淺談醫(yī)院檔案管理工作

王藝楠，李 靜

（延安大學(xué)附屬醫(yī)院，陜西延安716000）

淺談醫(yī)院檔案管理工作

王藝楠，李 靜

（延安大學(xué)附屬醫(yī)院，陜西延安716000）

醫(yī)院檔案是醫(yī)院從事醫(yī)療、科研、行政管理等活動(dòng)中形成具有保存價(jià)值的各種文字材料、圖表、聲像等，是制定工作計(jì)劃，領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)和可靠參考資料。包括病案、人事、基建、科研、設(shè)備、財(cái)務(wù)檔案等多個(gè)門類。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院整體管理的重要組成部分，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，對于提高醫(yī)院管理水平具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義。

1 醫(yī)院檔案管理工作存在的主要問題

就目前現(xiàn)實(shí)情況來看，醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展普遍比較滯后，檔案管理混亂，與現(xiàn)代化醫(yī)院管理要求相距甚遠(yuǎn)，其存在的主要問題表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1 檔案意識(shí)淡薄

由于眾多社會(huì)原因，人們對檔案的重要性認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不足，這一現(xiàn)象在醫(yī)院管理中表現(xiàn)比較突出。工作人員對自己工作中產(chǎn)生的文件材料不能及時(shí)加以收集、歸檔，造成文件材料遺失。有時(shí)形成的文件材料不夠規(guī)范，給后期整理檔案帶來很大困難。特別是一些領(lǐng)導(dǎo)干部，只重視醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務(wù)，經(jīng)濟(jì)效益，缺乏對檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，對檔案工作重視不夠，支持不力。

1.2 檔案管理機(jī)構(gòu)不全，監(jiān)管不力

目前絕大部分醫(yī)院都設(shè)有病案檔案室，但設(shè)置管理全院檔案的獨(dú)立檔案管理機(jī)構(gòu)很少，特別是一些較大醫(yī)院，科室工作部門多，更是缺乏一個(gè)龐大的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)，就醫(yī)院檔案管理制度來講，也很不完善，一般醫(yī)院注重醫(yī)療制度的建立，很少建立一整套完善的檔案管理制度。檔案管理制度與規(guī)范是醫(yī)院檔案工作開展的保證與準(zhǔn)則［1］，在醫(yī)院的常規(guī)考核和目標(biāo)考核中，也沒有將檔案工作納入考核內(nèi)容。由于機(jī)構(gòu)的不健全，致使對檔案監(jiān)管不力，缺乏對各工作部門、各科室檔案管理的監(jiān)督、檢查。

1.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)差

從事醫(yī)院檔案管理人員的文化程度、專業(yè)知識(shí)參差不齊，真正掌握檔案專業(yè)知識(shí)的人員很少，特別是各工作部門、科室配備的檔案管理人員由于隨意性、流動(dòng)性較大，其中對檔案管理有所了解的人很少，且存在知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，觀念老化的現(xiàn)象，特別是缺乏現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)。檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)匱乏，嚴(yán)重制約檔案工作的順利開展。

1.4 檔案管理投入不足，管理手段落后

有些醫(yī)院由于經(jīng)費(fèi)緊張等各種原因，對檔案管理投入嚴(yán)重不足，檔案整理、保管等基本要求得不到保證。裝具落后，設(shè)備陳舊，給檔案安全保管帶來嚴(yán)重后患。檔案手段嚴(yán)重落后，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理中很少，絕大部分醫(yī)院檔案管理基本還停留在手工收集、檢索階段，致使檔案信息量少，工作效率低，不利于檔案的收集和開發(fā)利用。

2 做好醫(yī)院檔案管理工作的對策

2.1 加強(qiáng)宣傳教育，提高檔案意識(shí)

要積極開展檔案宣傳教育工作，充分利用院報(bào)、墻報(bào)、網(wǎng)絡(luò)、會(huì)議等各種形式宣傳檔案工作，向職工介紹什么是檔案和檔案工作、檔案工作的職能和性質(zhì)，使全院每位職工都能充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。增強(qiáng)職工檔案意識(shí)，提高他們參與、支持檔案工作的自覺性和積極性，樹立起檔案工作人人有責(zé)的觀念。

2.2 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全機(jī)構(gòu)

要全面加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)分工中要有分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要把檔案工作納入醫(yī)院全盤工作之中，做到有計(jì)劃、有安排、有部署。各部門、科室也要落實(shí)分管領(lǐng)導(dǎo)，形成層層有人負(fù)責(zé)，上下齊抓共管的良好局面。做好檔案工作責(zé)任落實(shí)，要把檔案工作納入各部門、科室目標(biāo)責(zé)任中。加強(qiáng)檔案工作責(zé)任考核，一方面是要加強(qiáng)對分管領(lǐng)導(dǎo)的考核，另一方面是要加強(qiáng)對業(yè)務(wù)人員的考核。要大力形成檔案工作年初有安排，平時(shí)有監(jiān)管，年終有總結(jié)的工作機(jī)制。要建立健全檔案工作機(jī)構(gòu)。像延安大學(xué)附屬醫(yī)院這樣規(guī)模的醫(yī)院，要建立檔案管理中心，全面負(fù)責(zé)醫(yī)院的文件材料收集、歸檔、管理、利用及監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)工作，要配備足夠的人員。各部門、科室應(yīng)根據(jù)機(jī)構(gòu)大小、產(chǎn)生文件材料的多少配備專（兼）職檔案員，要建立院、科二級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)，使檔案工作有機(jī)構(gòu)、有人員，確保檔案工作健康、順利開展。

2.3 健全制度，規(guī)范管理

要根據(jù)《檔案法》及國家檔案局第8號(hào)令的要求，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，建立健全醫(yī)院檔案管理工作各項(xiàng)規(guī)章制度。制定出檔案分類大綱、文件材料歸檔范圍及保管期限表以及文件材料的收集，歸檔，檔案管理、利用、統(tǒng)計(jì)等制度。對分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，各類檔案工作業(yè)務(wù)人員的職責(zé)，也應(yīng)做出明確規(guī)定，使醫(yī)院檔案管理工作步入制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展軌道。

2.4 加大投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

要不斷加大對檔案管理的投入力度，提高檔案管理手段。在醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和規(guī)劃中，要充分考慮對檔案工作的投入。一是滿足檔案裝具基本要求，要建立檔案專用庫房，配備密集架、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等基本設(shè)施，確保檔案安全，確保檔案工作順利開展；二是要充分利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)管理檔案，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化動(dòng)態(tài)管理、監(jiān)控［2］。要給檔案管理部門配備計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，利用計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行編號(hào)、整理、存儲(chǔ)、檢索，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息量大，傳輸速度快的巨大優(yōu)勢，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，共享檔案信息資源。

2.5 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高檔案工作人員綜合素質(zhì)

檔案學(xué)是一門學(xué)科，具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性［3］。首先，要加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)。認(rèn)真學(xué)習(xí)江澤民“三個(gè)代表”重要思想，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，牢固樹立全心全意為人民服務(wù)思想，要發(fā)揚(yáng)不怕吃苦精神，耐得住清貧，耐得住寂寞，干一行、愛一行，熱愛檔案事業(yè)。其次，要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)。深入鉆研檔案管理、編纂、保護(hù)等業(yè)務(wù)知識(shí)，提高檔案業(yè)務(wù)水平，使自己真正成為檔案工作的行家里手。第三，要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化知識(shí)學(xué)習(xí)，拓展知識(shí)結(jié)構(gòu)，開闊視野。掌握基本醫(yī)療知識(shí)，把檔案工作與醫(yī)療業(yè)務(wù)很好的結(jié)合起來，使檔案人員成為一專多能的“復(fù)合型人才”。第四，做好檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作。醫(yī)院要將檔案工作人員培訓(xùn)納入全院人才培訓(xùn)計(jì)劃，要積極將檔案工作人員派出去，通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修等渠道進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平，為檔案工作的順利開展奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

［1］葛書文.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理提高檔案利用率［J］.現(xiàn)代醫(yī)院，2008，8（6）：140-141.

［2］潘習(xí)龍，徐莉，趙茜倩等.醫(yī)院改革——醫(yī)改的關(guān)鍵環(huán)節(jié)［J］.中國醫(yī)院管理，2008，28（5）：1-2.

［3］林越陵.檔案學(xué)理論基礎(chǔ)［M］.呼和浩特，內(nèi)蒙古人民出版社，2001.107.

2012-01-20；責(zé)任編輯 趙菊梅］