基于檔案屬性的檔案信息資源共享分析

陳紅穎

摘要：在信息環(huán)境下，檔案資源通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)跨越區(qū)域障礙，能為相關(guān)人員提供多途徑， 檢索術(shù)語(yǔ)選擇面寬，組配方便靈活，查全查準(zhǔn)率高。本文首先論述了檔案信息資源共享的必要性，探討了當(dāng)前檔案信息資源共享存在的問(wèn)題，構(gòu)建了基于檔案屬性的檔案信息資源共享模式-陣地服務(wù)模式，然后提出了相關(guān)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案屬性；檔案信息資源；資源共享；陣地服務(wù)模式

基于檔案屬性的檔案信息資源共享的目的是為了加強(qiáng)管理檔案信息業(yè)務(wù)的信息交流、溝通，增強(qiáng)檔案信息處理能力和效率，提高檔案信息數(shù)據(jù)和信息的利用率、時(shí)效性和準(zhǔn)確性[1]。對(duì)有效開(kāi)發(fā)檔案信息資源信息、提高辦事效率、完善業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生積極的影響，進(jìn)而對(duì)推動(dòng)全所信息資源的自動(dòng)化管理都具有十分重要的意義[2]。本文為此探討與構(gòu)建了基于檔案屬性的檔案信息資源共享模式。

1 檔案信息資源共享的必要性分析

1.1 提高檔案的規(guī)范化管理

檔案信息資源管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)，能解決由于人的因素而造成的檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)前后不一致的問(wèn)題，并且可以幫助立卷人員準(zhǔn)確分類(lèi)，同時(shí)對(duì)不合格案卷可以隨時(shí)在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)進(jìn)行調(diào)整，避免了退卷返工造成的人力及物力的浪費(fèi)，使案卷的整理質(zhì)量得到保證[3]。

1.2 提高檔案利用率

檔案管理工作通常包括檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編制檢索工具、著錄、標(biāo)引、檢索和提供利用等固定的工作環(huán)節(jié)。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，檔案部門(mén)作為確定事務(wù)處理的辦公部門(mén)，可以利用電子計(jì)算機(jī)、各種通信等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備來(lái)管理檔案，迅速、準(zhǔn)確地完成檔案的管理工作，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化、自動(dòng)化[4]。

2 當(dāng)前檔案信息資源共享存在的問(wèn)題

2.1 資金制約

檔案信息共享是一項(xiàng)高投入的事業(yè)，不僅是信息化項(xiàng)目的啟動(dòng)、信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，還是在因特網(wǎng)的運(yùn)作都需要大量資金投入的，而檔案部門(mén)用于信息化的資金還十分有限，經(jīng)費(fèi)不僅需要前期在硬件系統(tǒng)方面的投入，也需要后期日常維持及其正常運(yùn)行的費(fèi)用[5-6]。

2.2 共享程度低

檔案信息服務(wù)最重要的是信息，信息質(zhì)量與數(shù)量是網(wǎng)上共享服務(wù)成功的關(guān)鍵所在。而縱觀檔案信息資源開(kāi)發(fā)，受資金、電子文件現(xiàn)行階段及檔案信息開(kāi)放程度的影響而信息資源開(kāi)發(fā)程度滯后且共享程度較低。從目前運(yùn)行的網(wǎng)上檔案館來(lái)看，大多是將目錄信息數(shù)據(jù)庫(kù)送上網(wǎng)絡(luò)，信息量十分有限而且信息質(zhì)量不高。

2.3 技術(shù)薄弱

檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)與發(fā)展受制于檔案人員運(yùn)用信息技術(shù)的程度，還因受信息網(wǎng)絡(luò)方面的法律、法規(guī)還不健全，信息基礎(chǔ)設(shè)施尚不完善，網(wǎng)絡(luò)和信息安全存在較大的隱患，而短時(shí)間內(nèi)還無(wú)法達(dá)到信息完全共享。

3 基于檔案屬性的檔案信息資源共享模式的構(gòu)建-陣地服務(wù)模式

3.1 構(gòu)建目標(biāo)

本研究的目標(biāo)以“綜合化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化"的為宗旨，構(gòu)建檔案信息資源管理系統(tǒng)框架陣地服務(wù)模式構(gòu)建目的是檔案管理部門(mén)以陣地為依托，為檔案管理部門(mén)用戶(hù)提供借閱檔案活動(dòng)和開(kāi)展的參考咨詢(xún)服務(wù)，其中提供借閱檔案行為是以陣地為依托，按照檔案管理部門(mén)用戶(hù)的要求，為檔案管理部門(mén)用戶(hù)查找或指引所需的檔案資料。在信息環(huán)境下，開(kāi)展參考咨詢(xún)服務(wù)活動(dòng)主要是利用現(xiàn)代化通訊技術(shù)與信息技術(shù)提供檔案服務(wù)，也可視為一種陣地服務(wù)方式[7]。

3.2 構(gòu)建措施

3.2.1 建立與各信息系統(tǒng)互聯(lián)的綜合檔案信息系統(tǒng)

在現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)上完善其功能，建立與其他各部門(mén)之間互聯(lián)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與其它應(yīng)用系統(tǒng)的集成應(yīng)用和數(shù)據(jù)交換，與各信息系統(tǒng)電子文件的一體化控制、管理，實(shí)現(xiàn)文件、檔案全過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理。通過(guò)檔案信息與產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、管理等各種知識(shí)、信息的網(wǎng)絡(luò)連接，使檔案信息管理參與到電子文件的全程管理，做到信息的動(dòng)態(tài)交流、溝通，成為企業(yè)各種信息的集成。同時(shí)，檔案室與各專(zhuān)業(yè)部門(mén)建立合作、溝通的網(wǎng)絡(luò)渠道，也可以使專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員參與到檔案信息的管理、利用中，增強(qiáng)檔案信息開(kāi)發(fā)利用的技術(shù)含量。既保證檔案信息收集全面、及時(shí)，又使檔案信息的提供利用有針對(duì)性、時(shí)效性，便于檔案信息的網(wǎng)絡(luò)管理、提供利用[8]。

3.2.2 建立健全產(chǎn)品檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

依托PDS而建立的檔案信息資源管理系統(tǒng)，應(yīng)不斷豐富健全完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和可擴(kuò)展的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。從用戶(hù)需求出發(fā)，以?xún)?yōu)質(zhì)服務(wù)為宗旨，建立各種級(jí)別的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)：建立全面的各類(lèi)產(chǎn)品檔案信息的目錄級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)：通過(guò)與各信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換逐步建立產(chǎn)品數(shù)據(jù)齊全、規(guī)范的全文檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)；根據(jù)科研生產(chǎn)設(shè)計(jì)發(fā)展的需要，建立多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，提供照片、聲像等多種形式的豐富的檔案信息服務(wù)；重點(diǎn)是產(chǎn)品專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，結(jié)合用戶(hù)對(duì)信息的要求，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行信息的采集、鑒別、研究和編纂等。

3.2.3 建立智能化個(gè)性化檢索系統(tǒng)

為了便于用戶(hù)從眾多的網(wǎng)絡(luò)信息資源中搜索到所需要的信息，要根據(jù)用戶(hù)的需求對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)或網(wǎng)絡(luò)信息建立導(dǎo)航系統(tǒng)和交流平臺(tái)，包括智能地幫助用戶(hù)表達(dá)信息需求，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息與用戶(hù)需求的智能化匹配，開(kāi)展個(gè)性化的主動(dòng)推送服務(wù)。提供可以支持異構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)跨庫(kù)檢索的搜索引擎，實(shí)現(xiàn)超大規(guī)模的數(shù)據(jù)資源共享。檢索方式將從過(guò)去單一檢索點(diǎn)的線(xiàn)性檢索發(fā)展到可進(jìn)行多元、多檢索點(diǎn)的組配檢索，從文本式檢索發(fā)展到超文本檢索；提供的信息不僅包括目錄、索引、全文等文字信息，還包括聲音、圖像等多媒體信息。

總之，檔案工作的使命性、社會(huì)性決定了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案信息資源共享必須提供更全面、更快捷、更準(zhǔn)確的信息服務(wù)于社會(huì)。為此檔案管理部門(mén)必須調(diào)整優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)，不斷豐富館藏資源，提高檔案資源保障率，加強(qiáng)共享，為促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步提供強(qiáng)大的信息保障。

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