檔案管理的信息化建設(shè)

廉天洋（新疆化工設(shè)計(jì)研究院，新疆 烏魯木齊 830006）

信息化正在使全球市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和企業(yè)管理模式發(fā)生巨大的變化，它已成為企業(yè)提升核心競(jìng)爭(zhēng)力的“法寶”之一。信息化對(duì)設(shè)計(jì)院傳統(tǒng)經(jīng)營(yíng)理念與管理方法所帶來的變革和沖擊是十分明顯的，只有加速信息化建設(shè)，才能盡快實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，而檔案管理的信息化建設(shè)是設(shè)計(jì)院實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的重要組成部分。

1 檔案管理的現(xiàn)狀

由于檔案需長(zhǎng)期保存，為了避免紙質(zhì)受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年投入大量人力、物力、財(cái)力已在所難免，即便這樣還是有其他方面的擔(dān)憂。

1）檔案需反復(fù)查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給保管與利用帶來困擾。八九十年代，我院要求每個(gè)咨詢項(xiàng)目必須有2本報(bào)告存檔（一本供借閱、一本為備份），但施工圖項(xiàng)目始終只有一套存檔。而后，由于報(bào)告越寫越厚、裝訂費(fèi)越來越高等原因，存檔的報(bào)告也由原來的2本改為1本。如果有人借走了報(bào)告又未歸還或丟失了，那么設(shè)計(jì)院就沒有備份了。

2）資料越交越齊全，對(duì)檔案柜的需求也越來越多。2000年初，我院實(shí)行ISO9000質(zhì)量體系的管理后，按質(zhì)量體系的要求，與施工圖或咨詢報(bào)告一同歸檔的表格、資料也越來越多。起初只是屈指可數(shù)的幾張表格，隨著大家對(duì)體系文件理解的越來越透徹、自我保護(hù)意識(shí)越來越強(qiáng)，所交的表格、資料也越來越齊全，對(duì)檔案柜的需求也越來越大。

3）要求電子版存檔后，隨之而來的大量電子版文檔的收集、管理、查閱、應(yīng)用等，還有待全面解決。①某些項(xiàng)目施工圖的修改次數(shù)會(huì)很多（修改十幾次的情況都是有的），因此，電子版圖紙和紙質(zhì)版圖紙有對(duì)不上號(hào)的情況出現(xiàn)。②在信息化建設(shè)前，是由具體工作人員向每位設(shè)計(jì)人收集電子版，而設(shè)計(jì)人經(jīng)常出差或者工作忙，所以人工收集電子版的工作很難順利進(jìn)行。

2 檔案管理存在的問題

1）檔案管理不夠規(guī)范。主要表現(xiàn)在：第一，檔案號(hào)不規(guī)范，不是每個(gè)人都會(huì)按要求編寫。第二，項(xiàng)目名稱不規(guī)范，會(huì)有隨意填字、減字的現(xiàn)象。第三，檔案室沒有足夠的人手，導(dǎo)致會(huì)對(duì)編寫卷內(nèi)目錄等工作進(jìn)行簡(jiǎn)化或者不寫[3]。

2）檔案檢索效率不高[3]，急需安全系數(shù)較高的軟件。Excel數(shù)據(jù)庫(kù)是我院自己編輯的，查詢比較方便，但安裝它的任何人都可以進(jìn)行修改、刪除的操作，安全等方面有待于提高。因此，查詢的權(quán)限未完全放開，只能由檔案管理部門操作、查詢。Excel數(shù)據(jù)庫(kù)只能作為向信息化轉(zhuǎn)變的一個(gè)過渡期。

3）某些人為因素導(dǎo)致了存檔不及時(shí)、存檔資料不全面。對(duì)ISO9000質(zhì)量體系中要求存檔的表格，有些設(shè)計(jì)人覺得沒有必要、太繁瑣，因此遞交的資料就不齊全，個(gè)別設(shè)計(jì)人甚至只存部分資料或干脆不存檔。

4）領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。各個(gè)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)把承攬項(xiàng)目作為重中之重，而將與檔案管理有關(guān)的工作放在最后面。因?yàn)榇蟛糠诸I(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案不丟失、能查閱就行了，暫時(shí)還未將其定位到需要信息化的階段，也就不愿意在資金、設(shè)備、人員等方面予以大力支持。

3 檔案信息化管理的必要性

作為一項(xiàng)服務(wù)性工作，檔案管理工作的生命力取決于它為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)及技術(shù)管理等工作服務(wù)的水平和效果。如何服務(wù)好，是檔案工作的永恒主題。有了信息化的支持，檔案管理必然會(huì)對(duì)設(shè)計(jì)院的發(fā)展起到不可磨滅的作用。

3.1 統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)需要現(xiàn)代信息技術(shù)的支持

對(duì)檔案信息的數(shù)據(jù)做大量統(tǒng)計(jì)分析，如果沒有現(xiàn)代信息技術(shù)的支持和利用，是不可想象的、也是做不到的。通過運(yùn)用信息化對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析和開發(fā)利用，使檔案工作由封閉管理向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，以服務(wù)促進(jìn)檔案管理水平的全面提高，也使檔案管理工作更好的為我院的中心工作服務(wù)，使其變得更有生機(jī)和活力。

3.2 提高檔案利用效率、降低管理成本，確?？沙掷m(xù)發(fā)展

設(shè)計(jì)單位的檔案是在長(zhǎng)期的科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)、建設(shè)等各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料，它是設(shè)計(jì)單位全部活動(dòng)的真實(shí)記錄。設(shè)計(jì)單位每年產(chǎn)生大量的工程設(shè)計(jì)檔案資料，各類檔案資料使用量大、借閱頻繁，利用信息化技術(shù)提高檔案管理水平，從而也提高了工作效率。

進(jìn)行信息化管理，雖然第一次投入的資金不少，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，信息化管理減少了紙張的購(gòu)買量和復(fù)印分發(fā)成本，避免了檔案紙張老化而對(duì)其進(jìn)行修復(fù)的費(fèi)用，從而控制了成本、創(chuàng)造出設(shè)計(jì)院新的利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)。而且，大大提高了檔案利用率，按規(guī)定銷毀部份紙質(zhì)文檔后還節(jié)省了存貯空間，從而有效地解決了長(zhǎng)期以來令人頭痛的檔案庫(kù)膨脹的問題，進(jìn)而提高了我院的可持續(xù)發(fā)展力[1]。

4 檔案信息化管理的措施

4.1 自編Excel數(shù)據(jù)庫(kù)

為了利用好檔案信息，讓檔案工作更好地服務(wù)生產(chǎn)，讓檔案數(shù)據(jù)活起來，我院經(jīng)過摸索編制了“Excel數(shù)據(jù)庫(kù)”（見圖1），檔案管理人員再也不用拿著若干登記冊(cè)一頁一頁的查找設(shè)計(jì)人所要的資料了。雖然此數(shù)據(jù)庫(kù)有安全隱患，但我院充分利用其檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)方便快捷的特點(diǎn)，對(duì)上千條數(shù)據(jù)進(jìn)行大量細(xì)致的分析研究，為院領(lǐng)導(dǎo)提供了一份詳盡的統(tǒng)計(jì)報(bào)告，為管理部門和設(shè)計(jì)室提供了大量翔實(shí)的數(shù)據(jù)。通過數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，可發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)及歸檔中存在的問題，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和質(zhì)量管理部門以及院領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握有關(guān)情況、做出決策，提供了大量信息和第一手資料。Excel數(shù)據(jù)庫(kù)在ISO9000質(zhì)量體系外審時(shí)也得到了評(píng)審組專家的贊譽(yù)，在外部審核中成為我院的亮點(diǎn)。

圖1 Excel數(shù)據(jù)庫(kù)操作界面

4.2 投入大量資金聘請(qǐng)專業(yè)公司為我院設(shè)計(jì)了“綜合管理信息化系統(tǒng)”

2012 年，我院不僅安裝了加密軟件，還請(qǐng)上海專業(yè)的軟件公司為我院量身定做了一套管理軟件“綜合管理信息化系統(tǒng)”，包括：項(xiàng)目管理、進(jìn)度管理、圖檔管理、合同管理等，將信息化建設(shè)提上議事日程。

如果說Excel數(shù)據(jù)庫(kù)是我院信息化建設(shè)的雛形。那么，由專業(yè)公司為我院設(shè)計(jì)的“綜合管理信息化系統(tǒng)”就是我院信息化建設(shè)的一大飛躍。完全解決了Excel數(shù)據(jù)庫(kù)的安全隱患，實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、成品文件的電子版在網(wǎng)上歸檔、借閱和統(tǒng)計(jì)。設(shè)計(jì)人通過局域網(wǎng)并根據(jù)權(quán)限在此系統(tǒng)中檢索、查詢所需的信息，大大節(jié)省了時(shí)間、縮短了設(shè)計(jì)周期，提高了工作效率和檔案信息的利用率，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享。同時(shí)，對(duì)提高檔案管理水平、降低檔案管理成本、實(shí)現(xiàn)完全無紙化辦公等方面都起到了積極作用。

該系統(tǒng)是一個(gè)集項(xiàng)目管理、檔案管理、借閱管理、文件管理、報(bào)表管理、進(jìn)度管理等功能為一體的多層次、多結(jié)構(gòu)的管理系統(tǒng)。將Excel數(shù)據(jù)庫(kù)已有的檔案內(nèi)容全部導(dǎo)入到此系統(tǒng)，新的內(nèi)容隨時(shí)錄入到此系統(tǒng)，設(shè)計(jì)人員查找檔案信息，特別是對(duì)那些既不知道檔案號(hào)，也不知道圖紙的時(shí)間范圍，僅知道關(guān)鍵詞的檔案，利用模糊查詢很容易查到，節(jié)省時(shí)間、提高了工作效率。信息化建沒為傳統(tǒng)的檔案管理帶來了新的運(yùn)作模式和管理手段，使檔案管理實(shí)現(xiàn)了由手工粗放管理向信息化精細(xì)管理的轉(zhuǎn)變。

4.3 更新員工的傳統(tǒng)理念，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值

老一輩的檔案管理人員被傳統(tǒng)的觀念影響，認(rèn)為檔案管理只是單一的收、發(fā)工作，忽視了自己對(duì)企業(yè)的影響。隨著院領(lǐng)導(dǎo)思想的轉(zhuǎn)變，對(duì)檔案管理工作的宣傳和教育也逐漸到位，使全體員工特別是檔案管理人員對(duì)檔案管理工作有了積極的認(rèn)識(shí)。檔案管理人員也在積極進(jìn)取，對(duì)自己工作的各方面都做出相應(yīng)調(diào)整和重新定位，一改過去收攤看點(diǎn)、倉(cāng)庫(kù)保管員的形象。在埋頭苦干的同時(shí)，多了一些敏感和睿智，使檔案管理工作成為我院創(chuàng)造更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的助力[4]。

4.4 建立建全院內(nèi)的各項(xiàng)規(guī)章制度

檔案管理的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。將檔案管理的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與院里的具體情況相結(jié)合,制定了一系列適合我院的檔案管理制度，并要求員工必須執(zhí)行并按程序辦事。

我院制定的規(guī)章制度遵循以下原則：①規(guī)范性原則。首先，依據(jù)國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范；其次，結(jié)合院內(nèi)具體情況作相應(yīng)的補(bǔ)充、完善。例如：規(guī)定會(huì)具體到項(xiàng)目號(hào)如何編寫、施工圖中字體的大小等各個(gè)方面。②安全性原則。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，運(yùn)用訪問控制、權(quán)限控制、信息加密等策略，充分保證檔案信息的安全性。③效益型原則。將利用率高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益的檔案首先進(jìn)行信息化處理。而利用率不高的可暫時(shí)無需信息化，按原有方式保存，做到按“需”信息化。④與經(jīng)濟(jì)掛鉤的原則。設(shè)計(jì)人員若不按時(shí)歸檔或資料遞交的不齊全，產(chǎn)值就不予兌現(xiàn)[2]。

[1]檔案信息化建設(shè)的意義[EB].http：//wenku.baidu.com/view/bb5c5523a5e9856a56126062.html

[2]檔案信息化建設(shè)應(yīng)該遵循的三個(gè)原則[EB].http：//www.xaecong.com/html/news/20112/11220122933324.html

[3]當(dāng)前檔案管理存在的問題及對(duì)策 [EB].http：//www.jianshe99.com/new/201009/li1114034431129010214520.shtml

[4]變“保管員”為“先行官”[EB].http：//www.daynews.com.cn/sxfzb/shiban/880581.html