基建竣工檔案整理工作中的體會(huì)

摘 要:檔案是企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中的必然產(chǎn)物，他的整理與保護(hù)是今后檔案管理的一項(xiàng)重要工作，從企業(yè)檔案完善化和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展看來(lái)，科學(xué)規(guī)范檔案的整理和保護(hù)具有歷史性的意義。

關(guān)鍵詞:檔案整理 保護(hù) 企業(yè)完善化

中圖分類(lèi)號(hào):G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1674-098X(2012)08(a)-0211-01邯鋼是國(guó)有大型企業(yè)之一。為了適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)的需要，隨著企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模逐步擴(kuò)大，職工生活條件的提高，新建設(shè)項(xiàng)目，改建、擴(kuò)建項(xiàng)目不斷增多，民用住房也日益增加，對(duì)這些建設(shè)項(xiàng)目工作中形成的相關(guān)文件、圖紙等資料，檔案人員要同期介入，跟蹤指導(dǎo)、收集、整理，直到最后成為檔案，接收到檔案部門(mén)。在由檔案部門(mén)整理、歸檔入庫(kù)，最后做好提供利用工作，為生產(chǎn)一線做好檔案服務(wù)工作。整理就是按照一定的原則和方法對(duì)工程資料進(jìn)行分類(lèi)、組卷、編目的工作。整理的意義:使經(jīng)過(guò)整理后的工程資料(檔案)符合便于保管、保密和提供利用的原則;遵循的原則:遵循工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成規(guī)律，保持其具有成套性、階段性、專(zhuān)業(yè)性的特點(diǎn)。在此談一談對(duì)基建竣工檔案整理工作中的一點(diǎn)體會(huì)。

首先，檔案的驗(yàn)收工作。檔案的驗(yàn)收工作是指驗(yàn)收各施工單位或工程指揮部移交來(lái)的竣工檔案。這標(biāo)明一個(gè)工程的結(jié)束和工程使用的開(kāi)始。做好驗(yàn)收工作是整理工作的前提。竣工圖是建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的中心內(nèi)容，竣工圖是根據(jù)施工結(jié)束后工程實(shí)際情況所繪制的圖樣，在工程進(jìn)行中難免有經(jīng)常改動(dòng)原施工圖的情況，因此，必須根據(jù)實(shí)物繪制出竣工圖，它是工程驗(yàn)收的依據(jù)，也是今后對(duì)建筑物、構(gòu)筑物管理、維修、鑒定等活動(dòng)的依據(jù)。建設(shè)項(xiàng)目工程竣工檔案是對(duì)項(xiàng)目工程的真實(shí)反映，是對(duì)項(xiàng)目工程實(shí)體的真實(shí)寫(xiě)照。所以認(rèn)真執(zhí)行《邯鋼總廠建設(shè)項(xiàng)目(工程)竣工圖的歸檔標(biāo)準(zhǔn)》的制度，對(duì)缺圖、嚴(yán)重破損的、有更改而未作更改及說(shuō)明的圖紙，提出補(bǔ)充完整，更改和注明變更情況的要求，以保證竣工圖的完整性、準(zhǔn)確性、科學(xué)技術(shù)要求強(qiáng)的特點(diǎn)，保障生產(chǎn)、改擴(kuò)建、維修等方面的需求，做好檔案服務(wù)工作。

其次，檔案的整理工作。檔案的整理工作分為兩個(gè)階段。一是歸檔以前，科技文件形成以后，由科技文件材料的形成者在科技檔案部門(mén)的協(xié)助、指導(dǎo)下進(jìn)行的整理工作。這一階段工作的特點(diǎn)是由科技業(yè)務(wù)部門(mén)承擔(dān)，科技檔案人員依據(jù)科技檔案歸檔范圍給予指導(dǎo)，確?；窘ㄔO(shè)竣工檔案的質(zhì)量。這一階段的整理工作是在向檔案部門(mén)移交之前。二是在科技文件材料歸檔以后，由科技檔案部門(mén)進(jìn)行的整理工作。先將歸檔來(lái)的竣工檔案按照《冶金檔案分類(lèi)編號(hào)規(guī)則》按專(zhuān)業(yè)科學(xué)地分類(lèi)、排列、編制檔案號(hào)。文字資料、竣工圖按照卷內(nèi)目錄查點(diǎn)，是否有缺張少圖現(xiàn)象，頁(yè)號(hào)不得出現(xiàn)跳號(hào)、重號(hào)、少號(hào)現(xiàn)象。文字部分由封面、卷內(nèi)目錄、文件材料，備考表組成，將文件材料按《河北省建筑安裝工程施工技術(shù)資料管理規(guī)定實(shí)施要點(diǎn)》的要求排序，檢查質(zhì)監(jiān)部門(mén)是否蓋章、簽字，備考表中技術(shù)人員、檔案人員是否簽字。竣工圖部分由圖紙目錄、竣工圖、變更通知單、備考表組成。要檢查竣工圖章填寫(xiě)是否正確，應(yīng)填寫(xiě)工程項(xiàng)目全稱，變更的地方是否更改，應(yīng)注明變更的依據(jù)。對(duì)一套圖紙因超出裝具規(guī)定的厚度需要分卷裝盒的竣工圖要填寫(xiě)分卷目錄，分卷目錄的內(nèi)容是本卷內(nèi)容的真實(shí)反映，也就是說(shuō)本卷盒的內(nèi)容是什么，卷內(nèi)目錄就填寫(xiě)什么并將圖紙裁好、疊平、圖面朝里、圖標(biāo)露在右下角，至此一套竣工檔案整理完畢，可以歸檔入庫(kù)，為再利用提供服務(wù)。

隨著辦公自動(dòng)化的應(yīng)運(yùn)而生，電子文件大量產(chǎn)生，并日益成為未來(lái)檔案的主體。首先，電子文件形成部門(mén)負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作。其次，電子文件的管理由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)，電子文件形成部門(mén)要提供協(xié)助和支持。第三應(yīng)明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類(lèi)型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。

最后，檔案整理工作的意義。通過(guò)對(duì)基建竣工檔案整理的工作，認(rèn)識(shí)到整理工作在科技檔案業(yè)務(wù)中的重要作用。如果不經(jīng)過(guò)科學(xué)整理，科技檔案處于雜亂無(wú)章、類(lèi)別不清、聯(lián)系性混亂狀態(tài)，就無(wú)法進(jìn)行科學(xué)的定位、排架、保管、利用和有效的統(tǒng)計(jì)工作。通過(guò)科學(xué)的整理，體現(xiàn)了科技檔案的條理性，揭示出內(nèi)容的聯(lián)系性，也可以檢驗(yàn)收集歸檔材料的質(zhì)量，如有材料短缺，可以補(bǔ)充收集，保障了檔案收集工作的質(zhì)量。整理工作是檔案業(yè)務(wù)工作的中心環(huán)節(jié)，它是否遵循科技檔案自然形成規(guī)律和保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系的這一規(guī)律，決定著科技檔案的有效價(jià)值。因此它是科技檔案提供利用的基礎(chǔ)和前提條件，是鑒定工作的基礎(chǔ)，只有經(jīng)過(guò)科學(xué)的整理，才能進(jìn)行正確的判斷檔案的保存價(jià)值?？萍既藛T通過(guò)對(duì)經(jīng)過(guò)科學(xué)整理過(guò)的科技檔案的準(zhǔn)確，迅速地利用，將減少大量的人力、物力、財(cái)力，從而降低成本，提高效率。因此整理工作對(duì)發(fā)揮實(shí)現(xiàn)科技檔案的作用，具有深遠(yuǎn)的意義。

做好檔案整理和保護(hù)工作，是檔案工作者以義不容辭的責(zé)任。相信，在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)高度重視和大力支持下，隨著檔案保管環(huán)境的不斷改善，經(jīng)過(guò)檔案部門(mén)的共同努力，檔案的整理和保護(hù)工作會(huì)去的新的進(jìn)展。