用Excel軟件輔助快速生成期刊目次頁(yè)

黃 鸝，宋換新，龔 丹，蘇開(kāi)科，劉學(xué)英

(長(zhǎng)江大學(xué)期刊社，湖北 荊州 434023)

用Excel軟件輔助快速生成期刊目次頁(yè)

黃 鸝，宋換新，龔 丹，蘇開(kāi)科，劉學(xué)英

(長(zhǎng)江大學(xué)期刊社，湖北 荊州 434023)

為提高期刊目次頁(yè)生成的效率，借助Excel軟件，通過(guò)添加方正書(shū)版排版命令，在欄目編輯、期責(zé)任編輯和排版員的共同合作中，快速生成了期刊目次頁(yè)，在工作實(shí)踐中取得了良好的效果。

期刊；目次頁(yè)；Excel軟件；方正書(shū)版排版

在期刊編輯排版的過(guò)程中，期刊目次頁(yè)的生成過(guò)程是比較繁瑣的工作，需要排版員在多個(gè)應(yīng)用軟件之間頻繁切換，工作量較大，容易出現(xiàn)人為錯(cuò)誤。為提高目次頁(yè)的生成效率和準(zhǔn)確性，筆者結(jié)合《石油天然氣學(xué)報(bào)》雜志具體的出版流程，在實(shí)際工作中摸索出利用Excel軟件輔助生成期刊目次頁(yè)的方法，極大地降低了工作強(qiáng)度，提高了生成目次頁(yè)的準(zhǔn)確性。

1 期刊目次頁(yè)排版準(zhǔn)備工作

1)欄目編輯 期刊一般采用欄目編輯負(fù)責(zé)制，即每個(gè)編輯負(fù)責(zé)一個(gè)欄目。欄目編輯一般都會(huì)使用Word、Excel等辦公軟件。欄目編輯對(duì)每篇文章加工完成后，將作者名、文章標(biāo)題名、分類號(hào)、實(shí)際頁(yè)數(shù)等信息用Excel表格報(bào)送給期責(zé)任編輯，將加工好的文章發(fā)給排版員排版。

2)期責(zé)任編輯 期責(zé)任編輯由欄目編輯輪流擔(dān)任，負(fù)責(zé)當(dāng)期已編好文章的匯總和目次頁(yè)Excel頁(yè)碼的編排等工作。匯總后的Excel表格內(nèi)容見(jiàn)圖1(只列舉了4篇文章的例子)。表1中F列“雜志頁(yè)碼”是通過(guò)Excel表格的計(jì)算功能實(shí)現(xiàn)的：?jiǎn)卧馞2的數(shù)字是雜志首篇文章的起始頁(yè)碼，即數(shù)字1，在單元格F3里輸入“=E2+F2”，然后回車，即生成數(shù)字“7”。接下來(lái)將光標(biāo)放在單元格F3的右下角，當(dāng)光標(biāo)變?yōu)椤?”形狀時(shí)，雙擊鼠標(biāo)，即可生成所有頁(yè)碼。

圖1 期責(zé)任編輯用Excel表格提交給排版員的目次頁(yè)資料

3)排版員 排版員在裝有方正書(shū)版排版系統(tǒng)的專用計(jì)算機(jī)上排版，修改各個(gè)校次的校樣文件，匯總當(dāng)期所有已排版稿件；同時(shí)做好中文目次頁(yè)和英文目次頁(yè)文件，最后打包發(fā)送給印刷廠印刷。

2 期刊目次頁(yè)生成的通常作法

1)作法1 期責(zé)任編輯將圖1所示資料提交給排版員，排版員開(kāi)始逐篇上頁(yè)碼，同時(shí)將文章的標(biāo)題、作者信息復(fù)制后，再打開(kāi)目次頁(yè)文件，將內(nèi)容粘貼進(jìn)去。具體過(guò)程如下：打開(kāi)每一篇文章的小樣文件(*.fbd)；拷貝標(biāo)題名、作者名；粘貼到目錄文件(*.fbd)；在標(biāo)題名后加上排版命令“漢體小五楷體居右排”；在作者名后加上命令“漢體小五書(shū)宋”；在括號(hào)內(nèi)輸入頁(yè)碼。

如果一期有30篇文章，就要重復(fù)30次這個(gè)過(guò)程。待所有文章標(biāo)題名、作者名信息都粘貼到目次頁(yè)文件中后，再將圖1中的頁(yè)碼逐一填到目次頁(yè)文件中，之后再逐個(gè)給出排版命令進(jìn)行排版，最后生成目次頁(yè)。

2)作法2 直接在目次頁(yè)文件中手工輸入文章的標(biāo)題名、作者名、頁(yè)碼，輸入完這些信息后，再統(tǒng)一加排版命令，生成目次頁(yè)。

上述2種作法，作法1的過(guò)程繁瑣，但準(zhǔn)確率高，可不用逐字校對(duì)標(biāo)題名和作者名，但必須認(rèn)真核對(duì)頁(yè)碼，耗時(shí)較多；作法2的速度稍快，但需要期責(zé)任編輯逐字校對(duì)。

3 期刊目次頁(yè)快速生成的Excel輔助作法

為了提高工作效率，在工作實(shí)踐中探索了如何利用Excel軟件[1]來(lái)輔助快速生成期刊目次頁(yè)的作法，步驟如下：

步1 期責(zé)任編輯將圖1所示表格復(fù)制后，打開(kāi)另一個(gè)工作表，將圖1表格選擇性粘貼，選擇數(shù)值方式粘貼，這樣F列中的公式就不再帶入新表，只保留F列中的數(shù)值大小。保留“標(biāo)題名”列，“作者名”列和“雜志頁(yè)碼”列，再添加一些空白列(圖2中的A，C，E，G列)。

圖2 添加了排版命令的目次頁(yè)(Excel表格)

步2 將方正書(shū)版排版系統(tǒng)中的命令“漢體小五書(shū)宋”拷貝到單元格A2，將光標(biāo)放在單元格A2右下角，當(dāng)光標(biāo)變?yōu)椤?”形狀時(shí)，雙擊鼠標(biāo)，即可將該命令填充至A列；再將光標(biāo)移至A列最后一個(gè)單元格的右下角處，例如移至圖2中的單元格A5處，在顯示的浮動(dòng)框中點(diǎn)擊向下的黑色箭頭，打開(kāi)下拉菜單，選擇復(fù)制，此時(shí)A2至A5就全部填充好“漢體小五書(shū)宋”這一排版命令了。

步3 按照步2的方式，在C列、E列、G列添加如圖2所示的內(nèi)容，至此，就生成了Excel表格形式的目次頁(yè)。

步4 將圖2所示Excel文件發(fā)送給排版員，排版員選中A2～G5區(qū)域并拷貝，再打開(kāi)方正書(shū)版排版系統(tǒng)進(jìn)行粘貼，結(jié)果見(jiàn)圖3，即完成目次頁(yè)的初步生成工作，生成*.fbd的目次頁(yè)文件。

步5 排版員對(duì)該文件(見(jiàn)圖3)進(jìn)行補(bǔ)充加工，即可完成目次頁(yè)成品文件的生成(見(jiàn)圖4)。

圖3 由Excel表格轉(zhuǎn)換到方正書(shū)版排版系統(tǒng)的目次頁(yè)

圖4 通過(guò)排版生成的目次頁(yè)

4 使用效果

通過(guò)Excel軟件，將期刊目次頁(yè)生成的工作分散到各個(gè)欄目編輯；然后由期責(zé)任編輯匯總，添加排版命令，快速生成目次頁(yè)的初稿；再交由排版員具體加工，使得目次頁(yè)生成效率大幅提高。以30篇文章的目次頁(yè)生成為例，排版員收到期責(zé)任編輯提交的目次頁(yè)文件后，只需不到2min的時(shí)間就可以完成成品目次頁(yè)的生成工作。

[1]劉丹，陶則熙. Excel 2007 實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用大全：精華版[M]. 上海：上?？茖W(xué)普及出版社，2008.

[編輯] 洪云飛

10.3969/j.issn.1673-1409(N).2012.06.040

TP391.13

A

1673-1409(2012)06-N120-02