淺析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題及對(duì)策

玄慧蘭

【摘 要】 隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案信息化建設(shè)正不斷的融入到人們的工作、生活中。尤其是事業(yè)單位的檔案管理工作，隨著檔案信息的日益繁重，內(nèi)容的日益豐富，僅依靠紙質(zhì)憑證進(jìn)行存儲(chǔ)，不僅容易變質(zhì)、損壞，還加大了檔案的管理成本。因此，如何進(jìn)一步完善事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)，早已成為做好事業(yè)單位電子政務(wù)建設(shè)的重要組成部分。本文筆者就目前我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行粗淺的探討，并提出相應(yīng)的解決對(duì)策，以供參考。

【關(guān)鍵詞】 事業(yè)單位檔案信息化問題解決對(duì)策

前言：

檔案作為承載人類文明的重要載體，其管理工作對(duì)于每一個(gè)單位來講都十分重要的。尤其是事業(yè)單位，作為我國的行政執(zhí)法部門，其檔案信息不僅記錄著人才的培養(yǎng)與考核，還記錄著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，具有尤為重要的保存價(jià)值。因此，如何做好事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)，早已成為時(shí)下每一個(gè)事業(yè)單位檔案管理所面臨的首要問題。以下筆者就事業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及解決對(duì)策進(jìn)行粗淺的探討，以期為事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)提供有益建議。

1. 事業(yè)單位在檔案信息化管理中存在的主要問題

1.1 缺乏專業(yè)的檔案信息化管理人才

目前在我國事業(yè)單位檔案管理中，普遍缺乏專業(yè)的檔案管理人才。部分檔案管理人員，從未接受過正規(guī)的檔案信息化培訓(xùn)，以至于在檔案信息化建設(shè)的工作中，往往存在人為的工作誤差，無法發(fā)揮檔案信息化管理的真正作用。甚至部分事業(yè)單位并沒有專門的檔案管理人才，而是由其他部分的工作人才兼任。以至于，在檔案信息化工作中，不僅僅無法順利進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，也造成許多檔案人員在工作過程中敷衍了事，缺乏強(qiáng)烈的責(zé)任心與耐心，去完善檔案信息化建設(shè)，發(fā)掘檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題。

1.2在檔案信息化建設(shè)中缺乏完善的離職交接制度

現(xiàn)今社會(huì)，很少有人會(huì)在一個(gè)崗位上一直持續(xù)下去直至退休。尤其是事業(yè)單位，其人員換屆更是有著必然性。因此，在檔案管理工作中，檔案管理人員的離職交接一直檔案管理部門的首要問題。尤其是突發(fā)性離職交接，例如：檔案管理人員離職、出過深造、生病等突發(fā)性事件，都對(duì)檔案管理工作的順利進(jìn)行造成了極大的影響。同時(shí)，由于目前絕大多數(shù)的檔案管理部門，缺乏完善的交接手續(xù)，以至于檔案管理人員在進(jìn)行離職工作交接時(shí)，無法做到有章可依，有章可循，最后造成許多檔案變成“死檔”、“棄檔”，給事業(yè)單位造成了極大損失。

1.3事業(yè)單位在檔案信息保管中尚缺乏有效的措施

保管好檔案信息是檔案管理工作的一個(gè)重要步驟，雖然現(xiàn)在電子檔案已經(jīng)越來越破普及，但是多數(shù)機(jī)密、重要的檔案信息，事業(yè)單位還應(yīng)同時(shí)采用紙質(zhì)檔案管理的方式進(jìn)行管理備案。然而目前，事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)后，針對(duì)機(jī)密、重要檔案的備案尚缺乏有效的措施，造成電子檔案與紙質(zhì)檔案管理制度不配套。以至于，許多檔案造成丟失、損壞。而在查找使用中，又無法發(fā)揮檔案信息的最大利用價(jià)值，極大的遏制了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

1.4事業(yè)單位缺少高科技管理和保護(hù)檔案的意識(shí)

隨著時(shí)代的進(jìn)步，事業(yè)單位原有的檔案管理方式和管理設(shè)備，已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展。然而目前我國絕大多數(shù)的事業(yè)單位，還是沒有認(rèn)識(shí)到這一問題的嚴(yán)重性。以至于在日常管理中，大多數(shù)事業(yè)單位的檔案信息管理，無法及時(shí)的更新，或者是更新速度緩慢。同時(shí)，也沒有根據(jù)社會(huì)的發(fā)展，工作的實(shí)際需求，引進(jìn)高科技設(shè)備進(jìn)行檔案的管理與修復(fù)，對(duì)檔案的信息的保護(hù)意識(shí)仍很薄弱。

2. 完善事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)解決對(duì)策

2.1強(qiáng)化對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)與招聘

檔案管理人員作為檔案信息化建設(shè)的直接執(zhí)行者，其專業(yè)技能水平的高低，直接影響著信息化建設(shè)的程度。因此，為了進(jìn)一步完善事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)與招聘尤為重要。首先，事業(yè)單位應(yīng)該定期安排現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的相關(guān)技能培訓(xùn)，加強(qiáng)其專業(yè)技能知識(shí)，并使其認(rèn)識(shí)到此工作的重要性，樹立正確的工作態(tài)度；其次，對(duì)外公開招聘優(yōu)秀的檔案信息化管理人才，為事業(yè)單位引進(jìn)新鮮的血液，加快事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)。從而提高事業(yè)單位檔案管理人員的職業(yè)技能水平，專業(yè)知識(shí)，使事業(yè)單位的檔案管理能夠跟上時(shí)代的發(fā)展步伐。

2.2 做好事業(yè)單位檔案管理人員的離職交接工作

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案工作人員的離職交接工作，作出嚴(yán)格的規(guī)定，從而使交接工作做到有法可依、有章可循。例如：當(dāng)一個(gè)事業(yè)單位的工作人員因?yàn)橐恍┰蛐枰x開崗位的，要在臨走之前做好檔案的交接工作，并留下其聯(lián)系方式，方便原單位在發(fā)現(xiàn)問題時(shí)及時(shí)聯(lián)系。同時(shí)，最好交接工作的書面?zhèn)渥?，以此區(qū)分工作責(zé)任，方便日后查閱。

2.3做好檔案信息的更新管理工作，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備

由于事業(yè)單位每天都會(huì)有新的變動(dòng)，所以事業(yè)單位的檔案管理人員，需要及時(shí)的跟上信息變動(dòng)腳步，及時(shí)的收集新的檔案信息，不斷充實(shí)檔案信息庫，完善檔案信息庫。同時(shí)，根本事業(yè)單位的實(shí)際需求，定期跟換落后的檔案管理設(shè)備，引用先進(jìn)的設(shè)備來管理檔案，為進(jìn)一步完善檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。從而從根本上加快事業(yè)單位收集信息的能力與速度，更好的服務(wù)于單位。

2.4建立屬于自己的檔案信息化管理規(guī)則

要想進(jìn)一步完善檔案信息化建設(shè)，制定必要的檔案管理規(guī)則尤為重要。因?yàn)?，任何一?xiàng)管理工作，都離不開相應(yīng)的規(guī)章制度。所以，事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際的管理情況，逐步形成和完善自己的管理規(guī)則。而不是雜亂無章的管理檔案，要采用合理有效的方式促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，且消耗最小的人力、物力、財(cái)力管理更多的檔案，只有這樣才能真正加快檔案信息化的建設(shè)，提高檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量。

結(jié)束語：

綜上所述，本文筆者就事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)行粗淺的探討，使我們更加清楚的認(rèn)識(shí)到，檔案信息作為事業(yè)單位進(jìn)行決策、分析的重要依據(jù)，在構(gòu)建社會(huì)主義中占據(jù)著十分重要的地位。因此，如何進(jìn)一步完善事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)，將檔案信息化建設(shè)真正落實(shí)到事業(yè)單位的日常章程中，早已目前事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的首要工作，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

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（作者單位：黑龍江省社會(huì)福利指導(dǎo)中心黨委辦）