淺談信息時代的電子檔案管理

　　摘要：隨著社會進(jìn)入信息化時代，辦公自動化、電子信息化日趨完善， 計算機(jī)被廣泛地應(yīng)用到社會各個領(lǐng)域，電子檔案也隨之悄然發(fā)展。電子檔案作為信息社會發(fā)展的產(chǎn)物，目前已成為檔案管理工作的重要內(nèi)容?，F(xiàn)從電子檔案的特點及優(yōu)越性入手，淺析了目前加強(qiáng)電子檔案管理的對策。
　　關(guān)鍵詞：電子檔案；檔案管理；對策
　　一、引言
　　隨著社會進(jìn)入信息化時代，辦公自動化、電子信息化日趨完善， 計算機(jī)被廣泛地應(yīng)用到社會各個領(lǐng)域，電子檔案也隨之悄然發(fā)展。電子檔案作為信息社會發(fā)展的產(chǎn)物，目前已成為檔案管理工作的重要內(nèi)容。
　　二、電子檔案的特點及優(yōu)越性
　　電子檔案與紙質(zhì)檔案有共同的本質(zhì)，都是文件存在的一種方式，作為活動憑證保存的記錄信息，都有參考利用價值。但與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案則具有以下幾方面特點及優(yōu)越性：
　　1、檔案利用方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案受空間、時間的限制，利用率相對較低，而電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，不受空間及時間的限制。
　　2、占用空間方面，電子檔案屬于數(shù)字化信息，較傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件能容納更多的信息，記錄電子檔案所用的載體為CD、硬盤、軟盤等存儲介質(zhì)。
　　3、處理效率方面，電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動強(qiáng)度，省去了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中的立卷、歸檔、分類、裝訂等諸多環(huán)節(jié)，提高了提高歸檔質(zhì)量、檢索速度及檔案處理的效率。
　　4、檔案保密方面，查閱傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案時通常是整卷提供利用，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但電子檔案的電子化管理則可以改為單份文件提供利用，這樣查閱者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而保證了文件的保密性。
　　5、補(bǔ)漏增缺方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的文書立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補(bǔ)漏增缺，需要拆卷重做，而電子檔案利用計算機(jī)進(jìn)行管理，文檔按“件”即可整理歸檔，可隨時補(bǔ)漏增缺，也不容易形成存積。
　　三、加強(qiáng)電子檔案管理的對策
　　根據(jù)檔案集中統(tǒng)一管理的原則，檔案部門承擔(dān)著收集及管理電子檔案的責(zé)任。如何加強(qiáng)電子檔案管理，使電子檔案管理工作成為高新技術(shù)和檔案專業(yè)知識的有機(jī)結(jié)合體。本人認(rèn)為應(yīng)做好以下幾方面的工作：
　?。ㄒ唬┩晟乒芾眢w制，建立統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)
　　一是為確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行，將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé)；二是制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)；三是檔案部門在接收電子文件時，首要對歸檔電子文件內(nèi)容的原始性、真實性進(jìn)行鑒定。
　?。ǘ┡涮子布O(shè)施，保證及時安全利用
　　電子檔案的保存依賴著與之相關(guān)的技術(shù)和設(shè)備，檔案部門配套硬件設(shè)施進(jìn)行電子檔案存儲成為當(dāng)務(wù)之急，為電子檔案管理配備必需的計算機(jī)刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件及數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲；計算機(jī)設(shè)置防火墻和殺毒軟件全天候自動升級，設(shè)置電子檔案上傳、下載的安全等級及訪問權(quán)限。此外，必須完善儲存電子檔案計算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，以確保電子檔案信息數(shù)據(jù)能及時、安全的提供利用。
　?。ㄈ┙⒈Ｕ象w系，確保檔案安全性
　　電子檔案的便于存儲性、可復(fù)制性、傳遞性，為檔案管理和利用帶來諸多便利。但是電子檔案同時又具有對計算機(jī)系統(tǒng)的依賴性、載體的不穩(wěn)定性及信息內(nèi)容的易改性等特性。一旦發(fā)生計算機(jī)系統(tǒng)故障，或因人為因素有意無意地刪除及病毒、黑客的侵襲，管理不善等都會造成巨大的損失。只有通過采用多種措施保證數(shù)據(jù)的安全性，如建立數(shù)據(jù)備份、雙機(jī)熱備份、內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離及設(shè)立完整的權(quán)限體系等機(jī)制，建立電子檔案信息安全保障體系，設(shè)立由配備的專人維護(hù)管理的電子文件檔案數(shù)據(jù)中心等，才能夠確保電子檔案管理的安全性。
　?。ㄋ模﹥?yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，建立管理人員隊伍
　　電子信息的日益發(fā)展，使培養(yǎng)和造就一支通計算機(jī)信息技術(shù)、電子檔案管理人員隊伍成為檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。一方面，要對現(xiàn)有的檔案從業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對電子文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)及軟、硬件的應(yīng)用技能的培訓(xùn)。另一方面，要重視吸納檔案管理專業(yè)人才充實到檔案管理隊伍中來，如數(shù)字通信技術(shù)或電子計算機(jī)軟硬件技術(shù)、接受過大學(xué)教育的專業(yè)型人才。檔案工作的深入發(fā)展，對檔案從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)提出了新的更高的要求，檔案工作的現(xiàn)代化，更大程度上取決于檔案從業(yè)人員知識補(bǔ)充及更新速度。
　　四、結(jié)語
　　信息化迅速發(fā)展的今天，加強(qiáng)電子檔案管理，必須結(jié)合電子檔案自身的特點及優(yōu)越性，完善電子檔案管理體系，硬件、軟件建設(shè)兩手抓，才能順應(yīng)時代發(fā)展的要求，準(zhǔn)確快捷地向社會提供有利的信息資源，實現(xiàn)既節(jié)約開發(fā)資源，又提升信息時代電子檔案管理的層次及工作效率。
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