淺談電子檔案在體育檔案管理工作中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和迅速普及，使得國(guó)與國(guó)之間、地區(qū)與地區(qū)之間在經(jīng)濟(jì)、政治、文化等方面的交流方式打破了時(shí)空的限制與障礙，人類已經(jīng)步入信息化與網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代。在信息資源豐富多彩的時(shí)代，檔案管理的各個(gè)方面面臨著革新與機(jī)遇。檔案的最終價(jià)值體現(xiàn)是利用，隨著時(shí)代的進(jìn)步，電子檔案管理正逐漸取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。本文結(jié)合電子檔案的優(yōu)點(diǎn)，列舉學(xué)校體育檔案管理工作中利用電子檔案的方法，以順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，更好地為學(xué)校體育工作提供服務(wù)。

一、學(xué)校體育檔案資料管理的目的與作用

體育檔案作為學(xué)校體育工作的體現(xiàn)，記錄了各階段的體育工作的詳細(xì)情況，為下一階段體育工作的開展提供了極其重要的參考價(jià)值。完善的體育檔案管理不僅體現(xiàn)了學(xué)校體育工作的管理水平，也能真實(shí)地還原一所學(xué)校體育工作的開展情況。其次，詳盡的學(xué)校體育檔案記錄了學(xué)校體育工作的開展，對(duì)記錄在案的檔案進(jìn)行還原分析、反思既可得出成功的經(jīng)驗(yàn)，也可吸取失敗的教訓(xùn)，對(duì)今后工作的開展有著重要的參考價(jià)值。再次，多所學(xué)校之間進(jìn)行體育檔案的借閱，不僅實(shí)現(xiàn)了經(jīng)驗(yàn)的相互交流，同時(shí)在交流中也可以發(fā)現(xiàn)本校在檔案管理中的不足之處，為提升學(xué)校體育檔案管理水平提供了參考。

二、學(xué)校體育檔案資料管理的原則

在學(xué)校體育檔案管理工作中應(yīng)遵循系統(tǒng)性、歷史性、規(guī)范性等原則，做到檔案管理的規(guī)范化，真正體現(xiàn)檔案建立的價(jià)值，更好地為學(xué)校體育工作服務(wù)。

1.系統(tǒng)性原則

收集攝取信息→加工保存信息

↑ ↓

接收反饋信息←輸送信息

學(xué)校體育檔案的建立首先是進(jìn)行信息的攝取與收集，然后對(duì)收集完畢的信息進(jìn)行加工、保存，篩選后留下有作用的、對(duì)今后工作有參考價(jià)值的部分，再對(duì)信息進(jìn)行錄入、保存。檔案管理的最終目的是對(duì)工作及整個(gè)事件的反饋。

2.歷史性原則

體育檔案應(yīng)真實(shí)、完整地反映學(xué)校體育工作的整個(gè)過(guò)程，在建立學(xué)校體育電子檔案時(shí)應(yīng)遵循事件的先后順序，對(duì)學(xué)校體育工作進(jìn)行真實(shí)地還原。例如，在對(duì)一屆校運(yùn)動(dòng)會(huì)的建檔過(guò)程中，應(yīng)以事件發(fā)展的先后順序，依次對(duì)運(yùn)動(dòng)會(huì)的方案、運(yùn)動(dòng)會(huì)規(guī)程、運(yùn)動(dòng)會(huì)報(bào)名通知、各班運(yùn)動(dòng)會(huì)報(bào)名表格，開幕式議程、運(yùn)動(dòng)會(huì)競(jìng)賽日程表、各項(xiàng)目預(yù)決賽情況及最后比賽名次進(jìn)行記錄。完整地對(duì)整個(gè)事件進(jìn)行記錄，真實(shí)地反映該事件的發(fā)展過(guò)程，達(dá)到建立檔案的初衷。

3.規(guī)范性原則

學(xué)校體育檔案不同于其他項(xiàng)目的檔案，其具有特殊的專業(yè)性。在學(xué)校體育檔案電子化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)由懂體育、對(duì)學(xué)校體育工作進(jìn)行參與的專職體育教師進(jìn)行錄入，同時(shí)該人也應(yīng)具備熟練操作電腦、對(duì)各種信息進(jìn)行加工整理的能力。

三、學(xué)校體育電子檔案的分類

由于學(xué)校體育工作涉及面廣、事件發(fā)生的時(shí)間跨度大、檔案數(shù)目眾多等因素，因此，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類管理，將大大提高檔案查閱的效率，體現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的水平。

經(jīng)過(guò)對(duì)學(xué)校體育檔案管理工作的總結(jié)，本校嚴(yán)格按照項(xiàng)目分類法對(duì)學(xué)校體育檔案進(jìn)行管理。該方法針對(duì)學(xué)校體育工作開展的不同項(xiàng)目進(jìn)行分類，其好處是在查閱或檔案輸入時(shí)十分便捷。

以長(zhǎng)興縣西太湖圖影小學(xué)體育教研組實(shí)施的學(xué)校體育電子檔案管理為例，體育組按學(xué)校體育工作開展的情況將檔案分為：（1）組織管理機(jī)構(gòu)；（2）教研組的建設(shè)；（3）課堂教學(xué)常規(guī)；（4）教育科研工作；（5）陽(yáng)光體育活動(dòng)；（6）國(guó)家學(xué)生體質(zhì)健康測(cè)試；（7）課余運(yùn)動(dòng)訓(xùn)練；（8）體育特色學(xué)校建設(shè)；（9）體育器材登記；（10）其他項(xiàng)目?jī)?nèi)容等不同大項(xiàng)。然后再根據(jù)不同事件對(duì)電子檔案進(jìn)行細(xì)化處理，在大的分類下，又對(duì)各子目錄進(jìn)行細(xì)化分類：

1.組織管理機(jī)構(gòu)

a.校體育工作計(jì)劃與總結(jié)

b.校體育工作相關(guān)會(huì)議記錄

c.體育經(jīng)費(fèi)支出

d.體育場(chǎng)地、器材管理辦法

e.體育活動(dòng)安全防范措施

f.兩季作息時(shí)間表，總課表，體育教師任課表

2.教研組的建設(shè)

a.教研組制度；工作計(jì)劃

b.青年教師成長(zhǎng)規(guī)劃

c.體育教師帶訓(xùn)制度

d.體育教師培訓(xùn)

e.體育教研組成員基本情況

3.課堂教學(xué)常規(guī)

a.公開課、教研課、展示課記錄

b.教師備課聽課情況

c.體育教學(xué)計(jì)劃：學(xué)年、學(xué)期、單元、課時(shí)

d.體育考核內(nèi)容、要求、成績(jī)登記

e.學(xué)生體育課考勤

4.教育科研工作

a.案例分析與教學(xué)反思

b.教學(xué)理論學(xué)習(xí)資料

c.課程的開發(fā)和課題的研究

d.論文、案例、發(fā)表

5.陽(yáng)光體育活動(dòng)

a.創(chuàng)建陽(yáng)光特色學(xué)校制度、方案

b.課間操、體育活動(dòng)內(nèi)容安排

c.校各類比賽活動(dòng)資料

d.校體育節(jié)資料

e.校運(yùn)會(huì)資料

6.國(guó)家學(xué)生體質(zhì)健康測(cè)試

a.各班測(cè)試原始資料

b.全校測(cè)試結(jié)果分析與統(tǒng)計(jì)

c.年度測(cè)試項(xiàng)目與測(cè)試要求

d.測(cè)試工作計(jì)劃、總結(jié)

7.課余運(yùn)動(dòng)訓(xùn)練

a.參加各類比賽資料

b.各運(yùn)動(dòng)隊(duì)名單

c.各運(yùn)動(dòng)隊(duì)日常訓(xùn)練考勤

d.輸送名單

e.訓(xùn)練計(jì)劃、總結(jié)

f.運(yùn)動(dòng)員基本情況

8.體育特色學(xué)校建設(shè)

a.體育特色項(xiàng)目學(xué)校的相關(guān)資料

b.體育特色學(xué)校內(nèi)部建設(shè)資料

9.體育器材登記

a.器材損耗登記

b.器材總賬冊(cè)

c.新購(gòu)器材登記

10.其他項(xiàng)目?jī)?nèi)容

a.體育活動(dòng)照片、書籍、刊物、影像資料

b.體育興趣小組開設(shè)資料

四、學(xué)校體育檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)與意義

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，學(xué)校體育檔案電子化的實(shí)施，首先，充分利用和發(fā)揮了現(xiàn)有計(jì)算機(jī)的潛能，提高了計(jì)算機(jī)的利用率，實(shí)現(xiàn)了資源利用的最大化。其次，電子檔案具有占用空間小、易于保存的特點(diǎn)，在保管過(guò)程中電子檔案不易受蟲、鼠及其他有害生物的侵襲而損毀。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要花大量的人力、物力、財(cái)力投入到分類、復(fù)印、裝訂、保管的工作中，而檔案電子化的管理可實(shí)現(xiàn)一次投入、多次產(chǎn)出的效果，這種存儲(chǔ)方式改變了信息加工受經(jīng)費(fèi)限制的局面，其信息成果可多份拷貝，社會(huì)影響力將大大增強(qiáng)。

五、實(shí)施電子檔案管理時(shí)應(yīng)注意的幾個(gè)方面

1.責(zé)任明確、分工清晰

在建立體育電子檔案時(shí)應(yīng)明確各個(gè)教師的職責(zé)，明確檔案建立的信息收集、加工保存、信息錄入等各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人。同時(shí)由專職的體育教師負(fù)責(zé)檔案的錄入工作，做好檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

2.及時(shí)錄入、完整錄入

在體育檔案管理中，應(yīng)對(duì)各事件進(jìn)行及時(shí)的導(dǎo)入，以保持信息的及時(shí)性與完整性。

3.及時(shí)更新，多份拷貝

在電子檔案管理中，以年度為階段及時(shí)更新檔案內(nèi)容，保持檔案的完整性與時(shí)效性。同時(shí)，根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行多份拷貝，防止檔案因電腦損壞、失竊或受病毒感染等原因而丟失。

（作者單位 浙江省長(zhǎng)興縣西太湖圖影小學(xué)）