基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的醫(yī)用耗材信息管理模式探討

張雪佳，戴廣宇，姚金芳，錢(qián)建國(guó)

復(fù)旦大學(xué)附屬華山醫(yī)院 裝備科，上海 200040

0 前言

隨著醫(yī)用耗材產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展和各類(lèi)新型醫(yī)用耗材的不斷推新，為臨床醫(yī)療提供了豐富的診療手段。同時(shí)，為醫(yī)院提供醫(yī)用耗材的供應(yīng)商數(shù)量也越來(lái)越多。為此，上海醫(yī)保局為了規(guī)范醫(yī)用耗材的合理使用，下發(fā)了關(guān)于完善醫(yī)用耗材編碼數(shù)據(jù)庫(kù)的文件和具體要求，如何將醫(yī)保耗材編碼與醫(yī)院使用的耗材信息結(jié)合，并進(jìn)行長(zhǎng)效管理，成為了醫(yī)院設(shè)備管理部門(mén)新的艱巨任務(wù)。

1 現(xiàn)今耗材管理的困境與弊端

醫(yī)院每天的醫(yī)療過(guò)程中都使用大量的醫(yī)療器械和醫(yī)用耗材，小至一次性使用注射器和輸液材料，大到植入人體的起搏器、支架和各類(lèi)金屬植入物。近來(lái)由醫(yī)保部門(mén)下發(fā)的一次性材料庫(kù)中，二級(jí)目錄分類(lèi)便多達(dá)30余種。醫(yī)院耗材使用量大、覆蓋面廣、品種多、規(guī)格型號(hào)復(fù)雜、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、供應(yīng)商多，如何能夠及時(shí)、迅速更新產(chǎn)品信息，避免產(chǎn)生重復(fù)冗余的工作量，是當(dāng)下醫(yī)院需要解決的一個(gè)難題。

在我國(guó)，從國(guó)家到地方設(shè)有各級(jí)食品藥品監(jiān)督管理部門(mén)，他們的職能除了對(duì)醫(yī)療器械產(chǎn)品的安全性、有效性進(jìn)行審查驗(yàn)證，頒發(fā)醫(yī)療器械產(chǎn)品注冊(cè)證外，還對(duì)醫(yī)療器械產(chǎn)品的經(jīng)營(yíng)和使用進(jìn)行監(jiān)督。按照國(guó)家醫(yī)用材料管理相關(guān)要求，在采購(gòu)醫(yī)用耗材的過(guò)程中，各醫(yī)院必須嚴(yán)格遵循《醫(yī)療器械監(jiān)督管理?xiàng)l例》，審核包括食品藥品監(jiān)督管理部門(mén)頒發(fā)的《醫(yī)療器械產(chǎn)品注冊(cè)證》、《醫(yī)療器械生產(chǎn)企業(yè)許可證》、《醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證》等相關(guān)證照，登記備案，以建立完善的醫(yī)用耗材管理檔案。然而，面對(duì)數(shù)量龐大的供應(yīng)商群體，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件必然會(huì)造成空間資源的浪費(fèi)和管理的不便。在上海，一家三級(jí)甲等綜合醫(yī)院的供貨商數(shù)量可以達(dá)到幾百家，如果對(duì)這幾百家公司的證照都進(jìn)行紙質(zhì)管理，無(wú)論在日常工作中還是面臨上級(jí)部門(mén)的各種檢查時(shí)都會(huì)遇到巨大壓力。目前，對(duì)證照進(jìn)行掃描，建立Excel文檔對(duì)供貨商和產(chǎn)品進(jìn)行分類(lèi)，并設(shè)置鏈接保管電子文檔的做法是各醫(yī)院較為主流的管理方式，但這種管理模式時(shí)常由于資料轉(zhuǎn)移產(chǎn)生的鏈接失效以及地點(diǎn)、設(shè)備的限制而無(wú)法迅速得到所需信息。可見(jiàn)，為醫(yī)用耗材創(chuàng)建有效的信息化管理勢(shì)在必行。

2 新模式初步構(gòu)想與設(shè)計(jì)

2.1 模式探索依據(jù)

雖然目前國(guó)內(nèi)可使用的醫(yī)用耗材品種繁多，但總體數(shù)量基本有據(jù)可查。由上海市醫(yī)療保險(xiǎn)辦公室發(fā)布的一次性使用醫(yī)用耗材數(shù)據(jù)庫(kù)包含了耗材的醫(yī)保編碼、注冊(cè)證、品名、規(guī)格、生產(chǎn)廠家等必要信息，為我們提供了雖不完整，但覆蓋面較廣的基本數(shù)據(jù)庫(kù)?；谶@個(gè)數(shù)據(jù)總表，我們嘗試開(kāi)發(fā)一個(gè)能夠使供貨商各自擁有權(quán)限、隨時(shí)方便上傳耗材編碼、證照和價(jià)格等信息，醫(yī)院耗材管理者在有互聯(lián)網(wǎng)的地方隨時(shí)可以查看和調(diào)用相關(guān)信息的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。

2.2 平臺(tái)開(kāi)發(fā)思路和目的

信息化管理的目標(biāo)是建立一套醫(yī)用耗材的全程跟蹤管理系統(tǒng)，將原本獨(dú)立管理的物資管理系統(tǒng)和HIS收費(fèi)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來(lái)，互相制約。醫(yī)用耗材從進(jìn)入醫(yī)院到最終用到病人身上都可以受到全程跟蹤，向上追溯到生產(chǎn)廠商、向下追溯到患者個(gè)體。同時(shí)，可以完成廠商資質(zhì)的審查、耗材注冊(cè)證信息管理以及提供各種證件有效期提醒，也為供應(yīng)商評(píng)估提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

在上述構(gòu)想的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)下，結(jié)合以往以供應(yīng)商為單位、文件夾為單元、單品種耗材為個(gè)體的管理方式，讓各供應(yīng)商對(duì)自己公司所持有的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)許可證進(jìn)行及時(shí)更新，并且維護(hù)原廠的相關(guān)資質(zhì)證明和給予代理商的授權(quán)證明。針對(duì)目前供貨商會(huì)不定期更名的現(xiàn)狀，平臺(tái)能對(duì)舊證照以公司為單位進(jìn)行封存，便于日后發(fā)生醫(yī)療糾紛等情況時(shí)能夠追溯以往檔案。

而醫(yī)院作為管理者，能夠查看、調(diào)用各供貨商上傳的商家資質(zhì)、一次性使用耗材數(shù)據(jù)，并且能夠?qū)崟r(shí)進(jìn)行審核、標(biāo)記。對(duì)于供貨商修改的部分，醫(yī)院也能及時(shí)查看相關(guān)修改信息并予以審核確認(rèn)。由于平臺(tái)在因特網(wǎng)上開(kāi)放，醫(yī)院的權(quán)限人員可以在任何能夠接入網(wǎng)絡(luò)的地方登陸、查看、調(diào)用平臺(tái)上的數(shù)據(jù)信息，方便在各項(xiàng)檢查及任何需要的時(shí)間檢索出需要的內(nèi)容。并且，當(dāng)醫(yī)院耗材管理部門(mén)需要對(duì)大范圍供應(yīng)商進(jìn)行通知和各種資料發(fā)布時(shí)，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可以在很大程度上為雙方都節(jié)省人力和時(shí)間。醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)流程，見(jiàn)圖1。

圖1 醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)流程圖

3 供貨商系統(tǒng)界面構(gòu)想與設(shè)計(jì)

在供貨商平臺(tái)下，每家供貨商應(yīng)該能夠自行注冊(cè)賬號(hào)，擁有對(duì)自己賬號(hào)的相關(guān)權(quán)限，保證商業(yè)機(jī)密的安全性。

該系統(tǒng)中，供貨商可以在“供貨商信息管理”和“材料申請(qǐng)管理”中分別維護(hù)公司和產(chǎn)品資質(zhì)信息。當(dāng)完整填寫(xiě)并上傳營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)許可證等相關(guān)信息后，方能進(jìn)行材料申請(qǐng)的操作。

由于供貨商數(shù)量龐大，系統(tǒng)設(shè)有“公告通知”模塊。該模塊主要是用于快速對(duì)供貨商發(fā)布大范圍的通知。供應(yīng)商可以查看醫(yī)院轉(zhuǎn)發(fā)的醫(yī)保編碼相關(guān)信息，以及由院方發(fā)布的各項(xiàng)公告。同時(shí)，對(duì)于廣泛有需求的表單和資料，通知模塊也會(huì)方便供貨商自行下載。公告通知欄界面，見(jiàn)圖2。

圖2 公告通知欄

當(dāng)供貨商及廠家信息維護(hù)完成后，可進(jìn)行在院使用材料的填報(bào)。基于醫(yī)保局下發(fā)的編碼庫(kù)，供應(yīng)商在填入編碼后，可以點(diǎn)擊“查找匹配”自動(dòng)刷出原始表中已有的數(shù)據(jù)。當(dāng)所有要求的內(nèi)容（包括醫(yī)保編碼及編碼刷新后自動(dòng)填寫(xiě)的品名、規(guī)格型號(hào)、分類(lèi)目錄、品牌、生產(chǎn)廠商等信息，以及產(chǎn)品注冊(cè)證掃描件的上傳、生產(chǎn)廠家填寫(xiě)、產(chǎn)品供應(yīng)價(jià)與物價(jià)信息上傳）填寫(xiě)完成后，供貨商才可以對(duì)該耗材信息進(jìn)行保存或修改。材料填寫(xiě)界面，見(jiàn)圖3。

圖3 材料填寫(xiě)界面

4 后臺(tái)界面設(shè)計(jì)

后臺(tái)的權(quán)限擁有者主要為耗材管理人員。在后臺(tái)界面中，耗材管理人員可以點(diǎn)擊所需要查看的供貨商的相關(guān)控件，即可查閱各家公司已上傳的數(shù)據(jù)及掃描件，篩選、查看、修改所有供貨商的資質(zhì)和產(chǎn)品證照。產(chǎn)品查看列表，見(jiàn)圖4。

圖4 產(chǎn)品查看列表

對(duì)于供貨商新增和填報(bào)的產(chǎn)品，當(dāng)完成相關(guān)證照的審核后，設(shè)備科可將數(shù)據(jù)傳至財(cái)務(wù)科，由財(cái)務(wù)人員審核相關(guān)價(jià)格信息后將數(shù)據(jù)導(dǎo)入收費(fèi)系統(tǒng)。這樣的審核順序有助于在技術(shù)上規(guī)范耗材的準(zhǔn)入，前期由耗材管理部門(mén)審核準(zhǔn)入條件，后期財(cái)務(wù)部門(mén)審核收費(fèi)價(jià)格，使耗材的管理審核符合醫(yī)院對(duì)于耗材管理的要求，確保規(guī)定的確實(shí)實(shí)行。后臺(tái)查看材料具體信息（物價(jià)），見(jiàn)圖5。

圖5 后臺(tái)查看材料具體信息（物價(jià)）

在“申請(qǐng)材料管理”中，耗材管理部門(mén)能夠區(qū)分出產(chǎn)品是否有醫(yī)保編碼、是否已審核。在實(shí)際運(yùn)作過(guò)程中，產(chǎn)品的注冊(cè)證和物價(jià)信息等內(nèi)容會(huì)發(fā)生周期性變更。對(duì)于已經(jīng)審核給財(cái)務(wù)部門(mén)的材料，當(dāng)單個(gè)數(shù)據(jù)信息發(fā)生變化時(shí)將自動(dòng)進(jìn)入“變更申請(qǐng)審核”狀態(tài)，由耗材管理人員進(jìn)行核查確認(rèn)。而通過(guò)篩選產(chǎn)品名稱(chēng)或醫(yī)保編碼、供貨商的關(guān)鍵詞，可以快速定位所需查找的耗材相關(guān)信息。

由于各類(lèi)證照均具有時(shí)間長(zhǎng)短不同的有效期，因此，對(duì)于后臺(tái)管理人員來(lái)說(shuō)，提示已過(guò)期及即將到期的證照信息也是相當(dāng)重要的。因此，在界面中添加到期提示模塊，有助于為證照日期審核帶來(lái)便利，大幅提高管理效率。而當(dāng)點(diǎn)擊相關(guān)數(shù)字后，即能看到對(duì)應(yīng)的證照信息。到期證照提示界面，見(jiàn)圖6。

圖6 到期證照提示界面

5 新模式的優(yōu)勢(shì)與未來(lái)模式展望

隨著政府相關(guān)部門(mén)對(duì)醫(yī)用材料的愈發(fā)重視和編碼庫(kù)的不斷完善，采用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)對(duì)醫(yī)用耗材編碼和證照進(jìn)行管理，有利于在供應(yīng)商眾多的情況下，讓耗材管理部門(mén)對(duì)醫(yī)用耗材信息進(jìn)行及時(shí)、有效、準(zhǔn)確及有依據(jù)的管理。借此平臺(tái)，多家供應(yīng)商可以在不同地點(diǎn)直接將資料上傳至系統(tǒng)，醫(yī)院則能夠及時(shí)查看到供貨商所上傳的信息，按所需方式對(duì)不同廠家的不同產(chǎn)品進(jìn)行查詢(xún)和分類(lèi)。這種模式突破了傳統(tǒng)紙張管理對(duì)于證照查找的不便和空間限制，也避免了單機(jī)硬盤(pán)存貯證照可能產(chǎn)生的權(quán)限過(guò)于狹窄和因硬件損壞而造成的數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。

新模式的使用也使醫(yī)院從對(duì)耗材的單獨(dú)管理轉(zhuǎn)向了醫(yī)院和供貨商合作管理。在此模式下，供貨商主觀能動(dòng)性將得到發(fā)揮，產(chǎn)品所發(fā)生的變更信息也將更迅速地傳達(dá)至醫(yī)院。

我院的材料申報(bào)系統(tǒng)已使用1年有余，并且在逐步優(yōu)化改進(jìn)中。原本供應(yīng)商在證照更新時(shí)需要往返醫(yī)院之間，現(xiàn)在則能夠自行在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行上傳，這樣不僅公司內(nèi)勤能在第一時(shí)間了解醫(yī)院需求，也讓醫(yī)院能及時(shí)獲取公司提供的信息并進(jìn)行判斷審核。而在應(yīng)對(duì)各項(xiàng)院內(nèi)外的檢查及對(duì)產(chǎn)品搜索的需要時(shí)，該模式管理之下的產(chǎn)品證照及相關(guān)資料數(shù)據(jù)能夠在極短時(shí)間被搜索出，大大提高了耗材管理部門(mén)的工作效率，從原先冗余的紙質(zhì)文件中解脫出來(lái)，轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理模式。

眾多不同種類(lèi)、不同適用范圍和不同等級(jí)耗材的并存使得互相協(xié)作的網(wǎng)絡(luò)化管理模式成為一種必然的趨勢(shì)。在可以預(yù)見(jiàn)的時(shí)間里，醫(yī)院使用的醫(yī)用耗材種類(lèi)必然會(huì)遠(yuǎn)超當(dāng)前。在此前提下，未來(lái)耗材管理模式可能將不僅限于醫(yī)院和供貨商之間的合作。不同醫(yī)院由于臨床側(cè)重不同，使用的產(chǎn)品會(huì)有各異，但基本材料在類(lèi)型和主流品牌上將大致趨于統(tǒng)一。屆時(shí)，基于互聯(lián)網(wǎng)模式的耗材協(xié)作管理將拓展到各醫(yī)院之間。在這樣一個(gè)大平臺(tái)中，某個(gè)區(qū)域內(nèi)的多家醫(yī)院將擁有各自的權(quán)限，對(duì)共同使用的醫(yī)用耗材信息進(jìn)行資源共享，這不僅能夠減輕單個(gè)醫(yī)院耗材管理部門(mén)的工作量，更對(duì)龐大數(shù)量的耗材宏觀掌控和管理有著巨大作用。

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