會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策

馮漢新

一、當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案的管理現(xiàn)狀

1.單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，尤其是私營(yíng)企業(yè)業(yè)主普遍對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作不夠重視，該保存的資料沒有很好保存或有意不保存，給有關(guān)部門檢查帶來一定困難。

2.由于單位經(jīng)費(fèi)不足，用于會(huì)計(jì)檔案管理上的投入相當(dāng)有限，有較多單位會(huì)計(jì)檔案保管也只是表面上的保存，根本談不上采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。而且，單位會(huì)計(jì)檔案利用率不是很高，即使有人利用，哪花費(fèi)在檔案查找上的時(shí)間也是相當(dāng)?shù)拈L(zhǎng)；更為嚴(yán)重的是，有較多資金運(yùn)轉(zhuǎn)較困難的企事業(yè)單位，由于缺少對(duì)本單位會(huì)計(jì)檔案應(yīng)有投入，因房屋年久失修，加上保管不當(dāng)，出現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案濕漏以及被老鼠、白蟻及蟲子等侵害，造成會(huì)計(jì)檔案損毀現(xiàn)象相當(dāng)嚴(yán)重。

3.有的單位尤其是企業(yè)單位財(cái)務(wù)人員變動(dòng)頻繁，沒有按規(guī)定進(jìn)行很好財(cái)務(wù)交接，加上接收者對(duì)新單位情況又不是很熟，這就給會(huì)計(jì)檔案管理帶來一定難度。較多單位出現(xiàn)以前年度不是本人經(jīng)手的檔案不管或不進(jìn)行清理現(xiàn)象，談不上一個(gè)單位會(huì)計(jì)檔案的整體連貫性。

4.相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間以來，會(huì)計(jì)檔案主管部門沒有對(duì)本地區(qū)所有單位財(cái)務(wù)人員進(jìn)行過系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，很多財(cái)會(huì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理不是十分了解，只是停留在簡(jiǎn)單的保管上。會(huì)計(jì)檔案整理內(nèi)容全不全，哪些要哪些不要，規(guī)范不規(guī)范等等根本不懂，自己又懶得查看相關(guān)資料，因此，能夠嚴(yán)格按《檔案法》要求歸檔的單位不太多。

5.有關(guān)部門監(jiān)管沒有到位。據(jù)調(diào)查，財(cái)政、審計(jì)、稅務(wù)等部門側(cè)重于對(duì)單位帳務(wù)的檢查，往往對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理好壞很少提及；作為當(dāng)?shù)氐臋n案局根本不組織或極少組織對(duì)本地所有單位會(huì)計(jì)檔案工作的檢查，在較多地方會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管成為一片空白。

6.較大部分單位會(huì)計(jì)檔案保管人員對(duì)檔案清理工作有畏難思想，盡管會(huì)計(jì)檔案保管人換了一茬又一茬，但很少有人對(duì)保管期限到期的檔案進(jìn)行過認(rèn)真清理，導(dǎo)致檔案資料越積越多，年年添置必要的檔案柜，浪費(fèi)了財(cái)力。有一些單位特別是企業(yè)單位最想把單位會(huì)計(jì)檔案盡快銷毀，以免日后有關(guān)部門的檢查，反而是會(huì)計(jì)檔案成為單位的一種負(fù)擔(dān)。

7.會(huì)計(jì)檔案保管不統(tǒng)一。據(jù)調(diào)查，大多數(shù)單位會(huì)計(jì)檔案自己保管，但實(shí)際保管情況較亂，特別是改制單位、關(guān)停并轉(zhuǎn)單位的會(huì)計(jì)檔案更是“前途”堪憂；尚有部分五六十年代以前的會(huì)計(jì)檔案有的仍保管在檔案館里；目前，也有部分財(cái)政部門的會(huì)計(jì)檔案移交給檔案館保管。當(dāng)?shù)貦n案館只定期要求主管部門向檔案館移交文史類檔案，從不要求接收各單位移交的相關(guān)會(huì)計(jì)檔案。

二、做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策

1.各相關(guān)單位和部門要充分提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作重要性的思想認(rèn)識(shí)，要把會(huì)計(jì)檔案管理納入日常財(cái)務(wù)管理工作范疇。

2.在經(jīng)費(fèi)安排或政策優(yōu)惠上適當(dāng)增加對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理方面傾斜。一方面，財(cái)政部門應(yīng)增加對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理經(jīng)費(fèi)的足夠投入；另一方面，國(guó)家有關(guān)部門應(yīng)考慮企業(yè)對(duì)單位會(huì)計(jì)檔案管理投入資金的相關(guān)稅收優(yōu)惠。

3.保持會(huì)計(jì)檔案保管人員的相對(duì)穩(wěn)定性，會(huì)計(jì)檔案管理工作是一項(xiàng)連貫工程，它需要單位會(huì)計(jì)資料的連續(xù)，因此，單位需要會(huì)計(jì)人員對(duì)本單位整個(gè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的熟悉，在此基礎(chǔ)上應(yīng)保持財(cái)會(huì)人員的相對(duì)穩(wěn)定，不宜經(jīng)常更換財(cái)務(wù)人員。而且如確實(shí)需要更換，也一定要辦好相關(guān)檔案交接手續(xù)。

4.財(cái)政、檔案管理部門每年至少要舉辦一到兩次會(huì)計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓單位尤其是企業(yè)單位的財(cái)務(wù)人員都知道會(huì)計(jì)檔案管理的重要，了解有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)得到提高，最終做到讓單位會(huì)計(jì)檔案能夠完整、有序地歸檔保存。

5.對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行“瘦身”，讓該保存的長(zhǎng)期檔案經(jīng)清理后存下來，讓人們知道會(huì)計(jì)檔案不是單位的一種負(fù)擔(dān)，而是我們的良師益友，真正達(dá)到利用之目的。

6.有關(guān)部門應(yīng)切實(shí)做好會(huì)計(jì)檔案的接收工作。《中華人民共和國(guó)檔案法》第十一條規(guī)定機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織必須按國(guó)家規(guī)定，定期向當(dāng)?shù)貦n案館移交檔案；第十六條對(duì)于保管條件惡劣或其他原因被認(rèn)為可能導(dǎo)致檔案局嚴(yán)重?fù)p毀和不安全的，國(guó)家檔案局行政管理部門有權(quán)采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施，必要時(shí)，可以收購(gòu)或征購(gòu)。因此，根據(jù)上述之規(guī)定，單位的會(huì)計(jì)檔案在保管到一定時(shí)間應(yīng)統(tǒng)一移送當(dāng)?shù)貙ｉT的檔案管理機(jī)構(gòu)即檔案館保管。

7.加強(qiáng)日常監(jiān)管。財(cái)政、檔案及其他有關(guān)部門應(yīng)聯(lián)合執(zhí)法，加強(qiáng)對(duì)單位會(huì)計(jì)檔案管理的檢查、管理。對(duì)違反相關(guān)法律、法規(guī)的單位依法進(jìn)行一定處罰，并限期督促其整改。