試析企業(yè)離退休人員檔案與社會(huì)化管理工作

　　摘要:隨著社會(huì)人口老齡化問(wèn)題日趨嚴(yán)峻，隨之而來(lái)的是我國(guó)離退休人員隊(duì)伍日益龐大，社會(huì)化管理已勢(shì)在必行，與此相關(guān)的企業(yè)離退休人員的檔案管理工作，若繼續(xù)沿用以前的人事檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的需求，因此，必須探索和研究當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下人事檔案管理的新模式。本文對(duì)社會(huì)化管理形勢(shì)下如何做好企業(yè)離退休人員的檔案管理工作進(jìn)行了探討。
　　一、企業(yè)離退休人員檔案管理的現(xiàn)狀
　?。ㄒ唬n案管理分散、零亂
　　隨著國(guó)有企業(yè)改革的不斷深入，企業(yè)離退休人員急劇增加，他們的人事檔案有的放在原企業(yè)、有的轉(zhuǎn)到了社區(qū)、有的寄放在勞動(dòng)力市場(chǎng)。關(guān)閉、破產(chǎn)企業(yè)離退休人員的人事檔案幾乎處于無(wú)人管理的狀況，許多離退休人員甚至不知道自己的檔案究竟在何處。如此分散、零亂、不規(guī)范，既危害了離退休人員人事檔案的安全性，也影響了檔案的權(quán)威性。
　?。ǘ┰O(shè)備設(shè)施差、保管條件差、人事檔案材料欠缺
　　一是關(guān)閉破產(chǎn)企業(yè)的離退休人員人事檔案無(wú)專人保管，也沒(méi)有專門(mén)的庫(kù)房，只有留守人員臨時(shí)看守。二是社區(qū)管理的離企業(yè)退休人員人事檔案數(shù)量少，難以形成規(guī)模，由于經(jīng)費(fèi)緊張等原因，社區(qū)管理的檔案也沒(méi)有專門(mén)的庫(kù)房，有的只是同文書(shū)檔案堆放在一起，缺少檔案的“八防”措施和安全保證。三是檔案材料不齊全，整理不規(guī)范。相當(dāng)部分的企業(yè)離退休人員人事檔案材料不齊全，應(yīng)歸檔的材料未能及時(shí)收集、整理歸檔，尤其是退休后增加養(yǎng)老保險(xiǎn)金的情況、健康狀況等材料空白。
　?。ㄈn案管理人員身兼數(shù)職，業(yè)務(wù)不熟悉，能力和水平偏低
　　關(guān)閉破產(chǎn)企業(yè)留守人員和社區(qū)檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門(mén)的培訓(xùn)，多為臨時(shí)留守或臨時(shí)聘用人員，檔案管理隊(duì)伍呈不穩(wěn)定性，而且未經(jīng)正規(guī)和系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力都有待于提高。
　　（四）企業(yè)離退休人員人事檔案仍處于原始手工管理，難以適應(yīng)信息化管理的需求
　　企業(yè)離退休人員人事檔案缺乏生命力，似乎退休了檔案就沒(méi)有價(jià)值了，沒(méi)有更好地將管理與服務(wù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，發(fā)揮人事檔案在企業(yè)離退休人員社會(huì)化管理服務(wù)中的作用。
　　二、企業(yè)離退休人員社會(huì)化管理的必要性和迫切性
　　鑒于企業(yè)離退休人員管理的現(xiàn)狀，各級(jí)政府為推動(dòng)企業(yè)離退休人員社會(huì)化管理出臺(tái)了一系列政策和措施，為完善社會(huì)保障制度、減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)，保障企業(yè)離退休人員生活和維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定搭建了社會(huì)化管理服務(wù)平臺(tái)。企業(yè)離退休人員管理服務(wù)社會(huì)化是建立獨(dú)立于企業(yè)、事業(yè)單位之外的社會(huì)保障體系的重要內(nèi)容，而企業(yè)離退休人員檔案管理工作又是社會(huì)化管理工作的基礎(chǔ)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展必定要加快企業(yè)退休人員由“企業(yè)人”向“社會(huì)人”的轉(zhuǎn)變。為適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和社會(huì)保障新形勢(shì)的需求，加快完善企業(yè)離退休人員的檔案管理，依法保障企業(yè)離退休人員的合法權(quán)益，對(duì)推動(dòng)企業(yè)離退休人員社會(huì)化管理服務(wù)具有十分重大的意義，也是擺在各級(jí)勞動(dòng)保障部門(mén)面前的一道新課題。
　　三、企業(yè)離退休人員檔案移交社會(huì)化管理存在的問(wèn)題
　　由于離退休人員社會(huì)化管理處于起步階段，各種管理機(jī)構(gòu)、社會(huì)保障平臺(tái)初步建立，無(wú)論人員的配備、場(chǎng)所提供、辦公經(jīng)費(fèi)和物質(zhì)保障都難以全面到位。同時(shí)由于社區(qū)工作人員待遇較低，人員流動(dòng)性大，招聘人員無(wú)法適應(yīng)工作的需要，受各種經(jīng)濟(jì)條件的影響無(wú)法適應(yīng)離退休人員移交社會(huì)化管理服務(wù)的需要。
　　（一）離退休人員社會(huì)化管理制度不健全
　　目前雖然出臺(tái)了許多離退休人員社會(huì)化管理服務(wù)的文件和規(guī)定，但各省、市開(kāi)展進(jìn)度不同，許多地區(qū)的離退休人員社會(huì)化管理只是實(shí)現(xiàn)形式上的移交，并沒(méi)有實(shí)質(zhì)的管理服務(wù)內(nèi)容，致使離退休人員檔案移交社區(qū)后仍由原企業(yè)進(jìn)行管理。同時(shí)由于醫(yī)療保險(xiǎn)制度不完善，居住異地的離退休人員醫(yī)療費(fèi)用的報(bào)銷管理未能在政府部門(mén)間形成統(tǒng)一協(xié)調(diào)的管理機(jī)制，使得移交后居住異地離退休人員的醫(yī)療費(fèi)用報(bào)銷仍由企業(yè)管理，這成了阻礙離退休人員移交社會(huì)化管理的主要原因之一。
　?。ǘ┢髽I(yè)與政府部門(mén)溝通不協(xié)調(diào)，協(xié)商不一致
　　由于部分企業(yè)自身建立了一套完整的社會(huì)職能管理體系，其離退休人員管理體系健全，功能完善，服務(wù)全面。然而移交后不能利用已建立的勞動(dòng)保障平臺(tái)，難以資源整合利用。其次由于政府部門(mén)人員配備受編制的影響，如何安置企業(yè)離退休人員管理體系的這部分工作人員與企業(yè)無(wú)法達(dá)成一致，制約了社會(huì)化管理的進(jìn)程。再次，企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的不同，各類保險(xiǎn)未能及時(shí)繳納，也阻礙了離退休人員實(shí)行社會(huì)化管理的步伐。
　　三、企業(yè)離退休人員的檔案實(shí)行社會(huì)化管理優(yōu)勢(shì)
　?。ㄒ唬?shí)行社會(huì)化統(tǒng)籌管理，不僅是對(duì)社會(huì)保障體系的有力補(bǔ)充，而且有利于國(guó)家掌握各類人力資源構(gòu)成情況，為制定決策提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
　　（二）由社會(huì)專門(mén)機(jī)構(gòu)統(tǒng)籌管理企業(yè)離退休人員的檔案，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的專門(mén)化和標(biāo)準(zhǔn)化。
　　（三）統(tǒng)籌管理實(shí)現(xiàn)后，可以在最短的時(shí)間內(nèi)完成國(guó)家對(duì)這類人員的各種政策落實(shí)，節(jié)省大量的人力和資金。
　?。ㄋ模┢髽I(yè)員工類別構(gòu)成是多元化的，這個(gè)客觀情況增加了企業(yè)管理成本和管理空間。實(shí)現(xiàn)離退休人員社會(huì)化管理，把企業(yè)內(nèi)部離退休人員融入到社會(huì)相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)中，可以降低社會(huì)總的管理成本和企業(yè)管理成本。
　?。ㄎ澹┦袌?chǎng)經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)，必然會(huì)導(dǎo)致一些企業(yè)被淘汰，如果實(shí)現(xiàn)對(duì)離退休人員的社會(huì)化統(tǒng)籌管理，就會(huì)減少因企業(yè)倒閉給社會(huì)和家庭帶來(lái)的壓力，保證國(guó)家的政治穩(wěn)定。
　　五、企業(yè)離退休人員檔案管理的模式和對(duì)策
　　隨著離退休人員社會(huì)化管理體制的健全，檔案管理模式也會(huì)隨之改變，離退休人員社會(huì)化管理就是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下建立的一種新模式，與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)信息化程度密切相關(guān)，所以它應(yīng)是一種社會(huì)化、開(kāi)放式管理模式。
　　１、離退休人員檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的一種新模式，是對(duì)人事檔案管理模式的補(bǔ)充，與傳統(tǒng)人事檔案管理模式處于并存發(fā)展階段，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的新模式，與計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機(jī)構(gòu)分別管理，比較封閉和內(nèi)向，在過(guò)去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應(yīng)成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的模式，而應(yīng)更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會(huì)化開(kāi)放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理模式的補(bǔ)充。
　　這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段，各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對(duì)人事檔案的保密、保護(hù)，方便本機(jī)構(gòu)使用具有優(yōu)勢(shì)，但過(guò)于封閉，利用面不廣，實(shí)行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度較大；新的管理模式服務(wù)面廣，便于社會(huì)各種機(jī)構(gòu)和人員利用，易采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式，但存在易泄密、丟失等問(wèn)題。我們應(yīng)充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢(shì)，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實(shí)與完善。
　　2、離退休人員檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式目前主要適用于流動(dòng)人員人事檔案管理。
　　根據(jù)全國(guó)人才工作會(huì)議精神，要促進(jìn)人才的合理流動(dòng)，必須進(jìn)一步消除人才流動(dòng)中的城鄉(xiāng)、區(qū)域、部門(mén)、行業(yè)、身份、所有制等限制，發(fā)展人事代理業(yè)務(wù)，改革戶籍、人事檔案管理制度，放寬戶籍準(zhǔn)入政策，推廣以引進(jìn)人才為主導(dǎo)的工作居住證制度，探索建立社會(huì)化的人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)。作者認(rèn)為，人事檔案及其制度的公共政策創(chuàng)新必須沿著契約化、社會(huì)化、電子化和法制化的方向發(fā)展，也就是說(shuō)契約化、社會(huì)化、電子化、法制化是人事檔案制度創(chuàng)新的必然路徑。
　　3、社會(huì)化開(kāi)放式管理模式預(yù)示著更大范圍內(nèi)人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢(shì)。
　　離退休人員的工資、醫(yī)療、喪葬和遺屬已經(jīng)實(shí)行了社會(huì)化統(tǒng)籌，其檔案也必將跟隨社會(huì)保障部門(mén)，一是為他們調(diào)整養(yǎng)老金提供依據(jù)，二是為他們?nèi)ナ篮蟮囊磺猩坪筇幚硎乱颂峁┛煽康淖C據(jù)。因此，離退休人員的社會(huì)化管理也是理所當(dāng)然的。
　　為適應(yīng)這種新模式，實(shí)現(xiàn)離退休人員檔案管理的社會(huì)化，應(yīng)采取以下幾點(diǎn)措施：
　?。ㄒ唬┙⒐芾頇C(jī)構(gòu)和專門(mén)庫(kù)房，實(shí)行統(tǒng)一管理
　　1、建立“離退休人員檔案管理中心”，掛靠在社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，將分散在社區(qū)、企業(yè)和勞動(dòng)力市場(chǎng)的離退休人員檔案集中管理。
　　2、投入資金，按照檔案現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理庫(kù)房，以社區(qū)為單位、按姓氏筆畫(huà)依次排列。配備檔案管理設(shè)備設(shè)施，庫(kù)房必須具備“八防”措施和溫濕度控制器。設(shè)置專門(mén)的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室，庫(kù)房做到整潔、安全。
　　3、申請(qǐng)專門(mén)的編制配備充足的檔案管理人員。
　　4、做好檔案入庫(kù)前的移交工作，無(wú)論是企業(yè)、社區(qū)或勞動(dòng)力市場(chǎng)，在移交離退休人員人事檔案時(shí)，應(yīng)補(bǔ)齊相關(guān)材料，確定無(wú)法彌補(bǔ)的材料，要在《轉(zhuǎn)移檔案材料清單》中說(shuō)明原因。檔案的目錄與檔案材料內(nèi)容要相一致。
　　（二）建立離退休人員檔案數(shù)據(jù)庫(kù)
　　這樣可以實(shí)現(xiàn)市級(jí)與各個(gè)社區(qū)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，為企業(yè)退休人員提供高效、便捷的服務(wù)。一是將所有離退休人員檔案資料全部輸入微機(jī)，二是實(shí)現(xiàn)市級(jí)離退休人員檔案信息與社區(qū)互聯(lián)網(wǎng)的鏈接，為離退休人員開(kāi)辟社會(huì)化管理的綠色通道，使檔案由“靜態(tài)”管理變?yōu)椤皠?dòng)態(tài)”管理，實(shí)時(shí)反映每個(gè)退休人員的真實(shí)情況，如健康狀況、生存情況、開(kāi)展養(yǎng)老金資格認(rèn)證等，便于控制冒領(lǐng)養(yǎng)老金現(xiàn)象的發(fā)生，也拉進(jìn)了政府與百姓間的距離。真正使企業(yè)離退休人員檔案信息網(wǎng)絡(luò)為社會(huì)化管理架起服務(wù)與溝通的橋梁。
　?。ㄈ┙⒁恢щx退休人員檔案管理隊(duì)伍
　　可以向社會(huì)公開(kāi)招聘檔案管理人員，運(yùn)用公開(kāi)招考的辦法，招聘專業(yè)性強(qiáng)、素質(zhì)高、熱愛(ài)檔案事業(yè)的大學(xué)生加入檔案管理隊(duì)伍，做好崗位培訓(xùn)，做到持證上崗。也可以在系統(tǒng)內(nèi)選聘政治素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)、具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員從事離退休人員檔案管理工作。建立離退休人員檔案管理人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)的長(zhǎng)效機(jī)制。努力提高管理人員水平，使他們得到多層次、全方位的系統(tǒng)教育。規(guī)范檔案管理，推行專業(yè)技術(shù)與職業(yè)資格并進(jìn)的亮牌服務(wù)制度，為企業(yè)離退休人員社會(huì)化管理服務(wù)創(chuàng)造軟環(huán)境。
　　總之，企業(yè)離退休人員檔案管理工作是社會(huì)化管理工作的基礎(chǔ)，加快完善企業(yè)離退休人員的檔案管理，依法保障企業(yè)離退休人員的合法權(quán)益，對(duì)推動(dòng)企業(yè)離退休人員社會(huì)化管理服務(wù)具有十分重要的意義。在突出以人為本，構(gòu)建和諧社區(qū)，推進(jìn)離退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作中具有不可替代的作用。它對(duì)發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)社會(huì)化管理，提升企業(yè)離退休人員社會(huì)化管理水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)離退休人員與社區(qū)、社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)之間的遠(yuǎn)程查詢與資源共享，因地制宜地開(kāi)展愛(ài)老、敬老活動(dòng)，發(fā)揮退休人員的專業(yè)特長(zhǎng)，豐富廣大離退休人員文化生活，創(chuàng)出社會(huì)化管理服務(wù)的社會(huì)保障品牌，必將發(fā)揮其巨大的作用。
　　
　?。ㄗ髡吆?jiǎn)介：范振君，本科，館員，山東?；瘓F(tuán)物業(yè)公司離退休人員管理部