高校圖書館應(yīng)用座位管理信息系統(tǒng)的問題探析

常熟理工學(xué)院圖書館 王宇新

當(dāng)前，占座現(xiàn)象是高校圖書館非常普遍又難以管理的問題。為解決這一難題，有專家設(shè)計開發(fā)了基于單片機技術(shù)的圖書館座位管理系統(tǒng)[1-3]，但這類系統(tǒng)的適用性、擴展性都存在些問題，不適合高校圖書館的實際應(yīng)用環(huán)境；也有學(xué)者探討了基于計算機技術(shù)的圖書館座位管理系統(tǒng)的必要性[4]、架構(gòu)和功能[5-7]；個別高校圖書館已經(jīng)開發(fā)應(yīng)用了此類座位管理信息系統(tǒng)[8-10]，取得了一定的管理成效，值得推廣。但根據(jù)筆者多年的管理經(jīng)驗和近期的調(diào)研情況來看，要使這類系統(tǒng)真正在高校圖書館大規(guī)模應(yīng)用，并取得更好的應(yīng)用效果，在系統(tǒng)功能開發(fā)和實施運行過程中有幾個問題還需要仔細斟酌。

1.幾個問題

1.1 如何緩解人流集中時的排隊選座

在每天早上開館和下課期間，讀者入館流量相對集中，入館高峰每分鐘達上百人，此時可能出現(xiàn)讀者排隊選座，等待時間過長的問題。在上述幾篇介紹系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)和應(yīng)用情況的文章中，只有一篇文章以“座位自動分配”的功能[7]來解決，但文中設(shè)計的指紋認(rèn)證方式存在缺陷，又容易造成排隊等待問題，因為對于規(guī)模較大的指紋庫，基于圖像特征的1:N指紋識別模式的識別效率和速度比較低[11]，而且在指紋掃描時可能因手指皮膚的干燥程度、汗?jié)n、污漬、指壓及皮膚病等導(dǎo)致指紋圖像的失真[12]，存在一定的拒真率]和誤判率[13]，不適合需要快速處理業(yè)務(wù)的場合；對于通過門禁刷卡即分配座位[9]的方式，雖然不存在排隊選座的問題，但這種操作流程不符合實際情況，會造成座位資源的浪費，因為讀者進館可能只是來借還書或咨詢業(yè)務(wù)，不一定需要閱覽座位。

1.2 如何及時有效地監(jiān)管“占座”行為

座位管理系統(tǒng)要解決的核心問題是實現(xiàn)對“占座”行為的監(jiān)管。讀者“占座”現(xiàn)象包括多種情形：長時間離館、暫時外出就餐、離座查書或聊天或取水等，要區(qū)別對待，即要允許短暫的離座行為，又要對惡意占座和超時占座行為做到及時有效地處理。從上述幾篇相關(guān)研究來看，提供巡檢和黑名單功能[8]，可以較好地實現(xiàn)及時有效的監(jiān)管。對于進出館在門禁刷卡識別占座[9]和釋放座位[9-10]的方式，由于系統(tǒng)不能及時處理不離館占座、離館時不刷卡退座或暫離等現(xiàn)象，難以真正有效管理占座行為，實現(xiàn)座位資源的合理利用。

1.3 如何避免系統(tǒng)的負(fù)面影響

座位管理系統(tǒng)的實施過程不同于一般的企業(yè)ERP或OA系統(tǒng)，它的使用者不是數(shù)量有限的館員，而是全校數(shù)萬名讀者，無法對他們集中培訓(xùn)指導(dǎo)，因此，新系統(tǒng)在顛覆了讀者占用座位的傳統(tǒng)習(xí)慣和操作生疏的情況下，他們難免產(chǎn)生抵觸情緒，影響系統(tǒng)的實施效果。在系統(tǒng)進入正式運行階段后，讀者已經(jīng)接受了座位管理系統(tǒng)，習(xí)慣于進館選號入座，一旦系統(tǒng)不可用，將干擾他們正常的學(xué)習(xí)秩序，破壞圖書館的形象，這時如何及時解決系統(tǒng)BUG，完善系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)可靠性，保障系統(tǒng)安全，就成了技術(shù)人員的重要任務(wù)。

上述幾個問題是座位管理信息系統(tǒng)在高校圖書館應(yīng)用過程中可能遇到的，關(guān)系到系統(tǒng)應(yīng)用的實際效果，決定著系統(tǒng)的成敗，應(yīng)該給予足夠重視，采取適當(dāng)?shù)拇胧﹣斫鉀Q。

2.應(yīng)對辦法

2.1 針對人流集中問題

人流集中時的選座排隊問題，可同時采取提供預(yù)約、增加選座終端、自動分配座位等措施來解決。

圖1 系統(tǒng)客戶端預(yù)約流程

圖2 占座行為監(jiān)管流程

2.1.1 提供預(yù)約功能

這里的預(yù)約功能不僅可以預(yù)約當(dāng)天座位[7]，也可以在圖書館選座終端或登錄座位管理系統(tǒng)的客戶端預(yù)約第二天某時段的座位，讀者只需要在預(yù)約使用座位的時間前后十五分鐘內(nèi)（系統(tǒng)可設(shè)定）進館刷卡確認(rèn)，即可入座，從而避免早晨排隊搶座，亦可解決相識的讀者需要坐在一起學(xué)習(xí)交流的問題。這里需要注意的是，圖書館應(yīng)根據(jù)自身實際情況，提供部分座位讓讀者預(yù)約，盡量避免早晨排隊進館的讀者無座位可選的尷尬。系統(tǒng)客戶端預(yù)約流程如圖1所示。

2.1.2 增加選座終端

在圖書館入館大廳和各個樓層，配置一定數(shù)量的的選座終端，以便疏導(dǎo)讀者流，同時可避免因單臺設(shè)備故障，導(dǎo)致人流過分集中，加大選座排隊的壓力。

2.1.3 自動分配座位

根據(jù)高校圖書館進館人流隨時間變化的規(guī)律，在高峰時段，系統(tǒng)只提供“自動分配座位”功能，即當(dāng)讀者刷卡后進入閱覽室選擇界面，讀者選擇閱覽室后將不進入座位選擇界面，而是直接由系統(tǒng)隨機分配（最好帶有記憶功能，讓系統(tǒng)自動分配讀者經(jīng)常選擇的固定座位）一個空閑座位給讀者，這樣可以加快選座速度，縮短選座時間，緩解排隊等待問題。

2.2 針對“占座”問題

導(dǎo)致讀者“占座”的因素很多，根據(jù)實際情況對讀者狀態(tài)分為初入、暫離、回來、永離等，以區(qū)別對待。在就座閱讀學(xué)習(xí)過程中，讀者有事需要暫時離開，想保留座位，這時讀者可以到系統(tǒng)的終端設(shè)備上刷卡，系統(tǒng)給出可選擇的離開方式：臨時離開、永久離開，此時讀者只需選擇臨時離開，即可在系統(tǒng)規(guī)定時間內(nèi)（讀者狀態(tài)為暫離）暫時離開座位。系統(tǒng)設(shè)置了暫離限制，由管理信息系統(tǒng)的監(jiān)控服務(wù)來監(jiān)控，若暫離讀者超過規(guī)定的時間仍未回來刷卡入座，則系統(tǒng)將直接釋放該座位，同時把讀者狀態(tài)改為永離，并記錄違規(guī)一次。讀者離座時間可分普通時間和就餐時間，后者應(yīng)根據(jù)實際情況設(shè)定得相對長些。

另外，為使讀者嚴(yán)格遵守這樣的座位管理方式，需配以相應(yīng)的監(jiān)督和懲罰機制，即館員巡檢和黑名單制度[7，8]。圖書館管理員在巡視時，手持平板電腦通過無線網(wǎng)絡(luò)登錄管理后臺，進入每個書庫或閱覽室的可視化座位狀態(tài)界面[6，10]，實時監(jiān)控在座讀者，當(dāng)發(fā)現(xiàn)有狀態(tài)為在座，但座位上無人時，可以通過管理后臺將使用該座位的讀者設(shè)為暫離，暫離時間應(yīng)設(shè)定只有幾分鐘；此處建議不要直接釋放座位并記錄讀者違規(guī)，因讀者可能正在去座位管理終端刷卡的路上，應(yīng)該給予一定的緩沖時間，如超時未刷卡，則系統(tǒng)自動釋放座位，同時記錄讀者違規(guī)一次。系統(tǒng)對讀者違規(guī)次數(shù)累加到一定數(shù)量（如2次）以后，將該讀者信息加入到黑名單庫，禁止選座一段時間，以遏制占座行為。占座行為監(jiān)管流程如圖2所示。

雖然，巡檢制度在系統(tǒng)初步運行階段可能給相關(guān)館員帶來一定工作量，但隨著讀者逐漸熟悉系統(tǒng)的操作規(guī)范，違規(guī)占座現(xiàn)象的下降，加之系統(tǒng)的不斷完善和平穩(wěn)運行，巡檢的頻次可相應(yīng)減少，工作量也隨之降低，最終進入良性循環(huán)狀態(tài)。

2.3 針對負(fù)面影響問題

座位管理系統(tǒng)的應(yīng)用將影響到全校數(shù)萬讀者，為降低他們的抵觸情緒，控制系統(tǒng)實施的風(fēng)險，保障系統(tǒng)的順利運行和圖書館的有序開放，圖書館應(yīng)采取分步實施、積極引導(dǎo)和全力保障等措施。

2.3.1 分步實施

座位管理系統(tǒng)在國內(nèi)高校圖書館中應(yīng)用得比較少，系統(tǒng)功能還不完善，使用過程中難免會出現(xiàn)一些問題，需要探索解決辦法，積累管理經(jīng)驗，并對使用效果進行評估。因此，系統(tǒng)應(yīng)該分步實施，在某個閱覽室或樓層進行試點，以盡量減少對圖書館正常開放的沖擊；同時，考慮到讀者需要熟悉操作流程，小范圍的試行有助于他們體驗刷卡選座或離座的過程，逐漸養(yǎng)成良好的選號入座習(xí)慣，為以后的全館推廣使用打下基礎(chǔ)。

2.3.2 積極引導(dǎo)

在座位管理信息系統(tǒng)實施運行之后，圖書館應(yīng)通過各種途徑（如網(wǎng)站、海報、手冊）積極宣傳系統(tǒng)的功能，詳細說明操作方法，并安排相應(yīng)人員在選座終端旁作現(xiàn)場指導(dǎo)，以引導(dǎo)讀者盡快掌握正確使用該系統(tǒng)的方法，并及時向技術(shù)人員反饋發(fā)現(xiàn)的問題。

2.3.3 全力保障

在系統(tǒng)正式運行之后，技術(shù)人員應(yīng)采取各種安全措施，全力提高系統(tǒng)的可靠性，保障系統(tǒng)的平穩(wěn)運行。首先，對于新發(fā)現(xiàn)的系統(tǒng)缺陷，要及時與開發(fā)人員溝通，以盡快完善系統(tǒng)功能；同時，要自行采取補救方法，彌補不足，降低消極影響。其次，對關(guān)鍵設(shè)備要有備份，包括熱備和冷備；熱備是指在線備份（雙機熱備或集群備份），當(dāng)主設(shè)備故障時，系統(tǒng)服務(wù)自動切換到備用設(shè)備，對用戶實現(xiàn)透明切換，該方式適合系統(tǒng)服務(wù)器；冷備份是指當(dāng)主設(shè)備故障時，需要人工將備用設(shè)備更換上，這種方式存在一定中斷時間，適合選座終端的備份。再次，凈化操作系統(tǒng)，通過刪除非必要的軟件、刪除共享文件夾和不用的用戶名、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件、關(guān)閉不用的端口、定期打補丁、更改系統(tǒng)管理員用戶名和密碼并設(shè)置攻擊陷阱等措施，以提高系統(tǒng)安全等級。最后，配以精干技術(shù)力量，建立相應(yīng)的管理制度，來保證各項安全措施的落實。

3.結(jié)語

本文對座位管理信息系統(tǒng)在高校圖書館應(yīng)用過程中可能遇到的幾個問題，給出了相應(yīng)的解決辦法，即通過提供預(yù)約功能、增加選座終端、座位自動分配等措施緩解高峰時段的選座排隊問題，通過讀者的多狀態(tài)切換、館員巡檢和黑名單制度實現(xiàn)對占座行為的及時有效管理，通過分步實施、積極引導(dǎo)、全力保障來避免系統(tǒng)的負(fù)面影響。當(dāng)然，高校圖書館應(yīng)本著“讀者第一”的原則，切實提高座位管理系統(tǒng)的“柔性”以適應(yīng)各館具體情況，滿足讀者多樣化需求，不斷提高系統(tǒng)的可用性和可靠性，最終實現(xiàn)座位管理的預(yù)期目標(biāo)。

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