試論企業(yè)內(nèi)部控制體系的有效運(yùn)行——從一起貪污挪用公款案談起

紹興市水務(wù)集團(tuán)有限公司 蔡劍明

企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)是企業(yè)管理的重要內(nèi)容。從管理實(shí)踐看，除了按照《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等規(guī)定制定適用于本企業(yè)的內(nèi)控體系外，保證該體系的有效運(yùn)行是十分重要的環(huán)節(jié)。本文結(jié)合G公司發(fā)生的一起財(cái)務(wù)人員貪污挪用公款案，探討企業(yè)內(nèi)部控制體系運(yùn)行的有關(guān)問題。

一、案件基本情況

G公司是一家國有獨(dú)資公司，下屬一家子公司、四家分公司。G公司實(shí)行集中管理模式，分公司的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)職能設(shè)在G公司財(cái)務(wù)處，財(cái)會(huì)處共有包括財(cái)務(wù)處長在內(nèi)的4名財(cái)務(wù)人員。

(一)崗位分工

財(cái)會(huì)處內(nèi)有處長1名，副處長兼主辦會(huì)計(jì)1名，核算會(huì)計(jì)1名，出納1名。各崗位職責(zé)如下：處長主持財(cái)務(wù)處全面工作，同時(shí)負(fù)責(zé)保管公司負(fù)責(zé)人、財(cái)會(huì)處長的兩枚銀行預(yù)留印鑒。副處長負(fù)責(zé)編制憑證、報(bào)表編制與稅款申報(bào)。核算會(huì)計(jì)主要負(fù)責(zé)日常核算，會(huì)計(jì)檔案裝訂、保管，編制銀行余額調(diào)節(jié)表。出納主要負(fù)責(zé)現(xiàn)金與銀行存款管理，編制與銀行存款、現(xiàn)金收付有關(guān)的憑證，保管公司財(cái)務(wù)專用章。

(二)事發(fā)經(jīng)過

2011年下半年，因G公司下屬的子公司主辦會(huì)計(jì)即將退休，G公司決定調(diào)公司財(cái)會(huì)處核算會(huì)計(jì)J擔(dān)任下屬子公司的主辦會(huì)計(jì)。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，J作為核算會(huì)計(jì)，應(yīng)與其繼任者辦理工作移交手續(xù)。但在移交、核對銀行未達(dá)賬過程中，J遲遲未能移交清楚引起了該公司的懷疑。特別是發(fā)現(xiàn)J擅自篡改銀行對賬記錄、私刻銀行業(yè)務(wù)公章，模仿公司負(fù)責(zé)人、財(cái)會(huì)處長簽字的字條后，G公司組織有關(guān)人員徹底清查了J辦公室內(nèi)的所有物品，發(fā)現(xiàn)大量通過拆封已裝訂憑證而來的發(fā)票以及一些模仿公司負(fù)責(zé)簽名的審批條。在相關(guān)證據(jù)面前，J承認(rèn)了在歷時(shí)兩年多的時(shí)間里貪污、挪用巨額公款的事實(shí)。

(三)作案手段

J作為G公司的一名核算會(huì)計(jì)，按照崗位分工，沒有機(jī)會(huì)直接經(jīng)手公司資金，以致于在調(diào)查J的初期，相關(guān)人員還是認(rèn)為J不可能犯大錯(cuò)。然而，真相卻讓許多人大跌眼鏡。從J歷時(shí)兩年多、數(shù)起作案來看，J之所以能夠?qū)覍业檬?，直接的原因即是在G公司的出納年休、調(diào)休時(shí)，財(cái)會(huì)處安排J臨時(shí)接替出納工作，從而為其作案創(chuàng)造了條件。分析J的作案手段，主要包括以下四種：

一是通過現(xiàn)金支票開“大小頭”貪污挪用公司資金。利用開具現(xiàn)金支票到銀行取現(xiàn)的機(jī)會(huì)，多開現(xiàn)金支票正聯(lián)上的金額，而支票存根所載的金額則小于正聯(lián)金額。其中的差額則落入自己腰包。

二是直接開具轉(zhuǎn)賬支票將資金劃至J的個(gè)人賬戶。利用公司銷售多張支票交銀行前需背書蓋章的機(jī)會(huì)，將轉(zhuǎn)賬至個(gè)人賬戶的支票夾雜其中，混水摸魚。

三是現(xiàn)金收款不入賬。收到業(yè)務(wù)單位、職工個(gè)人繳納的房租、電費(fèi)、水費(fèi)時(shí)采取不入賬的方法，貪污挪用公司資金。

四是偽造公司負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)處長簽字直接報(bào)銷。通過取得會(huì)計(jì)檔案內(nèi)的原始憑證，通過偽造簽批手續(xù)，利用擔(dān)任出納的機(jī)會(huì)直接現(xiàn)金報(bào)銷，中飽私囊。

二、案例啟示

發(fā)生在G公司的這起財(cái)務(wù)舞弊案，由于涉案人員不是出納而是公司的核算會(huì)計(jì)，事發(fā)之后確實(shí)讓許多人感到意外。因?yàn)橥ǔ＿@樣類似案例中的主角是出納，而非會(huì)計(jì)。仔細(xì)分析這起案件，有以下幾方面值得總結(jié)與反思：

(一)企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)形勢變化，動(dòng)態(tài)審視自身的內(nèi)部控制體系

應(yīng)該說，通常情況下G公司財(cái)務(wù)處的崗位設(shè)置、崗位職責(zé)不會(huì)出現(xiàn)大的風(fēng)險(xiǎn)與問題。但由于負(fù)責(zé)銀行對賬、編制銀行余額調(diào)節(jié)表的核算會(huì)計(jì)，在出納調(diào)休假期間臨時(shí)頂崗，履行了出納工作，對財(cái)務(wù)內(nèi)控構(gòu)成了重大威脅。而這一重大威脅最終由于J的個(gè)人原因和其他相關(guān)制度執(zhí)行的缺陷而釀成了重大的內(nèi)控失敗。

企業(yè)通常將不相容職務(wù)是否安排于同一個(gè)崗位作為審查該崗位設(shè)置合理與否的重要內(nèi)容。而臨時(shí)性的頂崗、調(diào)崗行為，由于時(shí)間短或者情況緊急，通常來不及進(jìn)行嚴(yán)格評(píng)估與周密考慮，也未設(shè)置相應(yīng)的控制措施而匆匆付諸實(shí)施。在本案中，正是由于這一臨時(shí)性的、未設(shè)置控制措施的頂崗事件，成為最終摧毀G公司內(nèi)部控制體系的導(dǎo)火線。

(二)切實(shí)而嚴(yán)格的執(zhí)行是內(nèi)控體系發(fā)揮應(yīng)有作用的根本

任何一項(xiàng)強(qiáng)制性規(guī)定，都是經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)的總結(jié)。雖然J的法紀(jì)意識(shí)薄弱、職業(yè)道德水平低下是導(dǎo)致案件發(fā)生的根本原因，但不可否認(rèn)的是，相關(guān)內(nèi)控制度未能切實(shí)而嚴(yán)格的執(zhí)行為J最終實(shí)施舞弊創(chuàng)造了可能。在本案中，至少下列規(guī)定在G公司未能得到嚴(yán)格而有效的執(zhí)行：

一是會(huì)計(jì)移交制度。由J臨時(shí)頂替出納的工作，J與出納間沒有嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。出納回公司恢復(fù)上崗后，J與出納也沒有嚴(yán)格按規(guī)定辦理工作移交。

二是票據(jù)審核制度。對于J任出納時(shí)開具的現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票，公司財(cái)會(huì)處長因?yàn)楣ぷ髅β?、蓋印票據(jù)數(shù)量多，沒有進(jìn)行逐張審核，未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)J夾雜其中的舞弊票據(jù)。

三是憑證審核制度。對于與舞弊亦關(guān)的憑證，如相關(guān)人員能夠認(rèn)真審核，也能夠及早發(fā)現(xiàn)并制止J的進(jìn)一步貪污挪用行為。

(三)提高對舞弊表象的關(guān)注，可以及早發(fā)現(xiàn)和防止財(cái)務(wù)舞弊

一是遠(yuǎn)超收入的消費(fèi)水平。作為G公司的一名普通財(cái)務(wù)人員，J的消費(fèi)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過其年收入水平。特別是案發(fā)的一段時(shí)期，J近乎瘋狂地網(wǎng)購，大量郵包頻繁寄至公司，導(dǎo)致大量物品積壓。案發(fā)后，公司人員現(xiàn)場清理J的物品，發(fā)現(xiàn)尚有大量衣物束之高擱。

二是經(jīng)手賬目不清，票據(jù)憑證亂攤。前些年，已有職工反映J經(jīng)手賬目不清，特別是一些在公司建有醫(yī)療金賬戶的老職工，已經(jīng)要求J定期打印本人賬戶清單。而據(jù)調(diào)查，J對票據(jù)、憑證亂放是常見現(xiàn)象。

三是模仿領(lǐng)導(dǎo)簽名。有人曾見J在辦公室里模仿練習(xí)公司負(fù)責(zé)人、已調(diào)離的原財(cái)務(wù)處長簽名。事發(fā)清理現(xiàn)場時(shí)，在其未上鎖的抽屜內(nèi)也發(fā)現(xiàn)了J模仿簽名的字條。

所有這些都是可能到舞弊的特征，如果相關(guān)人員如能及時(shí)予以關(guān)注，這一起舞弊案將能更早發(fā)現(xiàn)，造成的損失也將更小。