，千篇一律的數(shù)據(jù)庫勢(shì)必造成資源的浪費(fèi)，在尊重檔案保密原則的基礎(chǔ)上，公共衛(wèi)生服務(wù)數(shù)據(jù)庫與內(nèi)部保密信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)做到合理配置，做好對(duì)內(nèi)對(duì)外服務(wù)功能的區(qū)別化，檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)目的，不僅是提高檔案工作者的工作效率，也是更好地提供利用服務(wù)[5]，這在不少發(fā)達(dá)地區(qū)都有很好的經(jīng)驗(yàn)值得借鑒。

2.3 積極推進(jìn)檔案利用方式的創(chuàng)新

進(jìn)入21世紀(jì)以來，全球科技發(fā)展日新月異，多媒體技術(shù)、微縮技術(shù)、云技術(shù)等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，必然帶來檔案信息技術(shù)的革新，體現(xiàn)到檔案信息的利用上，就要在利用方式上有所突破：就泰州市衛(wèi)生局來說，定期通過電子顯示屏發(fā)布最新的檔案資源，通過手機(jī)短信發(fā)布新資源信息，通過舉辦檔案經(jīng)驗(yàn)交流、研討、編制檔案新資源知曉手冊(cè)等方式，力求通過新穎、多樣的活動(dòng)方式，在讓工作人員感受到知識(shí)、歷史和衛(wèi)生政策、健康形勢(shì)變化的同時(shí)，真正領(lǐng)略到檔案帶來的好處，享受到檔案的獨(dú)有魅力，從而激發(fā)工作人員利用檔案的興趣，提高檔案的利用率。當(dāng)然，和其他發(fā)達(dá)的南京、蘇州、無錫等市衛(wèi)生局相比，泰州市在檔案的利用方式、手段上還稍顯不足。同時(shí)，方式還有些死板，不能很好地結(jié)合現(xiàn)代元素，缺乏新鮮感和趣味性，加上工作人員檔案利用能力上的差異和不足，積極推進(jìn)檔案利用方式的創(chuàng)新還需要再加把力，需要借鑒國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，比如，檔案咨詢服務(wù)項(xiàng)目，就是一個(gè)很值得研究探討的課題。

3 討論

有研究表明，檔案管理的重心，應(yīng)放在運(yùn)用和實(shí)效上[6]。衛(wèi)生行政檔案內(nèi)容復(fù)雜，專業(yè)性強(qiáng)，比如醫(yī)療執(zhí)法、職業(yè)病、傳染病、慢性病、食源性疾病等，只有通過科學(xué)性分析，運(yùn)用各種統(tǒng)計(jì)學(xué)手段加以分析判斷，才能從海量的數(shù)據(jù)資料中找到有價(jià)值的線索，從而更好地為保障公共衛(wèi)生安全服務(wù)，因此，專業(yè)性人才是有效提高檔案開發(fā)利用的前提；其次，檔案管理工作是一項(xiàng)意義重大卻需要默默付出的幕后工作，改變檔案管理質(zhì)量需要工作人員樹立正確的職業(yè)奉獻(xiàn)精神和無私敬業(yè)價(jià)值觀，泰州市衛(wèi)生行政部門檔案管理工作存在的薄弱環(huán)節(jié)，很大程度上是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠、檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)造成的。因?yàn)?，信息化背景下檔案管理不僅技術(shù)性強(qiáng)，而且要求檔案管理工作者必須掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)知識(shí)[7]；最后需要強(qiáng)調(diào)的是，檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，是加強(qiáng)推進(jìn)衛(wèi)生行政檔案價(jià)值開發(fā)與利用的關(guān)鍵[8-10]。一方面在引進(jìn)人才上把握專業(yè)對(duì)口，另一方面要強(qiáng)化專業(yè)培訓(xùn)與知識(shí)更新，確保檔案隊(duì)伍建設(shè)高質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，引入檔案管理工作激勵(lì)機(jī)制，才能最終使檔案建設(shè)發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

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