高校OA辦公系統(tǒng)實(shí)施情況探討

　　摘要：我國(guó)高校以初步建立了OA辦公系統(tǒng)，但仍存在不足之處，該文對(duì)當(dāng)前高校OA辦公系統(tǒng)的實(shí)施情況進(jìn)行探討，并給出相應(yīng)改進(jìn)策略。
　　關(guān)鍵詞：高校；OA；辦公系統(tǒng)
　　中圖分類號(hào)：TP311文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-3044(2012)17-4239-02
　　OA是Office Automation的縮寫，OA辦公系統(tǒng)是利用電腦或手機(jī)等終端進(jìn)行辦公，以提高辦公效率，減少辦公流程，降低辦公成本，提升單位管理水平。高校OA辦公系統(tǒng)包括了工作流管理、任務(wù)管理、知識(shí)管理、公文管理、信息門戶等功能，還結(jié)合了電子郵件、即時(shí)通訊、語音電話、移動(dòng)通信等協(xié)同工具，為高校辦公提供一個(gè)高效、無縫、協(xié)作的信息管理平臺(tái)。
　　1高校OA辦公系統(tǒng)建設(shè)的必要性
　　隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推廣和普及，無紙化辦公已成為高校辦公的發(fā)展趨勢(shì)。高校OA辦公系統(tǒng)建設(shè)的必要性主要體現(xiàn)在：其一，高校校園網(wǎng)硬件建設(shè)已逐漸完善，各辦公室利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作也比較普及，且高校辦公人員文化素質(zhì)較高，對(duì)新知識(shí)的接受能力較強(qiáng)，因此，高校是一個(gè)很理想的實(shí)施OA辦公系統(tǒng)的場(chǎng)所；其二，高校教學(xué)崗位的教師基本沒有固定的辦公室，有課則來，這對(duì)教師了解學(xué)校最新動(dòng)態(tài)和學(xué)校傳達(dá)行政通知等造成了一定的困難，OA辦公系統(tǒng)的建設(shè)能夠使教師在家也能及時(shí)跟學(xué)校各部門進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)行辦公；其三，高校系部和行政辦公室都分布在校園各個(gè)角落，特別是近幾年來分校區(qū)的設(shè)立更是加大了高校傳送文件的難度，OA辦公系統(tǒng)能夠讓辦公人員足不出戶傳送各種文件；最后，OA辦公系統(tǒng)的建設(shè)是無紙化辦公的必要條件，符合低碳經(jīng)濟(jì)的要求，有利于節(jié)約辦公成本，減少辦公環(huán)節(jié)，更好的提高辦公的效率。
　　2高校OA辦公系統(tǒng)建設(shè)存在的不足
　　目前，我國(guó)許多高校已初步建立了本校的OA辦公系統(tǒng)，各種各樣應(yīng)用系統(tǒng)也應(yīng)運(yùn)而生，財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、科研成果管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)等等，其他有些是直接通過采購(gòu)方式取得，有些是學(xué)校依靠自身力量進(jìn)行開發(fā)。這些系統(tǒng)建設(shè)水平參差不齊，且不一定適應(yīng)高校自身的需求，在實(shí)際應(yīng)用中也存在各種問題。歸納起來主要有：
　　2.1電子簽名技術(shù)仍未普及
　　在高校辦公流程中，各類審批程序是一個(gè)重要的組成部分，辦公人員經(jīng)常奔波于學(xué)校各個(gè)角落找各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)簽名審批，往往一整個(gè)審批流程辦下來至少都要好幾天，遇到領(lǐng)導(dǎo)出差等情況則更加冗長(zhǎng)，不僅使辦公人員疲憊不堪，也使審批領(lǐng)導(dǎo)疲于應(yīng)付。當(dāng)前正在高校中使用的OA辦公系統(tǒng)多數(shù)都只停留在會(huì)議通知、郵件傳送、信息登記等應(yīng)用層面上，電子簽名技術(shù)并為被廣泛使用，然而，其優(yōu)點(diǎn)是顯而易見的，它能夠使辦公人員足不出戶便可把需審批的文件送到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的電腦桌面，而審批領(lǐng)導(dǎo)也能高效率地集中處理，大大的提高了高校辦公效率。
　　2.2各種應(yīng)用系統(tǒng)亟需整合
　　由于歷史原因，高校各管理部門在選擇應(yīng)用系統(tǒng)方面出現(xiàn)了“各自為政”的不利局面，財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、科研成果管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)等各部門或采購(gòu)或自行開發(fā)的系統(tǒng)都有各自的數(shù)據(jù)庫(kù)，我們通常稱之為異構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，異構(gòu)型數(shù)據(jù)庫(kù)中各局部數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)在數(shù)據(jù)模型、數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)精度、數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)部的機(jī)制（有效規(guī)則、完整性規(guī)則、數(shù)據(jù)庫(kù)觸發(fā)器、存儲(chǔ)過程）等方面存在著許多差異，未能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，這給高校實(shí)際工作造成了極大的困擾，財(cái)務(wù)處在發(fā)放工資及獎(jiǎng)學(xué)金時(shí)需要采集人事管理系統(tǒng)中教職工的相關(guān)信息和學(xué)生管理系統(tǒng)中學(xué)生的相關(guān)信息，而人事部門在核算教師工資時(shí)也需要采集教務(wù)系統(tǒng)中教師課時(shí)完成情況的相關(guān)信息，學(xué)生管理部門在發(fā)放畢業(yè)證時(shí)也需要采集財(cái)務(wù)系統(tǒng)中學(xué)生學(xué)費(fèi)繳納情況的信息，然而，由于各數(shù)據(jù)庫(kù)之間未能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，這些工作很難進(jìn)行，甚至出現(xiàn)教師離崗但工資照發(fā)、學(xué)生未繳納完全部學(xué)費(fèi)而順利領(lǐng)到畢業(yè)證書等情況。因此，異構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)共享問題是當(dāng)前高校OA辦公系統(tǒng)亟需解決的問題。
　　2.3系統(tǒng)安全性有待加強(qiáng)
　　目前建設(shè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)大多采用LotusNotes，Exchange Server作為軟件開發(fā)平臺(tái)，或是采用多層CS(Client Server