基于元數(shù)據(jù)在電子檔案管理中起到的作用探討

　　摘要：文章介紹了元數(shù)據(jù)定義以及基于元數(shù)據(jù)在電子檔案管理中起到的重要作用。
　　關(guān)鍵詞：元數(shù)據(jù)；電子檔案；管理
　　目前各種業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)已經(jīng)在運(yùn)行應(yīng)用，各種類型的電子文件產(chǎn)生于這些信息管理系統(tǒng)中，還有一些新的信息管理系統(tǒng)在建設(shè)，一些信息管理系統(tǒng)在升級改造，應(yīng)當(dāng)把基于元數(shù)據(jù)的電子文件管理的方式逐步應(yīng)用到各個信息管理系統(tǒng)中，元數(shù)據(jù)集是電子文件管理的基礎(chǔ)，人們通過電子文件的元數(shù)據(jù)記錄電子文件整個生命周期的全部信息，依據(jù)元數(shù)據(jù)對電子文件進(jìn)行有效的控制，保護(hù)電子文件真實(shí)，完整，有效，元數(shù)據(jù)是解決電子文件管理的重要工具。
　　一、電子文件元數(shù)據(jù)定義
　　元數(shù)據(jù)基本定義：關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)（data about data）。
　　在信息管理領(lǐng)域，元數(shù)據(jù)被定義為：提供關(guān)于信息資源或數(shù)據(jù)的一種結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，是對信息資源的結(jié)構(gòu)化的描述。在電子文件歸檔管理中它是描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)：包括文件的格式、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、編排結(jié)構(gòu)、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)定義元數(shù)據(jù)是電子文件內(nèi)容、背景、和結(jié)構(gòu)信息及整個管理流程的數(shù)據(jù)。其作用是描述信息資源或數(shù)據(jù)本身的特征和屬性，規(guī)定數(shù)字化信息的組織，具有定位、發(fā)現(xiàn)、證明、評估、選擇等功能。
　　二、元數(shù)據(jù)在電子文件管理中的作用
　　元數(shù)據(jù)作為數(shù)據(jù)管理的工具廣泛應(yīng)用于數(shù)據(jù)庫、圖書館、情報、文檔管理等多個領(lǐng)域，不同領(lǐng)域應(yīng)用的元數(shù)據(jù)有其各不同，在電子文件管理中，元數(shù)據(jù)起到下面幾方面作用：
　?。ㄒ唬╇娮游募獢?shù)據(jù)對電子文件內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)信息進(jìn)行了全面的描述，這是電子文件元數(shù)據(jù)的基本作用
　?。ǘ┯糜陔娮游募暾员Ｕ?br/>　　表現(xiàn)在兩方面：單體電子文件，電子文件內(nèi)容信息和元數(shù)據(jù)信息構(gòu)成完整的電子文件信息集合，檢測元數(shù)據(jù)項(xiàng)目是否齊全可以確定電子文件是否完整；集合體電子文件，元數(shù)據(jù)中記錄了電子文件多個單體電子文件有機(jī)聯(lián)系的數(shù)據(jù)，依據(jù)這些數(shù)據(jù)可以收集關(guān)聯(lián)的電子文件，檢測是否完整。
　?。ㄈ┯糜陔娮游募鎸?shí)性保障
　　電子文件元數(shù)據(jù)完整地記錄了電子文件生成的全過程，如，記錄電子文件加密，移交，接收，檢測，解密管理過程的元數(shù)據(jù)，可以確認(rèn)電子文件在移交過程的真實(shí)性；記錄電子文件最終存儲的相關(guān)數(shù)據(jù)，若歸檔時檢測到電子文件最終存儲的相關(guān)數(shù)據(jù)與接收的電子文件的相關(guān)數(shù)據(jù)不一致，則可判定電子文件在最終存儲后到移關(guān)前可能被修改過。元數(shù)據(jù)為維護(hù)電子文件真實(shí)性提供有利的憑證。
　　（四）用于電子文件有效性保障
　　電子文件元數(shù)據(jù)記錄了電子文件還原顯現(xiàn)的技術(shù)環(huán)境數(shù)據(jù)，保證電子文件有效可讀性。檔案部門長期保存電子文件的兼容問題，是電子文件保管的難題之一，當(dāng)電子文件還原技術(shù)環(huán)境升級更新后，需要及時把電子文件遷移到新的還原技術(shù)環(huán)境下，元數(shù)據(jù)忠實(shí)地記錄電子文件遷移到新技術(shù)環(huán)境的數(shù)據(jù)，以保證電子文件長期有效可讀。
　?。ㄎ澹┯糜陔娮游募w檔與數(shù)據(jù)共享
　　元數(shù)據(jù)與電子文件構(gòu)成一個完整的電子文件集合，當(dāng)檔案部門接收電子文件首先需要檢測元數(shù)據(jù)是否齊全，并按照元數(shù)據(jù)處置歸檔的電子文件。如，根據(jù)電子文件的相關(guān)開放利用的元數(shù)據(jù)值，確定電子文件是否開放提供利用，利用的范圍等；電子文件相關(guān)保管期限的元數(shù)據(jù)值，是保管部門處置電子文件存儲時限的依據(jù)。
　?。┯糜陔娮游募z索利用
　　電子文件元數(shù)據(jù)記錄了電子文件內(nèi)容信息特征，能夠支持電子文件內(nèi)容信息特征，能夠支持電子文件信息組織和查詢。如，題名、主題詞、責(zé)任者、時間、類別等元數(shù)據(jù)信息可以方便地進(jìn)行檢索，也可以依據(jù)元數(shù)據(jù)組織各類專題電子文件集，便于利用者利用，還可以反映出電子文件生成的源由、利用效果等，提高電子文件的檢索利用效率。元數(shù)據(jù)是經(jīng)過提煉和加工的二次數(shù)據(jù)，信息精簡，冗余度低，用戶通過元數(shù)據(jù)即可了解文件的內(nèi)容、創(chuàng)建原因、文件運(yùn)行過程以及利用條件等等。同時，元數(shù)據(jù)也是檔次準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，有利于分散的電子文件信息資源進(jìn)行整合統(tǒng)一管理。
　　電子文件元數(shù)據(jù)在電子文件各類系統(tǒng)中，用于電子文件生成、移交、保管和利用的各個環(huán)節(jié)，是在相關(guān)數(shù)據(jù)生成的同時捕獲，元數(shù)據(jù)將電子文件從生成、加工、保存、銷毀等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的內(nèi)容信息、背景信息、結(jié)構(gòu)信息等等動態(tài)、實(shí)時地反映電子文件的生成環(huán)境，揭示文件生成時所處的管理環(huán)境等等。電子文件元數(shù)據(jù)具有反映電子文件原始狀態(tài)的功能，人們通過電子文件的元數(shù)據(jù)記錄電子文件整個生命周期的全部信息，依據(jù)元數(shù)據(jù)對電子文件進(jìn)行有效的控制，保護(hù)電子文件真實(shí)、完整、有效、元數(shù)據(jù)是解決電子文件管理的重要工具。
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