醫(yī)療設(shè)備采購流程的科學化管理

中國人民解放軍總醫(yī)院 a.醫(yī)務(wù)部器械處；b.醫(yī)療物資采購中心，北京100853

醫(yī)療設(shè)備采購流程的科學化管理

黃鑫a，胡艷波b

中國人民解放軍總醫(yī)院 a.醫(yī)務(wù)部器械處；b.醫(yī)療物資采購中心，北京100853

本文討論了醫(yī)療設(shè)備采購標準化流程和具體實施步驟，通過對采購各個環(huán)節(jié)的嚴格控制，采取靈活采購方式，綜合考慮選擇最優(yōu)設(shè)備，最終實現(xiàn)引進設(shè)備的經(jīng)濟效益和社會效益最大化，發(fā)揮設(shè)備引進應(yīng)有的臨床作用。

醫(yī)療設(shè)備采購；采購流程；醫(yī)療設(shè)備管理；招標采購

目前，醫(yī)療設(shè)備先進性已成為衡量醫(yī)院技術(shù)水平、治療效果的先決條件。我院承擔大量醫(yī)療保健工作，每年持續(xù)投入大量經(jīng)費用于添置和更新先進的醫(yī)療設(shè)備，在診療、科研等方面工作都得到了長足的發(fā)展。

采購是設(shè)備管理的重要環(huán)節(jié)，是醫(yī)院設(shè)備引進的主要關(guān)口。如何合理有效的利用有限資金，采購到性價比高的設(shè)備，是醫(yī)療設(shè)備采購中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。采購行為要遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，采購計劃需要經(jīng)過反復論證，綜合考慮設(shè)備安全性、有效性、適用性、先進性、經(jīng)濟性以及售后保障等因素，整體概念上選擇最優(yōu)設(shè)備。采購環(huán)節(jié)需要考慮到設(shè)備的整體運行成本，而不僅僅是采購成本，使得投入使用后，能夠?qū)崿F(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益最大化。我院醫(yī)療物資采購中心負責全院各類醫(yī)療相關(guān)設(shè)備的采購工作，通過積累多年實踐經(jīng)驗，形成了一整套標準化的采購管理制度和切實可行的采購流程，既符合醫(yī)院醫(yī)療特點，又滿足臨床診療需要。

1 設(shè)備采購流程

1.1 加強論證，避免重復購置

設(shè)備管理部門應(yīng)詳盡匯總臨床設(shè)備申請需求，作為立項依據(jù)。在立項購置前，應(yīng)首先對需求進行分類：① 新添置設(shè)備，應(yīng)對其帶來的學科新技術(shù)、新業(yè)務(wù)的促進作用和臨床適用性有所了解。此外，需要初步估算新設(shè)備引進后的預期收益率、經(jīng)濟效益、運行成本等，避免買得起用不起的情況出現(xiàn)；② 補充數(shù)量或常規(guī)更新，管理者應(yīng)熟知同種或同類設(shè)備的現(xiàn)有數(shù)量，對此類設(shè)備的性價比、故障率、售后服務(wù)、用戶使用反饋意見做出細致統(tǒng)計，便于在今后的招標采購中提供決策依據(jù)。另外，對于常規(guī)設(shè)備的投入，設(shè)備管理者應(yīng)站在全院設(shè)備整體規(guī)劃高度，對同學科、同類設(shè)備統(tǒng)籌規(guī)劃、合理配置。首先配置于利用率高的需求科室，做到物盡其用。常規(guī)設(shè)備更新，首先應(yīng)該考慮院內(nèi)調(diào)配方式解決，而后分批逐次投入，杜絕同一種設(shè)備的盲目購置；③ 科研用途設(shè)備，設(shè)備管理部門應(yīng)對此類設(shè)備引進帶來的科研、教學以及學科建設(shè)的帶動性作用有一定前瞻性。雖然科研設(shè)備投入大多來自科研經(jīng)費，但是醫(yī)院也應(yīng)該對其加強管理，避免設(shè)備的重復購置，造成院內(nèi)大量科研設(shè)備閑置或使用率不高?？蒲性O(shè)備購置應(yīng)考慮是否能夠滿足多學科的建設(shè)要求，又能服務(wù)于臨床，是否能實現(xiàn)醫(yī)療和科研的共贏。另外，如果條件允許，應(yīng)該考慮在全院內(nèi)部搭建共享的實驗平臺，建立實驗儀器中心，實現(xiàn)實驗設(shè)備的全院共享，建立專管共用機制。

設(shè)備管理部門對需求分門別類匯總后，形成初步意見，交由器械管理委員會統(tǒng)一論證設(shè)備購置必要性與可行性。期間，充分聽取臨床和醫(yī)學工程專家及需求科室3方專家意見，詳細記錄會議紀要，寫出論證報告，經(jīng)器械管理委員會討論，報院辦公會討論通過，經(jīng)過院黨委審批后形成年度醫(yī)療設(shè)備采購計劃后，交由采購中心執(zhí)行采購任務(wù)。作為一所綜合性醫(yī)療保健醫(yī)院，本著創(chuàng)建一流醫(yī)院的目標，優(yōu)先考慮高、精、尖設(shè)備，持續(xù)保持我院醫(yī)療設(shè)備在國內(nèi)領(lǐng)先的技術(shù)優(yōu)勢[1]。

1.2 明確需求，科學制定招標文件

招標文件是整個招投標過程所遵循的法律性文件，是投標和評標的依據(jù)，是構(gòu)成合同的主要組成部分。投標人必須按照招標文件要求編寫投標文件，招標文件一般由技術(shù)條款和商務(wù)條款兩部分構(gòu)成。

1.2.1 技術(shù)指標

招標文件的技術(shù)指標是對采購設(shè)備的技術(shù)功能和配置需求進行的詳盡描述，投標廠商根據(jù)采購部門提供的技術(shù)條款來選擇符合要求的設(shè)備參與投標，所以準確描述設(shè)備技術(shù)指標至關(guān)重要。采購需求應(yīng)盡可能細致的以技術(shù)指標反映，同時對關(guān)鍵技術(shù)參數(shù)和必要技術(shù)參數(shù)加以重點標注，拉開不同品牌投標設(shè)備檔次，便于評審中專家的技術(shù)評分，但指標不能成為歧視性指標，必須合理、公正地表達。另外，技術(shù)要求應(yīng)該盡可能符合實際要求，描述過高會導致投標設(shè)備配置高于實際需求而帶來功能閑置和資金浪費，描述過低可能導致投標設(shè)備不能達到實際臨床使用要求[2]。

技術(shù)條款的設(shè)定應(yīng)該由采購部門與臨床醫(yī)務(wù)人員充分溝通，細致了解所需產(chǎn)品技術(shù)性能和配置需求后，展開市場調(diào)研，廣泛收集市場信息，加強專業(yè)知識學習，了解同類主流產(chǎn)品的市場情況，包括性能、配置、技術(shù)參數(shù)的對比及其他單位以往成交價格等。技術(shù)條款的設(shè)定應(yīng)該充分同各方專家協(xié)商，把握尺度，與臨床專家共同擬定參數(shù)，確保招標文件的技術(shù)條款準確實用[3]。

1.2.2 商務(wù)指標

招標文件中的商務(wù)條款，首先要對投標廠商及所投標設(shè)備的資質(zhì)文件有明確要求。投標人應(yīng)首先按要求提供齊全的資質(zhì)：如企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、醫(yī)療器械生產(chǎn)（或經(jīng)營）企業(yè)許可證、醫(yī)療器械注冊證及附表、稅務(wù)登記證、企業(yè)法人授權(quán)投標人的授權(quán)書等。另外，若投標人不是設(shè)備生產(chǎn)商，還應(yīng)核查代理經(jīng)銷的產(chǎn)品是否有生產(chǎn)廠家的委托授權(quán)書。

其次，進口產(chǎn)品要提供貨物進口證明，以保證貨源的可靠性，防止假冒偽劣、無證經(jīng)營現(xiàn)象。另外，采購部門對公司資質(zhì)進行嚴格審查，例如廠商的生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)營業(yè)績、資信狀況、技術(shù)力量，甚至廠商名稱、地址是否真實等，只有通過資質(zhì)審查，其投標的產(chǎn)品才能進入第二階段的技術(shù)條款和商務(wù)條款的評比。商務(wù)條款中，應(yīng)該要求投標廠商對所投標產(chǎn)品的售后服務(wù)承諾做出詳盡描述，例如承諾免費保修期、維修響應(yīng)時間、保修期外維修費用標準、軟件免費升級、主要零配件價格、交貨期及付款方式、操作人員和維修人員培訓計劃等，評審專家對應(yīng)上述要求，逐項對廠商進行酌情打分[4]。

1.3 集體決議，靈活引入競爭機制

在采購過程中引入供應(yīng)商的競爭機制，有利于降低購置成本，對提高采購活動的透明度，防范暗箱操作，杜絕人情關(guān)系的干擾等起著積極的作用。實施采購過程中可靈活采取方式，分類分層實施不同程度的競爭[5]。例如某些專業(yè)性較強的?？圃O(shè)備或者具有壟斷性的大型設(shè)備，只有少數(shù)幾家供應(yīng)商供貨，可采用邀請招標與競爭性談判相結(jié)合等方式，在合格的供應(yīng)商名錄內(nèi)開展競爭。在臨床選購某種設(shè)備并篩選符合條件供貨商后，業(yè)務(wù)機關(guān)要進行審核，對應(yīng)功能需求與設(shè)備技術(shù)指標，認真審核各項配置清單與采購設(shè)備的同一性，并從產(chǎn)品的檔次、質(zhì)量、數(shù)量進行審核，規(guī)范采購條件與指標，保證設(shè)備引進的合理性，確保設(shè)備質(zhì)量的可靠性，也為供貨商實現(xiàn)公平競爭奠定良好基礎(chǔ)。

為保證公平競爭，防止腐敗現(xiàn)象的發(fā)生，價格談判應(yīng)采取集體決議。這樣增加了采購活動的透明度，使其更客觀、更公平、更合理，有效地節(jié)約了經(jīng)費開支。

根據(jù)規(guī)定的權(quán)限與范圍，由醫(yī)院設(shè)備采購小組集體決議。談判采購的程序主要是：① 根據(jù)采購設(shè)備技術(shù)需求，邀請相應(yīng)的供應(yīng)商參與招標，綜合考慮技術(shù)排名與商務(wù)排名，篩選出排名靠前的供應(yīng)商參加談判；② 由院領(lǐng)導、采購中心和業(yè)務(wù)機關(guān)以及審計、紀委等有關(guān)人員組成談判小組，先后與不同的供應(yīng)商進行談判；③ 經(jīng)過幾輪談判，綜合比較供應(yīng)商的價格、配置和性能后，確定需要購買產(chǎn)品的品種、數(shù)量和要求[6]。不論以何種方式進行采購，都應(yīng)該在符合采購規(guī)定和程序的范圍內(nèi)，確保醫(yī)療安全的前提下，盡可能地去滿足臨床診斷和治療的需要。

1.4 嚴格驗收，確保設(shè)備安全穩(wěn)定

醫(yī)療設(shè)備的到貨驗收是設(shè)備采購環(huán)節(jié)中重要一環(huán)，應(yīng)該成立驗收小組專門負責，按照醫(yī)療設(shè)備安裝與驗收管理辦法組織實施[7]。驗收分為外觀驗收和技術(shù)驗收兩個環(huán)節(jié)：外觀驗收主要指開箱清點，首先檢查設(shè)備外包裝是否完整，進行設(shè)備安裝前的實物接收清點及存放管理協(xié)調(diào)工作，對包裝破損、實物缺損等存在問題的設(shè)備，要停止開箱，做好記錄，并及時通知設(shè)備廠商及物流公司等相關(guān)部門解決，填寫開箱情況報告單，然后依據(jù)合同及投標文件，對照裝箱單清點包括主機、標配件、選配件、專用工具、說明書、光盤等在內(nèi)的所有物品。從設(shè)備外包裝到拆箱后都要進行詳細的記錄，如發(fā)現(xiàn)異常，必須在驗收單上做詳細記錄[8]。

采購員確定設(shè)備安裝時間后，通知使用科室、醫(yī)學工程工程師及設(shè)備廠商等相關(guān)單位，成立設(shè)備安裝工作組，制定設(shè)備安裝任務(wù)書，明確設(shè)備相關(guān)信息、設(shè)備安裝場地、安裝開始時間、預計安裝結(jié)束時間。設(shè)備安裝工作組成員負責了解和監(jiān)督設(shè)備安裝工作進程，對發(fā)現(xiàn)的問題提出質(zhì)疑，對不合理的地方提出修改方案。設(shè)備廠商向設(shè)備安裝工作組提交設(shè)備安裝要求、設(shè)備到貨配件清單和設(shè)備安裝計劃等文檔，設(shè)備安裝要求包括：電力要求、通風要求、上下水要求、環(huán)境溫濕度要求、地面、墻面和天花板的特殊要求及其他與設(shè)備場地相關(guān)的非常規(guī)要求。設(shè)備安裝要求一經(jīng)設(shè)備安裝工作組確認，基建營房部門須按要求進行設(shè)備場地施工，如有修改須經(jīng)設(shè)備安裝工作組討論確定。安裝場地驗收后，填寫設(shè)備安裝場地檢查報告，檢查合格后，方可進入設(shè)備安裝。

機關(guān)負責組織醫(yī)學工程師、設(shè)備使用科室及設(shè)備廠商全程參與設(shè)備安裝，設(shè)備廠商須提供設(shè)備安裝和設(shè)備調(diào)試文檔，保證設(shè)備的性能參數(shù)能夠完全滿足廠商提供的設(shè)備說明書以及設(shè)備采購合同所描述的各項性能指標，必要時可引入第三方進行設(shè)備性能檢測和認證。

設(shè)備驗收完成后，器械處通知設(shè)備廠商對設(shè)備使用科室的相關(guān)人員進行設(shè)備現(xiàn)場培訓，并開展設(shè)備臨床試用，滿足臨床需要，各相關(guān)負責人填寫設(shè)備驗收報告。驗收合格的設(shè)備，由計量檢測部門標識設(shè)備狀態(tài)，交付臨床科室使用，并定期進行質(zhì)量安全檢測，更新標識。

設(shè)備驗收后，采購中心須向醫(yī)學工程部門轉(zhuǎn)交關(guān)于設(shè)備的相關(guān)文檔或復印件，其中包括設(shè)備驗收報告、用戶手冊、維修手冊等，保證設(shè)備維護保養(yǎng)順利開展。

去年我院引進某公司的一臺高端設(shè)備，價格昂貴。該設(shè)備安裝后，雙方進行驗收，廠商認為設(shè)備符合其驗收標準，但我院工程師對設(shè)備檢測時，發(fā)現(xiàn)該設(shè)備對相同厚度體模掃描的輻射劑量較其他DSA高，且空間分辨率達不到其宣稱指標。因此向廠商提出了異議，并要求解決問題。廠商經(jīng)過多次調(diào)試仍無法解決，最后廠商派國外資深工程師來院，反復查找原因，最終發(fā)現(xiàn)準直器內(nèi)銅濾過板失靈，導致視野里始終有超出標準的劑量輸出。如果這一問題不被發(fā)現(xiàn)和解決，不但設(shè)備的臨床性能打了折扣，而且醫(yī)護人員和手術(shù)患者也將長期受到高劑量射線的傷害。

1.5 歸檔環(huán)節(jié)

采購中心設(shè)專人負責醫(yī)療設(shè)備檔案的歸集和管理。設(shè)備檔案應(yīng)包括論證檔案、采購檔案、驗收檔案三部分，論證檔案應(yīng)包括：設(shè)備申請報告、論證報告、立項批復。其中“論證報告”應(yīng)由立項部門撰寫，主要包括以下內(nèi)容：擬購置設(shè)備名稱、技術(shù)參數(shù)及配置、預算金額、臨床應(yīng)用范圍、社會效益分析、經(jīng)濟效益分析（是否為獨立收費項目及收費標準、預計使用年限、設(shè)備年收入、年維護費用、是否使用一次性耗材及消耗品價格）、技術(shù)先進性分析。采購檔案包括：廠商招投標材料、產(chǎn)品資質(zhì)、供應(yīng)商其他書面承諾資料、采購協(xié)議和外貿(mào)合同、委托代理協(xié)議、招標技術(shù)及商務(wù)打分記錄、價格談判記錄等。驗收檔案包括：產(chǎn)品合格證、驗收單、安裝調(diào)試記錄、培訓記錄、固定資產(chǎn)登記、設(shè)備發(fā)票復印件等。

2 結(jié)束語

醫(yī)療設(shè)備采購的政策性、科學性、專業(yè)性很強，不僅涉及到國家的政策法規(guī)和設(shè)備的性能指標等客觀因素，還涉及到供應(yīng)廠商、主管部門和使用人員等人為因素。為了最優(yōu)地利用資金發(fā)揮采購效果，須要制定科學的采購制度和合理的流程規(guī)范、健全的監(jiān)督管理體系。在符合法規(guī)的前提下充分考慮臨床實際需求，采用最合適的采購方式。采購人員要不斷加強業(yè)務(wù)學習，普及政策法規(guī)和市場經(jīng)濟知識，提高自身素質(zhì)和采購效率，建立全壽命的器械管理觀念，除去考慮設(shè)備的技術(shù)先進性和價格合理性外，還要充分考慮設(shè)備質(zhì)量、售后服務(wù)、維修及安裝成本等，從不同方面全面評估，選出綜合性價比最優(yōu)的產(chǎn)品。正是基于以上采購流程的實施，我院醫(yī)療采購中心每年為醫(yī)院節(jié)省近千萬元的器械經(jīng)費，不僅取得了良好的經(jīng)濟效益，而且為醫(yī)院發(fā)展、診療技術(shù)的開展提供了有力保障。

[1] 張金龍,張正進．談我院醫(yī)療設(shè)備采購使用和管理的體會[J]．中國醫(yī)學裝備,2010,(7):21-32．

[2] 紀紅,賈志強,李希福．淺談?wù)袠瞬少從Ｊ较箩t(yī)院設(shè)備采購部門的工作步驟和內(nèi)容[J]．中國醫(yī)學裝備,2005,7(2):12-13．

[3] 趙洋洋．醫(yī)療設(shè)備采購流程的規(guī)范化管理[J]．中國醫(yī)療設(shè)備, 2011,27(12):74-75．

[4] 戴勇．醫(yī)療設(shè)備采購中幾種評標方法的比較與思考[J]．中國醫(yī)療器械信息,2008,4(14):44-45．

[5] 桂福如．醫(yī)療設(shè)備招標采購需注意的幾個環(huán)節(jié)[J]．中國醫(yī)學裝備,2006,3(3):15-17．

[6] 章輝．淺議醫(yī)療設(shè)備招標采購中應(yīng)該注意的問題[J]．中國醫(yī)療設(shè)備,2010,25(9):73-74．

[7] 鄧其輝,王人可．淺談醫(yī)療設(shè)備驗收的基本步驟[J]．醫(yī)療裝備, 2012,(5):37-38．

[8] 劉宏,熊夢輝,張樹軍．醫(yī)療設(shè)備采購嚴把五關(guān)[J]．中國醫(yī)學裝備,2006,9(3):32-33．

Scientific Management of Medical Equipment Procurement Process

HUANG Xina, HU Yan-bob
a. Department of Equipment; b. Department of Medical Supplies Procurement, Chinese PLA General Hospital, Beijing 100853, China

This paper demonstrates the standard process and implementation procedures of medical equipment procurement. Through strict control of each procurement section, adoption of flexible procurement methods and comprehensive considerations for selection of the most appropriate equipment, the hospital can obtain the maximum economic and social benefits from equipment procurement.

procurement of medical equipment; procurement process; medical equipment management; biding for procurement

R197.39

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2013.09.029

1674-1633(2013)09-0082-03

2013-01-31

2013-02-07

作者郵箱：hindley007@163．com